Ter um sistema de comunicação eficaz é crucial no ambiente empresarial atual, onde o atendimento ao cliente e o fluxo de informações são os principais objetivos. Por esse motivo, as empresas devem escolher os melhores sistemas de telefonia de escritório para suas operações entre a ampla variedade e fornecedores do mercado. Para saber mais sobre os melhores sistemas telefônicos para escritórios domésticos e pequenas empresas, aqui está um guia para você.
Sistemas de telefonia do escritório
As empresas empregam sistemas telefônicos de escritório, uma coleção em rede de várias linhas telefônicas, para agilizar os procedimentos de comunicação interna e externa. Os tipos populares de sistemas telefônicos no local de trabalho que aumentam a produtividade e a confiabilidade das chamadas incluem sistemas VoIP e PBX. Os sistemas telefônicos comerciais podem variar de algumas linhas a sistemas híbridos totalmente configuráveis. Considere as necessidades da sua empresa e escolha o sistema telefônico correto antes de comprar.
Diferentes tipos de sistemas OfficePhone
Um dos maiores benefícios dos sistemas de telefonia da empresa é sua versatilidade. Existem três tipos principais de sistemas de rede telefônica de escritório para escolher.
#1. Sistema telefônico multilinha
Um sistema telefônico multilinha é aquele em que todas as chamadas são roteadas por meio de um sistema telefônico central e reguladas centralmente. Todas as chamadas recebidas são recebidas primeiro pelo sistema central, que então as encaminha para a pessoa ou divisão apropriada.
#2. Sistema de telefonia PBX
Um sistema de troca de filial privada (PBX) baseado em linha fixa conecta todos os telefones de mesa via cabo. Você também pode usar a chamada IP PBX, que usa um cabo ethernet para conectar os aparelhos de mesa à Internet.
#3. Sistema de Telefone VoIP
As chamadas internas podem ser roteadas usando VoIP, que requer uma conexão com a Internet. É um tipo específico de sistema telefônico baseado em nuvem em que sua chamada é hospedada nos servidores de seu fornecedor externo. Você só precisa de uma pequena quantidade de equipamento porque todas as chamadas são feitas por meio de sua conexão com a Internet.
Recursos de um sistema telefônico de escritório
Você pode escolher o melhor sistema telefônico de escritório para sua equipe conhecendo suas principais características. Os recursos desses sistemas são voltados para uma integração amigável porque visam simplificar a comunicação no escritório.
#1. Escritório Remoto
No ambiente empresarial moderno, um sistema telefônico compatível com o trabalho híbrido é crucial. Pode haver colegas de trabalho que trabalham totalmente ou principalmente em casa ou em um escritório diferente. A comunicação entre escritórios é simples e rápida graças a um serviço telefónico que utiliza dispositivos móveis ou uma ligação de banda larga.
#2. Aplicativo para laptop
Alguns fornecedores de sistemas telefônicos fornecem seus próprios aplicativos para laptop. Em vez de ter que configurá-lo por meio de um mecanismo de pesquisa todas as vezes, essa é uma maneira mais simples de acessar as chamadas.
As chamadas recebidas agora podem chegar diretamente ao seu dispositivo graças a isso. Para simplificar os atendimentos, sua empresa terá um número comercial personalizado. Seu call center pode gravar chamadas recebidas ou encaminhá-las para os membros apropriados da equipe.
#3. Não perturbe
Sua equipe ocasionalmente precisará se concentrar em uma tarefa sem se distrair com chamadas recebidas. Um sistema telefônico de escritório dedicado que possui um recurso “não perturbe” que silencia todas as chamadas recebidas pode evitar interrupções.
#4. Bloquear chamadas anônimas
Para interromper chamadas frias incômodas ou chamadas de hackers, os sistemas telefônicos comerciais podem restringir chamadas anônimas. Sua equipe se beneficiará com a economia de tempo e você poderá ficar protegido contra uma invasão de dados. O identificador de chamadas também pode impedir que chamadores não autorizados acessem um canal de comunicação fechado.
#5. Monitoramento e encaminhamento de chamadas
A capacidade de redirecionar as chamadas para o membro da equipe apropriado é fornecida pelos sistemas de telefonia comercial. O encaminhamento de chamadas é um método útil de roteamento de chamadas, pois permite que o chamador e o destinatário se conectem imediatamente, independentemente de quem atendeu a chamada primeiro.
As vantagens dos sistemas telefônicos comerciais
A principal vantagem de empregar um sistema telefônico é a comunicação aprimorada. Estas são algumas das vantagens de um telefone comercial que são usadas com mais frequência.
#1. Você pode trabalhar de qualquer lugar
A flexibilidade é produzida por um sistema telefônico. Se sua equipe tiver acesso à Internet ou a um telefone de mesa designado, eles poderão trabalhar de qualquer local. Isso implica que você pode se comunicar com colegas de trabalho que operam remotamente ou no exterior.
#2. Chamadas internacionais mais baratas
Em vez de ser cobrado por chamada, um sistema telefônico hospedado normalmente é cobrado por assinatura mensal ou anual. De acordo com seu plano, isso permite que sua equipe faça um número irrestrito de chamadas de longa distância por uma taxa fixa.
#3. Cooperação Instantânea
A colaboração em equipe em tempo real pode ser possível por meio de sistemas de chamada. Alguns planos têm complementos que permitem compartilhar documentos e planos, além de permitir que você ligue para colegas de trabalho e desfrute de chamadas multidirecionais.
Isso pode ser útil para sua equipe fazer alterações instantâneas nos planos enquanto estiver ao telefone.
#4. Contrate Pessoal Internacionalmente
O talento é internacional agora. Por causa disso, uma empresa deve ser capaz de se conectar prontamente com qualquer funcionário, independentemente da localização. É fácil integrar novos funcionários e contornar problemas causados por operadoras de telefonia locais usando um sistema telefônico padronizado.
Melhores sistemas telefônicos para escritórios comerciais
É simples e rápido configurar e administrar um sistema telefônico baseado em software para o local de trabalho e trabalho doméstico com os principais sistemas telefônicos comerciais. Também é simples e rápido configurar e administrar um sistema telefônico baseado em software para o local de trabalho e trabalho doméstico com os principais sistemas telefônicos comerciais. Além disso, um moderno sistema telefônico empresarial baseado em nuvem agora pode acomodar smartphones corporativos, permitindo que os funcionários recebam chamadas onde quer que estejam, estejam no escritório, viajando ou trabalhando em casa. Isso é possível devido à crescente popularidade dos telefones celulares comerciais.
#1. MVP do RingCentral
Uma plataforma de nuvem completa para chamadas, audioconferência, fax online e SMS é chamada de RingCentral MVP. É um sistema robusto, mas adaptável, que funciona bem com uma variedade de hardware de telefone PBX existente e permite que você use praticamente qualquer dispositivo móvel para funcionar como um softphone. Além de oferecer colaboração em equipe por meio de compartilhamento de tela e vídeo HD para tarefas e videoconferências, ele também oferece voz e audioconferência em HD por meio de dispositivos móveis.
#2. Avaya OneCloud
O serviço busca construir uma solução genuinamente escalável usando a plataforma de nuvem que melhor lhe convier. O Avaya OneCloud também pode simplesmente funcionar por meio de uma nuvem pública para organizações de pequeno e médio porte que se contentam em depender de fornecedores externos. Como resultado, você obtém suporte contínuo e não precisa se preocupar com atualizações de software ou aquisições de TI. Um Avaya OneCloud convencional pode ser configurado para empresas que já usam um serviço de nuvem privada ou híbrida, ou o serviço OneCloud ReadyNow pode ser personalizado para atender a necessidades específicas. Qualquer hardware de servidor necessário pode ser instalado no local ou hospedado em um dos centros de dados da Avaya.
#3. Escritório de Ooma
Um serviço telefônico comercial baseado na Web chamado Ooma Office procura oferecer às pequenas empresas a mesma experiência telefônica que as grandes corporações. Ooma pode não ter todos os sinos e assobios que você poderia encontrar com certos serviços de VoIP, mas se posiciona muito bem como uma opção econômica para empresas menores. Por um custo mensal bastante baixo por usuário, muitas funcionalidades são oferecidas. Não há problemas porque você obtém todos os serviços com apenas um plano de associação, e o sistema também é simples de configurar e usar.
# 4. GoToConnect
Com base no plano de preços específico escolhido pelas empresas, todas as soluções de VoIP mencionadas neste artigo oferecem uma ampla gama de recursos distintos. A plataforma oferece às empresas mais de 100 chamadas, colaboração e recursos e capacidades móveis, bem como uma variedade de serviços de videoconferência, que é o que torna o conjunto de recursos do GoToConnect tão extraordinário. É interessante observar que o GoToConnect não cobra mais das empresas por mais recursos, ao contrário da maioria dos provedores de serviços VoIP. Em vez disso, a estrutura de preços da organização depende de quantos funcionários uma empresa possui, com planos de preços personalizados oferecidos a empresas com mais de 100 funcionários.
#5. Série 8×8 X
O sistema telefônico comercial 8 × 8 da Série X oferece um pacote repleto de recursos, portanto, mesmo com o plano mais básico, você ainda tem acesso a uma gama completa de serviços, exatamente como seria de esperar de um sistema PBX corporativo completo. Com exceção da Resposta de Voz Interativa (IVR), o plano X Series X2 realmente se destaca por ser relativamente acessível para organizações de pequeno e médio porte e por fornecer a maioria dos recursos que elas provavelmente desejam. Comparando este plano com os concorrentes, também é bastante acessível, embora os planos corporativos possam ser um problema.
Melhores sistemas telefônicos para escritórios domésticos para pequenas empresas
Um sistema telefônico corporativo é um sistema telefônico multilinha com recursos que incluem gravação de chamadas, funcionalidade de correio de voz para e-mail, grupos de toque para ligar para vários funcionários ao mesmo tempo, chamadas ilimitadas, menus automatizados e correio de voz. Voice over Internet Protocol (VoIP), private branch exchange (PBX) e key system unit (KSU) são exemplos de tipos de sistema telefônico comercial. Os melhores sistemas telefônicos de escritório para pequenas empresas e residências usam a tecnologia VoIP, permitindo que você execute todo o sistema fora da conexão de Internet da sua empresa.
#1. RingCentral: Melhor Sistema de Telefone Comercial para Colaboração
Uma solução de mensagem, vídeo e telefone baseada em nuvem chamada RingCentral MVP é feita para empresas de todos os tamanhos e em todos os setores. Para empresas que oferecem suporte a forças de trabalho remotas e híbridas, a solução se destaca como uma plataforma de comunicação eficiente. Crie um espaço de trabalho digital com ferramentas como bate-papo e mensagens em equipe para que você possa compartilhar dados e configurar pastas e tópicos específicos para projetos, assuntos e equipes. A RingCentral possui 32 centros de dados em todo o mundo, emparelhamento direto com mais de 45 operadoras e 200 provedores de serviços de Internet para garantir o tempo de atividade e a qualidade das chamadas.
#2. Nextiva: Melhor sistema telefônico comercial para varejo multilocal e assistência médica
Tendo recursos e ferramentas para oferecer suporte a mensagens de negócios, videoconferência e conversas telefônicas, o Nextiva é uma plataforma de comunicação unificada. Ao contrário da maioria das operadoras, o Nextiva permite que os usuários combinem vários planos para criar um sistema telefônico exclusivo que corresponda aos recursos e taxas adequados a cada equipe dentro de sua empresa.
Os seguintes recursos do Nextiva são compatíveis com HIPAA: serviço telefônico, atendimento automático, histórico de chamadas, fax virtual, videoconferência individual, videoconferência em grupo, conferência somente de áudio, resposta de voz interativa aprimorada e vários conectores de software. Os principais mecanismos de segurança do sistema, como datacenters com certificação SSAE 16, rede de caminho de chamada redundante e oito pontos de presença espalhados pelos Estados Unidos, também são compatíveis com HIPAA.
#3. Zoom: o melhor sistema telefônico comercial para videoconferência
Muitas pessoas não sabem que o Zoom também oferece um sistema telefônico rico em recursos. O Zoom é bem conhecido por seu serviço de videoconferência, que teve um enorme aumento de popularidade durante a pandemia do COVID-19. Todos os quatro serviços do Zoom Phone oferecem números gratuitos, chamadas internacionais ilimitadas e integrações com aplicativos corporativos conhecidos, como Slack e Salesforce.
Hoje, muitas empresas devem realizar reuniões virtuais, e os serviços telefônicos da Zoom vêm com excelentes recursos de videoconferência. Assim, com poucos cliques, os usuários podem elevar uma chamada para uma videoconferência ou transferi-la para uma reunião ou sala Zoom. Os programas de desktop para Windows, MacOS, Linux, iOS e Android fornecem acesso ao telefone comercial e à solução de videoconferência da Zoom. Com ferramentas de reunião e transferência que simplificam a troca entre plataformas e a adição de participantes, o Zoom facilita a comunicação eficaz da equipe. Todas as opções, portanto, permitem chamadas de conferência ad hoc de três vias e a capacidade de uma empresa fazer e receber chamadas de vários dispositivos.
#4. Ooma: Melhor sistema telefônico comercial para pequenas empresas
Devido à sua interface de usuário direta, ampla variedade de recursos básicos e usabilidade geral em um ambiente de pequena empresa, onde é improvável que suporte de TI dedicado esteja disponível para auxiliar na implementação de novos sistemas, Ooma é nossa recomendação como o melhor sistema telefônico para pequenas empresas. Ooma se destaca na usabilidade do administrador, com opções diretas de menu suspenso que facilitam a configuração de modos para grupos de toque, chamadas comerciais e chamadas fora do horário comercial. Para qualquer um que esteja instalando seu primeiro sistema telefônico baseado em nuvem, eles são simples de compreender.
#5. GoTo Connect: o melhor sistema telefônico comercial para equipes remotas
O GoTo Connect é um sistema telefônico comercial com recursos especialmente adequados aos requisitos de equipes remotas. Recursos fáceis de usar para acesso remoto a dispositivos e suporte de TI da empresa permitem que as empresas adaptem seus sistemas telefônicos aos seus requisitos específicos. Se você tem uma força de trabalho internacional dispersa, o GoTo Connect também oferece chamadas internacionais gratuitas em 53 países. Os usuários gostam de ter acesso a números locais gratuitos que são populares em seu mercado-alvo e podem ser chamados de qualquer dispositivo em qualquer lugar. O GoTo também fornece um softphone aprimorado que permite aos clientes fazer e receber chamadas de seus computadores de qualquer local.
Como funciona um sistema telefônico?
O diafragma do telefone é um disco fino de metal por onde as ondas sonoras são transmitidas antes de serem transformadas em energia elétrica. A energia elétrica é transformada novamente em ondas sonoras e enviada por linhas para outro telefone, onde a pessoa do outro lado pode ouvi-la.
Por que o telefone do escritório é importante?
Os seus clientes poderão contactar directamente a sua empresa e obter respostas às suas questões mais rapidamente com um sistema telefónico adequado do que se os contactos fossem tratados através de e-mail ou plataformas de internet.
Qual é a diferença entre o sistema de telefonia principal e o PBX?
Enquanto os sistemas PBX dependem de uma unidade de controle central situada no local do cliente comercial, os principais sistemas telefônicos dependem do hardware de comutação de propriedade da companhia telefônica.
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Referências
