Empresas de todos os tamanhos se esforçam para monitorar e gerar relatórios precisos de gastos. É sempre um desafio encontrar maneiras melhores de gerenciar o fluxo de papel que acompanha as faturas e outras compras. O mesmo vale para fazer relatórios confiáveis e fáceis de entender, verificando-os e aprovando-os e, em seguida, pagando as pessoas com base no que os relatórios dizem. Controlar os gastos de negócios dos funcionários está se tornando mais fácil e menos cansativo graças às ferramentas de gerenciamento de despesas baseadas em nuvem. As ferramentas de gerenciamento de despesas são usadas pelas empresas para agilizar o reembolso e a auditoria de fundos de saída. Este artigo se concentra no software de gerenciamento de despesas mais automatizado, incluindo as ferramentas de gerenciamento American Express. Também discutiremos várias ferramentas de gerenciamento de viagens e despesas.
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O que é processo de gerenciamento de despesas?
O processo de gerenciamento de despesas é a prática de lidar, pagar, verificar e reembolsar despesas iniciadas pelos funcionários. Inclui também as ferramentas utilizadas para analisar os dados e os procedimentos que regem a alocação de fundos.
O gerenciamento de despesas pode ser feito manualmente ou automaticamente e geralmente consiste em dois procedimentos separados. O primeiro método é uma série de ações executadas por um funcionário para solicitar fundos para concluir uma tarefa ou solicitar reembolso de dinheiro já gasto em uma tarefa que foi concluída.
Isso pode envolver o envio de um formulário em papel ou entrada eletrônica de dados ao gerente de linha para revisão e aprovação como parte do processo de gerenciamento de custos. A segunda fase envolve a auditoria e análise dos dados fornecidos pelos departamentos de contabilidade, além da obtenção de suporte e emissão de pagamentos.
Como você gerencia os relatórios de despesas?
Dica sobre a administração dos Relatórios de despesas do seu negócio utilizando as ferramentas de gestão automatizadas;
- Manter uma política de despesas transparente. Determine que tipos de custos diretos sua empresa está disposta a absorver e certifique-se de que sua equipe esteja ciente dessa política em sua totalidade.
- Simplifique a geração de relatórios e controle de despesas.
- Distribuir Cartões de Crédito para a Empresa.
- Estabeleça um cronograma regular de auditoria.
Ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas
Os métodos convencionais de relatório de custos e reembolso estão repletos de complicações e perigos. Eles envolvem os processos inerentemente fraudulentos e propensos a erros de processamento manual de recibos reais e verificação manual. O moral, as finanças e o resultado final de uma empresa são enfraquecidos pela ineficiência do gerenciamento tradicional de despesas. Como resultado, as empresas mais bem-sucedidas usam ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas para diminuir sua vulnerabilidade a essas ameaças.
Gerentes de despesas, contadores e aprovadores podem respirar aliviados quando mudam para ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas para lidar com relatórios e pagamentos. É um recurso vital no local de trabalho produtivo e ambientalmente consciente de hoje.
A automação no gerenciamento de despesas ajuda as empresas a simplificar as etapas necessárias para reembolsar os funcionários por viagens de negócios, refeições, hospedagem e outros incidentes. Além de garantir que a organização não esteja pagando a mais em áreas de despesas permitidas ou não aprovadas, as ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas também garantem a conformidade com a política de gestão de despesas da empresa.
Ao automatizar o processo de rastreamento e relatório de despesas, as empresas podem garantir que estejam de acordo com os regulamentos e sejam responsabilizadas por seus gastos.
O que é uma ferramenta de gerenciamento automatizado de despesas?
As ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas são softwares projetados especificamente para ajudar os trabalhadores a acompanhar e contabilizar as despesas comerciais. Os departamentos de finanças também o utilizam para rastrear solicitações de viagens, despesas e reembolsos. Você pode reduzir o potencial de erro no processo demorado de gerenciamento de despesas de negócios usando ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas.
Além disso, facilita o recebimento e processamento de relatórios de custos de viagem da força de trabalho móvel de uma organização. No entanto, os relatórios de despesas sempre passam por revisões para possíveis infrações de política antes de serem reembolsados. Os fundamentos da gestão de despesas ainda estão lá, mas a eliminação de entradas e verificações manuais fez uma grande diferença para todos os envolvidos.
Qual ferramenta para gerenciar suas despesas de trabalho você usa?
Seja qual for a situação do seu negócio, seja você um único proprietário, uma startup em rápida expansão ou uma corporação bem estabelecida, a sugestão a seguir ajudará você a economizar tempo, estresse e dinheiro.
- Expensify
- Onda
- Scanbot
- Banco de recebimento
- FreshBooks
O que é Software Despesado?
É o tipo de software que automatiza uma parte significativa do processo de reembolso aos funcionários por despesas relacionadas aos negócios. O programa elimina ou reduz significativamente a necessidade de papel, reduz o tempo gasto no gerenciamento de gastos e reduz significativamente os erros.
O QuickBooks faz gerenciamento de despesas?
Sim. Manter o controle e organizar todas as transações financeiras da sua empresa é muito fácil usando o QuickBooks. Leva apenas alguns segundos para carregar ou enviar recibos para o QuickBooks. Ao utilizar o aplicativo móvel QuickBooks, você pode tirar imagens de seus recibos e carregá-los.
Ferramentas de gerenciamento de despesas American Express
A American Express Company AXP lançou no ano passado ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas para o benefício de seus membros Business Gold e Platinum no Reino Unido. O “AmexExpense” foi desenvolvido em colaboração com a Findity, líder do setor, para fornecer relatórios e análises de despesas simplificados.
As ferramentas de gerenciamento de despesas da American Express facilitam a capacidade do departamento financeiro de processar as despesas corporativas com o mínimo de esforço. As empresas podem agora facilmente adquirir recibos online, eliminando a necessidade de os clientes guardarem cópias em papel. Após a transação, os recibos digitais podem ser verificados em relação aos registros. Como resultado, as empresas economizam tempo no processo de reconciliação, que de outra forma seria trabalhoso devido à necessidade de extensa reconciliação manual.
A ferramenta de gerenciamento de despesas da American Express “AmexExpense” fornece código contábil e correspondência de categoria de gastos perfeita, conectando dados de clientes com provedores de serviços de contabilidade líderes do setor, como Xero, Quickbooks e Sage. Além disso, os dados da transação são protegidos pelos robustos sistemas de segurança e proteção da American Express, que por sua vez protegem os usuários do aplicativo.
O programa também permite que os usuários gerem relatórios de despesas rapidamente, fornecendo às organizações uma pesquisa aprofundada sobre os gastos dos funcionários. Portanto, os departamentos de conformidade podem definir com mais facilidade controles de cartão apropriados e limitações de gastos para reduzir gastos desnecessários de funcionários e declarações de despesas fraudulentas. Além de ajudar as empresas, as ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas da American Express também esperam acelerar o processo mensal de envio de custos com funcionários.
Por que as ferramentas de gerenciamento de despesas American Express?
O lançamento da AmexExpense exemplifica o compromisso da American Express em melhorar seus serviços para os membros do cartão, expandindo sua gama de cartões disponíveis e simplificando suas operações internas. Da mesma forma, o segmento de Serviços Comerciais Globais da empresa oferece uma ampla gama de opções de pagamento, gerenciamento de despesas e financiamento comercial. Basicamente, esses esforços devem, em última análise, aumentar as receitas do segmento.
À luz da recuperação econômica global em curso, que abriu as portas para maiores gastos dos consumidores e a retomada das atividades empresariais, parece que o momento de iniciativas como a mais recente também é oportuno. Como resultado, são esperados mais pedidos de reembolso de despesas, destacando a necessidade premente de um método simplificado e eficiente de apresentação de despesas. O objetivo das ferramentas de gestão de despesas Amex é aproveitar ao máximo as condições atuais, reduzindo o tempo gasto com despesas de processamento. Por sua vez, isso libera mais recursos para as empresas se dedicarem a atividades que as ajudarão a expandir suas operações.
Ferramentas de gerenciamento de despesas para negócios
A produtividade dos funcionários e a economia financeira podem ser maximizadas investindo em um software de rastreamento de despesas. Para completar, as ferramentas de gestão de despesas ajudam você e seu contador a entender melhor as tendências financeiras do seu negócio ao longo do ano, o que é muito útil na hora do imposto.
Geralmente, é ideal que você pense em usar ferramentas de gerenciamento de despesas para negócios e hábitos de gastos típicos. Se, por exemplo, sua equipe dirige muito para os negócios, convém se concentrar em ferramentas de gerenciamento de despesas que podem monitorar a quilometragem. No entanto, certifique-se de que haja uma integração entre o rastreador e seu software de contabilidade para reduzir a entrada manual.
Como funcionam as ferramentas de gerenciamento de despesas de negócios?
As ferramentas de gerenciamento de despesas que podem ajudar a controlar os gastos da sua empresa estão disponíveis online e como um aplicativo móvel. Depois de se associar a um serviço, você obterá uma conta e permissão para adicionar usuários até o máximo contratado.
Dependendo do tipo de ferramentas de gerenciamento de despesas em que você está interessado, podem ser solicitados detalhes financeiros ou comerciais básicos durante todo o processo de inscrição. A integração das informações bancárias e/ou de cartão de crédito da sua empresa ao software maximizará sua utilidade. Depois de enviar recibos de despesas comerciais aprovadas, sua equipe será reembolsada diretamente em suas contas bancárias pessoais vinculadas.
As ferramentas de gerenciamento de despesas para empresas ajudam você a organizar seus gastos e identificar padrões de desperdício. Além disso, podem auxiliar no controle de custos. No entanto, é útil combinar despesas semelhantes, como aquelas relacionadas a estoque ou publicidade, para verificar se você está dentro dos limites de gastos definidos. Essas deduções tornam menos difícil manter o dinheiro entrando.
Para acompanhar as finanças do seu negócio, confira algumas das principais ferramentas de gerenciamento de despesas disponíveis para empresas de todos os portes.
- Expensify
- Despesa Zoho
- MileIQ
- Certificar
- Concordar viagem
Ferramentas de gerenciamento de viagens e despesas
Geralmente, os custos das viagens de negócios geralmente aumentam rapidamente, por isso é importante que as empresas mantenham um controle cuidadoso de seus gastos. É muito trabalhoso coordenar viagens de negócios, mas você pode evitar perder o controle do dinheiro usando ferramentas de gerenciamento de viagens e despesas.
O que são ferramentas de gerenciamento de viagens e despesas?
As ferramentas de gerenciamento de viagens e despesas são softwares projetados especificamente para gerenciar e acompanhar as despesas de viagem da empresa. As ferramentas de gestão de viagens e despesas são essenciais para empresas que enviam funcionários em viagens de negócios. Isso porque ele pode ser usado para tudo, desde a organização de viagens até o gerenciamento de pessoal enquanto eles estão ausentes até a geração de relatórios de despesas.
As ferramentas de gerenciamento de despesas e viagens corporativas têm vários usos para diferentes tipos de negócios. É crucial que você tenha uma visão completa do seu custos de viagens de negócios e acesso a um serviço de atendimento ao cliente experiente, caso você tenha algum problema. Também facilita o processo de faturamento e o planejamento de viagens de negócios de acordo com as política de viagens.
Circunstâncias que exigem ferramentas de gerenciamento de viagens e despesas
Como você determina se sua organização pode ou não ganhar com a implementação de ferramentas para gerenciamento de viagens e despesas?
Geralmente, não é difícil identificar as indicações reveladoras, portanto, vamos dar uma olhada em algumas delas:
- A quantidade de dinheiro que sua organização gasta em viagens de negócios é excessiva.
- Reportar em viagens de negócios é uma dor de cabeça.
- A viagem de negócios que você oferece é ineficiente e pouco clara.
Melhores ferramentas de gerenciamento de despesas
Produtos financeiros, como ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas, facilitam o envio, rastreamento, processamento e reembolso de despesas de funcionários. Também pode ser usado para faturar clientes pelo tempo trabalhado em projetos e/ou custos reembolsados.
Os recursos de gerenciamento de despesas podem ser encontrados em softwares de contabilidade abrangentes e em aplicativos independentes. Esses recursos também podem vir como parte de um pacote que inclui recursos para compras, cobrança, orçamento e tarefas monetárias semelhantes.
Por outro lado, dizer que as ferramentas de gestão de despesas mais automatizadas nem sempre é a frase certa. Então, tudo bem se o seu melhor for diferente do meu. É por isso que é importante aproveitar ao máximo o período de teste gratuito de 30 dias oferecido pela maioria das ferramentas de gerenciamento de despesas online.
Experimentar um software por algumas semanas é o melhor método para ver se ele atenderá às suas necessidades.
BUT pequenos empresários às vezes falta o tempo necessário para avaliar adequadamente uma aplicação. Como resultado, avançamos e concluímos uma boa parte do trabalho de base em seu nome.
#1. Rydoo
O Rydoo tem um desempenho admirável graças à sua interface modernizada, capaz de lidar não apenas com as tarefas fundamentais de rastreamento de despesas, mas também com fluxos de trabalho estrangeiros e digitalização OCR. Ele tem um desempenho suficientemente adequado para merecer o prêmio de ser o número um nesta lista
PROS
- Preço que é atraente.
- A digitalização de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) está incluída neste serviço de rastreamento de despesas para compras no exterior
CONS
- A precisão da digitalização OCR é menor do que a de produtos concorrentes no mercado.
#2. Certificar
Certify é a nossa escolha dos editores quando se trata de administração de despesas para pequenas empresas, pois oferece excelente funcionalidade, relatórios confiáveis, um aplicativo móvel e preços que beneficiam as PMEs. Esta ferramenta aborda basicamente todas as questões de gestão de despesas.
PROS
- Forte reconhecimento óptico de caracteres dos recibos digitalizados.
- Excelentes capacidades para preenchimento automático.
- Todo o processo, do início ao fim, referente a relatórios e envios móveis
- Aplicativo móvel simples de usar.
CONS
- Uma taxa extra é avaliada para reembolsos de ACH.
- As integrações com outros programas que não o QuickBooks devem ser gerenciadas diretamente pela Certify.
#3. Despesar
O Expensify vai na direção oposta e tem como alvo grandes empresas com necessidades complicadas de integração de software, enquanto a maioria dos rivais no setor de rastreamento de despesas se concentra em pequenas empresas. Ele tem um desempenho admirável o suficiente nesse aspecto também.
PROS
- O Expensify mantém sua facilidade de uso ao fazer melhorias inteligentes no fluxo de trabalho.
- Apresenta inovações como reembolsos automatizados e cobrança de milhagem por GPS, entre outros benefícios.
CONS
- Há uma curva de aprendizado severa associada à interface do usuário.
#4. Banco de recibos
O Receipt Bank agiliza o processo de registro de despesas, reduzindo a quantidade de entrada de dados necessária; no entanto, alguns usuários podem precisar de treinamento adicional antes de se sentirem confortáveis com seus procedimentos.
PROS
- Um aplicativo móvel simples de usar e que reduz o tempo gasto na inserção de dados.
- Excelente compatibilidade com software de contabilidade.
CONS
- Processos de gerenciamento e permissões incomuns.
- Não há opção para sinalizar violações da política.
#5. Ábaco
O Abacus é um software para registro de despesas que combina uma interface de usuário intuitiva com um conjunto abrangente de recursos. Este programa oferece aos usuários a capacidade de inserir despesas rapidamente, em vez de esperar pela geração de um relatório mensal.
PROS
- Custos que são gerenciáveis.
- Projeto contemporâneo.
- Função de texto integrada que ajuda a acelerar o processo de relatórios e reembolso.
CONS
- Para a avaliação, você precisa enviar detalhes sobre sua conta bancária.
#6. Despesa Concorrente
A solução de rastreamento de despesas conhecida como Concur Expense agora faz parte da SAP e provou sua confiabilidade e maturidade ao longo dos anos. Embora isso o torne uma opção mais viável para empresas maiores, o produto ainda tem alguns desafios a serem superados em termos de facilidade de uso e custo.
PROS
- O Concur Cost é uma solução de rastreamento bem estabelecida que também apresenta um aplicativo móvel que passou recentemente por uma reformulação. Juntos, esses dois componentes oferecem rastreamento abrangente de despesas.
CONS
- Como existem tantos tipos diferentes de serviços complementares, pode ser um desafio fornecer uma estimativa precisa do preço final.
#7. Caminho de Despesa
O ExpensePath é uma boa solução para acompanhar as despesas de pequenas e médias empresas. Possui uma interface fácil de usar, uma quantidade razoável de opções de personalização e um preço razoável.
PROS
- Interfaces fáceis de usar e com guia administrativo para suporte adicional.
- Fornece uma estrutura de preços flexível, que é especialmente benéfica para empresas menores.
CONS
- A câmera não captura dados exatos de moeda, data e fornecedor; carece de funcionalidade para OCR.
- Requer entrada manual.
#8. Ponto de Despesa
O ExpensePoint é inquestionavelmente projetado com o contador em mente, em oposição ao consumidor que está tentando coletar rapidamente informações sobre despesas. Por outro lado, para empresas que colocam ênfase semelhante, este aplicativo fornece relatórios excelentes e administração de políticas granular.
PROS
- Controle sobre as políticas de despesas em um nível muito fino.
- A reportagem é bastante impressionante.
CONS
- Para o usuário médio, a interface do usuário pode ser um pouco complicada.
#9. Despesa Zoho
O Zoho Expense se sai bem nessa categoria, principalmente devido ao fato de possuir um conjunto robusto de recursos, além de fortes opções de personalização e um preço amigável para pequenas empresas. Um acéfalo para pessoas que já usam produtos Zoho e definitivamente algo a ser levado em consideração para aqueles que nunca trabalharam com um serviço Zoho antes.
PROS
- Forte capacidade de customização.
- Excelente integração com soluções da Zoho, além de outros serviços, como Lyft.
- A opção de assinatura do Zoho One é uma opção muito econômica.
CONS
Obrigatório apresentar as despesas juntamente com um relatório, o que pode causar atraso no recebimento do pagamento no caso de uma entrada imprecisa.
#10. Despesas da Web
Webexpenses é um fornecedor de software de gestão de despesas online para empresas de todos os tipos em mais de 70 países em todo o mundo. O programa é utilizado em todos os setores, incluindo o setor de varejo, o setor financeiro, o setor de tecnologia, o setor de construção e o setor sem fins lucrativos. Fornece um retorno razoável para o custo”
PROS
- Excelentes relatórios, com potencial para serem compatíveis com uma variedade de pacotes de software de contabilidade.
- Utilizando o aplicativo móvel para importar custos recém-incorridos.
CONS
- O recurso de divisão de IVA não funciona com o lote de upload CC; ele deve ser alterado manualmente.
- Houve problemas esporádicos com a estabilidade do aplicativo (teve que limpar o cache)
Por que a gestão de despesas é importante?
As empresas têm a responsabilidade de realizar auditorias exaustivas de suas despesas, a fim de garantir que a empresa cumpra a legislação aplicável e verificar se seus funcionários não estão gastando demais ou comprando produtos não vinculados ao seu trabalho. Fornecer visibilidade das quantias de dinheiro que entram e saem da empresa é uma das maneiras pelas quais a tecnologia para Gerenciamento de despesas pode ajudar com auditorias de negócios.
Conclusão
Para gerenciar adequadamente as finanças, uma empresa precisa ver exatamente como e por quem o dinheiro está sendo gasto. Uma empresa pode ficar em dificuldades terríveis se confiar em dados inadequados coletados às suas próprias custas. É por isso e quando as ferramentas automatizadas de gerenciamento de despesas são úteis.
As ferramentas de gerenciamento de despesas são usadas pelas empresas para simplificar a tarefa demorada de reconciliar e reembolsar funcionários por despesas comerciais. Relatórios de despesas podem ser feitos, enviados, aprovados, reembolsados e contabilizados com a ajuda do programa. Da mesma forma, os usuários podem carregar, rastrear e enviar convenientemente seus recibos de despesas com o fluxo de trabalho automatizado do software. Os administradores podem obter esses recibos de reembolso por meio de um processo simplificado para autorizar as reivindicações e verificar quaisquer violações da política corporativa. Além disso, o software ajuda as empresas a monitorar o dinheiro que seus funcionários gastam nos negócios da empresa.
Perguntas frequentes sobre ferramentas de gerenciamento de despesas
Quais são as melhores ferramentas de gerenciamento de despesas
Suas necessidades e orçamento determinarão qual software de rastreamento de custos é ideal para você. Embora tenhamos compilado uma seleção dos sistemas de gerenciamento de despesas mais conhecidos e bem projetados, o melhor sistema para sua empresa dependerá, em última análise, de sua natureza e requisitos específicos.
Qual é a taxa atual para programas de elaboração de relatórios de despesas?
O software de rastreamento de despesas normalmente é cobrado mensalmente por usuário. Os produtos normalmente custam entre US$ 5 e US$ 8 por usuário por mês, com preços especiais disponíveis para empresas e negócios maiores.
Quais são os benefícios de usar um programa para acompanhar e gerenciar seus gastos.
As empresas e seus funcionários podem economizar tempo e esforço usando um software de gerenciamento de custos que automatiza o processo de registro, atribuição e reembolso das despesas dos funcionários. É uma economia de tempo para gerentes e contadores porque simplifica e centraliza o processo de gerenciamento e pode automatizar operações manuais mundanas.
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Referência
