ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ: Значение и примеры

Стратегические бизнес-решения и действия, предпринимаемые частной фирмой, абсолютно требуют точных и заслуживающих доверия фактов. Существуют шаги, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свою уверенность в том, что информация, поступающая из различных подразделений вашей фирмы, актуальна, точна и заслуживает доверия. Здесь на помощь приходит система внутреннего контроля. В этой статье мы поможем вам понять, что такое внутренний контроль для бухгалтерского учета, процедуры и примеры. Читать дальше…

Что такое внутренний контроль?

Внутренний контроль компании — это процессы, правила и процедуры, которые она внедряет для борьбы с мошенничеством, обеспечения подотчетности и обеспечения точности финансовой и бухгалтерской информации.

Другими словами, внутренний контроль — это процесс, который обеспечивает достижение организацией своих целей в отношении операционной эффективности и результативности, а также предоставление точной финансовой отчетности и соблюдение применимых законов, политик и правил. Внутренний контроль — это широкое понятие, охватывающее все, что организация делает для контроля над рисками, с которыми она сталкивается.

Это метод, с помощью которого можно осуществлять распределение, управление и оценку ресурсов организации. Он играет важную роль в выявлении мошеннических действий и их пресечении. Точно так же это помогает охранять ресурсы организации, как материальные (например, собственность и оборудование), так и нематериальные (например, интеллектуальная собственность).

На организационном уровне задачи внутреннего контроля связаны с надежностью финансовой отчетности, обеспечением своевременной обратной связи о достижении операционных или стратегических целей и соблюдением законов и правил. На уровне отдельной сделки это относится к мерам, которые предпринимаются для достижения конкретной цели.

Как работает внутренний контроль?

Процедуры системы внутреннего контроля ограничивают количество вариаций в процессе, что приводит к результатам, которые легче предвидеть. После бухгалтерских скандалов начала 2000-х наличие надежного внутреннего контроля стало важной бизнес-функцией для каждой отдельной корпорации в Соединенных Штатах. В результате в 2002 г. Конгресс принял Закон Сарбейнса-Оксли с целью защиты инвесторов от вводящей в заблуждение практики бухгалтерского учета. Это также повышает точность и надежность любой информации, раскрываемой корпорациями.

Тот факт, что менеджеры теперь несут ответственность за подготовку финансовых отчетов и контрольных журналов в результате этого развития, оказывает значительное влияние на управление корпорациями. Таким образом, руководители, виновные в неправильной разработке и управлении системой внутреннего контроля, подлежат суровому уголовному наказанию.

Изучение процессов и документации, использованных при подготовке финансовой отчетности, формирует основу для заключения аудитора. Оценка применяемых в компании процедур бухгалтерского учета и внутреннего контроля и формирование мнения об адекватности этих процедур и механизмов контроля является целью аудита.

Внутренний контроль организации, а также ее процедуры корпоративного управления и бухгалтерского учета подлежат тщательной проверке в ходе внутреннего аудита. Они обеспечивают соблюдение законов и правил, точную и своевременную финансовую отчетность и сбор данных. Они также помогают поддерживать операционную эффективность, выявляя проблемы и исправляя недостатки до того, как они будут обнаружены в ходе внешнего аудита.

Не существует такой вещи, как система внутреннего контроля, которая была бы похожа на другую. Тем не менее, многие фундаментальные принципы, касающиеся финансовой целостности и стандартов бухгалтерского учета, превратились в стандартную практику управления. Внутренний контроль может быть дорогостоящим, но при его эффективном внедрении он может помочь оптимизировать операции и повысить операционную эффективность, а также снизить уровень мошенничества.

Типы внутреннего контроля

Средства внутреннего контроля делятся на две основные категории: превентивные и оперативно-розыскные меры. В принципе, оба типа необходимы для эффективной системы внутреннего контроля, поскольку каждый из них выполняет определенную функцию в системе в целом. Тем не менее, есть определенные вопросы, которые вам необходимо задать, чтобы помочь определить надлежащий контроль во время выполнения рутинных процедур или когда вы думаете о внедрении новой процедуры или процесса. Контроль необходим, чтобы определить, нужен ли контроль. Спроси себя;

• Что тут может пойти не так?
• Какие профилактические меры вы принимаете, чтобы убедиться, что ничего не пойдет не так?
• Каким образом вы можете убедиться, что ничего не пошло не так?

Превентивный контроль

Принцип разделения ролей лежит в основе многих превентивных мер контроля. Этот тип системы внутреннего контроля направлен на ограничение вероятности ошибок и мошеннических действий до того, как они произойдут. Когда дело доходит до качества, превентивный контроль абсолютно необходим из-за его упреждающего характера и концентрации на качестве.

Ниже приведены некоторые примеры превентивного контроля:

• Распределение обязанностей
• Предварительное разрешение на деятельность и деловые сделки (например, разрешение на поездку)
• Контроль доступа (например, аутентификация по паролю)
• Физический контроль над активами (замки на дверях и сейфы для хранения наличных денег и чеков)
• Ориентация и проверка сотрудников

Детектив Контрол

Детективный контроль — это проверки, которые компания проводит после завершения транзакции. Это, однако, для того, чтобы выявить любые неисправности или проблемы, которые могли произойти. Детективный контроль необходим, потому что он предоставляет доказательства того, что превентивный контроль действует так, как он был задуман, а также дает возможность выявить отклонения постфактум. Это делает детективный контроль жизненно важным компонентом любой системы контроля.

Ниже приведены некоторые примеры средств детективного контроля:

• Ежемесячная сверка операций отдела
• Обзоры транзакций и деятельности (анализ эффективности организации) 
• Проведение фактических инвентаризаций, таких как денежная инвентаризация или подсчет запасов,

Внутренний контроль для бухгалтерского учета

Как правило, когда мы говорим о внутреннем контроле, мы имеем в виду учетную политику и процессы аудита. Это меры, обеспечивающие точность и достоверность финансовой информации корпорации. Предприятия обычно создают системы внутреннего контроля для достижения различных целей. Уровень устойчивости фирмы к мошенничеству и злоупотреблениям в области бухгалтерского учета можно определить по типу внутреннего контроля, который она использует. Это определяет, насколько компания будет соответствовать заслуживающим доверия стандартам бухгалтерского учета и аудиторской отчетности.

Другими словами, внутренний контроль для бухгалтерского учета — это методы, процедуры и политики, которые, помимо повышения ответственности и обеспечения финансовой целостности, также работают для предотвращения мошенничества. Эти средства контроля позволяют корпорации соблюдать правила штата, в то же время предоставляя своевременную и точную финансовую информацию своим клиентам.

Как вы должны использовать свой внутренний контроль?

Внутренний контроль может не только помочь бизнесу стать более надежным и эффективным. Они также способствуют повышению точности финансовых отчетов этого бизнеса. Как правило, когда корпорация следует процедурам и правилам внутреннего контроля, это демонстрирует, что она соблюдает общепринятые принципы бухгалтерского учета. Это, тем не менее, поможет компании в обнаружении и устранении проблем в финансовой отчетности, если и когда они возникнут.

Между тем, при отсутствии надлежащего внутреннего контроля финансовая отчетность компании, скорее всего, будет подготовлена ​​со значительными неточностями. Кроме того, до принятия инвестиционного решения инвесторы исследуют качество внутреннего контроля компании. Следовательно, компаниям необходимо внедрить внутренний контроль как компонент корпоративного управления. Это соответствует Закону Сарбейнса-Оксли от 2002 года. Таким образом, эти меры защиты защищают инвесторов от мошеннических действий.

Принципы внутреннего контроля

• Установите обязанности
• Ведите адекватные записи.
• Застрахуйте активы и назначьте ключевых сотрудников.
• Отделение учета от хранения активов
• Разделите обязанности по связанным сделкам поровну.

Важность внутреннего контроля бухгалтерского учета аудиторов

Надежность и точность финансового учета компании напрямую связаны с внутренним контролем, бухгалтерскими процессами и процедурами, действующими в рамках этого бизнеса. Точно так же аудиторы исследуют, имеет ли фирма достаточные системы внутреннего контроля. Кроме того, соответствует ли финансовая отчетность компании общепринятым стандартам. Кроме того, аудиторы несут ответственность за оценку эффективности внутреннего контроля бухгалтерского учета компании и формирование выводов на основе своих выводов в рамках процесса аудита.

После принятия Конгрессом в 2002 году Закона Сарбейнса-Оксли руководители были признаны юридически ответственными за осуществление внутреннего контроля. Создание внутреннего контроля в организации, а также эффективное управление этим контролем входит в компетенцию менеджеров компании. Тем не менее, корпорация может оказаться в беспорядке или бухгалтерском кризисе, если у нее нет достаточного внутреннего контроля.

Почему необходим внутренний контроль

Основной целью внутреннего контроля является обеспечение соблюдения компанией всех применимых законов и правил бухгалтерского учета. Это позволяет корпорации распознавать свои проблемы с бухгалтерским учетом и вносить в них исправления еще до начала внутренних аудитов. Однако важно иметь в виду, что механизмы внутреннего контроля разных фирм действуют совершенно по-разному. В результате отсутствия стандартизированного набора средств внутреннего контроля, которые должны быть внедрены всеми предприятиями, существуют значительные различия в видах систем контроля, используемых различными предприятиями.

Внутренний контроль, помимо предотвращения мошеннических действий, помогает фирме добиваться высокой степени эффективности, поэтому он так важен. Внутренний контроль связан с операционной эффективностью компании.

Недостатки внутреннего контроля

Несмотря на то, что они критически важны для ведения точной финансовой отчетности и оптимизации бизнес-операций, внутренний контроль имеет несколько ограничений. Учитывая, что эффективность или функциональность внутреннего контроля фирмы обычно является предметом человеческих мнений и суждений, легко обойти эти сдержки и противовесы, которые должны защищать компанию.

Кроме того, аудиторы иногда основывают свои выводы на том, насколько эффективна деятельность фирмы, несмотря на тот факт, что они не придали должного или серьезного значения процедурам и политике внутреннего контроля системы бухгалтерского учета компании.

Процедуры внутреннего контроля

Система бухгалтерского учета должна иметь внутренний контроль для обеспечения ее постоянной надежности. Эти средства контроля состоят в основном из правил и процедур. В сфере бухгалтерского учета точность и надежность имеют первостепенное значение. Процедуры внутреннего контроля в бухгалтерском учете можно разделить на семь отдельных категорий, каждая из которых играет важную роль в обнаружении ошибок и предотвращении мошеннических действий до того, как они перерастут в более серьезные проблемы.

Семь процедур, которые составляют процедуры внутреннего контроля системы бухгалтерского учета организации, включают:

№1. Разделение обязанностей

Разделение обязанностей влечет за собой разделение обязательства по ведению бухгалтерии, депозиты, отчетность и аудит между двумя или более лицами. Чем четче обязанности каждого человека, тем ниже вероятность того, что какой-либо работник совершит мошеннические действия. Распределение обязанностей между двумя или более людьми в малом бизнесе с небольшим числом бухгалтеров может служить той же цели, что и требование, чтобы ключевые действия оценивались коллегами. Это особенно полезно для компаний, которые только начинают свою деятельность.

№ 2. Контроль доступа к системе учета

С помощью паролей, блокировок и электронных журналов доступа можно защитить учетную систему от злоумышленников и помочь определить источник возникающих ошибок или несоответствий. Кроме того, всестороннее отслеживание доступа может предотвратить попытки получения несанкционированного или мошеннического доступа.

№ 3. Контроль доступа к системе учета

В ходе физического аудита денежные средства и другие материальные ценности учитываются в системе бухгалтерского учета. Это включает в себя инвентарь, материалы и инструменты. Физический подсчет может выявить несоответствия в остатках на счетах, полностью избегая использования электронных записей. Тот, о котором вы, возможно, не знали раньше. Пересчет наличных денег в розничных заведениях может происходить на регулярной основе или, возможно, много раз в день. Кроме того, время от времени, может быть, раз в год или раз в три месяца, вам следует производить наиболее трудоемкие операции, например, пересчитывать запасы вручную.

№ 4. Стандартизированная финансовая документация

Ведение записей может быть более последовательным со временем, если вы стандартизируете документы, используемые для финансовых транзакций, такие как счета-фактуры, внутренние запросы на материалы, инвентарные квитанции и отчеты о командировочных расходах. Это может помочь в поддержании целостности записей. Кроме того, при поиске причины несоответствия в системе использование стандартных форматов документов может упростить проверку предыдущих данных и сузить круг возможных причин. Однако при отсутствии последовательности некоторые аспекты обзора могут быть упущены или неверно истолкованы.

№ 5. Ежедневные или еженедельные пробные балансы

Система двойной записи повышает уровень надежности, поскольку обеспечивает постоянный баланс бухгалтерских книг. Однако система двойной записи в любой момент может выйти из равновесия из-за ошибок. Тем не менее ежедневный или еженедельный расчет пробных балансов может помочь вам как можно скорее найти и изучить любые аномалии в системе.

№ 6. Периодические сверки в системах бухгалтерского учета

Когда вы выполняете бухгалтерские сверки на периодической основе, вы можете убедиться, что балансы в вашем система учета синхронизировать с остатками на счетах других организаций, таких как банки, поставщики и кредитные клиенты. Например, когда вы выполняете банковская сверка, вы сравните остатки денежных средств и записи о депозитах и ​​доходах в своей системе бухгалтерского учета с данными в своих банковских выписках. Несоответствие между этими дополнительными счетами может выявить недостатки или несоответствия в вашем собственном учете или, возможно, подчеркнуть, что неточности могут исходить от других сторон.

№ 7. Требования к утверждающему органу

К этому можно добавить еще один уровень ответственности. бухгалтерские записи требуя от конкретных менеджеров разрешить определенные виды транзакций. Это продемонстрирует, что соответствующие органы наблюдали, оценивали и давали свое одобрение рассматриваемым сделкам.

Как правило, требование утверждения значительных платежей и расходов предотвратит нечестные работники от проведения значительных операций. мошеннические операции за счет корпоративных средств. Зная, что одобрение необходимо, они с меньшей вероятностью будут заниматься такой деятельностью.

Заключение

Система внутреннего контроля компании может дать справедливую, хотя и не абсолютную, гарантию того, что такая компания достигнет целей своей организации. Идея разумной уверенности означает высокий уровень уверенности, видящий предел в результате затрат и выгод от внедрения прогрессивных механизмов контроля.

Когда организация имеет сильный внутренний контроль, она гарантирует, что ее финансовая отчетность точна. Кроме того, он гарантирует, что он соответствует большинству правил и положений, относящихся к его отрасли. Однако успех организации в достижении своих оперативных и стратегических целей может зависеть от внешних по отношению к фирме факторов, таких как уровень технического прогресса или уровень конкуренции. 

Процедуры внутреннего контроля могут только предоставлять своевременную информацию или обратную связь о ходе выполнения операционных и стратегических задач. Следовательно, он не может обеспечить достижение этих целей.

Часто задаваемые вопросы о внутреннем контроле

Кто отвечает за внутренний контроль?

В системе внутреннего контроля ХСС у каждого есть своя роль. В конце концов, руководство CSU должно убедиться в наличии достаточных мер безопасности. От каждого сотрудника зависит, как заставить эту систему внутреннего контроля работать.

Что такое внутренний аудит?

Внутренний аудит, согласно IIA; это деятельность по добавлению ценности, объективному обеспечению и консультированию, которая помогает организации работать более эффективно.

Каковы четыре цели внутреннего контроля?

4 основные цели внутреннего контроля и процедур:

1. Защита активов
2. Надежность финансовой отчетности
3. Эксплуатационная эффективность
4. Соблюдение указаний руководства.

Что является наиболее важным аспектом внутреннего контроля?

Персонал является наиболее важным компонентом внутреннего контроля. Можно пренебречь другими средствами контроля, когда сотрудники компетентны и заслуживают доверия. И, в конце концов, все равно выйдет заслуживающая доверия финансовая отчетность.

Статьи по теме

1. Системы бухгалтерского учета: определения и руководство по лучшим бухгалтерским программам
2. Финансовый аудит: все, что вам нужно, упрощено!! (+ Подробный pdf)
3. Стратегии управления рисками: 5+ стратегий, которым вы можете следовать прямо сейчас !!!
4. Оценка рисков: подробное руководство по процессу оценки рисков
5. Что такое БИЗНЕС-ЦИКЛ? - Определение, внутренние и внешние причины
6. КОНТРОЛЬ ЗА КАПИТАЛОМ: НАИЛУЧШАЯ ПРАКТИКА С ПРАКТИЧНЫМИ ПРИМЕРАМИ
7. НЕЗАРАБОТАННЫЙ ДОХОД: определение, примеры и расчет