Gostamos de discutir ferramentas de gerenciamento de eventos. Especificamente, de acordo com estatísticas de marketing experiencial, o uso de software de gerenciamento de eventos aumenta a participação em 20%, a produtividade em 27% e a margem de lucro em 20-30%, em média.
Com tantos outros softwares e ferramentas de gerenciamento de eventos gratuitos disponíveis on-line hoje em dia, não é surpresa que mais e mais planejadores de eventos estejam dando uma olhada.
Compilamos uma lista das melhores ferramentas de gerenciamento de eventos com base no feedback do usuário do mundo real, pontuações relativas em sites de classificação de software como o Capterra e recursos notáveis que sabemos que os planejadores de eventos apreciariam. Mas, antes de começarmos, aqui estão mais algumas informações sobre como escolher um software de gerenciamento de eventos para seu próximo grande projeto. (Edifícios Britespan)
Como selecionar o melhor software de gerenciamento de eventos
Existem vários usos para o software de gerenciamento de eventos e uma grande variedade de recursos disponíveis, portanto, comece priorizando seus requisitos. Deseja economizar tempo em tarefas repetitivas de gerenciamento de eventos, como estabelecer e revisar agendas de conferências? Você quer melhorar a participação dos visitantes e ajudar seus expositores no crescimento de seus negócios? Que tal economizar dinheiro atualizando seu sistema de registro e emissão de ingressos?
Em seguida, certifique-se de que cada ferramenta atenda aos seus requisitos. Ao ler a lista “Software de gerenciamento de eventos favorito dos organizadores” abaixo, considere o seguinte:
- O que você vai precisar para o seu evento? Um sistema de emissão de ingressos, um folheto web ou móvel, um site de eventos, soluções de engajamento de público, uma ferramenta de check-in de presença e ferramentas de recuperação de leads de expositores. Faça uma lista de tudo o que vem à mente.
- O software de planejamento de eventos é compatível com dispositivos móveis? Existe um aplicativo disponível para seus participantes na plataforma?
- O que a loja de aplicativos e sites de revisão de software como o G2 estão dizendo sobre isso?
- Quão simples é implementar o software? Verifique se você pode planejar uma demonstração ao vivo ou um test drive com antecedência.
Os 33 principais softwares de gerenciamento de eventos em 2023
#1. Cvent
O software de gerenciamento de eventos da Cvent automatiza e simplifica todo o processo de planejamento. Comece localizando um local e termine com painéis e dados personalizados após o seu evento.
#2. Tabelas sociais
O Social Tables oferece o melhor fornecimento de locais, planejamento de eventos, gerenciamento de convidados e serviços de check-in. O software e as ferramentas de gerenciamento de eventos gratuitos permitem que você crie projetos em escala rapidamente. Você pode planejar todos os aspectos e compartilhá-los com locais, clientes e parceiros. Além disso, o Social Tables ajuda você a gerenciar convidados, desde VIPs até pedidos de refeições especiais, e acomodá-los visualmente em diagramas.
A Social Tables também desenvolve soluções premiadas para hotéis e locais, como software de CRM, plataformas de vendas de eventos e plataformas de serviços para eventos.
#3. Lugar triplo
Para configurações exclusivas de eventos, o Tripleseat é o melhor software de planejamento de eventos. É um aplicativo online de vendas e gerenciamento de eventos projetado principalmente para restaurantes, hotéis e locais. Você pode melhorar as vendas de eventos e agilizar o processo de planejamento usando o Tripleseat.
Você pode coletar leads de eventos, converter leads em reservas, criar contratos e BEOs e muito mais. A Tripleseat também oferece várias opções de relatórios para analisar o ROI para profissionais de eventos obcecados por estatísticas.
#4. Regpack
O Regpack permite personalizar formulários de inscrição e gerar um número ilimitado de tipos de atendimento. Você pode fazer o check-in dos hóspedes usando um dispositivo móvel ou permitir que eles próprios façam o check-in. Você pode até incluir o software na página de inscrição do seu site.
Registro de grupo e processamento de pagamento criptografado também estão disponíveis. Se você quiser vender coisas durante o evento, também pode incluir um carrinho e um checkout rápido. Em seguida, usando a ferramenta de pesquisa do software, solicite comentários dos convidados.
#5. Soluções para membros
Como o Member Solutions foi projetado para processar registros de membros, é popular entre os estúdios de fitness. Desde a sua criação em 1991, cresceu para incorporar uma variedade de ferramentas de planejamento de eventos.
Usando uma biblioteca de modelos, sua função de registro de eventos simplifica a construção de formulários de inscrição, isenções de responsabilidade e outros documentos de participação. Todos os formulários são marcados em branco e facilmente personalizáveis com sua marca corporativa. Se você gosta de marketing, o recurso de marketing por e-mail da Member Solutions pode ajudar a manter os participantes informados sobre seu evento.
#6. Caterease
A Caterease facilitou o aspecto de catering do planejamento de eventos. Ele permite que você crie menus visuais para seus visitantes. Você também pode construir listas de ingredientes e listas de preparação de alimentos para os cozinheiros nos fundos da casa.
Os hóspedes podem inserir suas próprias preferências de refeição. Os dados podem então ser usados para calcular a quantidade de alimentos e bebidas que você precisa. A interface do Caterease é semelhante ao Microsoft Word e Excel, portanto, há pouca ou nenhuma curva de aprendizado.
#7. Fonteva
Com um custo anual único, o Fonteva permite gerir um número ilimitado de eventos. Este serviço é particularmente apreciado no ramo da hospitalidade. Na verdade, o Westin Hotel é um consumidor frequente.
Fonteva é uma ótima opção se você estiver organizando um evento com participantes internacionais. O sistema suporta mais de 100 métodos de pagamento, permitindo que os hóspedes paguem ingressos e outras coisas sem precisar se preocupar com conversões de moeda.
Além disso, os planejadores de eventos podem criar uma página temporária do evento para manter as pessoas interessadas. Por exemplo, nos dias anteriores ao evento, você pode compartilhar fóruns, concursos e outras atividades online.
#8. hubb
Se você trabalha como gerente de conferência corporativa, pode sentir que está constantemente procurando informações de programação para o seu evento. O Hubb é capaz de resolver esse problema. Este software permite que você acesse o conteúdo que você precisa para seus eventos de forma mais rápida.
O Hubb reduz o tempo de administração em 67%, permitindo que os palestrantes enviem suas próprias informações. Considere o que você poderia realizar em um evento se tivesse 67% mais tempo!
#9. momice
Momice é um software de gerenciamento de eventos completo que abrange tudo, desde o registro até a criação do site e as estatísticas do evento. Embora o preço seja em Euros, a solução é acessível a qualquer pessoa com ligação à Internet, independentemente da localização. Os pacotes iniciais oferecem acesso às ferramentas de planejamento de eventos para três eventos e você pode adicionar até cinco usuários de uma vez.
#10. Duplo holandês
DoubleDutch tem tudo a ver com a promoção da comunidade. Projetar experiências agradáveis para os hóspedes, eventos à prova de futuro, facilitar o planejamento de eventos de alto volume e utilizar uma rede de parceiros compõem sua estratégia de quatro frentes. As frases mais populares usadas em suas excelentes avaliações incluem “amigável” e “aplicativo maravilhoso”.
#11. Ticketmaster
Esta é uma opção popular de venda de ingressos para tudo, desde pequenas reuniões até grandes shows. O sistema é adaptável e também pode enviar confirmações e lembretes por e-mail. Ele também permite que os usuários se registrem a partir de seus telefones e PCs.
Eles adicionam 3.5% ao preço do ingresso mais US$ 1.59 por ingresso. Embora a Eventbrite seja bem conhecida, alguns organizadores acreditam que o preço é um pouco excessivo.
# 12. Folga
Esta popular ferramenta de comunicação em equipe também tem sido utilizada para interatividade de sessão em eventos. O Slack permite que você crie vários canais para diferentes temas dentro do mesmo espaço de trabalho, permitindo que você tenha canais secretos para sua equipe interagir e canais públicos para os convidados usarem como tópicos de discussão durante todo o evento.
Os usuários podem conversar individualmente, fazer chamadas de vídeo e telefone e compartilhar arquivos por meio do aplicativo, além de conversas em grupo.
#13. Gestor de projeto
ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que pode ser expandido para equipes e empresas e oferece um método para organizar, colaborar e acelerar a entrega de projetos. O ProjectManager é uma excelente escolha para indivíduos que procuram uma solução que se concentre na eficiência da equipe e na organização do projeto.
Embora o ProjectManager não seja desenvolvido principalmente para eventos, ele fornece aos organizadores de eventos uma interface centralizada de ferramentas para gerenciar cronogramas, projetos e colaboração para tornar o gerenciamento de projetos de eventos mais eficiente.
# 14. Wix
Wix é uma plataforma popular de criação de sites que os organizadores de eventos usam para criar páginas da web de eventos. Possui temas e modelos pré-fabricados, alguns dos quais são criados especificamente para sites de eventos, e é totalmente personalizável.
Embora o Wix simplifique definitivamente a criação de sites, pode haver uma curva de aprendizado ao usá-lo pela primeira vez. Além disso, cada vez que algo muda, você terá que editar manualmente os itens do evento, como a agenda da conferência e as informações do palestrante, o que é demorado e propenso a erros.
#15. Slide
O Slido, um conhecido aplicativo de perguntas e respostas e pesquisa ao vivo, permite que os usuários façam crowdsourcing de perguntas populares para desencadear diálogos importantes. Como uma enquete ao vivo aumenta o envolvimento e a participação dos participantes, muitos aplicativos de eventos e ferramentas de gerenciamento de conferências incluem a funcionalidade de enquete ao vivo.
Se você hesita em usar outro aplicativo apenas para QA/enquetes ao vivo, primeiro veja se seu aplicativo de evento já inclui essas funções. Algumas ferramentas de gerenciamento de eventos, por exemplo, exibirão resultados em uma tela grande, oferecerão uma variedade de modelos de perguntas de pesquisa ao vivo para configuração rápida ou oferecerão suporte a classificação de perguntas, lembretes automáticos, integração de perguntas e respostas nos slides dos palestrantes e assim por diante.
#16. Eventos de zoom
Você provavelmente já conhece o Zoom e como usá-lo, o que torna sua nova ferramenta de eventos, Zoom Events, uma alternativa atraente. O software foi projetado para auxiliar os organizadores em várias partes do gerenciamento de eventos, como streaming de sessões, compartilhamento de eventos e gerenciamento de ingressos, entre outras coisas.
O Zoom Event, por outro lado, concentrou-se principalmente em cursos menores e séries de webinars. Também carece de alguns dos recursos mais complexos que outras plataformas podem oferecer, como estandes digitais para patrocinadores e expositores, portanto, se você estiver planejando uma conferência ou evento maior, essa pode não ser a melhor opção.
#17. Everwall
Procurando incorporar mídias sociais para eventos em seu design de eventos? Everwall oferece as ferramentas que você precisa para criar um mural de mídia social personalizado com atividade de mídia social em tempo real de todos os seus participantes. CNN, Forbes e Microsoft estão entre seus clientes de prestígio.
#18. Segunda-feira
Você deve ter notado seus anúncios otimistas e imaginativos no YouTube recentemente, já que seu software de gerenciamento de equipe e projeto se tornou um item obrigatório na maioria dos kits de ferramentas dos planejadores de eventos. O Monday fornece um sistema de rastreamento altamente visual com atualizações de status simplificadas, seja você responsável por uma equipe de planejadores internos ou se esforçando para colocar todos os seus fornecedores de eventos na mesma página.
Embora não seja expressamente projetado para eventos, você pode simplesmente personalizar este aplicativo para qualquer empreendimento colaborativo, como conferências, seminários e road shows.
#19. Conjunto de lança
Na Boomset, poderosas ferramentas de eventos no local são o nome do jogo. Com esta solução de gerenciamento de eventos, você pode gerenciar check-ins no local, imprimir crachás, resgatar vouchers e muito mais. A ferramenta de marketing também o ajudará na coleta de dados do evento e na promoção de um evento. É um excelente complemento para qualquer outro pacote de software de gerenciamento de eventos.
#20. Akroo
Akkroo usa automação de marketing digital e tecnologias de CRM para adquirir leads qualificados em eventos. Eles ganham pontos extras por serem simples de combinar com outras ferramentas de negócios importantes, como Salesforce, HubSpot e Marketo.
#21. Atender
Com base no tamanho do seu próximo evento, este aplicativo de evento móvel e ferramenta de registro online oferece preços personalizáveis. Alguns dos recursos notáveis do Attendify incluem links para contas de mídia social dos participantes, uma agenda de eventos de fácil leitura e ferramentas de patrocinador de eventos.
Se você está procurando por patrocinadores de eventos, aqui é um lugar fantástico para começar.
#22. Oveit
Por fornecer uma solução de pagamento de ciclo fechado para eventos e locais de eventos, a Oveit se autodenomina a “última milha de pagamentos”. Eles geralmente são usados em festivais e convenções onde haverá um grande número de fornecedores individuais ou uma grande quantidade de vendas gerais previstas.
A edição gratuita do Oveit suporta até 1,000 consumidores, portanto, se você estiver planejando uma pequena ativação de produto ou um evento VIP de elite, experimente este serviço.
#23. LIVRO DE RSVP
Esta ferramenta adaptável simplifica os processos de convite e registro de eventos. O RsvpBOOK, que é ideal para aulas e workshops de várias faixas, permite que os usuários publiquem links de ingressos nas mídias sociais, gerenciem check-ins de eventos no local e criem instantaneamente relatórios de eventos a partir de dados coletados automaticamente.
Também vale a pena mencionar que sua clientela anterior incluiu grandes conferências de educação artística e cúpulas de proteção de dados, indicando que eles não são estranhos à indústria B2B.
#24. Fogo escovado
Brushfire é uma solução para registro e emissão de ingressos on-line específica do setor. Eles servem principalmente a igrejas e missões, portanto, seus recursos exclusivos servem como um exemplo brilhante do valor do software de nicho.
No geral, o produto permanece extremamente versátil, oferecendo a melhor conformidade de dados, software de participação e opções de personalização no negócio de eventos. Vale a pena dar uma segunda olhada no Brushfire, mesmo que você não esteja planejando um evento religioso.
#25. Reunir
Restaurantes, locais para eventos e fornecedores irão apreciar nossa solução de gerenciamento de eventos projetada especificamente para eles. O objetivo principal do Gather é agilizar os processos de reserva de locais, mas os clientes também elogiam o recurso de comunicação por e-mail e a simplicidade do layout da plataforma.
#26. Dê Smart
O GiveSmart é um software móvel de angariação de fundos ideal para a sua próxima gala ou leilão silencioso. Ferramentas de angariação de fundos, como emissão de ingressos para eventos, lances para dispositivos móveis e relatórios de eventos, ajudam as marcas a aproveitar ao máximo seus eventos presenciais, seja você uma organização sem fins lucrativos ou uma empresa de tecnologia.
#27. Guia
Esta plataforma de desenvolvimento de aplicativos é especializada em qualquer coisa, desde pequenas reuniões até grandes preocupações da empresa. O evento Guidebook oferece modelos úteis, integrações com sistemas como Mailchimp e Salesforce e ferramentas para desenvolvimento adicional por meio de seu sistema de API aberto.
Este ano, suas equipes de suporte ao cliente receberam inúmeras homenagens por suas habilidades.
#28. Allcal
Allcal é um aplicativo de calendário que é conduzido pela comunidade (que combina muito bem com outras ferramentas baseadas na comunidade, como o já mencionado DoubleDutch). Seus clientes variam de organizadores de noites de jogos mensais inexperientes a experientes organizadores de conferências de tecnologia de vários dias.
Portanto, independentemente do tipo de evento que você está organizando, você deve consultar as ferramentas de registro, agendamento e calendário de aplicativos móveis da Allcal.
#29. Abacate
O Avochato é um CRM que torna as atualizações de mensagens de texto, lembretes ou ajustes de agendamento de eventos em tempo real rápidos e fáceis. Suas equipes de atendimento ao cliente e eventos têm controle total sobre as mensagens que chegam e saem por meio de uma plataforma colaborativa.
No geral, o Avochato é uma ótima ferramenta para os departamentos de vendas e marketing antes, durante e depois dos eventos.
#30. Topos
A Topi possui uma solução de planejamento de eventos rápida e econômica, bem como nosso lema favorito em nossa lista de ferramentas de gerenciamento de eventos (“designed serendipity”).
Os pontos fortes da plataforma incluem um aplicativo móvel para seus participantes se conectarem, ferramentas de registro e check-in de eventos e recursos de recuperação rápida de leads.
#31. GrupoMeet
O GruupMeet pretende ser a versão mais básica de todas as ferramentas desta lista. Em suas configurações mais simplificadas, essas ferramentas cobrem a maioria das tarefas de planejamento de eventos e oferecem recursos exclusivos, como mensagens de texto bidirecionais para equipes, pesquisas de voos e estatísticas de eventos.
Os participantes que optarem por utilizar a ferramenta não precisam baixar nenhum aplicativo ou criar novas contas, o que pode ser vantajoso para o público-alvo do seu evento.
# 32. Trello
O Trello é mais um excelente aplicativo de criação de listas e gerenciamento de projetos que funciona bem com organizadores de eventos. Seu sistema de placa e cartão fornece ferramentas visuais para manter os colegas no caminho certo. E sua interface de atualização de projeto rápida e fácil de usar mantém os planejadores de eventos calmos o tempo todo.
#33. Rastreador de conferência
O Conference Tracker, um produto da Engineerica, é uma ferramenta de monitoramento de presença incomumente específica que tivemos que incluir nesta lista. O Conference Tracker, que é mais comumente usado por instituições acadêmicas, conferências e organizações relacionadas à educação, pode suportar até mesmo os mais exigentes eventos de várias faixas e sessões complexas.
Eles até recomendam o uso deste aplicativo para pequenas tarefas, como verificar a participação dos funcionários em seminários de treinamento.
#34. Bilhetes
A Ticketbud é uma plataforma de planejamento de eventos e ingressos de marca branca que serve como um balcão único para organizadores de eventos pequenos e grandes. A capacidade do Ticketbud de organizar horários de pagamento variáveis para vários fornecedores de eventos utilizando datas específicas, incrementos semanais e mensais é um recurso intrigante.
Os usuários também preferem o Ticketbud a programas semelhantes (como o Squarespace), pois o software permite eventos repetidos ou recorrentes, enquanto a maioria dos outros não.
Conclusão
Ao procurar as melhores ferramentas de gerenciamento de eventos, seus resultados podem ser diferentes. Considere empregar uma ou mais dessas ferramentas se precisar de uma ferramenta hiperespecífica para uma única tarefa de evento ou um software de gerenciamento de eventos completo capaz de lidar com seus vários fornecedores, participantes e locais de eventos.
Perguntas frequentes sobre o software de gerenciamento de eventos
Quais são os 5 C's do gerenciamento de eventos?
Os 5 Cs do gerenciamento de eventos são Conceito, Coordenação, Controle, Culminação e Encerramento.
Quais são os 7 elementos-chave da gestão de eventos?
Os 7 elementos-chave da gestão de eventos são; infraestrutura do evento, público, participantes, organizadores, local e mídia. Todas essas peças devem ser gerenciadas pelo software do seu evento.
O que é um sistema de reserva de eventos?
Ao facilitar o registro e o pagamento on-line/eletrônico, o sistema de reservas de eventos simplifica as coisas, tornando mais fácil para os usuários se registrarem em qualquer evento.
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Referências
