Existe um procedimento para finalizar cada processo. No entanto, muitos fluxos de trabalho contêm operações manuais que são caras, demoradas e propensas a erros. Uma das tarefas mais trabalhosas e ineficazes no mundo dos negócios pode ser a entrada manual de dados. Além de deixá-lo sonolento, consome tempo e recursos valiosos, o que reduz drasticamente sua produção. Portanto, para acelerar os processos e aprimorar a comunicação, as organizações estão se movendo em direção a uma maior automação do fluxo de trabalho nas operações de negócios e nos processos de TI. A automação do fluxo de trabalho automatiza os processos substituindo o trabalho manual por software que completa todo ou parte de um processo. Mas quais são as etapas envolvidas na automação do fluxo de trabalho e quais são os benefícios de marketing? Leia mais para descobrir…
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho é uma estratégia para permitir o desempenho independente de tarefas, documentos e informações em atividades relacionadas ao trabalho em conformidade com os padrões de negócios estabelecidos. Esse tipo de automação precisa ser uma operação simples e realizada com frequência para aumentar a produtividade no dia a dia.
Em outras palavras, a automação do fluxo de trabalho é o ato de simplificar e automatizar tarefas manuais e demoradas usando a tecnologia para economizar tempo e recursos significativos. Ao projetar um conjunto de regras e processos que regem o fluxo de trabalho, ele usa software para automatizar tarefas repetitivas, como entrada de dados, comunicação por e-mail e gerenciamento de documentos. Isso resulta em um trabalho mais rápido, simples e confiável, aumentando a eficiência e a precisão e reduzindo os erros. A automação do fluxo de trabalho transfere a execução de determinadas tarefas de pessoas para um programa de computador.
No entanto, uma organização deve primeiro identificar as tarefas que compõem um trabalho antes de automatizar o fluxo de trabalho. Em seguida, desenvolve a lógica e as regras que especificam como essas tarefas devem ser executadas. O software é então programado usando regras e lógica de negócios predefinidas.
A lógica e as regras são geralmente um conjunto de instruções if-then que servem como instruções para o programa, informando o que fazer e como passar de uma tarefa para outra. Para eliminar a necessidade de humanos gerenciarem a atividade, o software segue essas regras e lógica para concluir a série de tarefas do começo ao fim.
Como você automatiza um processo de fluxo de trabalho?
A automação do processo de fluxo de trabalho refere-se à criação, implementação e automação de processos de negócios com base em regras de fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho de negócios envolvem a movimentação de informações, trabalho de pessoas ou arquivos entre sistemas e pessoas de acordo com os regulamentos de negócios estabelecidos. A automação do fluxo de trabalho é feita para otimizar as operações de negócios e, ao mesmo tempo, eliminar o processamento manual redundante.
Alguns exemplos de processos de negócios típicos que podem ser automatizados são
- Recursos Humanos
- Marketing
- Financeira
- Concursos
- Vendas
- Solicitações de serviço de TI
A técnica mais eficaz para estabelecer um fluxo de trabalho automatizado é criar um diagrama de fluxo de trabalho completo.
Depois de preparar o diagrama de fluxo de trabalho, criar um fluxo de trabalho automatizado é realmente simples usando a interface de arrastar e soltar oferecida pelo software de automação moderno.
Procedimentos simples e complicados da empresa podem ser automatizados com a ajuda da automação do fluxo de trabalho. A automação não apenas agiliza o processo de negócios, mas também reduz as despesas operacionais. Trabalhadores e gerentes podem parar de fazer tarefas tediosas para que possam se concentrar em projetos mais estratégicos e produtivos.
Etapas de automação do fluxo de trabalho
Vamos agora revisar rapidamente as cinco etapas principais nas quais toda organização deve pensar antes de mudar totalmente para a automação do fluxo de trabalho.
#1. Identifique Tarefas Repetitivas
Quando uma empresa pensa em automação de fluxo de trabalho, o primeiro passo deve ser identificar as áreas que possuem processos repetidos.
Uma compreensão completa do negócio é necessária para identificar o problema. O melhor método para entender melhor o fluxo de trabalho do seu negócio e identificar tarefas recorrentes é criar uma representação visual dele com o uso de diagramas de fluxo.
Agora você pode criar um fluxo de trabalho que aprimore seu fluxo de trabalho atual e torne o processo mais simples automatizando processos tediosos. Esta é uma etapa crucial que deve ser realizada em estreita colaboração com os demais stakeholders e usuários efetivos do processo.
Você também pode levar em consideração as vantagens líquidas em termos de tempo e reduções de custos reais. Isso tornará mais fácil criar um caso de negócios convincente sobre por que certas operações de negócios devem ser automatizadas.
#2. Estabelecendo objetivos de negócios
Localizado o problema, o próximo passo é traçar os objetivos da sua empresa, utilizando como padrão o fluxo de trabalho manual que existe atualmente.
Seu objetivo pode ser otimizar recursos para trabalhos que forneceriam mais saída aumentando o rendimento ou diminuindo o tempo de ciclo em uma única CPU.
Sua equipe pode precisar lidar com menos entrada de dados e se concentrar mais na otimização do processo.
Qualquer coisa pode ser o caso, mas você deve ser capaz de explicar como a automação o ajudará a atingir seus objetivos de negócios e como planeja medir o sucesso.
#3. Escolhendo a solução de automação de fluxo de trabalho apropriada
Escolher os meios para atingir o objetivo seria a próxima etapa. Como queremos atingir nossos objetivos corporativos? Seu próximo passo importante será escolher o melhor sistema de automação de fluxo de trabalho para que você possa chegar a uma solução.
Escolha o software apropriado para ter uma noção de como escolher seu provedor de soluções. Para uma ferramenta de automação, existem basicamente inúmeras possibilidades no mercado. É fundamental entender o ajuste perfeito para sua empresa.
Muitas empresas estão migrando para a alternativa de nuvem, pois oferece mais flexibilidade e menores despesas.
Você pode optar por selecionar de 3 a 5 provedores com base em suas demandas exclusivas antes de avaliar cuidadosamente os benefícios e as desvantagens de cada opção. Antes de fazer essa escolha, talvez você queira ver uma demonstração completa do software de fluxo de trabalho seguro e seguro baseado em nuvem, que pode projetar seu fluxo de trabalho em apenas alguns minutos.
Escolha o seu software de fluxo de trabalho para automatizar o processo da sua empresa com base nos objetivos que você estabeleceu na etapa anterior. O fluxo de trabalho escolhido deve ser direto, fácil de usar e simples para os usuários se adaptarem.
#4. Educar os usuários
A equipe seria então treinada sobre como usar o novo software de fluxo de trabalho na próxima etapa. Cada nova mudança implementada pela gestão encontra resistência, pois é vista como supérflua pela força de trabalho.
Para tornar os usuários finais parte crucial do processo de tomada de decisão, é essencial incorporá-los desde o início e incluí-los nas conversas. Isso torna o usuário final responsável e eleva os maiores conceitos.
Seria muito mais fácil tornar essa transição eficaz se houvesse um caminho claro do procedimento manual existente para o novo sistema automatizado e se eles recebessem treinamento suficiente para ajudá-los a recuperar o atraso.
#5. Otimize seu processo medindo indicadores críticos de desempenho
Depois de concluir os procedimentos mencionados acima, seu novo sistema de fluxo de trabalho automatizado está pronto para uso.
É crucial eliminar as dobras na armadura neste estágio, porque seus usuários de negócios fornecerão informações sobre o procedimento com base em seu uso. A última fase, que envolve medir os principais indicadores de desempenho e simplificar seu fluxo de trabalho, agora está pronta para você.
Seu fluxo de trabalho automatizado será continuamente medido e monitorado, o que o ajudará a identificar gargalos e oferecer áreas para desenvolvimento. Sua equipe funcionará com mais eficiência se seu fluxo de trabalho recém-atualizado for continuamente avaliado.
Quais são os diferentes tipos de automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho pode ser dividida em duas categorias: processos de negócios (BP) e processos robóticos (RP).
#1. Fluxos de trabalho do processo de negócios
As organizações podem atender melhor seus clientes adotando uma abordagem de gerenciamento de processos de negócios (BPM). Em geral, força os fluxos de trabalho corporativos a se tornarem mais eficazes na consecução de objetivos comerciais essenciais. O software de automação de fluxo de trabalho é frequentemente criado usando os princípios de BPM. Este software, portanto, ajuda a simplificar processos manuais anteriormente trabalhosos dentro de uma organização.
#2. Fluxos de trabalho de processos robóticos
O software de automação de processos robóticos (RPA) já está disponível e permite que os robôs realizem tarefas que os humanos faziam antes. Em muitos casos, os bots ajudam nos procedimentos administrativos junto com a TI (bem como em outros domínios). Os bots são capazes de reconhecer e fornecer os dados mais pertinentes para corrigir problemas de processamento. Além disso, os bots podem reduzir as solicitações de suporte técnico e as autenticações de login e intervir quando ocorrerem problemas de processamento.
Software de automação de fluxo de trabalho
A automação do fluxo de trabalho pode ajudá-lo a economizar tempo se sua equipe executar tarefas repetidas, o que a maioria das empresas faz. A automação de fluxos de trabalho pode ser assustadora, é claro. Como tal, você deve ter um software de automação de fluxo de trabalho forte para automatizar rapidamente seus processos.
Para obter mais opções de gerenciamento de processos e fluxos de trabalho, vejamos o melhor software de automação de fluxo de trabalho comercial;
# 1. Zapier
A ferramenta de automação de fluxo de trabalho Zapier emprega um editor de processo sem código de arrastar e soltar. Ele pode ajudá-lo a automatizar qualquer coisa, desde operações simples até tarefas repetidas em várias etapas.
Mas o que distingue o Zapier é quantas integrações de programas ele oferece. Basicamente, o Zapier é compatível com mais de 5,000 aplicativos. E usando este software, você pode automatizar procedimentos para todos os seus aplicativos de negócios, incluindo Gmail, Slack, Trello e Stripe. Além disso, ele capacita várias ferramentas de automação de fluxo de trabalho diferentes nas conexões de software desta lista. No caso improvável de não encontrar a integração necessária na lista de aplicativos do Zapier, você pode solicitar um aplicativo adicional ou criar um você mesmo.
#2. Clique para cima
ClickUp é basicamente uma ferramenta completa de gerenciamento de trabalho. Possui ferramentas para gerenciamento de projetos, colaboração em equipe e muito mais, além de ferramentas para automação do fluxo de trabalho.
Em outras palavras, você deve considerar o ClickUp muito mais do que apenas uma ferramenta de automação. Sim, vários outros programas de automação fornecem algumas funções de gerenciamento de tarefas. No entanto, poucos oferecem tantos recursos quanto o ClickUp, que fornece ferramentas comuns, incluindo gráficos de Gantt, quadros kanban, subtarefas e muito mais. Isso se soma à já robusta automação de tarefas de rotina do ClickUp. Em outras palavras, o ClickUp permite que você lide com todos os seus requisitos de gerenciamento de fluxo de trabalho com um único software sem sacrificar a automação e o gerenciamento de projetos.
#3. integrar
Integrify é um programa para gerenciar e automatizar fluxos de trabalho com pouca ou nenhuma codificação necessária. A plataforma possui ferramentas para criação de processos, desenho de formulários, bem como relatórios de processos.
Embora o Integrify tenha muitas características com outros aplicativos de fluxo de trabalho, ele também possui alguns recursos exclusivos, como a capacidade de adicionar notas e comentários à medida que você constrói um processo. O Integrify é, portanto, perfeito para grupos que desejam trabalhar juntos para desenvolver e melhorar seu fluxo de trabalho comercial. Semelhante a como o Integrity permite o teste de processo e gera trilhas de auditoria para todos os fluxos de trabalho de automação, ele também permite a colaboração sem medo de interrupção do fluxo de trabalho.
#4. Nintex
Com mais de 3 milhões de aplicativos de fluxo de trabalho atualmente em execução em sua plataforma, a Nintex auxilia mais de 8,000 clientes corporativos no gerenciamento, automação e melhoria de seus processos de negócios sem a necessidade de conhecimento de codificação.
Sua empresa pode mapear cada um de seus processos, executá-los e avaliar seu sucesso, fornecendo uma ampla gama de ferramentas de automação de workflow, como mapeamento de processos, workflows avançados e inteligência de processos.
Para empresas corporativas com processos bem estabelecidos, o Nintex é altamente recomendado. É um software sofisticado que combina uma ferramenta de design de fluxo de trabalho fácil de usar com conexões fortes para vincular cada um de seus aplicativos. Isso é particularmente útil para quem trabalha em RH, finanças, TI e na profissão jurídica.
#5. Fluxo de beijo
Para fluxos de trabalho e construção de aplicativos, o Kissflow oferece alternativas sem código e com pouco código. O Kissflow agora tem a versatilidade para funcionar como uma plataforma de gerenciamento de fluxo de trabalho, uma ferramenta leve de gerenciamento de projetos e talvez um software de automação de marketing.
Os pacotes de software de processo da Kissflow são fantásticos. Eles fornecem a combinação ideal de interface do usuário simples e análises fortes. Por exemplo, para ver estatísticas em seu sistema de automação de fluxo de trabalho, você pode usar relatórios simples baseados em métricas. Ou você pode executar seus próprios relatórios para examinar tarefas ou processar dados com mais detalhes. Além disso, o Kissflow simplifica a criação de painéis (sem código ou apenas um pouco), tornando seus relatórios acessíveis e fáceis de compreender.
#6. Flokzu
Com a ferramenta de gerenciamento de processos de negócios Flokzu, as empresas podem criar formulários, automatizar procedimentos, executar relatórios e muito mais. Ele se integra a vários outros programas de software usando o Zapier.
O Flokzu, no entanto, possui algumas ferramentas que o diferenciam de outros programas de fluxo de trabalho em termos de flexibilidade. Por exemplo, simplifica as substituições de membros da equipe. Portanto, você pode alterar facilmente seu procedimento personalizado para incluir um membro substituto da equipe enquanto alguém estiver fora do escritório. Dessa forma, você não terá que se preocupar com atrasos em seu trabalho. Da mesma forma, o Flokzu permite pausar e definir cronômetros enquanto automatiza o fluxo de trabalho. Basicamente, o software de fluxo de trabalho da Flokzu pode se adaptar às mudanças nos requisitos do seu processo.
Benefícios da automação do fluxo de trabalho
A automação do fluxo de trabalho pode aliviar todos os departamentos do fardo das operações manuais, da administração ao financeiro, TI e marketing.
Aqui estão alguns benefícios do software de automação de fluxo de trabalho para cada departamento da sua empresa:
Benefícios da automação do fluxo de trabalho em marketing
- Nomeie uma máquina para executar tarefas repetitivas e tediosas
- Trabalhe em conjunto em fluxos de trabalho com colegas de diferentes locais.
- Certifique-se de que as pessoas apropriadas aprovem todo o conteúdo.
- Crie um procedimento confiável para nutrir e buscar leads de qualidade.
- Várias campanhas podem ser automatizadas e todas podem ser rastreadas em um painel.
Benefícios da Automação de Processos de TI
- Distribua tíquetes e escalações para os membros da equipe que estiverem disponíveis.
- Elimine solicitações de suporte redundantes
- Verifique as atualizações agendadas com as partes interessadas.
- Assuma o controle da Shadow IT
- Controle os recursos e observe os padrões de uso
Automação de fluxo de trabalho Benefícios em Recursos Humanos (RH)
- Reduza drasticamente a papelada
- Seleção, verificação e recrutamento de candidatos mais rápidos com aprovação automatizada
- Certifique-se de que todos os processos estejam em conformidade.
- Aumente a visibilidade do fluxo de trabalho
- Melhore a velocidade dos processos de integração e desligamento.
Benefícios da automação do fluxo de trabalho em finanças
- Simplifique a gestão de documentos
- Gaste menos tempo processando aprovações.
- Configure pagamentos automáticos para contas recorrentes.
- Faça um mecanismo inteligente para gerenciar a folha de pagamento.
- Sincronize dados com outros programas de contabilidade
Benefícios de habilitar a automação do fluxo de trabalho em vendas
- Certifique-se de que todos os leads recebam o mesmo tratamento real.
- Obtenha informações e análises esclarecedoras sobre os processos em andamento.
- Nunca deixe uma pista escapar por causa de um erro.
- Envie saudações personalizadas, agradecimentos ou e-mails promocionais.
- Padronize a criação de listas para facilitar.
Preciso ser um desenvolvedor para usar a automação do fluxo de trabalho?
Não. Usando técnicas de arrastar e soltar para gerar formulários e processos, esses produtos são criados para usuários corporativos. Se assim o desejarem, os desenvolvedores podem expandir o sistema usando ferramentas extras.
O que são ferramentas de automação de fluxo de trabalho?
As ferramentas de automação de fluxo de trabalho são usadas para padronizar, automatizar e transmitir dados entre sistemas.
O que é automação de fluxo de trabalho no CRM?
A automação do fluxo de trabalho é um recurso integrado à maioria das soluções de CRM. Na maioria dos casos, envolve iniciar um pipeline para atualização de dados, integração, temporização de uma ação etc. Os usuários devem ter licenças de CRM para usar esses recursos, que são exclusivos do sistema de CRM. A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a tornar seu CRM ainda mais eficiente.
Conclusão
A automação do fluxo de trabalho, quando colocada em uso, pode ajudar as empresas a expandir e prosperar sem permitir que nada escape. Você pode expandir sua empresa com sucesso sem experimentar quaisquer dores de crescimento, permitindo que a tecnologia realize o trabalho manual.
Essa tecnologia pode beneficiar sua empresa em praticamente todas as divisões ou departamentos. A automação do fluxo de trabalho oferece muitos benefícios, ajudando você a trabalhar com mais eficiência, seja em marketing, recursos humanos ou finanças.
Artigos Relacionados
- Software de gerenciamento de fluxo de trabalho: principais opções em 2023
- OS 10 MELHORES SISTEMAS DE GESTÃO DE FLUXO DE TRABALHO: 2023 Comentários
- FERRAMENTAS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS: usos, ferramentas gratuitas e guia
- Automação de vendas: significado, plataformas e benefícios
Referência
