Как правило, администраторы на стойке регистрации или на стойке регистрации служат привратниками офиса. Они предоставляют услуги ответа на вызовы, услуги перевода вызовов, услуги планирования встреч, обслуживание клиентов и руководство по карте. Всех, кто входит в здание, встречает администратор. Администратору на стойке регистрации обычно требуется как минимум аттестат о среднем образовании, базовые офисные навыки и опыт работы с компьютером.
Читайте дальше, чтобы узнать больше о стойке регистрации, их описании работы, обязанностях и квалификации.
Стойка регистрации
В большом бизнесе или офисе администратор на стойке регистрации служит первым контактным лицом. Типичные обязанности и задачи администратора на стойке регистрации включают регистрацию и регистрацию гостей, получение и сортировку почты, планирование встреч и управление офисной деятельностью. Кроме того, они отвечают за управление коммутатором, прием звонков и передачу сообщений офисному персоналу. Кроме того, возможные задачи для администраторов на стойке регистрации включают обновление календарей встреч, проверку парковочных билетов, а также ведение документации и канцелярскую работу.
Единственное формальное образование, необходимое для работы администратором на стойке регистрации, — это, как правило, диплом средней школы или GED. Однако работодатели отдают предпочтение кандидатам, которые работали секретарем, офисным администратором или представителем службы поддержки клиентов. Microsoft Office Suite и программное обеспечение для назначения встреч могут дать соискателям преимущество перед другими соискателями в процессе найма. Начинающие администраторы на стойке регистрации также должны уметь работать в многозадачном режиме, управлять временем и общаться.
Каковы обязанности и задачи стойки регистрации?
В обязанности дежурного администратора входят различные административные обязанности. В зависимости от вида бизнеса и сектора, в котором вы работаете, ваши обязанности администратора могут меняться. Чтобы работа портье была интересной, у вас будет множество обязанностей. Кроме того, вы будете первым, кого увидят работники, придя на работу. Это позволяет вам лучше узнать своих коллег, что может быть ценно для некоторых работодателей. Как правило, ваши обязательства и обязанности будут следующими:
- Приветствуя клиентов
- Прием звонков и их перевод
- Получение сообщений
- Изготовление копий
- Работа с электронными письмами
- Организация встречи
- Прием платежей
- Сканирование документов
- Ввод данных о клиенте или клиенте
- Заказать подарки для коллег
- Планируйте скромные встречи и мероприятия для офиса.
Обязанности стойки регистрации
№1. Тепло приветствуя клиентов
Встреча гостей — одна из основных обязанностей ресепшена. Посетители вашего магазина или офиса могут взаимодействовать только с администратором. Несмотря на то, что это должность начального уровня, администратор, который преуспевает в ней, должен быть сильным администратором, а также отличным коммуникатором, способным ладить с людьми любого происхождения и профессии.
Когда приходят посетители, администратор на стойке регистрации должен любезно приветствовать их, время от времени брать у них верхнюю одежду, предлагать закуски и отвечать на простые вопросы о компании, например о часах ее работы. Стойка регистрации должна стремиться быть достаточно осведомленной, чтобы дать краткое описание товаров и услуг, которые предоставляет ваш бизнес.
№ 2. Прием и ответ на звонки
Администратор стойки регистрации отвечает за прием всех входящих звонков, а также лично встречает посетителей. В зависимости от размера вашего бизнеса, ваш секретарь должен быть знаком с вашей телефонной системой для выполнения этой задачи. Секретарь проверяет вызовы по запросу, направляет вызовы соответствующей стороне, а также принимает и передает сообщения по мере необходимости.
№3. Отправка входящей почты
В некоторых компаниях администратор на стойке регистрации может контролировать распределение как входящей, так и исходящей почты. Секретарь сортирует входящую почту, удаляя нежелательную почту и отделяя сообщения с наивысшим приоритетом. Почта распространяется в соответствии с корпоративной политикой.
Администратор на стойке регистрации может доставить каждое почтовое отправление вручную предполагаемому получателю, или посылки могут быть помещены в соответствующий почтовый ящик внутри офиса. Когда посылки прибывают, портье дополнительно подписывает ночную или приоритетную доставку.
№ 4. Подготовка исходящей почты
Администратор на стойке регистрации готовит дневную почту для почтового отделения или службы доставки в ночное время. Сотрудник стойки регистрации связывается с курьерской службой и дает им все необходимые инструкции, если человеку или компании срочно нужны документы.
№ 5. Административные и канцелярские задачи
Администратор на стойке регистрации может также выполнять несколько канцелярских обязанностей, таких как составление писем, создание финансовых таблиц и проведение презентаций. В компаниях малого или среднего размера администратор на стойке регистрации может также нести ответственность за планирование встреч старших членов команды и организацию деловых поездок. Заказ канцелярских товаров, подача документов, изготовление копий, отправка и получение факсов — это другие задачи, которые может потребоваться выполнять секретарю на стойке регистрации. Человек, сидящий впереди, иногда выполняет канцелярские обязанности.
Навыки приема на стойке регистрации
- Административный опыт
- Двуязычные навыки
- Навыки общения
- Компьютерная грамотность
- Компьютерные навыки
- Поддержка
- Ввод данных
- Опыт стоматологического кабинета
- Обзор документации
- системы ЭМИ
- Организаторские способности
- Хорошие навыки решения проблем
- Внимание к деталям
- Навыки управления временем
- Microsoft Office
- Google Docs
- Программное обеспечение календаря
Как стать приемной на стойке регистрации
Даже если у вас практически нет опыта работы в этой сфере, вы все равно можете найти работу администратором, выполнив следующие действия:
№1. Получить диплом средней школы
Многие работодатели не будут нанимать администратора, если у них нет аттестата об окончании средней школы. Ваш школьный опыт может подготовить вас к работе секретарем различными способами, в том числе улучшить вашу способность управлять своим временем, оставаться организованным и сотрудничать с другими. Если у вас есть аттестат о среднем образовании, потенциальные работодатели могут рассматривать вас как способного, ответственного и организованного — качества, которые могут сделать вас более подходящим для работы в приемной.
№ 2. Развивайте свои межличностные способности
Каждый день, работая секретарем, вам придется общаться с широким кругом лиц. Регистраторы с сильным навыки межличностного общения часто нанимаются работодателями. Вы будете более квалифицированы для должности администратора, если у вас хорошие навыки межличностного общения, потому что вы будете казаться работодателям харизматичным, профессиональным и красноречивым.
№3. Составьте сильное резюме
Ваше резюме — один из лучших способов продемонстрировать работодателям вашу квалификацию, мастерство, почести и достижения. Кроме того, резюме, которые хорошо составлены, организованы и профессионально представлены, с большей вероятностью дадут работодателям представление о том, что у вас сильная рабочая этика.
№ 4. Улучшите свои организационные способности
Содержание офиса и организация вестибюля часто ложатся на администраторов. Развитие организационных навыков необходимо для организации встреч, приема сообщений и сортировки почты. Подчеркнув свои организаторские способности, такие как внимание к деталям и планирование, вы можете показать себя более квалифицированным на собеседовании и показать менеджеру по найму, что у вас есть необходимые навыки администратора, несмотря на то, что у вас мало опыта работы или его нет.
№ 5. Приложите усилия, чтобы представить себя профессионально
Одной из ключевых квалификаций для многих должностей администратора является способность вести себя профессионально при взаимодействии с другими людьми в приемной. Кроме того, многие работодатели ищут кандидатов с сильными коммуникативными навыками, которые могут создать благоприятный и доступный имидж бренда компании. Поскольку навыки межличностного общения очень важны в такой работе, менеджер по найму может более точно оценить ваш потенциал для успеха в качестве администратора, если вы сможете продемонстрировать эти качества на протяжении всего собеседования.
№ 6. Практикуйте свои навыки разговора по телефону
Поскольку разговор по телефону часто является одной из основных обязанностей администратора, оттачивание вашего голоса при разговоре по телефону может сделать вас более красноречивым, профессиональным и харизматичным. Спросите совета о том, как улучшить свои навыки разговора по телефону и применить свою практику в действии с вашими близкими или друзьями.
Описание работы стойки регистрации
Нам нужна общительная стойка регистрации, чтобы выполнять все административные обязанности и обязанности администратора на стойке регистрации у нашего главного входа. Поскольку вы являетесь «лицом» компании, именно вас увидят все клиенты. Именно вы будете определять, как они себя чувствуют.
Идеальный кандидат будет чрезвычайно проницательным и дисциплинированным, а также приятным и непринужденным человеком. Вы должны уметь реагировать на жалобы и предоставлять правдивую информацию. Важен клиентоориентированный подход. Цель состоит в том, чтобы посетители и гости чувствовали себя желанными и ценными, пока они находятся на нашей территории.
Обязанности:
- Приветствуйте посетителей и относитесь к ним с большой вежливостью.
- Убедитесь, что стойка регистрации организована, содержится в хорошем состоянии и полностью укомплектована всеми необходимыми принадлежностями, такими как ручки, бланки и бумага.
- Мгновенно отвечайте на все звонки от клиентов и вопросы.
- Переводите звонки в нужный отдел и записывайте сообщения.
- Принимайте каждое письмо и посылку, затем доставляйте в соответствующий отдел.
- Отслеживайте, упорядочивайте и пересылайте электронные письма.
- Заказ и управление оргтехникой и расходными материалами необходимо.
- Обновляйте документы и файлы.
- Следите за бюджетом офиса.
Требования:
- Диплом средней школы или другое сопоставимое образование.
- 2 года и более на аналогичной должности с подтвержденным опытом.
- Отличное знание стандартных процедур бухгалтерского учета и делопроизводства.
- Отличные коммуникативные навыки
- Очень хорош в многозадачности и организации.
- Уверенное знание программ MS Office
Труден ли администратор на стойке регистрации?
Администраторы на стойке регистрации должны быть общительными, хорошо организованными и способными работать в режиме многозадачности. Им нужны коммуникативные способности. Хороший администратор уделяет пристальное внимание деталям и умеет вести несколько проектов одновременно. Не все должны работать на стойке регистрации. Если у вас есть необходимые навыки, выполнение этой работы начального уровня не составит для вас труда. Вы должны быть очень терпеливы, вежливы и уметь направлять посетителей и почту в соответствующий офис. Иногда вам может показаться монотонным, когда никто не звонит и не входит в комнату; в других случаях ваш стол может быть завален стопками бумаг, и люди могут ждать, чтобы поговорить с вами.
Каковы обязанности ресепшн?
В зависимости от бизнеса, у представителя стойки регистрации могут быть различные обязанности. Вся входящая и исходящая почта и посылки должны быть получены и доставлены ими. Они также отвечают за ответные звонки, организацию встреч, координацию офисной деятельности и приветствие посетителей.
Что делает хорошего представителя стойки регистрации?
Поскольку они имеют дело с клиентами, коллегами и поставщиками каждый день, представители стойки регистрации должны быть отличными коммуникаторами. Кроме того, они обладают сильными способностями к межличностному общению, которые позволяют им работать вместе и конструктивно предлагать и получать критику. Они добьются успеха в этой должности, если будут обладать такими мягкими навыками, как дружелюбие и симпатия.
Сколько часов работает стойка регистрации?
Большинство сотрудников стойки регистрации доступны в будние часы с 8:5 до 7:3. Как правило, смена администратора длится восемь часов. Для работы стойки регистрации обычно используются три смены: утренняя смена, которая длится примерно с 3:11 до 11:7; дневная смена, которая начинается в XNUMX:XNUMX и заканчивается в XNUMX:XNUMX; и ночная смена, также известная как ночная ревизионная смена, которая начинается в XNUMX:XNUMX и заканчивается в XNUMX:XNUMX.
Что не должен делать ресепшн?
- Повышайте голос на клиентах
- Всякий раз, когда кто-то входит в комнату, не поднимайте взгляд и не здоровайтесь.
- Не заставляйте людей слишком долго ждать на стульях
- Придавайте телефону больше значения, чем человеку, который находится перед ним
- Удержание звонков на неопределенный срок
- Хамство по телефону
- Потеря конфиденциальности
Заключение
Ваш аттестат о среднем образовании или GED будет необходим для работы администратором на стойке регистрации; высшее образование не всегда может быть необходимым. Многие работодатели могут предпочесть это, если у вас есть предыдущий опыт работы в качестве представителя службы поддержки клиентов, администратора или на другой административной должности. Кроме того, работодатели могут иметь определенную квалификацию для этой роли с точки зрения навыков. Вы можете увеличить свои шансы на получение работы, получив сертификат в определенной области, чтобы изучить эти навыки.
Статьи по теме
- Администратор стойки регистрации: определение, описание работы и зарплата
- ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ АВТООТВЕТЧИКИ: лучшие варианты в 2023 году
- СЛУЖЕБНЫЙ АНАЛИТИК: определение, обязанности, зарплата, вопрос на собеседовании и резюме
- ЧТО ТАКОЕ РЕГИСТРАТОР: обязанности, зарплата, навыки и важность
Рекомендации
