Независимо от вашей роли, размера членов команды или задач, над которыми вы работаете, есть вероятность, что вы думаете, что никогда не бывает идеального времени, чтобы сделать перерыв в работе, но не позволяйте этому удерживать вас. Это связано с тем, что работодатели знают и ожидают, что их сотрудникам потребуется свободное от работы время, но, поскольку нас редко учили, как это делать, это кажется невозможным. Однако необходимо предпринять определенные шаги, чтобы получить одобрение и оставаться в хороших отношениях с вашими менеджерами ресурсов. В этой статье мы поговорим о шагах, которые необходимо предпринять при запросе отгула, с примерами, которые помогут вам при использовании электронной почты. Читайте дальше, чтобы узнать о шагах по созданию эффективного времени запроса политики.
Что такое запрос на отгул?
Запрос на отгул — это письменный запрос на разрешение от вашего руководителя взять день или несколько выходных на работе. Есть несколько причин, по которым вы можете формально искать выходной. Например, это может быть отпуск по болезни, тяжелая утрата, отцовство или материнство, или возможность насладиться личным временем и праздником.
Кроме того, запрос на отгул может быть оплачиваемый отпуск (PTO) или неоплачиваемый отпуск. За оплачиваемый отпуск вы будете получать зарплату, находясь вдали от работы, а за выдающийся — это время, проведенное вне офиса без зарплаты. Кроме того, провинциальные законы о труде иногда регулируют право сотрудников на минимальный отпуск.
Как запросить отгул
Иногда запрос на отгул кажется трудным, оставляя вас с опасениями, например, будет ли ваш запрос удовлетворен или отклонен. Но при небольшом планировании и правильном выборе слов ваш запрос, скорее всего, будет одобрен. Поэтому, запрашивая отпуск, выполните следующие действия, чтобы сохранить свой профессионализм и хорошую репутацию в глазах вашего руководства:
- Ознакомьтесь с политикой PTO вашей компании
- Следите за календарем компании
- Обсудите вашу заявку с вашим менеджером
- Отправить официальный запрос
- Подтвердите ответ
Кроме того, как только вы подадите официальный запрос, компания примет решение и сообщит вам, можете ли вы взять отпуск. Если результат положительный, важно его признать. Вы можете написать ответное электронное письмо, поблагодарив своего менеджера за выполнение вашего запроса. Вы также можете запросить разъяснения и инструкции по упрощению процесса для компании.
Запрос политики отгулов
Как менеджер, вы несете ответственность за утверждение запросов на отгулы от своих рабочих обязанностей. Следовательно, составление эффективной политики запросов на отгулы помогает сотрудникам избежать путаницы в отношении того, в какие дни они могут уйти, и предугадать, получат ли они свободное от работы время в желаемые дни. Вы должны разработать политику запросов на отгулы, в которой четко описывается процесс утверждения дней отпуска сотрудников в организации.
Другими словами, политика запроса на отгулы — это раздел в справочнике для сотрудников организации, который содержит рекомендации для сотрудников, запрашивающих оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск с работы. Эффективная политика запроса отгулов должна четко детализировать правила компании, когда дело доходит до запроса отгулов. Информация, обычно включаемая в общую политику запросов на отгулы, включает:
- Сколько дней неоплачиваемого или оплачиваемого отпуска могут запросить сотрудники
- Насколько заранее работники могут подавать заявления на отгулы
- Любые конкретные даты или случаи, когда сотрудники не могут запрашивать отгулы
- Организационный процесс принятия решения о том, какие сотрудники получают отгулы при наличии нескольких запросов
Как создать политику запроса на отгул
Вы должны разработать политику, соответствующую потребностям, целям и предпочтениям компании. Выполните следующие действия, чтобы создать эффективную политику запросов на отгулы:
№1. Откройте для себя самый загруженный график компании
Одна из причин, по которой компании внедряют политику нерабочего времени, заключается в том, чтобы гарантировать, что они не будут недоукомплектованы персоналом в дни пиковой нагрузки, когда бизнес загружен. Например, розничным компаниям могут потребоваться дополнительные сотрудники для работы в праздничный сезон, когда все больше клиентов покупают подарки для своих близких. Это означает, что компаниям потребуется больше сотрудников для работы сверхурочно в конце квартала, чтобы обеспечить выполнение определенных ассигнований.
№ 2. Знайте, насколько заранее сотрудники запрашивают отпуск
Вы должны четко указать, насколько заранее вы позволите сотрудникам отпрашиваться. Это гарантирует, что у руководителей отделов будет достаточно времени, чтобы спланировать отсутствие члена команды. Число, которое вы указываете в политике, может зависеть от потребностей компании, от того, насколько ответственным является сотрудник, и сколько дней он просит отгула.
№3. Призывные дни и как часто сотрудники берут отгулы
В политике также должно быть указано, сколько выходных дней вы разрешаете сотрудникам. Это число может отличаться в зависимости от таких факторов, как отдел сотрудника или продолжительность его работы в компании. Например, некоторые члены команды, проработавшие в компании несколько лет, со временем могут получить больше дней отпуска. Уточните точное количество сотрудников, которым вы можете разрешить увольнение.
№ 4. Раздайте указания о том, как и где подавать запросы
Чтобы менеджеры могли эффективно просматривать и утверждать все запросы на отгулы в одном месте, напишите четкие инструкции и шаги, которым должны следовать сотрудники при подаче своих запросов. Места, где вы можете попросить сотрудников отправлять запросы, включают:
- Приложение для планирования времени: загрузите время приложение для планирования для сотрудников, чтобы использовать и указать им, как получить к нему доступ и зарегистрировать свои часы в системе. Возможно, вам потребуется организовать учебные курсы по использованию этой программы, чтобы убедиться, что сотрудники правильно запрашивают отпуск.
- Электронная почта: поручить сотрудникам отправлять запросы на отпуск по электронной почте. В политике может быть указана информация, которую сотрудники должны включать в текст электронного письма.
- Цифровая или печатная форма: создайте форму запроса на отгулы и раздайте ее в цифровом виде или физически раздайте членам команды. Сотрудники могут вводить свое имя, должность, отдел, даты и время, когда они хотели бы отдохнуть, а также причину, по которой они запрашивают свободное от работы время. Затем оставьте место в форме, чтобы менеджеры могли одобрить или отклонить запрос и вернуть его им.
№ 5. Опишите свои методы для запросов на продление отгула
Могут быть примеры времени, когда многие сотрудники одновременно запрашивают отпуск. Чтобы избежать нехватки персонала в эти дни, у вас должен быть четкий способ решить, кто должен получить отпуск. Создайте систему, изложенную в политике, чтобы гарантировать сотрудникам, что время процесса отбора обрабатывается справедливо.
№ 6. Упорядочить запросы сотрудников
Чтобы гарантировать сотрудникам, что вы эффективно отслеживаете их дни отпуска и не теряете их запросы, вы должны установить организованный процесс хранения этих запросов и поделиться им в политике. Некоторые места, где вы можете сохранять и отслеживать запросы сотрудников и принятые выходные дни, включают:
- Электронная таблица: пометьте столбцы именами сотрудников, датами запросов на отгулы и статусами утверждения.
- Приложение для управления временем: используйте программу для управления временем, которая может автоматически организовывать запросы на отгулы и их даты и отправлять их непосредственно вам для утверждения.
- Папка: Сохраняйте запросы сотрудников, даты и другую информацию о нерабочих днях в помеченных папках на вашем компьютере, чтобы быстро просматривать и обращаться к ним при необходимости.
Электронная почта с запросом на отгул
Электронное письмо с запросом на отгул — это возможность запросить у работодателя конкретные даты отпуска. Следовательно, эффективное электронное письмо с запросом сообщает вашему работодателю о ваших планах по обеспечению выполнения или покрытия вашей работы в дополнение к тому, когда вы будете отсутствовать и возвращаться на работу. Вы можете написать четкое, краткое и информативное электронное письмо с запросом, которое способствует общению и доверию между вами и вашим работодателем.
Электронная почта с запросом на отгул: как написать
Знание того, как написать электронное письмо с запросом на выходной день, важно, потому что выходной день является ключом к здоровому образу жизни. баланс между работой и личной жизнью, нужно ли вам заниматься нерабочими частями вашей жизни или просто нужен перерыв. Вот шаги, чтобы написать электронное письмо с просьбой об отпуске:
№1. Напишите краткую строку темы
Хорошее эмпирическое правило для профессиональных электронных писем в целом заключается в том, что получатель должен быть в состоянии понять суть письма, прежде чем открывать его. Итак, напишите короткую строку, в которой укажите цель вашего письма и даты, когда вы хотите уйти. Кроме того, подумайте о том, чтобы написать свою фамилию в строке темы, чтобы получатель мог быстро определить, кто и когда запрашивает отгул.
№ 2. Включите причины для написания
Поприветствовав получателя, используйте первую строку своего электронного письма, чтобы прямо указать, что вы пишете, чтобы попросить отгул. Вы можете использовать заявление, если вы уже говорили со своим руководителем о своем запросе.
№3. Добавьте даты, которые вы запрашиваете
Укажите, какие даты вы планируете вылететь, либо в первой строке вашего электронного письма, либо в начальном абзаце. Убедитесь, что эти даты совпадают с теми, которые вы указали в строке темы. Также важно указать, сколько дней вы используете, если ваша компания практикует политику накопленного отпуска.
№ 4. Упомяните, почему вы берете отпуск (необязательно)
Этот раздел является необязательным, если вы просто хотите быстро отдохнуть от работы или личного дня. Тем не менее, если есть личные проблемы или обстоятельства, требующие вашего внимания, указание на них может помочь вашему руководителю решить, утвердить ли ваш отпуск. Этот шаг может помочь вашему руководителю или работодателю принять решение о разрешении вашего отпуска.
№ 5. Обсудите, как вы готовитесь
Не забудьте заранее объяснить, как вы готовитесь, чтобы облегчить бремя вашего отсутствия в компании. Это поможет показать ваше чувство профессионализма и повысит шансы на то, что ваш запрос на отгул будет одобрен. Скажите им, что вы усердно работаете, чтобы убедиться, что все ваши рабочие дела завершены до того, как вы уйдете.
№ 6. Будьте доступны для вопросов
В конце письма разрешите вашему работодателю или руководителю связаться с вами для получения дополнительной информации и подтверждения решения по вашему запросу. Этот элемент представляет собой профессиональную вежливость, которая также способствует четкому и открытому общению между вами и вашим работодателем.
Электронное письмо с запросом на отгул: примеры
Вот несколько примеров электронных писем с просьбой об отпуске, которые помогут вам начать работу:
Пример1.
Здравствуйте [имя руководителя],
Я хочу запросить отгул на [даты] по [причина].
У моей команды нет жестких сроков или работы в [даты, которые вы запрашиваете]. Будет ли приемлемо, если я тогда поеду в отпуск? Я буду рад обсудить с вами дальнейшие детали, если вы хотите. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, дайте мне знать.
Спасибо за ваше время,
[ваше имя]Пример 2.
Уважаемый [Имя],
Я пишу официальный запрос на отмену [свиданий]. Я не брал выходных с начала года, и я буду признателен, если это будет возможно в этот раз. разберись с этим.
Я уже спросил Приску, может ли она взять на себя мои смены, и она пообещала быть доступной для этого. Она обучена и подходит для каждой задачи, которую я делаю. Я уверен в ее способности справиться с этим.
Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы с моей просьбой. Я буду более чем счастлив приехать к вам в офис, чтобы обсудить их.
Спасибо и говорить скоро,
[ваше имя]Пример 3
Привет (Имя),
Благодарим вас за предварительное одобрение моей просьбы об отпуске. Мои планы изменились, и я хотел узнать, могу ли я продлить свой отпуск на пару дней до (указать дату).
Я понимаю, что это может изменить планы, и я готов сделать все возможное, чтобы это сработало. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите обсудить это.
С уважением,
(Твое имя)
Насколько заранее следует просить об отгуле?
Обязательно сообщите об этом своему менеджеру и команде как минимум за две-три недели.
Как попросить отгул без оплаты?
- Работник подает письменное заявление на неоплачиваемый отпуск в установленный срок.
- Менеджер или супервайзер консультируется с HR и/или начальниками отделов.
- Менеджер или отдел кадров одобряет или отклоняет запрос.
Могу ли я взять выходной по личным причинам?
Вы можете использовать личный день по разным причинам, например, для голосования, посещения врача или решения семейных проблем.
Рекомендации
- РЕФИНАНСИРОВАНИЕ АВТОМОБИЛЯ: лучшие автокредиты и как это работает
- СУПЕРВАЙЗЕР: Должностная инструкция, обязанности и зарплата
- УВЕЛИЧЕНИЕ КРЕДИТНОЙ ЛИНИИ: как запросить увеличение кредитной линии
- Письмо-заявка на получение ссуды: как написать заявку на получение ссуды в Нигерии
- КАК ПОЛУЧИТЬ БОЛЬШИЙ КРЕДИТНЫЙ ЛИМИТ НА КРЕДИТНОЙ КАРТЕ
