SISTEMAS DE GESTÃO DE ASSOCIAÇÕES: Principais opções em 2023

Sistema de gestão de associações
intulo

Gerir uma associação exige muito trabalho para uma posição frequentemente voluntária. Como gerente de associação, você pode frequentemente se sentir sobrecarregado com deveres, incluindo aumentar o número de membros, administração diária, comunicação com membros e gerenciamento de equipe. Apesar de seus esforços, muitas associações raramente alcançam os resultados desejados. Em média, 52% dos membros estão inativos, de acordo com algumas estatísticas do relatório de gerenciamento de comunidade 2022. Apenas 11% compartilham ativamente, enquanto 7% agem e respondem. Embora existam várias causas para isso, elas são apenas sintomas de um problema maior: gerenciamento inadequado de associações. Como o COVID-19 obrigou a maioria das operações a serem realizadas on-line, os sistemas de gerenciamento de associações podem ajudar assumindo o gerenciamento de sua associação.

O que são Sistemas de Gestão de Associações (AMS)?

A ferramenta de administração tudo-em-um conhecida como AMS, ou sistemas de gerenciamento de associação, inclui uma plataforma para organizar eventos, um construtor de sites da organização, um banco de dados de contatos online, um sistema de comunicações (e-mail) e muito mais.

Se você gerencia qualquer associação, a AMS pode remover virtualmente todo o seu trabalho administrativo:

  • Processe rapidamente doações, taxas e pagamentos online.
  • Estabelecer sistemas de pagamento e lembretes para inscrições em eventos online.
  • O uso de faturas, e-mails e boletins automatizados melhorará a comunicação dos membros.
  • Crie um site polido e simples de construir, onde você pode postar uma seção de notícias, anúncios, recursos, diretório de membros, calendário de eventos e muito mais.
  • Mantenha um banco de dados de contatos atualizado, pesquisável e abrangente.
  • Crie resumos, análises e relatórios financeiros de forma rápida e fácil.
  • Ao automatizar muito mais tarefas administrativas, sua empresa pode economizar tempo e dinheiro.

O que procurar em sistemas de gerenciamento de associações

O AMS que melhor satisfaça as necessidades da sua empresa acabará por ser a melhor opção. 

Comparar possibilidades é bastante simples; no entanto, você deve levar em consideração os seguintes fatores para identificar a melhor opção para você:

  • Existem custos iniciais? Quais são os custos do suporte? Custos de transação adicionais?
  • O sistema é simples de aprender?
  • Com que rapidez você precisa que o software seja configurado?
  • Quais recursos especializados você precisaria?
  • Você precisa de integração com outras plataformas, como WordPress ou QuickBooks?
  • O sistema é seguro?

Quais são as características dos Sistemas de Gestão de Associações?

Preste muita atenção aos seguintes recursos ao selecionar o software de gerenciamento de associações:

#1. Gerenciamento de membros

Você deve ser capaz de salvar, modificar e usar informações sobre seus membros no banco de dados de contatos do AMS. 

Seu site deve atualizar imediatamente o banco de dados com as novas informações quando novos membros se inscreverem. 

Alguns sistemas permitem que os membros acessem um portal exclusivo para membros em seu site e atualizem suas informações, o que também pode ser útil. 

#2. Processamento e gerenciamento de pagamentos

Você deve ser capaz de receber e processar pagamentos como taxas de associação, contribuições e taxas de entrada em eventos usando seu AMS. 

Deve ser capaz de enviar recibos e lembretes automaticamente. 

#3. Construtor de sites

Você deve ser capaz de criar e editar seu site usando o construtor de arrastar e soltar incluído no seu AMS. 

Além disso, seu site e banco de dados de contatos devem funcionar juntos perfeitamente. 

#4. Marketing de email

Você deve ser capaz de dividir suas listas com base em atributos específicos e enviar e-mails manuais e automáticos para seus membros (por exemplo, membros caducados, expirando em breve, participantes do evento, etc.)

#5. Gerenciamento de eventos

Deve ser possível para seus membros ver eventos futuros, inscrever-se, comprar ingressos e receber notificações antes e depois do evento. 

#6. Contabilidade e finanças

Você deve ser capaz de acompanhar seus fundos recebidos e projetados (quotas de sócio, presentes, etc.) e ter uma compreensão geral da situação financeira de sua empresa. 

#7. Relatórios e análises

Relatórios e KPIs que são cruciais para o desenvolvimento de sua empresa devem ser fáceis de obter (receita, participantes do evento, novos membros, etc.)

Personify Sistema de Gestão de Associaçõess

Organizações líderes focadas em membros e orientadas para missões recebem software empresarial e soluções de serviço de Personificar, permitindo que eles aumentem o valor dos membros por meio da melhor tecnologia e das melhores práticas do setor.

Você está procurando um parceiro comprometido e compassivo para apoiar seu desenvolvimento? A Personify pode personalizar, combinar e modificar suas soluções de experiência da comunidade para atender às suas demandas em constante mudança e promover laços mais fortes em sua vizinhança. Eles gostam de ouvir e nada os deixa mais felizes do que fortalecer os laços que sustentam seu sucesso.

Melhores Sistemas de Gestão de Associações

#1. Damasco Selvagem

Todos os dias, WildApricot ajuda milhares de associações a gerenciar seus membros.

Um aplicativo móvel, um diretório de membros, uma seção exclusiva para membros, um sistema automatizado de pagamento de membros e um construtor de sites de arrastar e soltar estão entre os recursos. Devido à API aberta do WildApricot e à conectividade WordPress e Quickbooks, você pode adaptar o programa para atender às suas demandas exclusivas.

  • O preço começa em $ 48 / mês
  • Plano básico grátis
  • Teste de dia 30 gratuito

#2. MC Trade

O software de gerenciamento de associação tudo-em-um MC Trade da MemberClicks foi projetado para associações comerciais e câmaras de negócios. Possui extensos bancos de dados de membros, sistemas de contabilidade automática e relatórios detalhados. Para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o AMS, o MemberClicks também oferece treinamento do sistema.

  • Preços disponíveis mediante solicitação
  • Demonstração disponível mediante solicitação

#3. MC profissional 

A solução ideal para associações profissionais é o MC Professional da MemberClicks. Seus recursos são voltados para atrair novos membros, aumentar as taxas de retenção de membros e automatizar as atividades de gerenciamento de membros. Além disso, é uma escolha fantástica para organizações que organizam vários eventos.

  • Preços disponíveis mediante solicitação
  • Demonstração disponível mediante solicitação

#4. Três sessenta

Um dos principais fornecedores de soluções digitais para associações, instituições de caridade e grupos de saúde e bem-estar é o ThreeSixty da Personify. Algumas das maiores associações dos Estados Unidos, como a YMCA, a Alzheimer's Association e a National Association of Secondary School Principals, os utilizam para gerenciamento de associações.

  • Preços disponíveis mediante solicitação
  • Demonstração disponível mediante solicitação

#5. 123Inscrição

O software gerenciador de associação da 123Signup possui muitos recursos que podem automatizar sua associação. Manter o controle das finanças, registros, pesquisas, doações e créditos educacionais da sua organização é essencial.

  • Taxa de configuração de $ 299 + uma das duas opções:
  • US$ 49 a US$ 189 por mês + US$ 0.30 a US$ 0.35 por membro
  • US$ 1.50 + 2% por transação
  • Demonstração disponível mediante solicitação

#6. Euclid ClearVantage

Com mais de 25 módulos para associação, eventos, produtos/inventário, certificados, documentos, arrecadação de fundos, finanças e muito mais, o ClearVantage da Euclid é um sistema abrangente de administração de associações. Eles simplificam a visualização de uma imagem completa de cada membro, incluindo seus hobbies, comportamento anterior, compras, etc.

  • Taxa de instalação de $ 10,000, planos começam em $ 1,075 por mês
  • Demonstração disponível mediante solicitação

#7. Exware

O Exware é um programa simples de administração de associações que oferece inúmeras funcionalidades, como anúncios de empregos, páginas de doações com objetivos de campanha, boletins eletrônicos com estatísticas disponíveis, um módulo de classificados e muito mais.

  • Preços disponíveis mediante solicitação
  • Demonstração disponível mediante solicitação

Empresas de Software de Gestão de Associações

As empresas de gerenciamento de associações (AMCs) são organizações com fins lucrativos que supervisionam as associações para apoiar sua expansão e sucesso. Sociedades profissionais, associações comerciais, sem fins lucrativos e organizações filantrópicas podem gerenciar com sucesso suas operações diárias e promover seus objetivos de longo prazo graças à sua experiência, força de trabalho e recursos. Os AMCs fornecem às associações altos níveis de conhecimento e responsabilidade para que possam continuar aumentando o valor e a relevância de sua organização para os membros.

 A abordagem AMC permite que todos os serviços sejam adaptados para atender a determinados objetivos. Os AMCs usam recursos compartilhados entre vários clientes de associação para aumentar os meios e recursos, incluindo associação, marketing, finanças e outras áreas, quer sua organização sem fins lucrativos esteja procurando gerenciamento de serviço completo ou serviços específicos, como planejamento estratégico, desenvolvimento de membros, comunicações e mais.

As organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar muito com o conhecimento e a experiência dos membros do AMC Institute. AMC Institute Por meio das melhores práticas testadas pelo tempo, os AMCs oferecem uma ampla experiência em gerenciamento de associações. Eles têm habilidades e conhecimentos extensos e variados porque supervisionam várias associações.

Os AMCs são uma excelente escolha para administrar muitas organizações de caridade porque oferecem aos seus clientes flexibilidade, agilidade e benefícios financeiros incomparáveis.

Trabalhar com AMCs pode ser feito principalmente de duas maneiras:

#1. Serviço completo: 

Muitos AMCs atuam como a sede da organização, fornecendo um executivo experiente para trabalhar com uma combinação única de outros recursos da equipe da AMC, gerenciando as operações do dia-a-dia, apoiando os membros e servindo como rosto público da organização, todos com membros da equipe que são especialistas nas áreas críticas de gerenciamento e operações de associação que são cruciais para o sucesso.

Manter um AMC pode resultar em aumento do poder de compra, aumento da produtividade dos funcionários e diminuição dos custos indiretos, que são significativos nesta economia. Os AMCs fornecem gerenciamento pronto para uso para todas as áreas operacionais, incluindo operações diárias, associação, marketing e criação de políticas (incluindo pessoal, espaço de escritório, equipamentos, contratos, tecnologias e serviços para membros).  

#2. Serviços Terceirizados: 

Como os AMCs fornecem escalabilidade de serviço – funcionários e recursos onde e quando necessário – as empresas frequentemente preferem uma estratégia terceirizada. Os membros da equipe da AMC trabalham como uma extensão da equipe para ajudar a atender às necessidades exclusivas de um cliente porque são especialistas em serviços de gerenciamento de associações. AMC pode terceirizar gestão executiva, administrativa e financeira, planejamento estratégico, desenvolvimento de membros, relações públicas e lobby, educação e desenvolvimento profissional, pesquisa estatística, gerenciamento de reuniões e serviços de marketing e comunicação.

Benefícios da Empresas de Software de Gestão de Associações

Os AMCs fornecem uma ampla gama de vantagens e benefícios, como:

Benefícios operacionais e de pessoal:

  • pessoal e serviços personalizados
  • ampla gama de experiência
  • Melhor alocação de pessoal e recursos Gerenciamento diário e contínuo de pessoal
  • Melhores práticas comprovadas em gerenciamento e ferramentas e recursos de alto nível

Benefícios financeiros/comerciais:

  • ganhos de eficiência com o uso de recursos compartilhados
  • maior poder de compra
  • risco comercial reduzido

Benefícios de longo prazo:

  • Maior satisfação dos membros como resultado do profissionalismo e capacidade de resposta da equipe Liberdade das operações do dia-a-dia para manter o foco do conselho na missão e na estratégia
  • Incluindo táticas e conceitos de ponta
  • Escalabilidade para permitir expansão ou contração futura da organização

Conclusão

O AMS que você escolher afetará sua produtividade, a experiência de associação e a expansão de sua organização. Orçamento, tamanho previsto da associação e disposição para pagar taxas de configuração ou transação são fatores importantes a serem considerados.

Você também pode pensar em trabalhar com uma empresa de gerenciamento de associação se tiver um orçamento considerável e preferir uma abordagem mais prática.

Sistema de gestão de associações Perguntas Frequentes:

O que o software AMS faz?

O software de gerenciamento de organizações, ou AMS, é uma ferramenta de gerenciamento abrangente que inclui uma plataforma para organização de eventos, um construtor de sites de associações, um banco de dados de contatos on-line, ferramentas de comunicação (e-mail) e muito mais.

O que são Sistemas de Associação?

Os sistemas de associação são coleções ou tratos de fibras nervosas que conectam várias partes de uma única subdivisão do sistema nervoso central, como as várias regiões do córtex cerebral ou os vários segmentos da medula espinhal.

O AMS é um sistema ERP?

A plataforma Microsoft Dynamics AX é a base para a solução de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) conhecida como Advanced Manufacturing Software (AMS).

Referências

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