Электронная почта — один из самых популярных способов текстового общения как в офисе, так и за его пределами. Вежливое, четкое, лаконичное и действенное сообщение доставляется получателю хорошо написанного профессионального электронного письма. Чтобы научиться писать электронные письма, соответствующие всем этим стандартам, могут потребоваться некоторые усилия. В этой статье мы узнаем, как написать профессиональный адрес электронной почты для работы, кто такой профессиональный писатель и что такое профессиональное общение по электронной почте.
Как написать профессиональное электронное письмо
Электронное письмо, написанное в профессиональной ситуации, например, между коллегами, менеджером и сотрудником, студентом и их профессором или соискателем работы и менеджером по найму, называется профессиональным электронным письмом. Профессиональные электронные письма имеют четкое, полезное сообщение.
Профессиональное электронное письмо может быть написано разными способами. Это может быть благодарственное письмо, заявление об увольнении в вашу компанию или сопроводительное письмо, отправленное с резюме при приеме на работу. Какой бы ни была цель вашего электронного письма, вы должны написать его профессионально, чтобы повысить свои шансы на успех.
8 советов по созданию профессионального электронного письма
Какой бы ни была тема вашего электронного письма, его можно разделить на одни и те же основные части. Вам не всегда может понадобиться использовать все эти компоненты, но вы всегда должны тщательно продумывать каждый из них.
№1. Убедитесь, что строка темы содержит тему.
Строка темы вашего электронного письма — это первое, что видит ваш получатель, когда открывает его в своем почтовом ящике. Строка темы маркетингового электронного письма может определить, откроет ли его получатель или удалит. Ваша тема должна быть лаконичной, убедительной и актуальной.
В теме письма укажите максимально конкретную информацию. Таким образом, получатель будет знать, чего ожидать от вашего письма. Получатель оценит краткую строку темы, которая облегчит ему чтение и ответ на ваше электронное письмо; здесь не нужно быть изобретательным или кликбейтным.
№ 2. Правильно обращаться к адресату
Лучший способ обратиться к получателю делового электронного письма — использовать «Уважаемый», его имя или фамилию и соответствующее уважительное обращение. Если вы не уверены, используйте либо их имя, либо их имя и фамилию в качестве уважительного обращения.
Вместо «Привет» или «Привет» вы можете начать электронное письмо с имени получателя. Обычно это относится только к людям, с которыми у вас уже есть отношения, например к коллеге или менеджеру.
№3. Оставайтесь сосредоточенными
Деловое письмо должно быть адресовано только одной теме. Это может быть запрос, требование, ответ или объяснение. Тело письма должно быть сосредоточено на этой теме, какой бы она ни была. Пишите кратко, но не опускайте важных деталей. Сокращением для этого является «только до тех пор, пока это необходимо».
№ 4. Не забудьте расписаться.
Добавьте подходящее завершение и свою подпись после составления заключительной строки электронного письма, которая должна включать призыв к действию или активную задачу. Все данные, которые могут потребоваться получателю, чтобы связаться с вами должным образом, такие как ваша должность, номер телефона и добавочный номер, а также адрес электронной почты, должны быть включены в профессиональную подпись. Хотя мы понимаем, что кто-то может просто нажать кнопку «Ответить», чтобы ответить, предоставление вашего адреса электронной почты предотвращает любую двусмысленность в отношении того, как с вами связаться.
# 5. Корректура
Перед отправкой проверьте электронную почту на наличие ошибок. Быстро проверьте его, чтобы убедиться в отсутствии опечаток, орфографических или грамматических ошибок. Ошибки электронной почты могут испортить все ваше сообщение и придать вам непрофессиональный вид.
№ 6. Избегайте использования небрежного тона.
Обычно это влечет за собой отказ от использования смайликов.
При написании электронного письма следует использовать профессиональный тон. Держитесь подальше от любого языка, который звучит достаточно небрежно, чтобы быть в текстовом сообщении, включая сленг и разговорные выражения. Точно так же избегайте использования клише, таких как «просто вернуться назад», когда делаете продолжение.
№ 7. Выбирайте выражения
Пожалуйста, имейте в виду, что любой может переслать вашу электронную почту кому-либо еще. Подобно тому, как любой может распечатать, сделать снимок экрана или загрузить вашу электронную почту. Если вам не нужна письменная запись разговора, не говорите об этом в электронном письме, потому что электронные письма — это письменные записи разговоров.
№8. Будьте конкретны в своих инструкциях
Никогда не предполагайте, что получатель знает о местонахождении определенного файла или ссылках, которые вы использовали для подтверждения своих аргументов в недавнем эссе. Убедитесь, что ваш получатель понимает все, что вы говорите, и предложите ссылки, где это уместно, чтобы они могли быстро найти это.
Как написать профессиональное электронное письмо для работы
Более 7 секунд (примерно столько же времени уходит на то, чтобы завязать шнурки), сканируя ваше сообщение.
Быть отличительным важно для успеха. Быть профессионалом — это тот же подход, который вы должны использовать во всех последующих электронных письмах с заявлениями о приеме на работу; это не означает попытки быть умными или возмутительными.
Что требуется, чтобы написать профессиональное электронное письмо для работы?
Давайте сначала определим электронное письмо с вакансией. Он служит средством их представления, а не сопроводительным письмом или резюме.
Рекрутер даже не удосужится изучить ваше резюме или открыть письмо с заявлением, если вы не потратите на это много времени или оно окажется неверным. Не позволяйте этому быть с вами, поскольку, если они имеют дело с 250 ответами, они активно ищут оправдание для отклонения приложений.
Хотя каждый рекрутер имеет уникальную процедуру подачи заявки, вы всегда должны включать несколько очень типичных компонентов, таких как:
№ 1. Сопроводительное письмо
Ваше сопроводительное письмо является формальным компонентом процесса подачи заявки, в котором вы указываете себя, описываете свою квалификацию, объясняете, почему вы претендуете на эту должность, и обсуждаете ценность, которую вы можете принести компании.
Мы не будем проводить вас через процесс написания сопроводительного письма. Но начните с невероятных доступных онлайн-ресурсов.
Ваше сопроводительное письмо может быть прикреплено в виде файла Word или PDF. Используйте файл, который можно скачать, распечатать и поделиться им; не используйте облачные сервисы, такие как Google Docs.
№ 2. резюме (резюме)
Ваше резюме — это возможность продемонстрировать свои достижения, рассказать о своей профессиональной карьере и дать краткий обзор своих навыков. Опять же, мы не будем вдаваться в подробности того, как написать привлекательное резюме, но мы предлагаем принять простую и понятную структуру.
Создайте документ, который можно загрузить, распечатать и поделиться, а не пытаться использовать причудливые типы файлов.
№3. Образцы работ (по желанию)
Показывайте, а не рассказывайте, как советуют профессионалы. Вы можете выделить свои способности и предыдущие достижения в электронном письме заявки. В своем электронном письме вы можете указать ссылку на свой веб-сайт или учетные записи в социальных сетях, прикрепить портфолио или включить изображения или видео.
Вот несколько советов от нас: приведите примеры и опишите эффект. Кого волнует, красивый ли дизайн вашего плаката? А вот если тот же постер увеличил продажи на 50%, то дело обстоит иначе.
Второй совет — используйте ограниченное количество примеров — три — это потрясающее число. Слишком многие люди кажутся безнадежными.
В-третьих, распространяйте только оригинальный контент. Четко обозначьте свою роль в любых командах или организациях, с которыми вы работали. Никогда не выдавайте чужое творение за свое.
Профессиональный адрес электронной почты
Самым основным аспектом вашей личности в Интернете является ваш адрес электронной почты. Это позволяет вам отправлять и получать электронные письма с кем угодно, настраивать учетные записи на разных веб-сайтах или в мобильных приложениях, подписываться на информационные бюллетени по электронной почте из интересных источников, принимать важные уведомления, подавать заявления о приеме на работу и многое другое.
Вам нужен рабочий адрес электронной почты, если вы ищете работу, ведете бизнес или расширяете свою сеть.
Надежный профессиональный адрес электронной почты производит положительное впечатление, не выделяясь бельмом на глазу в резюме или на визитной карточке. Хотя нет никакого юридического запрета на использование вашего школьного адреса электронной почты, это почти наверняка сработает против вас и сделает вас непривлекательным для рекрутеров и менеджеров по найму.
Советы по созданию профессионального адреса электронной почты
Хотя создать профессиональный адрес электронной почты несложно, следует помнить о нескольких факторах:
- Будьте краткими. Избегайте использования длинного адреса электронной почты для деловой переписки. Используйте более запоминающуюся, более короткую версию, если ваше имя длинное, как в моем случае.
- Сделайте его произносимым. В какой-то момент вам может понадобиться зачитать кому-нибудь свой адрес электронной почты, лично или по телефону, поэтому вам следует постараться, чтобы его было как можно проще произнести. Никто не может понять мою фамилию, поэтому я сократил ее до «DRK» в одной из своих учетных записей электронной почты.
- Не используйте диакритические знаки или диакритические знаки в своем адресе электронной почты, даже если ваше полное имя написано с ними в других местах.
Профессиональный формат адреса электронной почты
Конечно, [электронная почта защищена] является наиболее традиционным и рекомендуемым форматом для корпоративного адреса электронной почты. Однако есть несколько дополнительных способов получить рабочий адрес электронной почты, в том числе:
- [электронная почта защищена]
- [электронная почта защищена]
- [электронная почта защищена]
- [электронная почта защищена]
- [электронная почта защищена]
- [электронная почта защищена]
Хотя точка теперь используется чаще, вы также можете использовать символ подчеркивания для разделения имен. Если этого требует случай, вы можете использовать цифровые символы в своем профессиональном адресе электронной почты, хотя, как правило, их лучше избегать. На некоторых веб-сайтах также рекомендуется указывать ваш город, профессию или набор навыков в адресе электронной почты. Это не то, что мы одобряем, и обычно не рекомендуется. Ваш набор навыков будет развиваться со временем, и ваша профессиональная карьера может привести вас в разные места, поэтому адреса электронной почты, такие как [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена] быстро станет непривлекательным.
Профессиональный автор электронной почты
Человек, который специализируется на написании безупречных и успешных электронных писем для различных целей, известен как профессиональный автор электронной почты. Они умеют модифицировать свои сообщения, чтобы они соответствовали конкретной аудитории и целям, и обладают отличными навыками письма.
Профессиональный автор электронной почты умеет профессионально организовывать электронные письма и осознает ценность краткого и четкого общения. Они понимают, как успешно донести свою точку зрения, используя правильную грамматику, пунктуацию и тон.
Профессиональные авторы электронных писем учитывают цель письма, целевую аудиторию и предполагаемый результат при их составлении. По разным причинам, таким как заявления о приеме на работу, запросы компании, общение с клиентами, продажи и маркетинг, обслуживание клиентов и многое другое, они могут писать электронные письма.
Они стремятся создавать привлекательные, интересные и качественные электронные письма. Кроме того, они могут отвечать за редактирование и корректуру электронных писем, чтобы убедиться, что они не содержат ошибок и точно отражают предполагаемое содержание.
В целом, профессиональный автор электронной почты помогает людям и предприятиям эффективно общаться по электронной почте, укрепляя их профессиональный имидж и повышая вероятность того, что они добьются успеха в достижении своих целей.
Профессиональное общение по электронной почте
Написание и отправка электронных писем уважительным, кратким и подходящим образом для формального или делового контекста называется профессиональным общением по электронной почте. Чтобы правильно передать свое сообщение и поддержать профессионализм, необходимо использовать точную грамматику, пунктуацию и профессиональный язык.
Ниже приведены некоторые важные атрибуты профессионального общения по электронной почте:
№1. Кратко и ясно
Отправляйте краткие, хорошо сфокусированные электронные письма. При общении избегайте двусмысленности и лишних деталей, используя простой, недвусмысленный язык.
№ 2. Правильное форматирование
Поддерживайте профессиональный тон электронной почты во время общения, используя четкую строку темы, начальные, основные и заключительные абзацы. Сделайте свое электронное письмо логичным и легко читаемым, используя абзацы или маркеры по мере необходимости.
№3. Сдержанный и вежливый голос
Всегда держите тон своего электронного письма вежливым и уважительным. Чтобы выразить профессионализм и уважение, используйте формальные приветствия и приветствия, такие как «Уважаемый господин/госпожа». или «Здравствуйте, [имя получателя]», а также вежливые выражения.
№ 4. Подходящий словарный запас и язык
Используйте подходящую для бизнеса терминологию, которая является профессиональной. Воздержитесь от использования жаргона, сленга или слишком небрежного языка. Помните о культурных различиях и адаптируйте свои формулировки к потребностям получателя.
№ 5. Профессиональная электронная подпись и адрес
Используйте официальный адрес электронной почты, который содержит ваше имя или его близкий вариант. Завершите свое электронное письмо профессиональной подписью, содержащей ваше полное имя, должность (если применимо), контактную информацию и любые соответствующие ссылки или дополнительную информацию.
№ 6. Быстрые и адекватные реакции
Отвечайте на каждое электронное письмо как можно скорее, подтверждая получение и решая любые вопросы или проблемы, как только они возникают. Держите свое общение профессиональным и избегайте ненужных задержек.
Имейте в виду, что ваш профессионализм, внимание к деталям и уважение к другим людям отражаются в вашей профессиональной переписке по электронной почте. Соблюдая эти правила, вы сможете создавать эффективные и профессиональные взаимодействия по электронной почте в различных бизнес-сценариях.
Каковы пять правил этикета электронной почты?
- Соответственно, обращайтесь к получателю. Убедитесь, что имя получателя и связанный с ним титул написаны правильно дважды или трижды.
- Используйте соответствующие вступительные и заключительные замечания.
- Вставьте нужный формат.
- Избегайте использования ЗАГЛАВНЫХ БУКВ.
- Объединяйте огромные файлы.
Что такое хорошее вступительное предложение для электронной почты?
Добрый день, [Имя получателя]. Надеюсь, у вас все хорошо и вы читаете мое письмо. Я надеюсь, что ваш день пока идет хорошо, [Имя получателя] Доброе [утро/день/вечер]. Чтобы представить меня как [вашу должность] в [название вашей компании], меня зовут [ваше имя]. Я пишу вам по электронной почте из-за [тема письма].
Каковы четыре основные части профессионального электронного письма?
- Строка темы, возможно, самая важная часть электронного письма, определяет, будет ли оно прочитано или удалено.
- Поздравление
- Средняя часть
- Вывод
Обзор
Написать выгодное электронное письмо может быть сложно, но если вы воспользуетесь советами из этой статьи в качестве руководства, у вас все получится. Несмотря на то, что не на все электронные письма будут даны ответы, последующая работа с потенциальными клиентами повысит отдачу от инвестиций.
Чтобы выделиться в почтовых ящиках ваших получателей, не забудьте дважды проверить каждый компонент ваших деловых электронных писем, сделать их краткими и добавить некоторые личные штрихи. Прежде чем отправлять электронные письма, проверьте их, а затем подождите от трех до пяти дней, прежде чем отправлять какие-либо последующие сообщения.
Статьи по теме
- СМЕШНЫЕ ПОДПИСКИ ПО ПОЧТЕ: 27+ забавных подписей по электронной почте, которые стоит попробовать
- СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ: Образец, форматы и как написать
- Как отозвать электронное письмо в Outlook (подробное руководство)
- СООБЩЕНИЕ МЕНЕДЖЕРУ ПО НАЙМУ: Примеры и руководство по электронной почте менеджеру по найму
- ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА OUT-OFICE EMAIL: лучшие способы написать сообщение об отсутствии на работе и примеры
Рекомендации
