As ferramentas de gerenciamento de viagens podem ajudá-lo a entender melhor as necessidades de seus clientes, que podem ser usadas para criar e visualizar estratégias promocionais adaptadas às suas necessidades. Você pode comparar um sistema de gerenciamento de viagens com a unidade central de processamento (CPU) do seu computador. Por ser um sistema tão importante, você vai querer ter certeza de que está usando a plataforma certa para as viagens da sua empresa. Neste artigo, você conhecerá as melhores ferramentas gratuitas que você pode usar ao procurar um software de gerenciamento de viagens.
O que é um sistema de gestão de viagens?
Um sistema de gerenciamento de viagens (TMS) é uma plataforma de software abrangente que facilita o gerenciamento de todos os aspectos do setor de viagens, desde provedores de serviços a reservas, rastreamento de preços, análise de estoque e muito mais.
Este software gratuito de gerenciamento de viagens pode incluir todos os tipos de viagens, como hotéis, carros, ônibus, trens e aeronaves, bem como pacotes turísticos individuais ou em grupo. As empresas usam essas ferramentas para agilizar as decisões de compra, centralizar os registros de despesas de viagem dos funcionários e gerenciar os orçamentos de gerenciamento de viagens corporativas. O sistema de gerenciamento de viagens permite que os usuários reservem e relatem compras de viagens sem usar agentes ou enviar recibos de compra própria.
Além disso, este software melhora a visibilidade entre gerentes e funcionários quando se trata de viagens corporativas e permite que contadores e gerentes gerem relatórios e reembolsem funcionários. Também garante que as viagens relacionadas ao trabalho dos funcionários estejam de acordo com a política da empresa. Embora os produtos desta categoria frequentemente integrem ou incluam recursos de gerenciamento de despesas e rastreamento de milhagem, o software gratuito de gerenciamento de viagens concentra-se apenas em relatar despesas de viagem.
Qual é o papel dos serviços de gerenciamento de viagens?
Além das reservas de voos e hotéis, a TMC oferecerá fretamento de aeronaves, lounges nos aeroportos, estacionamento e transfers, solicitação de cama em hotel, aluguel de carros, motoristas, câmbio, viagens em grupo, faturas de hotéis, seguros, viagens de lazer, viagens marítimas, refeições solicitações, conhecer e cumprimentar, aquisição de passaporte e visto, passagens de trem, serviços de roadshow e fornecimento de locais. Todas as reservas são feitas de acordo com a política de viagens da empresa, que se baseia em um banco de dados de perfis de viajantes e funcionários.
Outros serviços de gerenciamento frequentemente fornecidos incluem relatórios de MIS, gerenciamento de contas, gerenciamento de riscos, gerenciamento de custos/despesas, rastreamento/segurança de viajantes e adesão às políticas de viagem. Muitos TMCs agora oferecem ferramentas de auto-reserva on-line, permitindo que as organizações façam suas próprias reservas e reservas de voos e hotéis. Além disso, as TMCs frequentemente elaboram preços preferenciais e programas de recompensa de associação com fornecedores e vendedores.
Quais são os recursos do software gratuito de gerenciamento de viagens?
O software gratuito de gerenciamento de viagens possui os seguintes recursos:
- Reservas de hotéis e companhias aéreas
- Fazendo roteiros principais
- Gestão de horários individuais
- Coordenação das agendas dos membros da equipe
- Relatórios e acompanhamento de despesas de viagem
- Pagamento e declaração de impostos
- Sincronização de calendário para planos de viagem
- Armazenamento de documentos de viagem
- Assistência com cancelamentos de voos
- Atualizações da condição do destino
- Segurança e proteção do viajante
- Gestão de políticas de viagens
- Aplicativo para dispositivos móveis.
- Lembretes e alertas para viajantes
- Atualizações da previsão do tempo
Os benefícios de usar um sistema de gerenciamento de viagens
- Você pode atribuir leads automaticamente aos membros da equipe.
- Com a ajuda de uma integração de telefonia de terceiros, você pode conectar seu sistema CRM ao seu sistema telefônico existente.
- Você pode marcar os leads recebidos como "Quentes", "Quentes" ou "Frios". Isso irá ajudá-lo a se concentrar na conversão dos leads mais quentes primeiro.
- Se você tiver outdoors, poderá conectá-los ao seu e-mail para receber chamadas e e-mails.
- Quando um lead é gerado, uma conta de cliente é criada automaticamente e, se o lead já existir, a conta antiga é atualizada.
- Você também pode rastrear menções de mídia social de sua empresa com fácil integração de API.
- A partir de um local conveniente, você pode acompanhar o número de leads gerados por cada fonte. Você também pode identificar os métodos de aquisição mais frutíferos usados para o lead. As ligações e e-mails que chegam de seus outdoors podem ser enviados diretamente para sua caixa de entrada.
- As ferramentas de gerenciamento de viagens permitem classificar leads de formulários de sites, pop-ups, mídias sociais e bate-papos ao vivo sem usar várias planilhas. Veja como seus leads chegam em sua caixa de entrada central.
Por que um sistema de gerenciamento de viagens é importante?
Um bom sistema de gestão de viagens centraliza os dados de viagem e a tomada de decisões e se integra com outros componentes do negócio, melhorando as operações.
Como funcionam as empresas de gerenciamento de viagens?
Normalmente envolve definir uma política de viagens, comunicar-se com fornecedores, fazer reservas e auxiliar no monitoramento e gerenciamento de custos e despesas de viagens. Eles são responsáveis por lidar com os planos de viagem de um cliente.
Quais são os pilares da gestão de viagens?
Devido às muitas partes móveis e considerações que tornam uma viagem segura, as ferramentas de gerenciamento de viagens podem ser complexas. Estes quatro pilares são essenciais para que uma viagem de negócios seja gratificante e bem sucedida, apesar das dificuldades que possam surgir.
#1. Segurança dos funcionários
A segurança dos funcionários durante as viagens corporativas é uma prioridade para a maioria das empresas, independentemente do setor. O crescimento no volume de viagens de negócios e as mudanças devido a mudanças climáticas, desastres naturais, atividades terroristas, acidentes e agitação política criaram a necessidade de as empresas terem um programa abrangente e estruturado de segurança em viagens de negócios.
Os administradores de viagens de negócios podem preencher lacunas nas políticas e preparar suas empresas para futuros desafios de segurança à medida que as viagens seguras crescem. Iniciativas preventivas para auxiliar os funcionários, como briefings de segurança, treinamento e documentos pré-viagem, podem incutir uma sensação de segurança nos funcionários. Isso, por sua vez, pode levar ao aumento da produtividade e fidelidade dos funcionários, impulsionando os negócios.
#2. Eficiência de custos
O custo das viagens de negócios é o segundo maior custo operacional para a maioria das organizações. As viagens de negócios são essenciais para manter e expandir um negócio e, com o aumento dos custos de viagem, está se tornando cada vez mais importante para as empresas impulsionar níveis mais altos de eficiência em seus programas de viagens gerenciadas.
Os custos de viagem de uma organização incluem muito mais do que apenas o custo das passagens aéreas. As organizações devem considerar todos os custos de aquisição, gerenciamento e uso de viagens para determinar o impacto financeiro total. Estes são alguns exemplos:
- Custos iniciais: Isso inclui o dinheiro que uma empresa gasta em “Dever of Care”, “gerenciamento de viagens”, “compras”, “fornecedor” e administração de “contratos”.
- Despesas e Custos de Viagem: O custo da viagem inclui a compra de bilhetes, taxas de estacionamento, custos de aluguer ou aluguer de veículos, bem como custos de manutenção e combustível. Taxas de acomodação, despesas de viagem e reivindicações de seguro podem incorrer em custos adicionais.
- Custos de back-end: Custos de faturamento e processamento de despesas, custos de gerenciamento e relatórios e possivelmente custos de litígio são outras despesas significativas em viagens internacionais, especialmente devido à volatilidade das taxas de câmbio.
#3. Produtividade
No ambiente de trabalho de alta pressão de hoje, 46% da força de trabalho sofre de estresse devido a prazos apertados, conflitos entre colegas de trabalho, longas horas de trabalho, etc. Os funcionários que estão sob muito estresse têm um desempenho ruim. Isso se reflete em menor engajamento no trabalho, diminuição da produtividade e aumento do absenteísmo. Viajar a negócios pode expor os funcionários a variáveis além de seu controle, como atrasos de voos. Isso pode aumentar a probabilidade de estresse.
Descobriu-se que 87% dos viajantes de negócios acreditam que a qualidade de suas viagens de negócios tem impacto nos resultados de seus negócios. O acesso a certas instalações e conectividade Wi-Fi é fundamental para uma viagem de negócios bem-sucedida para o viajante de negócios moderno. Longos tempos de trânsito, ambientes de trabalho hostis durante a viagem, localização de hotéis inconvenientes e refeições, entre outras coisas, podem causar estresse para um viajante de negócios.
No entanto, a disponibilidade de câmbio é uma grande preocupação para os viajantes internacionais devido às restrições ao transporte de moeda estrangeira. Isso é especialmente verdadeiro para viagens de longa distância que incluem vários destinos. Às vezes, os viajantes de negócios são obrigados a carregar várias moedas para essas viagens, o que pode ser estressante. Ter um cartão de viagem forex pode aliviar muito essas preocupações.
Esses elementos indutores de estresse podem reduzir a produtividade dos funcionários, interrompendo sua paz de espírito e distraindo-os dos objetivos de negócios. Os funcionários devem se sentir relaxados e revigorados em todas as etapas da viagem para maximizar o objetivo de uma viagem de negócios. Isso permite que eles se concentrem apenas em seu trabalho, resultando em melhor desempenho. Mais de 90% desses viajantes de negócios concordaram que as viagens de negócios têm impacto em sua satisfação e desempenho no trabalho. Isso é especialmente verdade entre os millennials, que acreditam que, para ser produtivo, negócios e prazer devem andar de mãos dadas.
# 4. Transparência
O setor de viagens de negócios, como qualquer outro, tem compradores e vendedores, além de uma rede de parceiros que ajudam a preencher a lacuna entre oferta e demanda. A cadeia de suprimentos de um comprador de viagens é complexa, com companhias aéreas, hotéis, provedores de transporte, empresas de tecnologia, provedores de pagamento, GDS, TMCs e outros envolvidos. Esses fornecedores e parceiros têm contratos não apenas com os compradores, mas também entre si, aumentando a complexidade da cadeia de suprimentos. Companhias aéreas e hotéis têm acordos com GDSs; GDSs têm acordos com TMCs e TMCs têm acordos com companhias aéreas e hotéis – todos separados do acordo de cada parte com o comprador. Há uma complexa teia de interdependências entre esses participantes.
Como resultado, um fluxo complexo e imperceptível de pagamentos, incentivos, comissões, bônus, substituições, descontos, isenções e favores flui por toda a cadeia de valor. Isso representa um problema para os gerentes de viagens. Com o advento das reservas online e a crescente importância da segurança de dados pessoais, há uma necessidade crescente de garantir que não ocorram vazamentos de dados em termos de funcionários viajando a negócios. Embora os contratos de terceiros sempre incluam cláusulas de confidencialidade e não divulgação, as corporações devem garantir sua eficácia.
A transparência em relação à satisfação do viajante pode ajudar as empresas não apenas a reter e atrair funcionários, mas também a melhorar o ROI das viagens. A transparência nas áreas mencionadas pode ajudar os gerentes de viagens a melhorar a eficácia das viagens de sua empresa.
Que tecnologia os agentes de viagens usam?
Com tantas tecnologias bombardeando constantemente o setor de viagens, pode ser difícil classificar as opções e oportunidades para encontrar o que beneficiará até mesmo os agentes de viagens mais experientes tecnologicamente.
A tecnologia móvel, a mídia social e o toque humano estão entre as tecnologias mais críticas que um agente de viagens deve usar. Os agentes com experiência em tecnologia de hoje devem ser móveis, capazes de se conectar com seus clientes e acessar dados críticos de viagem de qualquer dispositivo – notebooks, tablets e smartphones – a qualquer hora e de qualquer local.
Além disso, a mídia social não vai desaparecer, e um escritor do setor disse que os agentes de viagens precisam “ter uma personalidade”. Construa uma presença nas mídias sociais e integre-a às estratégias de marketing e comunicação. A mídia social é uma das ferramentas de gerenciamento de viagens mais importantes que as grandes corporações estão usando para aumentar o reconhecimento da marca e o relacionamento com os clientes.
Finalmente, há o toque humano. Nenhuma tecnologia no planeta pode substituir o valor do toque humano. Computadores e análises podem gerar uma infinidade de dados de tendências, mas cabe ao gerente ou agente de viagens usar esses dados para personalizar a viagem de cada cliente. Humanos constroem relacionamentos, não tecnologia.
Conclusão
Quando se trata de viagens de negócios, um sistema de gerenciamento de viagens promove visibilidade entre gerentes e funcionários e permite que contadores e gerentes gerem relatórios e compensem funcionários. Espero que este guia seja útil para você.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de viagens
Quais são as características da gestão do turismo?
Significa gerenciar uma infinidade de atividades, como pesquisar destinos turísticos, planejar o passeio, organizar viagens e fornecer hospedagem. Também inclui esforços de marketing para atrair turistas a visitar destinos específicos.
Como melhorar a gestão de viagens?
5 passos para o melhor fluxo do processo de gestão de viagens
- Estabeleça prioridades para administradores, gerentes e viajantes.
- Use uma plataforma de reservas que permita que os viajantes façam suas próprias reservas.
- Simplifique suas políticas e processos de aprovações.
- Auxiliar os viajantes na obtenção de assistência direta.
O que é um software de viagem?
O software de agência de viagens é um tipo de software que ajuda as empresas a gerenciar uma ampla gama de produtos de viagem, como voos, hotéis e atividades. Com este software, as empresas podem oferecer pacotes, cotações e itinerários, iniciar campanhas de marketing, processar pagamentos e acompanhar a saúde financeira da organização.
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Referências
