Расчет заработной платы является важной функцией отдела кадров компании, которая включает в себя управление и отслеживание заработной платы и льгот сотрудников. Процесс расчета заработной платы HR включает в себя такие задачи, как расчет заработной платы, вычет налогов и других удержаний и выдача платежей. Однако обработка может занимать много времени и быть сложной, но использование программного обеспечения для расчета заработной платы HR может упростить и оптимизировать эти процессы за счет автоматизации. В этой статье мы обсудим процесс расчета заработной платы HR, использование программного обеспечения для расчета заработной платы, его особенности и преимущества. Кроме того, мы рассмотрим, какие компании предлагают программное обеспечение для расчета заработной платы и как получить от них демоверсию.
Что такое HR-зарплата?
Платежная ведомость кадров (HR) отслеживает и управляет оплатой труда и льготами сотрудников внутри компании. Отдел кадров (HR) отвечает за своевременный расчет и выплату заработной платы, окладов, премий и отчислений работникам.
Процесс расчета заработной платы
Процесс относится к этапам, связанным с компенсацией работникам за их работу, включая расчет заработной платы, вычет налогов и других отчислений, а также выдачу платежей. Это важнейшая функция, обеспечивающая точную и своевременную оплату труда сотрудников. В процессе участвуют:
Сбор налоговой информации о сотрудниках
Первым шагом в этом процессе является сбор необходимой налоговой информации от ваших сотрудников, включая заполненную форму IRS W-4 и любые требуемые государством формы удержания налогов. С помощью этой информации отдел кадров может рассчитать точные налоговые удержания.
Настройка графика выплаты заработной платы
Установите регулярный график начисления заработной платы, в котором указывается, когда сотрудники будут получать оплату. График, который вы настроили, должен учитывать такие факторы, как периоды оплаты, частота платежей (например, еженедельно, раз в две недели, ежемесячно) и способы доставки платежей (например, бумажные чеки, прямой депозит).
Расчет брутто-зарплаты
Чтобы рассчитать общую заработную плату для каждого сотрудника, просто сложите их базовую заработную плату, любые выплаты за сверхурочную работу, которые они получают, любые бонусы или комиссионные, которые они получают, а также любые другие соответствующие доходы.
Вычет налогов и других удержаний
Вычтите федеральные, государственные и местные налоги из валовой заработной платы на основе налоговой информации сотрудника. Кроме того, вычтите другие удержания, такие как взносы на социальное обеспечение, налоги на Medicare и добровольные отчисления (например, пенсионные взносы, взносы на медицинское страхование).
Расчет чистой заработной платы
Рассчитайте «чистую зарплату» работника, которая представляет собой сумму, которая останется после вычета налогов и удержаний. Это сумма, которая будет указана в зарплате работника.
Создание отчетов о заработной плате
Создавайте отчеты, обобщающие процесс расчета заработной платы, включая доходы сотрудников, отчисления и налоги. Эти отчеты полезны для ведения учета, соблюдения требований и финансового анализа.
Выдача платежей
Выплачивайте сотрудникам их чистую заработную плату, используя выбранный способ доставки платежей, например, выписывая бумажные чеки или открывая прямые депозиты на банковские счета сотрудников.
Подача налогов на заработную плату
Обеспечьте своевременную и точную регистрацию налогов на заработную плату в соответствующие налоговые органы, такие как Налоговая служба (IRS) и государственные/местные налоговые органы. Это включает перечисление налоговых платежей и подачу необходимых налоговых форм, таких как форма 941 для федеральных налогов.
Ведение учета заработной платы
Ведите тщательный и организованный учет всех документов, связанных с начислением заработной платы, включая налоговые формы сотрудников, отчеты, налоговые декларации и платежные записи. Эти записи должны храниться в течение необходимого периода времени для соблюдения законодательных и нормативных требований.
Оставайтесь послушными
Будьте в курсе соответствующих законов, правил и налоговых требований, связанных с расчетом заработной платы. Обработка должна соответствовать законам штата и федеральным законам, таким как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA). Вы можете рассмотреть возможность найма профессиональной помощи, такой как отдел соблюдения налогового законодательства или сертифицированный профессиональный бухгалтер, чтобы обеспечить точную обработку и соответствие требованиям.
Программное обеспечение для расчета заработной платы персонала
Программное обеспечение для расчета заработной платы относится к любому типу системы управления персоналом, которая управляет вашими основными данными о персонале, а также процессами расчета заработной платы. Это широкая категория с множеством различных подтипов программных решений для управления персоналом, которые отвечают всем требованиям. К ним относятся информационные системы управления человеческими ресурсами (HRIS), системы управления человеческим капиталом (HCM) и системы управления человеческими ресурсами (HRMS), все со встроенными функциями обработки заработной платы.
Когда программное обеспечение для управления персоналом и расчета заработной платы интегрировано, данные могут автоматически передаваться между двумя системами, что снижает риск ошибок и сводит к минимуму ручной ввод данных. Например, когда информация о ставке заработной платы или налогах обновляется в программном обеспечении HR, программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматически обновлять записи платежной ведомости сотрудника, не требуя дублирования ввода данных.
Каковы преимущества программного обеспечения для расчета заработной платы персонала
Программное обеспечение предлагает ряд преимуществ для бизнеса, в том числе:
- Упрощение управления заработной платой: Программное обеспечение упрощает процесс управления заработной платой, автоматизируя такие задачи, как расчет заработной платы и формирование платежных чеков, что позволяет предприятиям сосредоточиться на выполнении своих основных операций.
- Сокращение человеческих ошибок: Программное обеспечение сводит к минимуму человеческий фактор при обработке платежных ведомостей, предотвращая дорогостоящие ошибки и штрафы IRS за счет исключения ручного ввода данных и несанкционированного доступа.
- Улучшение соответствия: Программное обеспечение автоматизирует расчеты прав на льготы и отслеживания посещаемости и интегрируется с платежной ведомостью для обеспечения точности. Следовательно, обеспечение соблюдения и предотвращение дорогостоящих нарушений.
- Оптимизация HR-процессов: Программное обеспечение оптимизирует расчет заработной платы и работу с персоналом, устраняя разрозненные системы. Таким образом, повышая эффективность, понимание и принятие решений для бизнеса.
- Экономия времени и ресурсов: Программное обеспечение для расчета заработной платы оптимизирует ручные процессы, экономя время и ресурсы. Кроме того, он сокращает бумажную работу и предлагает варианты самообслуживания для сотрудников.
- Повышение безопасности данных: Программное обеспечение для расчета заработной платы HR защищает данные сотрудников с помощью ролевого доступа, правил и обновленных политик, а также предоставляет аналитику для принятия обоснованных решений и управления затратами.
- Экологичность: Программное обеспечение имеет онлайн-базы данных для хранения данных. Следовательно, компания сокращает использование бумаги и углеродный след, а также способствует устойчивому развитию.
Особенности программного обеспечения для расчета заработной платы
Основные функции программного обеспечения для расчета заработной платы включают следующее:
Интеграция с существующими системами
Очень важно выбрать программное обеспечение для расчета заработной платы, которое интегрируется с бухгалтерским решением вашей компании, базой данных сотрудников или системой управления персоналом. Это обеспечивает бесперебойную передачу данных и исключает необходимость ручного ввода данных.
Масштабируемость
Ищите программное обеспечение для расчета заработной платы, которое может обеспечить рост вашей компании. Он должен быть масштабируемым в обоих направлениях, позволяя вам справляться с растущим штатом сотрудников или сокращать его, если это необходимо. Следовательно, обеспечение того, чтобы программное обеспечение оставалось эффективным независимо от размера вашей компании.
Особенности отрасли
Если ваш бизнес предъявляет особые требования или относится к отрасли с особыми требованиями, выберите программное обеспечение, отвечающее этим аспектам. Например, если вы работаете в сфере продаж, программное обеспечение должно предлагать функции вознаграждения за продажи или бонусы.
Соблюдение налогового законодательства
Программное обеспечение для расчета заработной платы должно иметь хорошо обученную команду по соблюдению налогового законодательства, чтобы быть в курсе налоговых правил и обеспечивать точные налоговые данные. Наличие этого помогает поддерживать соответствие и избегать ошибок.
Облачное решение
Облачное программное обеспечение для расчета заработной платы предлагает удобство, особенно если ваша организация находится в разных местах. Он обеспечивает легкий доступ к программному обеспечению из любого места и может сократить расходы, поскольку обычно счет выставляется ежемесячно в зависимости от использования.
Обучение и поддержка
Ознакомьтесь с вариантами обучения и поддержки, доступными в программном обеспечении. Убедитесь, что его легко понять и использовать, особенно для сотрудников, которым нужны дополнительные технические знания. Вы можете искать поставщиков программного обеспечения, предлагающих онлайн-обучение и обучение на месте с максимальной выгодой.
Варианты ценообразования
Поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы предлагают различные варианты ценообразования. Итак, создайте список необходимых вам функций и сравните доступные решения, чтобы найти пакет в рамках вашего бюджета. Затем выберите систему, которая соответствует вашему бюджету, проста в установке и использовании и обладает наиболее необходимыми функциями.
Управление платежной ведомостью
Программное обеспечение для расчета заработной платы должно рассчитывать заработную плату, отчисления и чистый доход для сотрудников. Он должен обрабатывать различные компоненты, такие как бонусы, привилегии, отпуска, управление расходами и налоговые вычеты. Он также должен обеспечивать соблюдение нормативных требований налогового законодательства и создавать отчеты, платежные ведомости и формы.
Самообслуживание сотрудников
Вам также следует искать программное обеспечение, которое предлагает варианты самообслуживания сотрудников. Это позволит сотрудникам получать доступ и просматривать свою ставку заработной платы, льготы, рабочее время и другую информацию.
Уведомления и предупреждения
Программное обеспечение должно иметь возможность отправлять сообщения сотрудникам в режиме реального времени и по расписанию с помощью SMS, уведомлений на панели инструментов и т. д. Отправка уведомлений и предупреждений помогает передавать важную информацию, связанную с заработной платой, и обеспечивает своевременные обновления.
Мобильность
Ищите программное обеспечение для расчета заработной платы, которое предлагает мобильную версию для лучшего подключения и легкого доступа. Это позволяет сотрудникам и персоналу отдела кадров получать доступ к программному обеспечению на ходу, что делает его более удобным и эффективным.
Организация сотрудников по уровню оплаты труда
Программное обеспечение должно позволять легко организовывать сотрудников на основе их шкалы заработной платы и положения в организации. Это помогает с эффективной обработкой заработной платы и управлением.
Несколько способов оплаты
Программное обеспечение для расчета заработной платы должно поддерживать различные способы оплаты, такие как прямой депозит, чек или наличные. Он должен быть достаточно гибким, чтобы приспосабливаться к разным частотам платежей, например ежемесячно или еженедельно.
Компании-разработчики программного обеспечения для расчета заработной платы
Несколько компаний предлагают на рынке программное обеспечение для расчета заработной платы. Они включают следующее:
- Папайя глобальная: Это одна из компаний-разработчиков программного обеспечения для расчета заработной платы, рекомендованная для отказа от сторонних платежных интеграторов. Он предлагает управление заработной платой и другие функции управления персоналом.
- рябь: Rippling подходит для предприятий среднего размера с уже существующим отделом кадров. Он предлагает управление заработной платой и такие функции, как операционные рабочие процессы, отслеживание кандидатов и управление ИТ-инвентарем. Он также имеет расширенные возможности управления рабочим процессом HR.
- Paychex Flex: Это программное обеспечение для расчета заработной платы лучше всего подходит для компаний среднего и крупного бизнеса. Он предоставляет гибкие решения для управления персоналом, включая управление заработной платой и льготами. Кроме того, он больше всего подходит для стартапов и масштабирования бизнеса.
- Рабочая сила ADP сейчас: ADP — одна из известных компаний-разработчиков программного обеспечения для расчета заработной платы с персоналом, предлагающая облачное решение под названием ADP Workforce Now. Он сочетает в себе основные функции управления персоналом с обработкой заработной платы, отслеживанием рабочего времени и посещаемости, управлением талантами и управлением льготами. Он подходит для масштабирования предприятий и стартапов, переживающих быстрый рост.
- Justworks: Justworks — это облачное программное обеспечение для управления персоналом, которое включает в себя начисление заработной платы и отслеживание времени как для почасовых, так и для штатных сотрудников. Он предлагает такие функции, как управление вознаграждениями сотрудников, кадровая поддержка и помощь в соблюдении требований. Это упрощает процессы начисления заработной платы и обеспечивает соблюдение налогового, платежного и кадрового законодательства.
Демонстрация программного обеспечения для расчета заработной платы персонала
Демонстрации программного обеспечения для расчета заработной платы имеют решающее значение для потенциальных пользователей, чтобы оценить его возможности, функциональные возможности и удобство использования перед покупкой.
Что нужно проверить во время демонстрации программного обеспечения, включая основные функции, ключевые функции, оценку удобства использования, точность данных и соответствие требованиям, а также настройку и масштабируемость.
Как запросить демонстрацию программного обеспечения для расчета заработной платы персонала
Чтобы запросить демонстрацию программного обеспечения и получить к ней доступ, выполните следующие действия:
- Изучите и отсортируйте потенциальные варианты программного обеспечения для расчета заработной платы в соответствии с потребностями и требованиями вашего бизнеса.
- Посетите веб-сайт каждого поставщика программного обеспечения, включенного в окончательный список, чтобы получить дополнительную информацию об их предложениях и функциях. Найдите кнопку «Запросить демонстрацию» или «Связаться с отделом продаж» на их веб-сайте.
- Нажмите кнопку «Запросить демонстрацию» или «Связаться с отделом продаж», чтобы начать процесс запроса демонстрации. Заполните необходимую информацию в предоставленной форме.
- В дополнительных комментариях или разделе сообщений формы укажите, что вас особенно интересует демонстрация их программного обеспечения для расчета заработной платы. Вы также можете указать любые конкретные требования или вопросы, касающиеся программного обеспечения.
- Отправьте форму, и отдел продаж поставщика программного обеспечения свяжется с вами, чтобы запланировать демонстрацию. Они могут связаться с вами по электронной почте или телефону, чтобы получить дополнительную информацию о потребностях вашего бизнеса и назначить подходящее время для демонстрации.
- Во время демонстрации торговый представитель продемонстрирует функции и функции программного обеспечения для расчета заработной платы HR. Они объяснят, как программное обеспечение может соответствовать вашим бизнес-требованиям, и решат все проблемы, о которых вы упомянули.
- Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы задать вопросы и прояснить любые сомнения относительно программного обеспечения. Вы можете узнать о таких функциях, как обработка платежных ведомостей и интеграция с другими системами.
- После демонстрации оцените программное обеспечение для расчета заработной платы с учетом его функций, простоты использования, масштабируемости, цен, поддержки клиентов и других важных для вашего бизнеса факторов. Затем сравните демонстрации различных поставщиков программного обеспечения, чтобы принять обоснованное решение.
Если вас устраивает конкретное программное обеспечение после демонстрации, вы можете продолжить покупку или подписаться на их услуги.
Трудно ли начислять зарплату HR?
Обработка расчета заработной платы является сложной задачей из-за различных факторов, в том числе сложности законов о заработной плате, классификации сотрудников, ручных процессов и связи, ведения учета и документации, а также человеческих ошибок, особенно по мере роста организаций и сотрудников, работающих удаленно.
Кроме того, необходимо соблюдать региональные и национальные законы, а также быть в курсе последних событий, чтобы обеспечить точность расчетов. Кроме того, для точных расчетов необходимо понимание типов и классификаций сотрудников. Однако, несмотря на проблемы, внедрение программного обеспечения для управления персоналом с функциями расчета заработной платы может оптимизировать операции и автоматизировать эти процессы и свести к минимуму человеческий фактор.
Заработная плата и управление персоналом тесно связаны и работают вместе, чтобы обеспечить бесперебойную работу. HR играет решающую роль в предоставлении данных для точной обработки заработной платы, управления посещаемостью сотрудников, рабочим временем и определением общей заработной платы, затрат компании, вознаграждения, оплаты сверхурочных, льгот, надбавок и стимулов.
Отношения между HR и Payroll важны из-за их тесной взаимосвязи, поскольку HR определяет вознаграждение сотрудников, а Payroll обеспечивает управление вознаграждениями. Следовательно, четкая коммуникация и сотрудничество между двумя отделами имеют решающее значение для эффективной обработки заработной платы. Однако организационная структура различается: в некоторых организациях есть отдельные отделы, а в других - часть финансового отдела.
Статьи по теме
- ЧТО ТАКОЕ БУМАЖНАЯ ТОРГОВЛЯ? Как это работает
- УПРАВЛЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕЖЕЙ: ПО и лучшие практики
- ОТЧЕТ О ДАННЫХ: определение, инструменты и советы
- СИСТЕМА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ: определение, программное обеспечение и руководство
Рекомендации
