A maioria das empresas não está operando de maneira ideal devido a vários motivos, dos quais manter registros adequados é fundamental entre eles. Basicamente, você pode se referir à manutenção de registros adequada como a espinha dorsal de qualquer empreendimento comercial.
Assim, como proprietário de uma empresa, se a manutenção de registros não era uma rotina, você também pode dizer adeus ao crescimento desse negócio ou expandi-lo.
Mas meu palpite é que você não tem noção do que a manutenção de registros realmente envolve. Bem, isso estará fora da mesa nos próximos minutos, pois discutiremos detalhadamente todos os detalhes que você precisaria para entender completamente esse conceito.
Então, sente-se bem e aproveite o passeio…
Importância da manutenção de registros
Os registros são mantidos por vários motivos, alguns dos quais incluem;
#1. TOMANDO UMA DECISÃO
Este é um processo muito essencial em qualquer negócio. Ele literalmente desempenha um papel importante na tentativa de orientar seus negócios nessa direção. E, portanto, requer todas as informações disponíveis (passadas ou presentes).
Imagine um cenário em que uma decisão deve ser tomada sobre projeções de vendas ou maximização de lucros, e as informações necessárias para tomar essa decisão adequadamente não estão disponíveis. Isso torna o processo de decisão mais tedioso.
Então confie em mim quando digo que isso não é algo com que você queira brincar.
#2. OBJETIVOS DE PLANEJAMENTO
Antes do planejamento, os registros são usados como pontos de referência. O planejamento geralmente é baseado em dados e informações disponíveis.
Portanto, se os registros adequados estiverem em jogo, fica muito mais fácil executar qualquer plano pretendido. Isso porque os registros fornecem conhecimento prévio do que exatamente o processo de planejamento implicará. O planejamento não é viável sem informação.
#3. PROPÓSITOS FUTURISTAS
Os registros são mantidos para que possam ser consultados no futuro. Assim como mencionado anteriormente, no planejamento e na tomada de decisões, os registros também fornecem um parâmetro para orçamento, previsões de vendas, projeções e investigações.
Além disso, indivíduos interessados em uma empresa, como investidores, credores, governo, funcionários, etc, sempre passam por registros. Isso é para tomar decisões informadas ou entrar em um contrato com eles.
#4. FINALIDADES DE REFERÊNCIA
Ter um banco de dados muito bom, onde os dados são armazenados adequadamente, facilita a recuperação quando necessário. Por exemplo, quando as empresas desejam apresentar suas declarações fiscais, elas precisam do máximo de informações possíveis para chegar aos valores adequados para o cálculo do imposto a pagar.
Além disso, mesmo quando uma auditoria independente deve ser realizada, espera-se que o auditor examine quase todos os registros disponíveis, para que possa emitir um julgamento informado sobre a veracidade e imparcialidade dos demonstrativo financeiro sob revisão.
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No entanto, além de serem usados como referência, eles também podem ser usados para fornecer informações básicas da entidade comercial e das operações.
Além disso, a maioria das grandes empresas presta contas de administração após cada exercício financeiro. Esta conta é uma compilação de todos os registros da empresa desde o início até o final do exercício financeiro e projeções futuras. Geralmente é apresentado na Assembleia Geral Ordinária aos acionistas da empresa.
Assim, tendo conhecido algumas das razões pelas quais isso é inevitável, vamos listar alguns dos registros essenciais que qualquer empreendimento deve possuir para uma operação ideal.
Registros essenciais para qualquer negócio
Metade do tempo, acompanhar as atividades do seu negócio pode ser muito complicado. Muitas vezes atribuímos isso ao estresse de lidar com números. Assim, a longo prazo, fugir de todo o processo torna-se a única opção.
Bem, se você tiver que fugir de alguma coisa, apenas certifique-se de eliminar o seguinte da lista. Pode ser desastroso para qualquer empresa não ter esses registros em jogo.
#1. LIVROS DE CONTA
Livros de contas são muito essenciais, embora sejam relativos. Em outras palavras, os registros aqui geralmente dependem do tipo de organização. No entanto, independentemente do tipo de operações comerciais, a documentação das transações financeiras é bastante vital. É a única maneira de medir o progresso de qualquer negócio.
Parte da documentação nesta categoria inclui livros de caixa, faturas, extratos bancários, cartões de estoque, livros de inventário, guia de remessa, notas de frete, detalhamento de ativos, etc.
#2. REGISTROS DE OPERAÇÕES DE NEGÓCIOS
Como as atividades de qualquer negócio estão sendo executadas deve ser documentada. Isso inclui trabalhos em papel como o memorando e estatuto social. Eles literalmente controlam as atividades do negócio, portanto, devem ser mantidos adequadamente.
#3. REGISTROS DE ATIVIDADES DO NEGÓCIO
Às vezes, as empresas se envolvem em atividades que estão fora do escopo de seus negócios. Tais atividades podem incluir esportes, caridade, responsabilidade social corporativa, serviços humanitários para ajudar suas comunidades anfitriãs. Essas atividades devem ser registradas adequadamente e mantidas para fins futuristas.
No entanto, além do acima mencionado, os registros das partes de uma empresa também devem ser levados. Essas partes geralmente incluem; investidores, credores, autoridades governamentais, funcionários, acionistas e outros.
Propriedades dos registros
Em geral, os registros devem ser;
- Bem organizado
- Fácil de entender e ler
- Transmita todas as informações necessárias
- PRoperly armazenado para evitar a perda de informação
- Updatado de vez em quando
- Um parâmetro para a tomada de decisões futuras.
O que é manter registros e por que é importante?
O processo de manutenção de registros envolve a entrada de transações e acontecimentos em um sistema de contabilidade. A manutenção de registros é um dos princípios fundamentais da contabilidade, uma vez que os conceitos de contabilidade dependem de registros precisos e detalhados.
Quais são as cinco principais razões para preservar registros?
Qualquer sistema de preservação de registros deve ser muito direto, preciso, confiável, simples de usar e consistente com as suposições subjacentes. A manutenção de registros precisos é essencial para a capacidade da empresa de cumprir suas obrigações financeiras, bem como para fornecer dados sobre os quais futuras decisões de negócios podem ser tomadas.
Quais são os três objetivos que a gravação procura atingir?
O número e o calibre dos discos podem ser controlados. Simplifique os processos, métodos e atividades envolvidos na manutenção e uso de registros. Usando um inventário de registros, determine quais registros estão disponíveis. Aplique os tempos de retenção necessários às coisas que estão armazenadas.
Qual é o principal objetivo da manutenção de registros no trabalho?
A manutenção de registros precisos pode melhorar a forma como você conduz os negócios. A manutenção de registros precisos pode servir como prova de que você tomou decisões ponderadas e tomou as medidas necessárias. No caso de você ser questionado ou confrontado, os registros servem como sua defesa. Você corre o perigo de não tê-los.
Como funcionam os registros?
As vibrações sonoras produzidas pela rotação de um disco são transformadas em impulsos elétricos. Amplificadores eletrônicos são fornecidos com esses sinais. Amplificadores elétricos causam vibrações e os alto-falantes amplificam e ampliam o som resultante.
Conclusão
Com tudo o que levamos em consideração, acho que agora é seguro dizer que nenhum negócio teria sucesso sem manter registros adequados.
Perguntas Frequentes:
Quais são os 2 tipos de manutenção de registros?
A manutenção manual de registros e a manutenção informatizada (ou automatizada) de registros são os dois métodos básicos para manter registros comerciais.
Quais são exemplos de registros?
Documentos, livros, papel, registros eletrônicos, fotografias, filmes, gravações de som, bancos de dados e outras compilações de dados, bem como outros materiais, independentemente da forma ou características físicas, são exemplos.
Quais são as três importâncias da manutenção de registros?
Determine suas fontes de renda. Manter o controle de seus gastos dedutíveis é uma boa ideia. Acompanhe a base da sua propriedade. Certifique-se de que suas declarações de imposto estejam preenchidas.
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