FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS: Usos, ferramentas gratuitas e guia

FERRAMENTAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Fonte da imagem: FileCenter
Conteúdo Esconder
  1. O que é uma ferramenta de gerenciamento de documentos?
  2. Qual é o melhor software de gerenciamento de arquivos?
  3. Quais são os vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos?
  4. Lista de ferramentas de gerenciamento de documentos
    1. #1. SignDesk
    2. #2. Conteúdoverso
    3. #3. Optix
    4. #4. Docufree
    5. #5. DocStar ECM
    6. #6. ArquivoHold
    7. #7. DocuPhase
    8. #8. eFileCabinet
    9. #9. DocuXplorerName
    10. #10. Localizador de Documentos
  5. O SharePoint é uma ferramenta de gerenciamento de documentos?
  6. Como você gerencia os documentos?
  7. O que são habilidades de gerenciamento de documentos?
  8. Ferramentas de gerenciamento de documentos da Microsoft
  9. são ferramentas de gerenciamento de documentos do Microsoft Office Suite?
  10. Microsoft SharePoint – Exemplo de ferramentas de gerenciamento de documentos ou não
  11. Lista das principais ferramentas de gerenciamento de documentos do Microsoft Office 365
  12. Empresas de gerenciamento de documentos
  13. Ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos
  14. Quais são os tipos de ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos?
    1. #1. Baseado em nuvem:
    2. #2. Auto-hospedado:
  15. Qual é o processo básico das ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos?
    1. #1. Digitalização e Coleta de Documentos em Papel
    2. #2. Centralize o armazenamento de documentos
    3. #3. Recuperação e Distribuição de Documentos
  16. Quais são os recursos das ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos?
  17. Sistema de gerenciamento de documentos de código aberto
  18. Conclusão
  19. Perguntas frequentes sobre ferramentas de gerenciamento de documentos
  20. Quais são as vantagens de usar software de código aberto para gerenciar documentos?
  21. Quais são os vários tipos de sistema de arquivamento?
  22. Artigos Relacionados
  23. Referência

Graças à tendência de digitalização em curso, as pessoas querem trabalhar menos em papel e esperam poder acessar seus documentos mais importantes de qualquer dispositivo. É altamente recomendável usar um sistema de gerenciamento de documentos para simplificar esse processo. No mundo digital de hoje, as ferramentas de gerenciamento de documentos são parte integrante de qualquer empresa de sucesso. Os sistemas de gerenciamento de documentos, em vez de fileiras de armários, geram um arquivo eletrônico que pode ser acessado e modificado por qualquer pessoa com a devida autorização. Gerenciar seus papéis digitais e digitalizar arquivos de papel antigos é muito fácil com a ajuda de ferramentas de gerenciamento de documentos. Passamos por uma lista de ferramentas de gerenciamento, com foco em ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos e da Microsoft, e também nomeamos algumas empresas de sistemas DM, incluindo Open Source.

Leia também: Gerenciamento de senhas

O que é uma ferramenta de gerenciamento de documentos?

A ferramenta de gerenciamento de documentos é um software usado para rastrear, gerenciar e armazenar documentos enquanto reduz o uso de papel. Este programa tem várias aplicações corporativas em potencial, desde o arquivamento de arquivos de mídia na nuvem até a facilitação do trabalho em equipe na papelada.

O DM inclui uma ampla variedade de recursos e funcionalidades, essenciais para o bom funcionamento de uma empresa. Os recursos de ferramentas de gerenciamento de documentos que são inestimáveis ​​e ajudam empresas de todos os tipos incluem;

  • Um único local onde os registros podem ser pesquisados ​​e acessados.
  • Documentos que antes eram armazenados em papel agora podem ser digitalizados, carregados e organizados digitalmente, eliminando a necessidade de espaço adicional (e dinheiro) que antes era necessário para armazenamento em papel.
  • Melhorar a organização e a produtividade, esta mudança.
  • O uso de armazenamento de documentos digitais reduz a probabilidade de que os arquivos sejam extraviados ou corrompidos.

As ferramentas de gerenciamento de documentos podem ser especialmente úteis para empresas dos setores médico e financeiro, que lidam e/ou armazenam grandes volumes de dados contendo informações de identificação pessoal. Esses sistemas podem garantir a conformidade dos documentos em um determinado campo, ao mesmo tempo em que fornecem aos usuários autorizados acesso rápido e confiável a todos os arquivos necessários.

Qual é o melhor software de gerenciamento de arquivos?

Vamos dar uma olhada em alguns dos softwares de DM mais conhecidos, que são comumente usados ​​para diminuir a dependência de documentos em papel e aumentar o desempenho de DM de uma empresa.

  • Clique para cima
  • Arquivos M
  • Folha inteligente
  • Espaços de trabalho em equipe
  • pCloud
  • HubSpot

Quais são os vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos?

Os cinco tipos de sistemas DM são;

  • Gerenciamento de conteúdo empresarial.
  • Gerenciamento de conteúdo (gerenciamento de conteúdo da web)
  • Imagem de Documentos.
  • Gestão de fluxo de trabalho. 
  • Gerenciamento de Registros. 

Lista de ferramentas de gerenciamento de documentos

Escritórios jurídicos, estúdios de design e editoras são apenas alguns exemplos de pequenas e médias empresas que querem ficar sem papel, mas precisam de ajuda para encontrar a solução adequada. Como as empresas sempre terão uma grande quantidade de dados para gerenciar, é essencial selecionar uma ferramenta de DM que seja confiável e extensível para maximizar a eficiência.

Pequenas e médias empresas (SMBs) podem se beneficiar muito de ferramentas eficazes de gerenciamento de documentos. A mais fundamental é a necessidade de um local centralizado para manter os registros em ordem. Uma ferramenta DM também pode gerenciar coisas como controle de versão, processos, permissões de usuário, backup e segurança. É por onde você deve começar ao procurar um local para manter e compartilhar arquivos confidenciais da empresa com outras pessoas. A classificação de dados é outro recurso do DM que tem o potencial de alterar significativamente a forma como sua empresa agora diagrama seus processos. A receita global projetada para os sistemas DM e ECM está crescendo a um ritmo saudável e por boas razões.

Dito isto, abaixo está uma lista de algumas das principais ferramentas de gerenciamento de documentos;

#1. SignDesk

SignDesk é uma plataforma Smart Contract Lifecycle Management (CLM) que foi desenvolvida com a intenção de automatizar todos os aspectos do processo de contratação. Com a ajuda do SignDesk CLM, as equipes podem desenvolver imediatamente contratos com cláusulas sugeridas por IA, aprová-los e negociar seus termos.

#2. Conteúdoverso

Gerenciar seus documentos com o Contentverse garante que você nunca ficará sem os recursos necessários. O Contentverse é capaz de acomodar os requisitos específicos do seu departamento porque fornece opções de implantação na nuvem e no local, bem como configurações de usuário que podem ser personalizadas.

#3. Optix

Software de gerenciamento de documentos poderoso e simples de usar, o Optix oferece soluções de automação de fluxo de trabalho, gerenciamento de procedimentos operacionais padrão e outros recursos contemporâneos projetados para melhorar a eficiência dos processos da empresa.

#4. Docufree

Um sistema de gerenciamento de conteúdo de negócios habilitado para serviços, o Docufree Document Cloud integra digitalização e captura de documentos, gerenciamento de documentos e automação de processos em uma única plataforma baseada em nuvem.

#5. DocStar ECM

O DocStar Enterprise Content Management atende a grandes e médias empresas em todos os setores e oferece ferramentas para carregar, armazenar e trocar documentos em vários formatos. Seus clientes vêm de uma ampla gama de indústrias. Existem versões do software que são executadas na nuvem e também localmente.

#6. ArquivoHold

Um escritório sem papel pode ser mais fácil de alcançar com a ajuda da ferramenta de gerenciamento de documentos; FileHold Enterprise, projetado para uso em grandes empresas. A instalação do FileHold pode ocorrer no local ou em um ambiente seguro de nuvem privada ou pública.

#7. DocuPhase

Gerenciamento de documentos, automação de fluxo de trabalho e ferramentas de captura de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) são todas fornecidas pela Plataforma de Automação Empresarial DocuPhase. O sistema DocuPhase é adaptável para atender às necessidades de empresas de qualquer tamanho. Ele pode ser obtido em um modelo local, além de um baseado em nuvem.

#8. eFileCabinet

O eFileCabinet é um sistema de gerenciamento de documentos focado em ajudar empresas de qualquer tamanho a aumentar sua lucratividade e eficiência, reduzindo a quantidade de papel consumido em suas operações e agilizando seus procedimentos de trabalho.

#9. DocuXplorerName

A eliminação do papel e a automatização de processos repetitivos de entrada de dados podem ajudar sua equipe a economizar tempo e reduzir aborrecimentos, além de reduzir riscos e expô-los a menos problemas em potencial. Alcance seus objetivos de processos de negócios com a ajuda de assistência especializada e ferramentas diretas e simples de operar.

#10. Localizador de Documentos

Document Locator, um software de gerenciamento de documentos corporativos é integrado de uma forma que só está disponível com o Microsoft Windows. Além de ser compatível com o Microsoft Office e outros softwares comerciais, a plataforma pode ser executada inteiramente no sistema operacional Windows.

O SharePoint é uma ferramenta de gerenciamento de documentos?

O Microsoft SharePoint não é uma ferramenta DM, no entanto, pode funcionar como uma solução de gerenciamento de documentos para algumas empresas. A versatilidade do SharePoint o torna mais adequado para grandes organizações que precisam de ajuda com gerenciamento de conteúdo e desenvolvimento de intranet do que para pequenas empresas em busca de ferramentas de gerenciamento de documentos da Microsoft

Como você gerencia os documentos?

A implementação de procedimentos padrão para gerenciamento de documentos pode ajudar sua empresa a funcionar com mais eficiência. Fazer uma transição suave exige que você avalie seus recursos atuais, identifique quaisquer lacunas e reserve um tempo de estudo dedicado, assim como faria para qualquer outro novo empreendimento. As etapas envolvidas no gerenciamento de seus documentos são;

  1. Planejamento de criação e retenção de documentos
  2. Escolhendo um sistema
  3. Implementar
  4. Configurar armazenamento
  5. Acompanhe a manutenção

O que são habilidades de gerenciamento de documentos?

  • Análise de Sistemas - O processo de descobrir como o DMS deve funcionar e como diferentes entradas e variáveis ​​afetarão o produto final.
  • Gestão de tempo
  • Avaliação de Sistemas
  • Habilidades de compreensão de leitura 
  • Habilidades de pensamento crítico
  • Boas habilidades de escrita
  • Julgamento e Tomada de Decisão 
  • Programação

Ferramentas de gerenciamento de documentos da Microsoft

Toda empresa, não importa quão grande ou pequena, deve encontrar uma maneira de gerenciar sua papelada com eficiência. Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pode melhorar a eficiência e reduzir custos para qualquer empresa. Existem várias alternativas disponíveis, por isso é crucial que você considere cuidadosamente cada uma delas antes de escolher uma solução para sua empresa.

Você deve procurar ferramentas de gerenciamento de documentos compatíveis com os produtos da Microsoft se sua empresa depender muito delas. Existem várias opções (ferramentas de gerenciamento de documentos) para você considerar devido à ampla adoção das plataformas da Microsoft no mundo dos negócios. No entanto, quais ferramentas de gerenciamento de documentos da Microsoft são ideais para sua empresa serão amplamente determinadas por seus requisitos específicos.

são ferramentas de gerenciamento de documentos do Microsoft Office Suite?

Mesmo que esse equívoco persista, o Microsoft Office Suite (também conhecido como MS Office) não é uma ferramenta de gerenciamento de documentos completa. Várias empresas descobriram que combinar o Microsoft Office com ferramentas de gerenciamento de documentos é ótimo e o empregam. Esse procedimento, quando usado, resulta em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos abrangente e escalável.

A distinção mais notável entre o Microsoft Office e as ferramentas de gerenciamento de documentos está em seus principais recursos. Enquanto o Microsoft Office se concentra na criação de documentos, o Document Management System (DMS) lida com a estrutura e manutenção de documentos, mantendo os existentes em ordem

Usando um sistema de gerenciamento de documentos, as empresas podem arquivar arquivos importantes e recuperar facilmente os específicos para melhorar seu fluxo de trabalho e tomada de decisões.

O MS Office não possui apenas um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) em vários de seus componentes, mas também inclui ferramentas para geração e distribuição de documentos.

No entanto, o fato de o Microsoft Office conter recursos de sistema de gerenciamento de documentos (DMS) não significa que outras ferramentas ou plataformas DMS também não sejam opções viáveis. O fato de sua empresa exigir ou não as duas opções depende de seus requisitos de gerenciamento e armazenamento de documentos.

Microsoft SharePoint – Exemplo de ferramentas de gerenciamento de documentos ou não

O Microsoft SharePoint não é uma ferramenta DM, no entanto, pode funcionar como uma solução de gerenciamento de documentos para algumas empresas. A versatilidade do SharePoint o torna mais adequado para grandes organizações que precisam de ajuda com gerenciamento de conteúdo e desenvolvimento de intranet do que para pequenas empresas em busca de ferramentas de gerenciamento de documentos da Microsoft

É uma plataforma flexível e configurável usada para construir muitos tipos de soluções, como intranets, sistemas de gerenciamento de aprendizado, software de emissão de bilhetes e muito mais.” Para ser mais específico, o Microsoft SharePoint é ideal para a construção de sistemas de gerenciamento de documentos”, pois fornece ferramentas abrangentes para esse aplicativo.

Além disso, o SharePoint possui vários recursos úteis adicionais; produção e armazenamento simples de documentos em um ambiente seguro e protegido, busca e recuperação rápidas de documentos, colaboração em tempo real, controle de versão, trilha de auditoria e assistência de conformidade.

Lista das principais ferramentas de gerenciamento de documentos do Microsoft Office 365

O Office 365 é um serviço de assinatura para acesso a uma versão baseada na Web do Microsoft Office. Inclui Word, Excel e PowerPoint, bem como Outlook para e-mail e calendário, Access para gerenciar bancos de dados em PCs, Publisher para publicação em PCs, OneNote para fazer anotações, OneDrive para armazenamento em nuvem e atualizações regulares de software. Além disso, é compatível com uma ampla variedade de sistemas operacionais e plataformas móveis, incluindo Windows, macOS, Android e iOS.

Como a maioria das ferramentas de gerenciamento de documentos é compatível com o Microsoft Office e o Office 365, é importante comparar cuidadosamente os recursos de cada sistema. Ao fazer isso e usar as informações coletadas, você poderá escolher uma ferramenta de DM que funcione para você.

Aqui está uma lista de algumas das principais ferramentas de gerenciamento de documentos para integração com o Microsoft Office 365

  • Arquivos M
  • Mesma página
  • Agrupamento de caixas
  • Soluções do Portal Nimbus
  • DocuXplorerName
  • Bitrix24

Empresas de gerenciamento de documentos

A era em que vivemos agora foi apropriadamente apelidada de Era da Informação. Qualquer empresa que pretenda ter sucesso no ambiente de negócios implacável de hoje deve aprender a aproveitar ao máximo os dados à sua disposição.

Pesquisas indicam que as pessoas gastam entre trinta minutos e duas horas todos os dias procurando arquivos. Por causa disso, as despesas de uma empresa, os tempos de processamento e as taxas de erro aumentam, reduzindo seus resultados.

O software de gerenciamento de documentos vem em uma variedade de sabores, alguns dos quais são gratuitos e de código aberto, enquanto outros exigem uma licença para uso.

Todas as suas demandas de serviço relacionadas a documentos podem ser atendidas por vários sociedades de gestão. Os serviços de documentos dessas empresas de gerenciamento incluem os de criação, digitalização, arquivamento e gerenciamento dos arquivos usados ​​em sua empresa.

Na lista abaixo estão as doze principais empresas de ferramentas de gerenciamento de documentos dos EUA em 2022

  • LaserCycle EUA
  • Solução Stargel DMS
  • Accesscorp MasterControl
  • Micro americana
  • Ricoh
  • Gerenciamento de Registros AGS
  • 5i Soluções
  • Tecnologias Docupace
  • Conduente
  • Gerenciamento de Documentos GRM
  • As soluções de gerenciamento de documentos da Crown
  • Trimestres de Armazenamento

Ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos

O termo “ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos” refere-se ao software projetado para lidar com grandes volumes de documentos e dados, bem como seu armazenamento, recuperação e processamento por meio de vários processos.

Basicamente, você pode produzir, salvar, gerenciar, indexar, proteger, recuperar e até mesmo organizar seus documentos com facilidade graças às ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos. Quando as empresas usam ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos, elas praticamente deixam de usar registros em papel e entram na era digital.

As empresas podem economizar tempo e dinheiro usando ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos. Eles podem usar o EDMS para digitalizar e armazenar seus documentos de uma maneira que facilite o acesso rápido e fácil e a organização melhorada.

Quais são os tipos de ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos?

Basicamente, existem dois tipos principais de ferramentas de EDM;

#1. Baseado em nuvem:

Os usuários de sistemas EDM em nuvem podem gerenciar seus sistemas conectando-se remotamente ao servidor do desenvolvedor. Com ferramentas de EDM baseadas em nuvem, você pode acessá-las de qualquer computador ou dispositivo móvel sem se preocupar com problemas de compatibilidade de software. Isso ocorre porque os documentos estão constantemente sendo copiados para a nuvem,

#2. Auto-hospedado:

Por outro lado, os sistemas EDM auto-hospedados residem inteiramente dentro dos limites da infraestrutura de rede do próprio usuário. O EDMS auto-hospedado pode não fornecer tanta acessibilidade de dados quanto os sistemas baseados em nuvem, mas geralmente dão ao usuário mais voz sobre como os documentos são tratados.

Qual é o processo básico das ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos?

O EDMS pode atender às necessidades de gerenciamento de documentos digitais de uma empresa, quer esteja apenas começando a usar sistemas digitais no trabalho ou já esteja muito dependente deles. Abaixo, temos o processo básico ou etapa das ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos; 

#1. Digitalização e Coleta de Documentos em Papel

O software EDMS permite transformar documentos em papel em arquivos digitais de forma totalmente ou parcialmente automatizada. O uso dessas ferramentas facilitará o processo de digitalização de documentos. Documentos em papel, e-mails e relatórios gerados pelo sistema são digitalizados, convertidos em formato digital e armazenados como parte do processo do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

#2. Centralize o armazenamento de documentos

Depois de transformado, o documento pode ser guardado no arquivo digital de um sistema de gestão documental. O arquivo eletrônico é, em essência, um espaço central de armazenamento de documentos que desempenha um papel importante no processo de gerenciamento e retenção de todos os documentos recuperados dos vários locais conectados ao armazenamento central Qualquer pessoa com conexão à Internet pode chegar a isso.

#3. Recuperação e Distribuição de Documentos

A troca aberta de documentos e seu uso para objetivos de negócios é um passo importante. Nesta fase, os documentos são recuperados e distribuídos para atingir esse objetivo.

Quais são os recursos das ferramentas de gerenciamento de documentos corporativos?

  • Hub de armazenamento de documentos centralizado
  • Recursos colaborativos
  • Operações de fluxo de trabalho
  • Variedade de permissões de segurança para documentos e pastas
  • Opção de pesquisa amigável

Sistema de gerenciamento de documentos de código aberto

Um DMS é como uma versão atualizada e mais bem organizada de um arquivo eletrônico. Ao contrário de um arquivo tradicional, um DMS pode organizar seus papéis de várias maneiras.

Com a ajuda de um código aberto sistema de gestão de documentos, você pode armazenar, gerenciar e localizar rapidamente documentos para sua empresa. Como sistema de gerenciamento de documentos de código aberto, ele permite que os usuários acessem o código-fonte do programa e façam suas próprias alterações para que funcione melhor para eles.

Ter acesso ao código-fonte é uma grande vantagem, pois permite alterá-lo para atender às necessidades de sua equipe ou organização. Qualquer desenvolvedor de software com um pouco de conhecimento pode fazer alterações no software ou construir novos conectores com outros aplicativos de linha de negócios prontamente disponíveis, mas eles precisarão aprender as linguagens usadas para fazer o produto.

O DMS licenciado, por outro lado, precisa ser pago antecipadamente ou de forma recorrente com base no número de usuários e documentos, e o usuário tem menos controle porque não há tantas opções de personalização. Quando as empresas precisam alterar o software, geralmente precisam pagar ao desenvolvedor de software para fazer as alterações.

Você pode escolher entre muitos ótimos sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto, mas fazer a escolha certa do sistema pode ter um grande impacto no desempenho de sua empresa.

Você pode escolher um sistema que atenda aos objetivos de sua organização na lista de gerenciamento de documentos sistemas abaixo;

  • OpenDocmanGenericName
  • Documento Lógico
  • SementeDMS
  • OpenKMName
  • Ao ar livre
  • Kimios DMS
  • Krystal DMS

Conclusão

Um DMS é como uma versão atualizada e mais bem organizada de um arquivo eletrônico. Um DMS pode organizar seus papéis de muito mais maneiras do que um arquivo tradicional. Com o apertar de um botão, você pode armazenar, gerenciar e acessar seus documentos. Para arquivamento, os documentos em papel também podem ser digitalizados e salvos digitalmente.

Perguntas frequentes sobre ferramentas de gerenciamento de documentos

Quais são as vantagens de usar software de código aberto para gerenciar documentos?

Com um sistema de gerenciamento de documentos de código aberto, você precisará de menos documentos em papel e gastará menos em imprimi-los e armazená-los.

Quais são os vários tipos de sistema de arquivamento?

Existem 3 categorias de sistemas de arquivamento quando se trata de ferramentas de gerenciamento de documentos, conforme mostrado na lista abaixo;

  1. alfabética
  2. Numérico
  3. Alfanumérico
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