Você pode não estar familiarizado com contas a receber se for um novo empresário ou tiver convertido recentemente sistemas contábeis de caixa para contabilidade de competência. No ciclo de contabilidade, contas a receber desempenha um papel muito importante. E como as contas a receber são consideradas receitas, seus totais afetam imediatamente o seu lucro líquido. No entanto, a cobrança final de quaisquer saldos de contas a receber não afeta seus lucros retidos porque eles já estão incluídos em sua receita total. Contas a receber também é uma conta permanente que não é afetada por lançamentos de encerramento. Mas como isso é possível? Confie em mim, você descobrirá em breve quando examinarmos os fundamentos de contas a receber com seus exemplos, processo e fórmula em vigor.
Noções básicas sobre contas a receber
Não seria fantástico se cada um de seus clientes lhe pagasse em dinheiro no momento em que fizesse um pedido?
Infelizmente, a maioria das empresas, incluindo a minha, não opera em regime de caixa. Em vez disso, enviamos faturas aos nossos clientes com termos como “Net-30” estampados na parte superior, indicando que queremos que eles nos paguem dentro de 30 dias após o recebimento da fatura.
E todos sabemos que nem sempre é assim. Você pode ter alguns clientes inativos e outros que simplesmente demoram para receber seus pagamentos, como na maioria das empresas.
É aqui que entram as contas a receber, geralmente abreviadas como “AR”. AR é a quantia de dinheiro que seus clientes devem a você por itens que você já vendeu. É essencialmente um total de todas as contas que você emitiu para os clientes, mas ainda não foram pagas. Isso aparecerá como um ativo em seu balanço patrimonial nas demonstrações financeiras de sua empresa.
Leia também: GUIA DE CONTAS A PAGAR SIMPLIFICADO! (+ Detalhamento da fórmula)
Definição de Contas a Receber
Em termos simples, contas a receber são o saldo devedor de dinheiro devido a você por seus clientes por produtos ou serviços que você forneceu a eles. Representa quaisquer compras com base em crédito feitas por um cliente e é registrada como um ativo circulante em seu balanço patrimonial.
Agora que você tem uma visão quase clara de como isso funciona, vamos dar uma olhada em algumas de suas vantagens.
Vantagens do contas a receber
É fundamental manter o controle de seus recebíveis se você quiser registrar adequadamente seu fluxo de caixa. Mesmo que suas vendas estejam indo bem, você pode se deparar com uma crise de liquidez se seu AR continuar crescendo e seus clientes não estiverem pagando com rapidez suficiente.
Este é um exemplo clássico de por que o desenvolvimento rápido pode ser difícil para pequenas empresas. Se você não estiver sendo pago com rapidez suficiente ao fazer vendas e entregar seu produto, poderá ter problemas para concluir pedidos futuros ou até mesmo financiar despesas básicas da empresa porque não tem dinheiro suficiente no banco.
Portanto, as contas a receber são essenciais para acompanhar ou ficar por dentro da situação. Também ajuda a garantir que você colete essas dívidas dos clientes.
No entanto, você deve acompanhar não apenas seus recebíveis gerais (quanto dinheiro todos os seus clientes devem a você), mas também quem deve dinheiro a você e quem está atrasado em seus pagamentos. Com essas informações, você pode determinar com quais consumidores buscar o pagamento enquanto mantém sua conta bancária abastecida.
É melhor ter contas a receber mais altas ou mais baixas?
Um saldo de contas a receber mais baixo é preferível em geral. Isso indica que seus consumidores pagam prontamente e que não estão devendo uma grande quantia em dinheiro.
No entanto, se o seu negócio estiver em expansão, você poderá notar um aumento no seu saldo de AR à medida que ganha mais clientes e vende mais para eles.
Se este for o caso, você deve monitorar o índice de rotatividade de contas a receber, porém, usando uma fórmula, para garantir que o percentual de AR em relação às vendas permaneça estável. Abaixo está a fórmula de rotatividade de contas a receber;
Índice de Rotatividade de Contas a Receber = Vendas a Crédito / Média de Contas a Receber
Faturamento de contas a receber Forumla
Com esta fórmula, você pode acompanhar o índice à medida que sua empresa cresce para garantir que suas contas a receber não ultrapassem suas vendas.
O Processo de Contas a Receber
O processo de contas a receber é um sistema bastante simples. Além disso, essas etapas o guiarão se você quiser oferecer condições de crédito aos seus clientes pela primeira vez.
Leia também: PROCESSO DE CONTAS A PAGAR: Como gerenciar o processo de forma eficaz
Etapa 1: estabeleça um procedimento de aprovação de crédito para seus clientes
Verifique se sua empresa possui um processo de aprovação de crédito. Isso é para que cada vez que você pretender faturar clientes a crédito, você e seu contador tenham algum tipo de estrutura a seguir.
Como criar um processo de aprovação de crédito
Antes de distribuir crédito aos seus clientes, há algumas coisas que você deve fazer. Isso inclui;
- Criando um pedido de crédito: você pode começar do zero ou usar um modelo. Eles estão disponíveis para compra em lojas de material de escritório; ou melhor ainda baixar um. O pedido deve incluir todos os termos e condições que se aplicam à oferta de crédito, bem como a conformidade com os regulamentos federais de crédito.
- Criando Termos de Crédito: Se seu fluxo de caixa for robusto, você poderá estender o crédito por 30 a 45 dias. No entanto, se seu fluxo de caixa for limitado, talvez você queira estender o crédito por apenas 10 a 15 dias. Em outras palavras, apenas para que os clientes entendam todo o processo, os prazos das contas a receber devem ser atribuídos a eles antes de serem aceitos para crédito.
Passo 2: Prepare uma fatura para seus clientes.
O faturamento é uma parte crucial do processo de contas a receber. Portanto, garanta que você possa gerar uma fatura para seus clientes imediatamente.
Por exemplo, suponha que você venda a um cliente US$ 300 em canetas e cobra US$ 8 de imposto sobre vendas. Quer você esteja inserindo faturas manualmente em um livro-razão ou automaticamente com seu software de contabilidade, a tabela abaixo mostra como seria o lançamento contábil manual para este exemplo de Contas a Receber usando uma fórmula simples.
| INFORMAÇÃO | CONTAS | DÉBITO | CRÉDITO |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Contas a receber | $308 | |
| 14/08/2023 | Vendas | $300 | |
| 14/08/2023 | Imposto sobre vendas | $8 |
Dicas de como criar uma fatura
Enviar uma fatura aos seus clientes o mais rápido possível ajuda a garantir que o pagamento seja recebido o mais rápido possível.
- Envie a fatura imediatamente: Não adie o envio de uma fatura por uma semana. Após a conclusão de uma compra, a fatura também deve ser preenchida.
- Se possível, use o software de contabilidade: Uma das vantagens de usar um software de contabilidade é que você tem o luxo de enviar a fatura para seus clientes assim que terminar de processar a venda.
- Certifique-se de que os termos de crédito sejam exibidos com destaque na fatura: Se você espera o pagamento em 30 dias, certifique-se de que está claramente indicado na fatura. Lembre-se de que, se seus consumidores não souberem quando o pagamento é devido, eles não poderão pagar em dia.
Aqui está um dos numerosos exemplos de contas a receber mostrando os termos de crédito.
Etapa 3: acompanhar os saldos de contas a receber
É fundamental manter o controle de seus saldos de contas a receber. Com isso, você pode garantir que os clientes sejam alertados sobre as datas de vencimento dos pagamentos à medida que se aproximam, além de acompanhar os pagamentos atrasados.
Enquanto isso, você pode executar um relatório semanal de contas a receber se estiver usando um software de contabilidade para identificar quais contas estão vencidas e quais vencerão em breve. Isso ajudaria na cobrança de contas vencidas.
Dicas para acompanhar seus saldos de RA
Ao acompanhar seus recebíveis, aqui estão algumas dicas a serem lembradas;
- Esteja sempre atento aos prazos de pagamento: você deve estar constantemente ciente de quais pagamentos são devidos, se você usa uma planilha ou um software de contabilidade para lidar com suas contas a receber.
- Envie um lembrete para seus clientes: um e-mail rápido lembrando seus clientes de que o pagamento deve vencer em breve pode ser benéfico.
- Seja pro ativo: se a data de vencimento da sua fatura tiver passado sem pagamento, entre em contato com seus clientes imediatamente. Embora não garanta o pagamento, serve como um lembrete oportuno para seus clientes.
Etapa 4: postar pagamentos
O lançamento dos pagamentos recebidos dos clientes é a etapa final do processo de contas a receber.
Quando você receber o pagamento de seu cliente, faça o seguinte lançamento contábil:
| INFORMAÇÃO | CONTAS | DÉBITO | CRÉDITO |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | dinheiro | $308 | |
| 14/08/2023 | Contas a receber | $308 |
Observe que, como a remessa do imposto sobre vendas é processada em uma transação separada, o imposto sobre vendas não é incluído nesse lançamento.
Dicas de lançamento de pagamento
Aceitar pagamentos online é a maneira mais simples de postar pagamentos de clientes. Muitas empresas, no entanto, ainda exigem que seus clientes enviem pagamentos por correio. Aqui estão algumas dicas sobre como gerenciar adequadamente os pagamentos dos clientes, independentemente do seu método:
- Forneça uma variedade de alternativas de pagamento: Fornecer aos seus clientes uma variedade de opções de pagamento é a maneira mais rápida de adquirir o pagamento. Apesar da conveniência dos pagamentos pela internet, algumas empresas ainda optam por pagar as contas via verificar. Certifique-se de que seus clientes possam escolher entre os dois.
- Verifique se os pagamentos online estão postados corretamente: se o seu software de contabilidade lançar automaticamente os pagamentos do seu banco, verifique novamente se o pagamento foi registrado corretamente. Na maioria dos casos, o lançamento automático pode ocorrer sem problemas, embora também haja cenários em que os pagamentos possam ficar presos no limbo ou serem lançados na conta errada.
O que é contas a receber em palavras simples?
Em termos simples, contas a receber são o saldo devedor de dinheiro devido a você por seus clientes por produtos ou serviços que você forneceu a eles.
Contas a Receber é Débito ou Crédito?
Contas a receber é um débito em um balancete até que o cliente pague. E como o dinheiro agora está em sua conta bancária, você terá que creditar contas a receber e debitar sua conta de caixa assim que o consumidor pagar. Enquanto isso, no seu balancete, o saldo final das contas a receber costuma ser um débito.
O que é a fórmula de contas a receber?
A fórmula de contas a receber para rotatividade é; Vendas Líquidas a Crédito / Contas a Receber Médias.
O Contas a Receber é um Ativo ou um Passivo?
Em um balanço, as contas a receber são encontradas na seção de ativos circulantes. São coisas que os clientes devem a uma empresa e podem ser transformadas em dinheiro em menos de um ano.
O que é o lançamento de contas a receber?
Um lançamento contábil manual de contas a receber é o registro contábil de uma transação envolvendo contas a receber. Este é um passo crucial para documentar com precisão esta transação financeira. A frase contábil contas a receber refere-se a vendas cujo pagamento ainda não foi recebido.
ponto de partida
Que empresa não quer clientes adicionais? Vender produtos e serviços a crédito para seus consumidores o ajudaria muito a expandir sua base de clientes.
É fundamental que o processo seja conduzido de forma correta, o que inclui a verificação adequada do cliente, oferecendo condições de crédito adequadas para a sua empresa fluxo de caixa, e ser minucioso na cobrança de saldos a receber.
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