Muitas empresas lutam com problemas internos que podem afetar tanto o nível de produtividade quanto a comunicação geral dentro da organização. Uma intranet pode ser capaz de resolver tais problemas, dependendo da natureza da empresa. A importância de usar um site de intranet não pode ser enfatizada o suficiente.
Então, o que é uma intranet e como você pode utilizá-la para melhorar a produtividade dos funcionários? Vamos conversar a respeito disso!
O que é uma intranet?
Uma organização pode ter sua própria rede privada, conhecida como intranet, que permite que os funcionários compartilhem com segurança informações sobre o negócio, bem como recursos de computação entre si. Ele depende de servidores da Web, sistemas de gerenciamento de conteúdo e firewalls para funcionar com segurança e eficiência. A segurança das intranets é normalmente mantida com a ajuda de um banco de dados contendo todos os nomes de usuário dos funcionários com acesso à rede.
As intranets podem variar de sites internos simples a sistemas complexos com várias LANs e WANs interligadas. Além disso, eles oferecem uma variedade de recursos, como elementos de intranet social para perfis de funcionários, envio, curtidas, comentários e compartilhamento de postagens. Eles também podem dar suporte a trabalhos em grupo e teleconferências e fornecer acesso a informações importantes, aplicativos, formulários e registros da empresa.
A comunicação entre os funcionários é promovida por meio do uso de intranets nas empresas. Por causa disso, os funcionários podem acessar rapidamente informações vitais, bem como links, aplicativos e bancos de dados relevantes contendo os registros da empresa.
Características da Intranet Moderna
As intranets modernas incluem recursos como:
#1. Conteúdo personalizado
As intranets modernas oferecem homepages e cronogramas personalizados para os funcionários, fornecendo notícias e anúncios relevantes da empresa. Ele também possui ferramentas de criação de páginas para criar comunicação estática, jornadas de integração e páginas wiki.
# 2. Colaboração
Redes sociais, conteúdo gerado pelo usuário e computação em nuvem são enfatizados nas intranets modernas, promovendo a participação, interação e colaboração dos funcionários.
#3. Integração com outras ferramentas
Integração com soluções de compartilhamento de arquivos ou sistemas de armazenamento de arquivos integrados. Ele se integra a outros aplicativos, como Microsoft 365, Yammer e Teams, para fornecer uma experiência digital perfeita no local de trabalho.
#4. Acesso remoto
As intranets modernas oferecem opções baseadas em nuvem ou instalações no local, permitindo o acesso remoto ao site.
#5. Gerenciamento de conteúdo e compartilhamento de documentos
Ele permite a edição direta de documentos de intranet, planilhas e slides. Além disso, possui sistemas eficientes para gerenciar grandes quantidades de dados e documentos essenciais nas intranets modernas.
#6. Interfaces administrativas, modelos de conteúdo e análise
Interfaces intuitivas, recursos eficientes de administração de intranet e gerenciamento de conteúdo e painéis analíticos robustos são recursos importantes das intranets modernas.
# 7. Adaptabilidade
As intranets modernas são projetadas para evoluir junto com a organização, focando na incorporação das mudanças que mais impactam o negócio. A análise do site e o feedback do usuário acompanham o progresso e compreendem o comportamento do usuário.
Para que serve uma intranet?
Existem vários usos de intranets, mas três usos principais incluem:
- Comunicação e colaboração: As intranets facilitam a comunicação entre funcionários, gerentes e executivos, facilitando o compartilhamento de notícias, atualizações e informações dentro da organização. Eles também fornecem ferramentas para colaboração, como compartilhamento de documentos, edição em tempo real e atribuições de tarefas com prazos.
- Gerenciamento de documentos e conteúdo: as intranets ajudam a gerenciar e controlar documentos, rastrear versões e manter um histórico de edições. Eles também fornecem armazenamento centralizado para documentos, vídeos e arquivos de áudio da empresa, facilitando o acesso e o compartilhamento de informações pelos funcionários.
- Recuperação de informação: As intranets funcionam como um balcão único para todas as informações da empresa, tornando mais fácil para os funcionários encontrarem o que precisam. Eles fornecem recursos de pesquisa poderosos e podem atuar como um filtro para mostrar as informações e o contexto mais importantes.
Outras funções para as quais um site de intranet pode ser usado incluem:
- Um portal de intranet melhora a produtividade e o envolvimento dos funcionários por meio de comunicação de cima para baixo e de baixo para cima.
- O site da intranet personaliza tarefas para que os funcionários concluam funções organizacionais específicas.
- Um portal de intranet fornece aos funcionários uma plataforma para pesquisar informações, gerenciar fluxos de trabalho e se comunicar em toda a organização.
Quantos tipos de intranets existem?
Existem dois tipos principais de intranets; intranets on-site e baseadas em nuvem.
- Intranets no local: uma organização comercial hospeda esses tipos de intranets totalmente no local. As intranets locais exigem uma equipe de TI dedicada para gerenciar, atualizar e fazer backup de seus servidores. Eles geralmente são viáveis apenas para grandes empresas com recursos suficientes para mantê-los.
- Intranets baseadas em nuvem: esses tipos de intranets são criados, mantidos e disponibilizados online. Eles não exigem infraestrutura no local e estão disponíveis online instantaneamente. No entanto, intranets baseadas em nuvem têm alguns problemas de segurança, levando algumas organizações a escolher intranets locais em vez delas.
Tipos de intranets com base em suas funcionalidades e na extensão do acesso concedido aos usuários:
#1. Intranets em toda a organização
Essas intranets fornecem um hub central para comunicação e colaboração interna, com recursos como mecanismos de pesquisa, perfis de usuário, blogs, aplicativos móveis e planejamento de eventos. Eles são normalmente estabelecidos usando tecnologias de rede local (LAN) e rede de longa distância (WAN).
#2. Extranets
Clientes, fornecedores e outras partes aprovadas podem acessar extranets, enquanto as intranets comuns são acessíveis apenas aos funcionários da organização. As extranets estendem uma rede privada para a Internet com provisões para autenticação, autorização e contabilidade (protocolo AAA).
#3. Intranets focadas na colaboração
Essas intranets ajudam a facilitar o trabalho em grupos e teleconferências. Eles geralmente incluem ferramentas para gerenciamento de projetos, gerenciamento de vendas e relacionamento com clientes e diretórios corporativos.
#4. Plataformas de mudança cultural
As intranets também são úteis como plataformas de mudança de cultura corporativa, onde muitos funcionários podem discutir questões-chave, levando a novas ideias em gerenciamento, produtividade e outros aspectos corporativos.
Prós e contras de usar um site de intranet
O uso de um site de intranet oferece vários prós e contras. Eles são:
Os Prós de Usar Intranets
- As intranets oferecem uma oportunidade para uma melhor comunicação.
- Facilita o compartilhamento de informações.
- A colaboração dentro de uma empresa torna-se mais fácil.
- Gerenciando registros e facilitando
- Permite um rastreamento mais rápido das solicitações
- Um lugar para testar novos conceitos de site da empresa.
- Dá uma melhor cultura corporativa que se concentra nos funcionários e incentiva a participação e interação
- Dá um bom retorno sobre o investimento devido aos baixos custos de implementação e operação.
Os contras de usar intranets
Ao configurar um portal de intranet, também podem surgir alguns problemas, como:
- Riscos de segurança: a segurança da intranet é uma preocupação significativa, pois todos os dados e informações importantes são coletados em um só lugar.
- Sobrecarga de informação: Gerenciar e armazenar quantidades excessivas de informações na plataforma pode ser um desafio.
- Gestão de tempo e custos: Implementar e manter um sistema de intranet pode ser demorado e resultar em custos recorrentes.
- Desafios na busca de informações: Alguns sistemas de intranet têm mecanismos de pesquisa ruins, tornando difícil para os funcionários encontrarem as informações de que precisam.
- Dificuldade em atualizar o conteúdo: As informações nas intranets podem ser difíceis de atualizar, deixando recursos e conhecimentos sob o risco de serem imprecisos e desatualizados
- Implementação complexa e cara: a implementação de intranets pode ser complexa e cara, especialmente para intranets personalizadas.
- Trabalho remoto: quando os dispositivos móveis e a ajuda remota não estão disponíveis, os funcionários remotos podem achar difícil obter informações na intranet.
Boas Práticas da Intranet
Para garantir que seu portal de intranet seja eficaz, existem várias práticas recomendadas a serem seguidas, incluindo:
- Torne sua intranet o meio de comunicação preferido para incentivar os funcionários a usá-la regularmente.
- Procure soluções intuitivas e fáceis de usar, projetadas com a experiência do usuário (UX) em mente.
- Use sua intranet para coletar feedback dos funcionários por meio de pesquisas, pesquisas de opinião e postar comentários. A implementação do feedback dos funcionários pode melhorar sua experiência e incentivar outras pessoas a compartilhar suas opiniões.
- Escolha uma plataforma de intranet que seja moderna e projetada tendo em mente as necessidades da força de trabalho atual. As soluções de intranet tradicionais geralmente estão desatualizadas e não alcançam todos os funcionários, afetando o engajamento dos funcionários.
- Implemente uma intranet acessível a todos os funcionários, independentemente da localização, para promover a colaboração e a comunicação.
- Garanta que sua intranet seja compatível com dispositivos móveis, pois mais funcionários trabalham remotamente e acessam informações da empresa em seus dispositivos móveis.
- Para incentivar o envolvimento e a colaboração dos funcionários, considere a implementação de recursos sociais como bate-papo e mensagens.
- Forneça treinamento e suporte para garantir que os funcionários possam usar a intranet com eficiência.
- Atualize e mantenha regularmente sua intranet para garantir que ela permaneça relevante e útil para os funcionários.
- Escolha uma solução de intranet escalonável que possa crescer de acordo com as necessidades da sua organização.
O que são uma Intranet e uma Extranet?
Uma extranet é um tipo de intranet que permite que pessoas de fora de uma empresa usem determinados materiais e programas. Algumas partes da intranet estão abertas a terceiros, como clientes, fornecedores e parceiros de negócios. É diferente de uma intranet porque é uma rede privada acessível por terceiros autorizados, como clientes ou parceiros de negócios, permitindo a troca segura de informações entre as organizações.
Uma intranet é uma rede privada e segura de uma organização que facilita a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de informações dos funcionários. As intranets são geralmente restritas aos funcionários da organização.
Duas diferenças entre intranet e extranet?
As duas principais diferenças entre uma extranet e uma intranet estão no número de usuários, na acessibilidade e na segurança.
#1. Número de usuários e acessibilidade
- As intranets são acessíveis apenas por um grupo ou organização específica, normalmente os funcionários da empresa, tornando-as disponíveis para um grupo menor de usuários.
- Muitos usuários, incluindo membros dentro da organização e partes interessadas externas, como fornecedores, parceiros e clientes, acessam uma extranet.
#2. Segurança
- As intranets são geralmente mais seguras devido à sua interface restrita e acessibilidade limitada. Eles são protegidos por um firewall definido, fornecendo segurança à rede para acessar o sistema.
- Como as redes extranet são compartilhadas entre a organização e membros externos, os dados confidenciais correm o risco de acesso indesejado. Um firewall isola a internet da extranet, separando os usuários externos dos usuários da empresa para um acesso seguro.
O que é um portal de intranet
Um portal de intranet é um ponto de partida para acessar informações corporativas ou aplicativos de terceiros. Como resultado, permite que as empresas gerenciem dados, software e outras informações com mais eficiência, fornecendo aos usuários perspectivas individualizadas. Com a ajuda do software de intranet, as empresas podem construir uma rede privada que somente seus funcionários podem acessar com uma senha.
A VPN é um tipo de intranet?
Uma VPN não é um tipo de intranet. Uma intranet é uma rede privada isolada da Internet e acessível apenas dentro de uma organização. Por outro lado, VPN significa “Virtual Private Network”, que cria comunicação criptografada entre dois computadores em uma rede pública como a Internet, tornando-a segura e privada.
O Google é uma intranet?
Não, o Google não é uma intranet. As intranets são as redes privadas que as organizações usam para compartilhar informações e recursos entre seus funcionários. Enquanto o Google é uma empresa que fornece um conjunto de produtos, incluindo o Google Workspace, que é uma coleção de ferramentas de produtividade e colaboração baseadas na nuvem. No entanto, as soluções de intranet de terceiros podem se integrar ao Google Workspace para criar o que às vezes é chamado de “Intranet do Google”.
Você pode usar o Google Sites para desenvolver uma intranet para uma empresa ou organização. O Google Sites é uma opção de intranet tudo-em-um que permite que você coloque todas as suas ferramentas do Google Drive, como Formulários Google, Google Agenda e Google Maps, em um local fácil de encontrar.
O que é um site de intranet?
Um site de intranet é um portal privado que dá aos funcionários acesso a notícias, atualizações e documentos internos. Ele pode atuar como um canal de comunicação da liderança, uma área de conversação e colaboração e uma base de conhecimento para a empresa.
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Referências
