Насколько вы были в замешательстве, когда впервые столкнулись с задачей, связанной с составлением запроса предложений для бизнеса? Вы имели хоть какое-то представление о том, о чем идет речь, или были совершенно невежественны? Или, может быть, вы давно ничего не писали?
В любом случае, я здесь, чтобы исправить это с помощью этого руководства. Вместе мы углубимся в особенности того, что такое RFP на самом деле, зачем он вам может понадобиться и как создать свой самый первый запрос уже сегодня.
Но сначала вам, вероятно, следует знать, что такое RFP в бизнесе.
Ключевые моменты
- Запрос предложений (RFP) — это процесс и документация, используемые при запросе предложений на потенциальные бизнес- или ИТ-решения, необходимые предприятию или государственному учреждению.
- В документе RFP обычно излагается изложение требований (SOR), которым должны соответствовать потенциальные респонденты, желающие сделать предложение по предоставлению необходимых решений.
- Он может охватывать продукты и/или услуги, отвечающие заданным требованиям.
- Запросы предложений используются большинством государственных учреждений и многими частными компаниями и организациями.
Что такое RFP в бизнесе?
Запрос предложений (RFP) — это деловой документ, в котором объявляется о проекте, описывается его и принимаются заявки от квалифицированных подрядчиков на его завершение. Большинство организаций предпочитают запускать свои проекты с использованием RFP, и многие правительства всегда их используют.
ВИДЕТЬ: Что такое разработка продукта? Руководство эксперта для разработчиков продуктов и менеджеров
При использовании запроса предложений организация, запрашивающая предложения, несет ответственность за оценку осуществимости поданных предложений, финансового состояния компаний-участников торгов и способности каждого участника торгов реализовать проект.
Запросы предложений используются для сложных проектов, часто требующих нескольких субподрядчиков. В них описывается организация, выдающая запрос предложений, масштаб реализуемого проекта и критерии оценки заявок. Они также описывают процесс торгов и условия контракта.
Запросы включают техническое задание, описывающее задачи, которые должен выполнить победитель торгов, и сроки завершения работ.
В запросах предложений также участникам торгов предоставляется информация о том, как подготовить предложения, с конкретными указаниями о том, как предложения следует форматировать и представлять. Обычно они включают инструкции о том, какую информацию должен включить участник торгов, а также желаемый формат.
Что включает в себя RFP?
RFP обычно включает в себя информацию об организации-эмитенте и ее направлениях деятельности (LOB), набор спецификаций, описывающих искомое решение, и критерии оценки, которые раскрывают, как будут оцениваться предложения.
RFP обычно содержит раздел, иногда называемый описанием работ (SOW), определяющий объем работ или объем предоставляемых услуг. В этом разделе обсуждаются задачи, которые должен выполнить победитель торгов, и сроки предоставления результатов.
Запрос предложений также включает в себя инструкции для участников торгов о том, как подготовить предложение. В этом разделе представлена подробная информация о формате предложения, а также инструкции о том, как должен быть составлен и организован ответ на запрос предложений.
ЧИТАЙТЕ: Как написать деловое предложение в Нигерии
Большинство запросов предложений выдаются государственными учреждениями и другими организациями государственного сектора. Обычно от них требуется открыть конкуренцию между частными компаниями и устранить предвзятость в этом процессе. Агентства хотят гарантировать, что они получат самое низкое и наиболее конкурентоспособное предложение.
Однако любая частная или государственная организация может подать запрос на предложение, чтобы получить несколько заявок и различные точки зрения на проект.
Например, компания, которая хочет изменить процесс отчетности с бумажной системы на компьютерную, может подать запрос на приобретение аппаратного и программного обеспечения, а также программу обучения пользователей для внедрения и интеграции новой системы в бизнес. Процесс конкурентных торгов может дать им более полное представление о доступных альтернативах.
При написании RFP и SOW важно учитывать организационные процессы и лучшие практики, чтобы максимизировать эффективность.
Объяснение процесса запроса предложений
Моя первая встреча с запросом предложений произошла, когда мне нужно было подать коммерческое предложение; Не буду утомлять вас подробностями. Но первое, что я узнал, это то, что запрос предложений должен быть составлен компанией, запросившей работу. Это дает потенциальным подрядчикам лучшее представление о том, что ищет ваша компания.
После того как запрос предложения будет отправлен, подрядчики или поставщики смогут просмотреть его и представить свои лучшие предложения, чтобы побороться за работу.
Вот что я включил в свое предложение:
- План действий, как я буду решать проблему
- График того, чего следует ожидать компании
- Любая необходимая справочная информация
- Сколько я ожидаю, что будет стоить весь проект
Также были определенные случаи, когда мне приходилось возвращаться и указывать на конкретные компоненты запроса предложений, которые необходимо было скорректировать с учетом моего опыта работы в отрасли.
На этом этапе вы можете либо просмотреть их отзывы и создать новый запрос предложений с учетом изменений, либо оставить исходный вариант как есть и учитывать его при рассмотрении других поданных заявок.
ВИДЕТЬ: КОНКУРСНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ: что это такое и как его написать
Требования к составлению запроса предложений в бизнесе
Запрос предложений должен описывать и определять проект достаточно подробно, чтобы привлечь жизнеспособные отклики.
Как потенциальный участник торгов вы должны понимать характер бизнеса и цели, которых он хочет достичь с помощью проекта. Проект должен быть определен достаточно подробно, чтобы вы могли четко понимать его масштаб и все продукты и услуги, которые необходимо предоставить для его реализации.
Формат ожидаемых предложений также должен быть детализирован. Для сравнения и сопоставления предложений необходимы единообразные ответы.
Ниже прилагается контрольный список, подробно описывающий процесс создания идеального запроса предложений:
Как написать запрос предложения
Запросы предложений следуют довольно жесткому формату, хотя этот формат может различаться в зависимости от агентства и компании, которые их готовят. Этот образец от RTI International в Северной Каролине показаны элементы типичного запроса предложений, которые включают введение и предысторию, описание результатов и информацию о критериях отбора.
Этапы получения лучших предложений RFP
1. Оцените, что вам нужно
Прежде чем составить запрос предложения, вам нужно будет немного подготовиться, чтобы выяснить, что вам нужно и чего вы хотите достичь. Этот процесс поможет вам определить цели и масштабы проекта, а также обнаружить препятствия.
Используйте это время для проведения исследований конкурентов и отрасли, чтобы оценить свое положение. Соблюдаете ли вы действующие отраслевые стандарты и рекомендации? Соответствует ли ваш продукт тому, что предлагают конкуренты, или вам не хватает функций, которые могли бы повысить ценность?
ЧИТАЙТЕ: Примеры ценностных предложений, которые изменили ситуацию (План успеха)
2. Перечислите все технические характеристики.
Предварительное включение технических спецификаций в запрос предложений позволяет поставщикам определить, могут ли они предоставить то, что вам нужно. Это также защищает ваш бизнес, поскольку в случае, если поставщик соглашается с тем, что он может выполнить ваши требования изначально, но не выполняет поставленные задачи после того, как взялся за проект, вы можете привлечь его к ответственности в соответствии со спецификациями, указанными в RFP.
3. Распространение запроса предложений
Как только запрос предложений будет написан, пришло время его разослать. Вы можете опубликовать его на своем веб-сайте и, возможно, даже создать для него специальную целевую страницу. Используйте любые профессиональные группы, связанные с отраслью, в которых вы состоите, и рекламируйте их там. Использование местной торговой палаты также является отличным местом для рекламы вашего запроса предложений, если вы предпочитаете работать с местным поставщиком.
4. Оцените свои предложения
Как только вы получите все предложения, вам не составит труда сравнить каждое из них и определить, какой поставщик лучше всего подходит для вашей компании.
Из стека участников торгов вы захотите сузить список до нескольких из трех, пяти или 10 ваших фаворитов для рассмотрения, в зависимости от того, сколько вы получаете или интересуетесь. Отсюда вам нужно потратьте время на дальнейшую проверку потенциальных поставщиков, чтобы определить, кто действительно идеально подходит для этой работы.
5. Выберите лучшего поставщика для работы.
Некоторые компании могут запросить еще одно лучшее и окончательное предложение от своих ведущих поставщиков после начала процесса переговоров. Это делается для того, чтобы они не только получили подходящего человека или компанию для выполнения работы, но и по правильной цене.
ВИДЕТЬ: КОНКУРСНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ: что это такое и как его написать
Хотя это может показаться дополнительным шагом, это может сэкономить вам деньги, время и избавиться от головной боли в будущем.
Что Не Что делать с RFP в бизнесе
Если вы хотите найти подходящего поставщика, ваш запрос предложения должен быть конкретным. Задавая только вопросы «да» или «нет», вы ни к чему не приведете. Вот почему вы должны создавать конкретные вопросы, которые требуют вдумчивых ответов. Задавайте открытые вопросы, которые требуют от них объяснения своего мыслительного процесса при решении проблемы.
Попробуйте использовать предложения, подобные этим:
- Можете ли вы поделиться примером того, как вы решили эту или аналогичную проблему для другой компании? Сталкивались ли вы с какими-либо непредвиденными препятствиями? Что бы вы сделали так же или иначе на этот раз?
- Учитывая предлагаемый вами редизайн, сколько времени понадобится человеку, не разбирающемуся в технологиях, для заполнения новой регистрационной формы? Как вы думаете, сколько времени это может сэкономить?
Образец ответа на запрос предложений
Если вы отправили запрос предложения и собираете ответы, вам может быть интересно, на что следует обращать внимание в эффективных ответах на запрос предложений. Ниже приведен образец впечатляющего ответа на запрос предложения:
Образец ответа на запрос предложений
Но это также приводит нас к большому вопросу: действительно ли запрос предложений необходим в бизнесе? Разве вы не можете просто потратить время на проверку двух или трех поставщиков самостоятельно?
Как вы увидите дальше, этот маршрут определенно не в ваших интересах.
Почему вам следует использовать RFP в вашем бизнесе
Запрос предложений может быть выдан по ряду причин.
В некоторых случаях сложность ИТ-проекта требует официального запроса предложений. Вы можете получить выгоду от нескольких участников торгов и точек зрения при поиске интегрированного решения, требующего сочетания технологий, поставщиков и потенциальных конфигураций. Предположим, ваш бизнес переходит, например, от бумажной системы к компьютерной. В этом случае вы можете запросить предложения по всему оборудованию, программному обеспечению и обучению пользователей, необходимым для установки и интеграции новой системы в организацию.
ЧИТАЙТЕ: ERP против CRM: выбор правильной системы для вашего бизнеса
Напротив, простое обновление оборудования может включать в себя отправку запроса предложения (RFQ) только одному поставщику.
Некоторым организациям, например государственным учреждениям, может потребоваться направить запросы предложений, чтобы обеспечить полную и открытую конкуренцию.
Вы также можете опубликовать запрос предложений, чтобы повысить конкуренцию и снизить стоимость решения. Тем не менее, предложение, принятое на основании того, что оно наиболее соответствует спецификациям RFP, не всегда может быть предложением с самой низкой ценой. Поскольку многие компании будут конкурировать с вами за бизнес, поставщикам важно подготовить выигрышные ответы на запросы предложений.
Навыки, с которыми клиент создает запрос предложения, могут определять качество ответа участника торгов и, следовательно, успех или неудачу итогового ИТ-решения. Если указанные требования слишком расплывчаты, участник тендера может промахнуться при разработке и реализации решения. Однако чрезмерно подробные и ограничительные требования ограничивают творческий потенциал участников торгов и душат инновации.
Компаниям необходимо установить четкие ожидания от поставщиков, чтобы получить качественный ответ.
Вы можете использовать RFP, чтобы:
- Опишите детали проекта и ожидания: Заинтересованные стороны излагают требования проекта и включают детали, которые помогут потенциальным участникам торгов и подрядчикам понять масштаб проекта и критерии компании для выбора поставщика.
- Запросить ставки: Запрос предложений запускает процесс запроса или предложения. Публикуя запрос предложений, компании запрашивают материалы у подрядчиков. Документы RFP широко распространены в государственном секторе, при этом многие государственные учреждения используют процесс отбора RFP в качестве основного способа поиска квалифицированных поставщиков услуг.
- Оценка нескольких поставщиков: После того как компании и фрилансеры подают свои предложения, бизнес рассматривает их и выбирает лучшего поставщика для своих нужд. Компания использует RFP, чтобы начать переговоры со многими различными поставщиками или участниками торгов, прежде чем выбрать победителя торгов, расширить окончательное предложение и подписать контракт на свой проект.
Что такое RFP в маркетинге?
В маркетинге RFP часто используется для аутсорсинга любых маркетинговых мероприятий, которые могут помочь вашему бренду увеличить охват. Эти действия включают в себя все, что связано с маркетингом, что вы не можете делать внутри компании.
Например, если вы работаете в небольшом стартапе, вы можете создать запрос предложений, чтобы найти фирму по коммуникациям и маркетингу с полным спектром услуг, чтобы создать интегрированный маркетинговый план для вашего бизнеса. Если это так, вы должны указать в своем запросе предложений, что ищете фирму, которая поможет вам «увеличить присутствие в SEO» или «привлечь подписчиков в социальных сетях» и т. д.
С другой стороны, если вы работаете в маркетинговом агентстве, вам следует следить за запросами предложений в вашем регионе, связанными с услугами, которые вы предлагаете. Например, если вы работаете в компании, занимающейся веб-дизайном, вам нужно искать компании, которые создали запросы предложений на услуги веб-дизайна.
ВИДЕТЬ: Роль веб-дизайна в успехе современного бизнеса
Что такое RFP в продажах?
В продажах RFP часто создается, когда компания хочет приобрести продукт или услугу, соответствующие ее потребностям. Например, если корпоративная компания ищет новое программное обеспечение CRM, бизнес может выпустить запрос предложений, в котором изложено, что он ищет и чего он надеется достичь с помощью нового программного обеспечения CRM.
По этой причине запросы предложений могут играть решающую роль в цикле продаж предприятия. Корпоративные компании, выдающие запросы предложений, часто ищут компании, которые могут предоставить им ИТ-поддержку, безопасность, адаптацию и обучение, а также другие дополнительные услуги. Чтобы закрыть эти более крупные счета, очень важно, чтобы ваша команда продаж подготовила процесс ответа на запрос предложений и могла эффективно реагировать на эти крупные компании в течение отведенного времени.
ЧИТАЙТЕ: Выбор стратегий дополнительных и перекрестных продаж для укрепления вашего подхода к продажам
RFI против RFP
RFI (запрос информации) — это последующее выражение заинтересованности в процессе торгов RFP. Компания запрашивает более подробную информацию о способностях подрядчика, результатах, профессиональных услугах, функциональности, сроках или другую информацию о поставщике. Он отличается от запроса предложений, поскольку адресован конкретному поставщику (а не общему обращению к заинтересованным поставщикам).
В RFI запрашиваются конкретные подробности вместо общей информации.
Запрос предложений и запрос предложений
Запрос предложений (запрос котировок или запрос котировок) — это последующий документ в процессе запроса предложений; компания, подавшая запрос предложений, выражает заинтересованность в предложении подрядчика и запрашивает смету и разбивку своих услуг. В качестве ответа на запрос предложения запрос предложения применяется к конкретному поставщику из короткого списка (а не к общему обращению к заинтересованным поставщикам).
Основное внимание уделяется только цене, а не другим деталям проекта.
Что такое RFP (запрос предложений): все, что вам нужно знать
КОНКУРСНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ: что это такое и как его написать
Рекомендации
