A tecnologia de videoconferência avançou tremendamente nos últimos anos e se tornou uma ferramenta vital para aumentar a produtividade da equipe, a comunicação com o cliente e outras atividades comerciais. Além disso, a maioria das plataformas de software de videoconferência possui recursos integrados, como bate-papo em tempo real, transcrição e compartilhamento de tela, com o objetivo de centralizar as comunicações da empresa e ajudar as empresas a se tornarem mais eficientes.
Para ter uma noção do terreno, considere estas 10 plataformas gratuitas de videoconferência que demonstram que a distância não precisa ser um impedimento para o desempenho de sua equipe.
O que é um software de videoconferência?
Com recursos integrados, como bate-papo, compartilhamento de tela e gravação, o software de videoconferência fornece comunicação online para reuniões de áudio, reuniões de vídeo e seminários. Esses aplicativos são usados para facilitar a comunicação internacional ou de longa distância, melhorar a colaboração e reduzir os gastos com viagens. Funcionários em vários níveis de uma organização podem utilizar soluções de videoconferência para organizar ou participar de reuniões virtuais com colegas de trabalho, parceiros da empresa ou clientes, independentemente de sua localização física.
As plataformas de videoconferência minimizam a necessidade de participação pessoal em scrums breves e reuniões críticas, trazendo comodidade para as agendas diárias de todas as partes envolvidas, aprimorando o relacionamento com os clientes e mantendo uma comunicação aberta e consistente entre as equipes. Certas soluções de videoconferência integram-se com automação de marketing e software de CRM para sincronizar dados comerciais essenciais em conferências relevantes e permitir conversas de acompanhamento simplificadas e atualizações para contas de contato.
- Um produto deve fornecer comunicação de áudio e vídeo online entre dois ou mais participantes para ser incluído na categoria Videoconferência.
- Permita que os hosts de videoconferência alterem as especificações da reunião e convidem convidados.
- Forneça recursos como compartilhamento de tela e bate-papo em conferências separadas.
- Forneça recursos de gravação para futuras apresentações ou referências.
Quais recursos das plataformas de videoconferência são mais comuns?
A seguir estão algumas das principais características das plataformas de videoconferência que permitem que os usuários se conectem e colaborem em tempo real:
- Chamada de vídeo: Videoconferência Chamadas de vídeo de alta qualidade são a próxima melhor coisa para reuniões face a face para reuniões individuais ou de equipe. Quando as equipes não conseguem se encontrar pessoalmente, a videoconferência não apenas melhora a colaboração, mas também faz com que se sintam mais conectados.
- Chamadas de áudio: Muitas plataformas de videoconferência permitem que você participe de uma videoconferência usando áudio apenas discando. Essas chamadas usam software VoIP e são semelhantes a chamadas telefônicas comuns ou sistemas telefônicos. Da mesma forma, a maioria dos produtos permite que os participantes participem de uma chamada de conferência apenas com áudio ou vídeo mais áudio.
- Gravação: Dispositivos com essa funcionalidade permitem que os clientes gravem uma chamada de conferência de áudio ou vídeo para visualização posterior. Alguns produtos até hospedam o vídeo gravado dentro da plataforma, com a possibilidade de baixá-lo e compartilhá-lo internamente ou externamente.
- Compartilhamento de tela: Esse recurso permite que os participantes mostrem suas telas além ou em vez de um fluxo de webcam. O software de compartilhamento de tela é uma excelente ferramenta colaborativa, especialmente para equipes remotas ou híbridas que têm reuniões online frequentes.
- Compartilhamento de documentos: Recursos de compartilhamento de documentos podem ocasionalmente ser incluídos em uma função de bate-papo por texto, embora essa não seja uma regra rígida e rápida. Alguns softwares de videoconferência permitem que você compartilhe documentos sem usar uma conversa de texto.
- Agendamento: Várias plataformas de videoconferência têm a capacidade de organizar reuniões no aplicativo. Outros se integrarão com agendamento de terceiros ou software de calendário.
Leia também: Software de agendamento: melhores opções para empresas
- Chat de texto: Várias plataformas de videoconferência oferecem um chat de texto ao vivo que os participantes podem utilizar além ou em vez do áudio. Esses chats de texto podem ser gravados e acessados posteriormente. Bate-papo instantâneo ponto a ponto ou ponto a grupo fora das videoconferências também é possível com algumas plataformas de videoconferência.
- Apresentações: Enquanto alguns programas de videoconferência se integram com software de apresentação adicional para hospedar apresentações, outros permitem que os usuários criem e apresentem apresentações de slides dentro do aplicativo.
- Legendas e closed captions: Alguns programas de videoconferência incluem legendas e closed captions, que não apenas tornam a videoconferência mais acessível, mas também permitem que equipes multinacionais eliminem o atrito causado por barreiras de idioma ou diferenças culturais. Em algumas circunstâncias, a transcrição ao vivo também pode estar acessível. No entanto, os idiomas suportados podem variar de produto para produto.
Benefícios adicionais das plataformas de videoconferência: apresentações, quadro branco e levantar a mão
Melhores plataformas para videoconferência gratuita
- Zoom
- Google Hangouts
- Reuniões do teclado de discagem
- TrueConf on-line
- Skype
- Conferência Gratuita
- Tamanho real
- Videochamadas do Slack
- Facebook Vivo
- YouTube ao vivo
# 1. Ampliação
Quem deve fazer uso dela?
O Zoom é ótimo para quem trabalha remotamente ou tem membros da equipe que operam remotamente. O zoom é outra opção popular para educadores virtuais. A plataforma de videoconferência permite reuniões simples e fáceis de configurar, bem como reuniões recorrentes em sua sala de reuniões pessoal. Crie e compartilhe um link de reunião privada com uma pessoa ou equipe em segundos e conecte os membros remotos da equipe por meio de vídeo.
Principais funções gratuitas:
- Hospede até 100 pessoas
- Encontros individuais e em grupo
- Não há limites para o número de reuniões.
- Vídeo e áudio HD
- Compartilhando uma tela
- Reuniões que foram agendadas
- Converse em privado ou em grupos
- Controles do host
#2. Hangouts do Google
Quem deve fazer uso dela?
O Google Hangouts é um método fácil de interagir com os contatos do Google (ou aqueles fora de sua rede) para fins pessoais ou comerciais. Utilize esta ferramenta para bate-papos individuais, reuniões de equipe, demonstrações gravadas e muito mais.
Principais funções gratuitas:
- São permitidos 25 participantes de vídeo.
- Conversas via vídeo, áudio e messenger
- Gravações de videoconferências
- Use o Google Agenda para participar de chamadas.
- Compartilhando uma tela
#3. Reuniões de discagem
Quem deve fazer uso dela?
A versão gratuita do Dialpad Meetings é perfeita para equipes de 10 ou menos. A versão gratuita limita o tempo do seu bate-papo por vídeo a 45 minutos, tornando-o perfeito para reuniões mais curtas. Como permite um número infinito de videoconferências, você pode usar esse serviço de videoconferência para reuniões recorrentes, como reuniões individuais ou reuniões mensais da equipe.
Principais funções gratuitas:
- Até dez pessoas podem participar.
- Inúmeras conferências
- Gravação de chamada de áudio HD
- Compartilhamento de tela e documento
- Aplicações móveis
#4. TrueConf on-line
Quem deve fazer uso dela?
A TrueConf oferece um plano gratuito com até três participantes em videochamadas. Essa solução é ideal para pequenas equipes ou indivíduos que precisam de uma ferramenta simples para hospedar videochamadas ou colaborar com pequenos grupos. Os recursos de colaboração, como o controle remoto da área de trabalho, são benéficos para os profissionais de suporte que podem precisar ajudar um cliente com um problema.
Principais funções gratuitas:
- Nas chamadas de equipe, pode haver até três pessoas.
- Vídeo HD
- Ferramentas de colaboração (compartilhamento de tela, controle de área de trabalho remota, chamadas gravadas, transferência de arquivos e quadro branco virtual compartilhado)
# 5. Skype
Quem deve fazer uso dela?
A versão gratuita do Skype é ideal para equipes pequenas com menos de dez pessoas. É uma boa ferramenta se você precisa de uma maneira simples de bater papo por vídeo em seu computador, telefone ou tablet e realizar reuniões de grupos menores ou conversas individuais. A Skype também oferece um produto chamado Skype in the Classroom, desenvolvido exclusivamente para educação online.
Principais funções gratuitas:
- Até dez pessoas podem participar de videochamadas.
- Chamada de vídeo HD
- Compartilhando uma tela
- Gravação de chamadas de vídeo
- Chats de vídeo interativos
- Compartilhamento de localização
#6. Conferência Gratuita
Quem deve fazer uso dela?
O FreeConference é perfeito para equipes menores ou reuniões com cinco ou menos participantes. Uma vantagem significativa deste serviço de videoconferência é sua simplicidade de uso; nenhum download é necessário para começar a usá-lo. Além disso, os controles do moderador permitem que a pessoa responsável pela videoconferência mantenha a reunião em dia.
Principais funções gratuitas:
- Os participantes de uma reunião online podem ser até cinco.
- Compartilhando uma tela
- Partilha de documentos
- Moderador responsável
- Texting
#7. Lifesize Go
Quem deve fazer uso dela?
Funcionários remotos, agentes livres remotos e aqueles que trabalham com clientes que raramente organizam reuniões de grupos maiores podem usar o Lifesize Go. Embora tenham planos com soluções para equipes maiores, a versão gratuita possui uma boa quantidade de funcionalidades para indivíduos e pequenos grupos.
Principais funções gratuitas:
- Pode haver até 8 participantes.
- Nenhum limite de tempo se aplica às reuniões.
- Compartilhando uma tela
#8. Bate-papos de vídeo do Slack
Quem deve fazer uso dela?
Os usuários do Slack podem usar o recurso de chamada simplesmente digitando /ligando ou clicando no símbolo do telefone na parte superior de um bate-papo com outro usuário do Slack. Se você precisar fazer uma pergunta rápida a um colega de equipe, este é um método fácil de chamá-lo diretamente do Slack. Você também pode Slack com até 15 pessoas se iniciar uma chamada de um canal, permitindo que outros usuários do canal participem. Este produto é útil para equipes que procuram uma solução adicional de videochamada para equipes pequenas.
Principais funções gratuitas:
- Até 15 pessoas podem participar de chamadas em grupo.
- Chamadas individuais
- Messenger
#9. Facebook ao vivo
Quem deve fazer uso dela?
O Facebook Live é uma excelente escolha para empresas, influenciadores ou indivíduos que desejam compartilhar demonstrações ao vivo, vídeos ou cultura da empresa. Seus fãs do Facebook podem comentar e falar ao vivo, você pode escolher um público personalizado para o vídeo e pode agendar transmissões com antecedência para aumentar a expectativa.
Principais funções gratuitas:
- Até quatro horas de programação
- Planejando para frente
- Públicos individualizados
#10. YouTube ao vivo
Quem deve fazer uso dela?
O YouTube Live, como o Facebook Live, é uma plataforma para apresentar um produto com perguntas e respostas ao vivo, hospedar uma sessão de instrução para ensinar seu público durante o compartilhamento de tela ou utilizar um quadro branco ou hospedar um diálogo ao vivo com membros de sua equipe.
Principais funções gratuitas:
- Existem três configurações de qualidade de transmissão. (Latência normal, baixa latência e ultrabaixa latência)
- Responde às perguntas do público em tempo real
- Transmissões ao vivo privadas (as pessoas só podem acessar com o URL) (as pessoas só podem acessar com o link)
- Planejando para frente
- Legendas automáticas ao vivo
- Tags de localização
Quais são os benefícios das plataformas de videoconferência?
#1. Gastar menos:
Devido à sua capacidade de eliminar os custos envolvidos com chamadas de longa distância e internacionais, o software de videoconferência pode ser uma solução econômica. Para as organizações, isso significa que não há falhas de comunicação para funcionários remotos, possíveis clientes em potencial ou partes interessadas externas, independentemente da capacidade de viagem. Ao permitir que os funcionários participem de reuniões na conveniência de seus escritórios, o software de videoconferência também pode diminuir os gastos com viagens. Isso pode ser especialmente vantajoso para pequenas empresas que tentam se expandir sem incorrer em altos custos de viagem.
Outra vantagem financeira de algumas plataformas de videoconferência é a oportunidade de substituir o software tradicional de webinar por este software. Se uma empresa precisa organizar um webinar ou evento virtual, mas não requer todos os sinos e assobios de uma ferramenta de webinar padrão, a adoção de um software de videoconferência pode resultar em economias significativas. No entanto, a economia pode ser significativa se uma empresa puder se virar com um plano gratuito em vez de um pago, já que muitos aplicativos de videoconferência oferecem planos gratuitos (com limitações, é claro).
#2. Aproveite ao máximo seu tempo e recursos:
Os colegas podem se encontrar rapidamente para um breve encontro individual ou organizar uma reunião virtual de última hora usando um software de videoconferência. Outros podem melhorar a cooperação da equipe por meio do compartilhamento de tela, compartilhamento de arquivos e uso de quadros brancos colaborativos sem sair de suas mesas ou reservar salas de reunião desnecessárias. Isso pode economizar tempo e liberar salas de conferência para as pessoas que delas precisam.
As equipes podem colaborar enquanto trabalham remotamente graças à videoconferência, que também melhora o trabalho em equipe. Os trabalhadores não são mais obrigados a trabalhar no mesmo prédio de escritórios, muito menos sozinhos no mesmo estado ou nação. As soluções de videoconferência são cruciais para conexão e cooperação no mundo pós-pandemia que está mudando para equipes distantes e híbridas. Além disso, essas ferramentas permitem que as empresas explorem possibilidades fora de determinada geografia, o que pode ajudar na aquisição de talentos.
Quem é o público-alvo das plataformas de videoconferência?
A maioria das empresas:
As tecnologias de videoconferência são úteis para uma ampla gama de empresas e setores, independentemente do tamanho. As empresas voltadas para o cliente, como empresas de consultoria e consultoria, escritórios de advocacia e outros prestadores de serviços, podem usar essas ferramentas para reduzir viagens desnecessárias e colaborar com clientes próximos e distantes. As empresas em crescimento também usam software de videoconferência para ampliar suas perspectivas e verificar os funcionários, independentemente da distância. Mesmo as empresas de médio porte e de nível empresarial usam a videoconferência para se envolver com as partes interessadas e clientes em potencial diariamente.
Autônomos:
Vários serviços gratuitos de videoconferência estão disponíveis, tornando-os uma ferramenta atraente para pequenas empresas, freelancers e outros autônomos. Versões gratuitas de serviços de videoconferência geralmente têm capacidade limitada e são ideais para usuários individuais ou pequenas equipes.
Escolas: como meio de conectar professores e alunos, as instalações de videoconferência às vezes são integradas a plataformas de aprendizado on-line ou sistemas de gerenciamento de aprendizado. Esses produtos são mais adaptados ao ambiente de aprendizado on-line, frequentemente incluindo recursos extras de colaboração, como compartilhamento de arquivos, votação e quadro branco para imitar com sucesso uma sala de aprendizado física.
Desafios das plataformas de videoconferência
A seguir estão algumas das dificuldades associadas às plataformas de videoconferência:
#1. Claridade da chamada:
A qualidade da chamada é um dos problemas mais comuns com as plataformas de videoconferência. Embora o software possa ser forte, a qualidade do vídeo ou áudio depende muito da velocidade da Internet das pessoas envolvidas. Para evitar irritação, é vital que os clientes tenham acesso à internet estável ao utilizar o software de videoconferência.
#2. Preocupações com a segurança:
Os compradores devem avaliar o protocolo de segurança de um produto, assim como fariam com qualquer software usado para comunicação interna e confidencial. Embora os sistemas de videoconferência tenham sido alvo de violações de segurança no passado, os provedores tomaram iniciativas para melhorar a segurança das reuniões, como exigir senhas para acessar uma conferência, instituir o uso de salas de espera e aumentar os controles administrativos.
Como comprar um software de videoconferência
A primeira etapa para determinar que tipo de software de videoconferência um comprador deve considerar é avaliar as necessidades gerais da organização. A empresa já utiliza esse tipo de software? Se sim, o que funciona e o que não funciona? Esta é a primeira vez que a organização usa plataformas de videoconferência? Se for esse o caso, os compradores devem determinar como pretendem instalar esse software e se os sistemas existentes são ou não compatíveis. Considere o seguinte
- Tamanho da empresa: Os compradores devem garantir que os produtos que estão considerando sejam apropriados para o tamanho e as necessidades da organização. Ao comprar software, é fundamental garantir que o produto tenha escalabilidade para se adaptar às necessidades em constante mudança.
- Integrações: Muitas empresas exigem soluções adaptáveis que podem ser simplesmente integradas a um ambiente de software existente. É vital verificar se um novo produto é compatível com os dispositivos e aplicativos de uma empresa, como calendários, software de e-mail, Software de CRM, e software de gerenciamento de projetos, para que sejam aceitos e utilizados adequadamente pelos funcionários. Os compradores também devem garantir que o novo sistema de conferência seja compatível com a tecnologia existente, como sistemas de sala, dispositivos móveis (iOS e Android), sistemas operacionais (PC e Mac) e navegadores populares como Safari e Chrome. Isso ajudará a diminuir qualquer atrito potencial que os consumidores geralmente experimentam ao usar novas tecnologias.
Como comparar o software de videoconferência
#1. Faça uma lista grande.
Fazer uma lista preliminar de itens que atendem aos requisitos gerais do comprador é o primeiro passo para escolher o melhor software de videoconferência. A próxima etapa é reduzir a lista escolhendo recursos específicos que são obrigatórios ou necessários para o comprador. G2.com fornece informações sobre o melhor software de videoconferência, permitindo que os compradores filtrem opções e comentários de usuários para ajudar a restringir a lista de produtos a uma seleção mais relevante.
#2. Faça uma breve lista.
Fazer uma pequena lista de produtos é uma etapa fundamental no processo de compra. Embora a classificação entre muitos produtos possa ser difícil, os consumidores podem obter assistência usando a ferramenta de comparação da G2. Esse recurso exibirá itens de escolha lado a lado para que o cliente possa simplesmente avaliar qual software marca as caixas relevantes na lista.
#3. Realizar demonstrações
Depois que o comprador reduz a lista de produtos, uma demonstração é agendada. Os compradores podem observar um produto e seus recursos com mais profundidade durante as demonstrações. É fundamental chegar a uma demonstração preparada para aproveitá-la ao máximo. Os compradores devem preparar um cenário de negócios que testará minuciosamente cada produto em consideração. Os compradores também devem perguntar sobre preço, suporte do fornecedor e quaisquer problemas que tenham em relação às mercadorias. Após a conclusão das demonstrações, o planejamento adequado facilitará a comparação dos produtos pelo cliente.
Como escolher uma plataforma de videoconferência
#1. Escolha um comitê de seleção.
O software de videoconferência é extremamente útil e frequentemente utilizado em muitos setores. Com isso em mente, um ponto de partida inteligente seria escolher de três a cinco membros da equipe de diversos departamentos e níveis hierárquicos (como TI, alta administração e associados) para fazer parte da equipe de seleção. Quanto mais diversificada for a equipe de seleção, melhor a corporação poderá determinar o quão bem um produto atenderá às suas necessidades.
#2. Negociação
Depois que a equipe de seleção tiver reduzido suas opções de software, é hora de explorar as opções de personalização, o custo e o tipo de suporte do fornecedor necessário. Mesmo que as opções de preço sejam apresentadas no site de um fornecedor, ainda é vital abordá-las. Vários fornecedores de software oferecem descontos e alternativas de preços sob medida com base nas necessidades do comprador.
# 3. Decisão final
Depois que um comprador faz uma seleção final de um produto e está pronto para fazer uma compra, é recomendável que ele realize uma demonstração final, pergunte sobre um teste e identifique quais são as etapas a seguir se o produto finalmente não atender às suas expectativas. precisa. Também é fundamental investigar o nível de suporte fornecido pelo fornecedor após a implementação. Para garantir a simplicidade de uso e uma experiência agradável para o cliente, a maioria dos fornecedores oferece serviços de suporte ao cliente, como bate-papo por vídeo. Ao tomar uma decisão final, essas medidas podem fornecer ao comprador uma sensação extra de segurança e confiança.
Tendências para plataformas de videoconferência
#1. Priorize a segurança e a privacidade.
As empresas confiarão cada vez mais no software de videoconferência para comunicações regulares à medida que o trabalho distante e as equipes híbridas se tornarem mais populares. Como resultado, as organizações estão dando mais ênfase à privacidade e à segurança. Após vários problemas de segurança conhecidos em 2020, como o icônico aviso do FBI sobre hackers e o sequestro de reuniões online, os fornecedores de software continuam desenvolvendo ajustes para garantir que os usuários estejam protegidos contra ataques externos. Criptografia de ponta a ponta, senhas e autenticação multifator estão se tornando mais difundidas em sistemas de videoconferência.
#2. Experiência do usuário aprimorada
As empresas estão aproveitando a inteligência artificial (IA) avançada e o aprendizado de máquina para melhorar a funcionalidade e a qualidade de áudio e vídeo, o que é fundamental, dado o número de pessoas que trabalham em casa e dependem dessas ferramentas regularmente. O processamento de linguagem natural, um subconjunto da IA, pode, por exemplo, reconhecer automaticamente sons desagradáveis, reduzindo o ruído de fundo para quem não está mudo e aumentando a voz do locutor. Visualmente, a visão computacional é usada para obscurecer o fundo do usuário ou adicionar um pano de fundo virtual, modificar a cor e a iluminação e até retocar a aparência do usuário. Esses poderosos recursos elevam as opções de videoconferência HD.
Conclusão
Considere suas necessidades genuínas antes de escolher as melhores plataformas de videoconferência. Por exemplo, alguém que deseja conversar com algumas pessoas paralelamente pode descobrir que uma alternativa gratuita é a mais econômica e, ao mesmo tempo, fornecer todas as ferramentas fundamentais necessárias. Mas, se você pretende utilizar a videoconferência para fins profissionais ou comerciais, principalmente com um grande número de pessoas e regularmente, deve procurar opções mais sofisticadas.
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Referências
