Предприятия всех размеров используют заявки на закупки для мониторинга расходов компании и потребностей сотрудников в продуктах. Заявки на закупку — это внутренние документы, которые сотрудники фирмы используют для того, чтобы попросить своего менеджера приобрести продукт для корпоративного использования. Однако любому профессионалу, работающему в офисе или нуждающемуся в уникальных материалах для выполнения своих обязанностей, возможно, необходимо понимать, как работает заявка на закупку. К счастью для вас, в этой статье объясняется, что такое заявка на покупку, какую информацию она содержит, чем она отличается от заявки на покупку и как ее составить.
Что такое заявка на закупку?
Заявка на закупку — это внутренний документ компании, в котором указывается ее намерение приобрести продукцию или услуги. Сотрудник заполняет заявку на закупку и передает ее соответствующим лицам или отделам для рассмотрения и утверждения. Рецензентами могут быть непосредственный руководитель сотрудника и центральный отдел закупок или закупок компании.
Как подготовить заявку на закупку
Процедура закупок и протокол формирования заявок на закупки в каждой компании, скорее всего, уникальны. Чтобы создать общую форму заявки на покупку, выполните следующие действия:
№1. Найдите продукт, который вы хотите, чтобы ваша фирма приобрела
Поскольку профессионалы должны заполнить множество фактов в форме заявки на покупку, лучше всего знать о товарах и продавце. Постарайтесь узнать адрес и контактную информацию продавца, а также цену и количество товара. Поиск соответствующей информации способствует повышению эффективности процесса закупок.
№2. Используйте шаблон заказа на поставку
Хотя вы можете создать форму заявки на покупку без шаблона, это намного проще. Это позволяет вводить информацию, не задумываясь о формате процесса. Этот метод также сэкономит вам время и энергию. Найдите в Интернете документ, который можно загрузить, чтобы получить шаблон.
№3. Введите контактную информацию и информацию о доставке
Чтобы начать оформление заказа на покупку, укажите дату, когда вы хотите отправить запрос, адрес и контактные данные поставщика, а также регион, в который вы хотите отправить продукт. В отдельном разделе укажите информацию о доставке, например способ доставки и ожидаемое время прибытия.
№4. Включите подробную информацию о продукте
Создайте новый раздел для подробной информации о продукте. На веб-сайте поставщика постарайтесь указать название продукта, идентификационный номер, цену и необходимое количество. Если вам требуется много продуктов, попробуйте перечислить их в одной форме запроса, чтобы сэкономить время вам и вашему руководителю. Лучше, если ваш документ с запросом на покупку будет содержать всю информацию, необходимую вашему руководителю для заказа товара или оформления официального заказа на закупку.
№5. Делайте примечания и примечания к продукту
Это может включать в себя заявление о том, почему вам нужны эти вещи, или предупреждение о деталях доставки. Рассмотрите возможность использования этой части для предоставления любой информации, которая может потребоваться вашему руководителю для утверждения вашей формы заявки.
Какова форма заявки на закупку?
Форма заявки на покупку — это внутренний документ, который сотрудник использует для приобретения продуктов или услуг от имени своей компании. Эти покупки могут осуществляться для оперативных целей (например, канцелярские товары), запасов или производственных ресурсов.
Содержание формы заявки на покупку
Как правило, формы запроса на покупку требуют следующую информацию:
- Имя и отдел запрашивающего
- Дата запроса
- Искомые продукты или услуги
- Описание товара, количество и цена.
- Причина покупки
Почему вам следует сделать заявки на закупку обязательными в процессе закупок?
№1. Прозрачность процесса закупок
Этот рабочий процесс генерирует документацию о том, что отдел выдал и подал форму и что у отдела, запросившего расходные материалы, была для этого законная деловая причина. Большинство организаций включают применимый бюджет и лимиты на покупку в форму заявки на покупку, чтобы сообщить запрашивающему ее лицу перед покупкой.
№2. Упрощает процедуру покупки
Когда компания централизует процесс закупок и привлекает своих сотрудников, это четко определенный и управляемый рабочий процесс. Эта процедура упрощает управление запасами за счет легкой категоризации и идентификации поступающих продуктов и услуг.
Централизованная система закупок ускоряет процесс закупок и позволяет избежать задержек, вызванных отдельными отделами, которые в противном случае могут снизить эффективность.
№3. Помощь в предотвращении мошенничества
Отсутствие четко определенных стандартов позволяет сотрудникам совершать мошеннические действия, например, заказывать товары для личного пользования или координировать действия с продавцами с целью кражи у компании. Заявки на закупку устраняют эту проблему, в первую очередь предотвращая мошенничество и гарантируя, что сотрудники не будут заказывать продукцию напрямую у поставщиков без надлежащего процесса.
№4. Помогает избежать повторных заказов
В крупных фирмах закупками обычно занимается целая команда, а не один сотрудник. Формы заявок на закупку помогают отделу закупок отслеживать то, что было запрошено, и избегать случайных многочисленных покупок по одному и тому же заказу.
№5. Улучшает подотчетность и безопасность бизнеса
Форма заявки на закупку подтверждает, что отделу необходимы и заказаны определенные материалы. Документация также показывает, что материалы были поставлены сразу после их получения и соответствовали спросу. Эту запись можно использовать в качестве резервного доказательства, если позже возникнут сомнения по поводу заказанных товаров или договорной цены.
№6. Повышает экономию затрат
Ваша компания может сэкономить деньги и время, разработав единую платформу для управления запросами на покупку. Объединив ваши покупки, вы сможете узнать, сколько вы покупаете, что позволит вам лучше договориться о предпочтительных ценах с вашими продавцами.
№7. Служит доказательством во время проверок
Формы заявок на закупку важны при аудите, поскольку большинство проверок требуют согласия менеджеров в качестве доказательства решений компании о закупках. Формы заявок на закупку являются идеальным доказательством, поскольку они предоставляют всю информацию об отправителе запроса, утверждающем(их) лице(ах), времени утверждения и одобренных продуктах.
Шаги для рабочего процесса заявки на покупку
Этапы процедуры заявки на покупку могут отличаться в зависимости от компании. Однако основная схема процесса остается прежней:
№1. Подача формы заявки на покупку
Они достигают этого путем выпуска и заполнения формы заявки на покупку с указанием особенностей желаемой покупки. Некоторые компании предпочитают заполнять форму вручную, в то время как другие используют программное обеспечение для управления расходами.
№2. Одобрение линейного руководителя
Форма заявки на закупку затем подвергается внутреннему процессу утверждения, который проверяется непосредственным руководителем отдела заявителя. Ответственность линейного руководителя заключается в том, чтобы гарантировать, что покупка является законной и не превышает разрешенный лимит расходов отдела.
№3. Инвентаризация отдела инвентаризации
Затем форма заявки направляется в отдел инвентаризации, который сравнивает ее с текущими запасами компании. В случае отсутствия товара в наличии запрос передается в отдел закупок.
№4. Проверка отдела закупок
Чтобы заполнить эту форму, сотрудник определяет бизнес-требования к продуктам или услугам, проверяет подлинность покупки и подтверждает, что соответствующие органы подписывают и разрешают заявку правильно. Если в форме отсутствуют важные факты, офицер может либо заполнить их, либо вернуть форму запрашивающему лицу для заполнения.
№5. Оформление заказа на поставку
Заказ на покупку подготавливается и отправляется поставщику, если форма запроса на покупку проходит все необходимые утверждения. Когда продавец принимает это, покупка становится юридически обязывающим контрактом.
№6. Выполнение заказа и оценка
Когда поставщик доставляет продукты или услуги, принимающий отдел проверяет заказ на качество и количество. Метод трехстороннего сопоставления проверяет точность заказа путем сравнения заказа на покупку, квитанции о заказе/упаковочной накладной и счета-фактуры. Это гарантирует, что финансовый или бухгалтерский отдел платит только за то, что они приобрели и получили, и ничего больше.
№7. Оплата счета
Заказ на поставку закрывается после выполнения требований к документации. Затем счет поставщика утверждается финансовым отделом, записывается в счет кредиторской задолженности и оплачивается в соответствии с условиями оплаты.
Важность заявки на закупку
Заявки на закупку важны, поскольку они позволяют предприятиям планировать процессы закупок и оценивать потребности в поставках. Профессионалы используют этот внутренний документ как организационный инструмент и метод отслеживания запросов на закупку. Вот несколько дополнительных причин, почему заявки на закупку важны:
№1. Они отслеживают покупки
Хотя заказы на покупку обычно используются для отслеживания покупок, документы заявок на покупку помогают предприятиям прогнозировать будущие финансовые обязательства и прогнозировать тенденции расходов. Например, если специалист подает заявку на закупку скоб и других канцелярских товаров каждые несколько месяцев, руководитель, отвечающий за бюджет отдела, может выявить эту тенденцию и выделить соответствующую сумму денег на эту покупку.
№2. Сотрудники вовлечены в процесс покупки
Поскольку сотрудники обычно подают заявки на закупку, эти документы помогают профессионалам чувствовать себя более вовлеченными в расходы своей компании. Он служит физическим подтверждением запроса сотрудников и помогает менеджерам запомнить конкретные требования к поставкам, а не полагаться на устную информацию о запросе на покупку.
№3. Обеспечивает безопасный процесс закупок
Форма заявки на покупку — это первый шаг при заказе канцелярских товаров. Этот этап гарантирует, что сотрудники соблюдают надлежащие процедуры при расходовании деловых средств. Это также снижает вероятность того, что сотрудники потратят бизнес-средства на бесполезные предметы.
Каков процесс утверждения заявки на покупку?
Процесс утверждения заявки на покупку используется для получения разрешения на приобретение товаров и услуг. Руководители используют его для утверждения или отклонения заявки на покупку на основе стандартов компании, подлинности покупки и бизнес-требований.
Каковы 5 частей заявки на закупку?
- Имя и отдел запрашивающего
- Дата запроса
- Требуемые товары или услуги
- Причина покупки
- Юридическое название поставщика
Каковы риски заявки на закупку?
Недостаточное разрешение является одной из наиболее серьезных опасностей, связанных с заявками на закупку. Заявки могут быть обработаны, а товары или услуги приобретены, которые являются излишними или выходят за рамки бюджета организации, без надлежащего разрешения.
Является ли заявка на закупку договором?
Заказ на покупку (также известный как заказ на покупку) — это документ, который покупатель отправляет продавцу, дистрибьютору или производителю с просьбой о покупке продукта. Более того, как только продавец принимает заказ, он становится юридически действительным договором.
Каковы различные типы заявок на закупку?
Таким образом, закупки имеют три типа заявок на закупку: прямые, внутренние и внешние. Понимание этих контрастов имеет решающее значение для любого менеджера по закупкам или компании, стремящейся обеспечить бесперебойный процесс закупок.
Заключение
Заявка — это официальный запрос на продукт или услугу, который можно передать или подать в электронном виде. Хорошо структурированная процедура заявки повышает эффективность и подотчетность компании. Решения «от закупок до оплаты» полностью автоматизируют процесс закупок, от заявки до оплаты, что еще больше повышает точность и эффективность.
- PROCURIFY: характеристики, обзор, цены и конкуренты
- ЛУЧШИЙ РЕДАКТОР PDF ДЛЯ MAC В 2023 ГОДУ (бесплатно, платно, онлайн)
- БЫСТРЫЕ И ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ ОТМЕНИТЬ ПОДПИСКУ НА APPLE TV
- SIMPLE VMS: профиль, обзор, альтернативы и многое другое 2023
- RYDOO: характеристики, цены, обзоры и конкуренты
Рекомендации
