A criação, negociação e gerenciamento de contratos são componentes críticos de qualquer negócio, independentemente do tamanho. No entanto, cada etapa leva tempo e está sujeita a erros comuns de entrada de dados. O software de gerenciamento de contratos, às vezes chamado de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM), acelera o processo e reduz os riscos financeiros e de auditoria.
O que é um software de gestão de contratos?
O software de gerenciamento de contratos automatiza a geração, rastreamento e monitoramento de contratos. Profissionais envolvidos na negociação de contratos, como vendedores ou representantes de contas, são encarregados de definir termos e acordos de nível de serviço, alterar acordos e executar contratos. Ambas as partes dos departamentos jurídicos de um negócio participam do processo de contratação para garantir o cumprimento das leis e regulamentos, bem como das políticas internas da empresa.
O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato simplifica esses procedimentos, permitindo que os usuários escrevam, salvem, monitorem, redlinem e distribuam contratos comerciais complexos. Ao permitir que as empresas simplifiquem os processos de vendas e se comuniquem durante a criação do contrato, esse tipo de software ajuda a aliviar os gargalos no processo de negociação do contrato. O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato geralmente faz interface com software de CRM, software de proposta, software de contabilidade e software de assinatura eletrônica e faz parte de um portfólio de tecnologias usadas para gerenciar relacionamentos gerais com fornecedores ou contratados.
Um produto deve atender aos seguintes critérios para ser considerado para inclusão na categoria Gerenciamento de Contratos:
- Inclua um repositório de documentos que possa ser organizado em várias categorias para cada tipo de contrato.
- Fornecer aos usuários envolvidos na elaboração de contratos comerciais modelos que podem ser alterados.
- Permita que os funcionários criem, alterem, distribuam e colaborem sem esforço em contratos internos e externos (com clientes ou parceiros)
- Permita que os usuários recebam notificações de marcos importantes, como expiração ou renovação de contrato.
- Cumprir os requisitos legais de negócios, bem como os regulamentos internos de negócios das partes do contrato.
Examinamos mais de três dezenas de fornecedores com base em características importantes, como personalização e automação, para determinar as melhores soluções de gestão de contratos. Além disso, examinamos opções de preços, procedimentos de segurança e conformidade, bem como conectores populares.
As 6 melhores opções de software de gerenciamento de contratos para 2023
- PandaDoc é o melhor em geral.
- DocuSign é a melhor opção para pequenas empresas.
- Concord é a melhor opção para grandes empresas.
- Agiloft é o melhor para personalização.
- Outlaw é o melhor para reportar.
- ContractWorks é o melhor para automação.
#1. PandaDocName
O PandaDoc é uma solução de software de gerenciamento de ciclo de vida de contratos tudo-em-um de baixo custo que inclui uma poderosa plataforma de gerenciamento de contratos e documentos.
Prós
- Nos programas pagos, o atendimento ao cliente está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana.
- Documentos, assinaturas eletrônicas e usuários são ilimitados.
- Teste de 14 dias sem risco
Desvantagens
- Apenas os planos Business ou Enterprise têm acesso à coleção de conteúdo.
- A opção de transmissão em massa não é gratuita.
- O plano gratuito tem poucas integrações.
O PandaDoc, que foi fundado em 2011, utiliza um software simples de gestão de contratos para o ajudar a gerir todo o ciclo de vida dos seus contratos. Este software de baixo custo e rico em recursos se destaca da multidão, tornando-o a melhor solução geral para empresas de qualquer tamanho.
Use este software baseado em navegador ou baixe o aplicativo móvel do PandaDoc para Android e iOS para começar a trabalhar rapidamente. Você vai adorar suas ferramentas poderosas, que incluem:
- Biblioteca de contratos e conteúdo
- Duplicação de contrato
- Assinatura eletrônica
- Notificações em tempo real
- Processamento de pagamentos
O PandaDoc oferece modelos configuráveis, bem como um editor de arrastar e soltar com rich media. Você também pode criar seus próprios fluxos de trabalho, processos e regras. Os clientes desfrutam das 15 conexões de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), que incluem HubSpot, Pipedrive e Microsoft Dynamics.
Esse serviço seguro fornece às empresas uma trilha de auditoria de documentos, mantendo os dados seguros em suas instalações seguras de armazenamento em nuvem. O PandaDoc fornece soluções exclusivas se você precisar de um programa compatível com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA).
O software PandaDoc CLM está disponível em planos mensais ou anuais, com pagamentos anuais economizando até 34%. O faturamento mensal é usado para os seguintes preços de pacotes:
- eSign gratuito: obtenha um número infinito de assinaturas juridicamente vinculativas e uploads de documentos, bem como a capacidade de aceitar pagamentos, tudo gratuitamente.
- Modelos, um editor de arrastar e soltar, tabelas de preços e análise de documentos custam US$ 19 por mês por usuário.
- Integrações de CRM, biblioteca de conteúdo, marca personalizada, fluxos de trabalho de aprovação e integrações de Zapier custam US$ 49 por mês por usuário em uma empresa.
- Enterprise: obtenha um pacote personalizado que inclui um número ilimitado de espaços de trabalho de equipe, integração com o Salesforce e relatórios de desempenho do usuário.
#2. DocuSign
A DocuSign fornece às pequenas empresas soluções de software de gerenciamento de contratos de baixo custo, desde assinaturas eletrônicas até um sistema CLM completo.
Prós
- Nenhum cartão de crédito é necessário para a avaliação gratuita de 30 dias de um serviço de assinatura eletrônica.
- Assistência de chat ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Configurações de fluxo de trabalho que são adaptáveis
Desvantagens
- Uma solução CLM completa requer uma cotação personalizada.
- A configuração inicial do fluxo de trabalho é difícil.
- Às vezes, tem problemas para sincronizar documentos.
A DocuSign foi lançada em 2003 como uma empresa de assinatura eletrônica, mas sua aquisição da SpringCM em 2018 forneceu à empresa recursos de CLM. O DocuSign é frequentemente usado por empresas, pois é simples de usar para todas as partes. Os planos de assinatura eletrônica da DocuSign foram considerados os melhores para pequenas empresas em nossa avaliação, embora soluções de ponta a ponta estejam disponíveis para operações com contratos pesados.
Você pode usar este software baseado em navegador online ou em trânsito com o aplicativo móvel DocuSign para Android e iOS. Várias funcionalidades são oferecidas no programa de assinatura eletrônica e CLM, incluindo:
- Modelos que são reutilizáveis
- Lembretes aos destinatários
- Recebimento de pagamentos
- Notificações de comentários em tempo real
- Repositório de conteúdo
Use temas personalizáveis de logotipo e cores para personalizar suas comunicações de contrato e aproveite os formulários inteligentes com fórmulas personalizadas. O DocuSign se integra a mais de 350 integrações pré-criadas, incluindo Salesforce, Microsoft e Google.
Os proprietários de pequenas empresas valorizam trilhas de auditoria que podem ser usadas em tribunais, instalações de armazenamento seguro e conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Para ajudar com suas obrigações regulatórias, a empresa oferece planos específicos para corretores de imóveis, agências governamentais e assistência médica.
Muitas pequenas empresas se beneficiam de planos de assinatura eletrônica. Você tem a opção de pagar anualmente ou mensalmente. Os seguintes pacotes são baseados em pagamentos mensais:
- Funcionários: US$ 10 para um plano de usuário único com cinco documentos de assinatura eletrônica por mês e campos de contrato primários.
- Standard: $ 25 por mês por usuário para um máximo de cinco usuários; inclui lembretes automáticos por e-mail, notificações de prazo, branding personalizado e comentários.
- Profissional de Negócios: US$ 40 por mês por usuário para até cinco usuários para aceitar pagamentos, usar campos avançados e emitir contratos em massa.
#3. Concórdia
O Concord, com sua assistência abrangente de integração e funcionalidade de nível empresarial, permite que as empresas enviem um número infinito de documentos.
Prós
- Contratos, visualizadores, assinaturas eletrônicas e armazenamento são ilimitados.
- Todos os planos incluem recursos de upload em massa.
- Nenhum cartão de crédito é necessário para o teste gratuito de 14 dias.
Desvantagens
- Não há reembolso de planos.
- Longos logs de dados são gerados como resultado das necessidades de versão.
- Os contratos negociados fora da plataforma são difíceis de incorporar.
A Concord foi fundada em 2014 e seu design simples ajuda as organizações a manterem-se atualizadas sobre a conformidade e as modificações ao longo do ciclo de vida. É a melhor alternativa para grandes empresas devido à sua capacidade infinita e integrações cruciais.
Concord parece ser idêntico ao Gmail à primeira vista. Você pode configurá-lo em minutos e receber assistência completa de integração com todos os programas. Você pode trabalhar com qualquer software que desejar, seja o painel Concord ou o Google Drive. As principais características do CLM incluem:
- Editando em tempo real
- Comentar, redline e conversar
- Armazenamento de modelos
- Preencha campos inteligentes automaticamente
- Pesquisa de texto completo OCR (reconhecimento óptico de caracteres)
- Lembretes sobre prazos
- Função de assinatura eletrônica integrada
O Concord oferece um alto nível de personalização com um processo de aprovação personalizado, relatórios, insights e grupos de usuários. Possui integrações com Dropbox, DocuSign e Salesforce. A empresa emprega criptografia de nível bancário e data centers seguros. Além disso, requisitos rigorosos de controle de versão geram um novo log toda vez que um campo é inserido ou atualizado, fornecendo uma trilha de auditoria consistente.
Os pacotes CLM fornecem preços claros e transparentes com base no número de usuários e na duração do contrato. Escolha entre três opções de usuário ilimitadas, bem como preços mensais ou anuais. Os pagamentos anuais economizarão mais de 26%. Os seguintes pacotes anuais são baseados em cinco usuários:
- Livre: Até três usuários e três modelos podem usar documentos e assinaturas eletrônicas ilimitados.
- Standard: Envio em massa e gerenciamento de emendas a US$ 115 por mês.
- Pro: Todas as integrações custam US$ 295 por mês.
- Empresa: Solicite uma cotação personalizada para um SLA de 99.9%, biblioteca de cláusulas pré-aprovadas e identidade visual personalizada.
#4. Agiloft
A Agiloft oferece modificações de gerenciamento de ciclo de vida de comércio e contrato sem código.
Prós
- As PMEs podem obter um plano gratuito.
- Garantia sem condições
- Acordo de nível de serviço com 99.9% de tempo de atividade (SLA)
- Teste gratuito irrestrito
Desvantagens
- Não há recurso de bate-papo interno.
- Existem tantas opções com personalização ilimitada que pode ser esmagadora.
A Agiloft é o fornecedor mais antigo da lista, tendo sido criado em 1991. No entanto, manteve-se atualizado com inúmeras modificações, proporcionando a empresas de todos os portes soluções personalizadas. A Agiloft é a vencedora em nossa categoria de melhor personalização, graças aos seus recursos exclusivos e de nível empresarial.
O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato baseado em nuvem da Agiloft pode ser usado em qualquer computador. Todo negócio se beneficia de:
- Treinamento online gratuito
- Criação de contrato
- Repositório de cláusulas
- Modelos de impressão de contrato
- Assinatura eletrônica do DocuSign ou do Adobe Sign
- Repositório de conteúdo
Com suas personalizações sem código, você pode criar fluxos de trabalho personalizados, procedimentos de roteamento, relatórios e até mesmo um painel personalizado para gerenciar os principais indicadores de desempenho (KPIs) e alarmes. A Agiloft trabalha com o Google e a Microsoft para permitir que você carregue documentos rapidamente usando o software que você possui atualmente no mercado.
A Agiloft fornece uma trilha de auditoria para cada documento, armazena seus dados em data centers seguros e está em conformidade com Sarbanes-Oxley, GDPR e HIPAA.
Em termos de custo, a Agiloft acredita em soluções sob medida. Você tem a opção de pagar mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Todos os planos são baseados no número de usuários que você tem e começam em $ 65 por usuário por mês:
- Profissional: Suporte por telefone e intervalos de cinco minutos para regras baseadas em cronômetro já estão disponíveis.
- Profissional estendido: Obtenha portais de fornecedores e clientes, suporte multilíngue e conexões pré-criadas do Salesforce e do Jira.
- Empresa: Modos pré-construídos de inteligência artificial (IA) e implantação interna.
- Empresa estendida: Fornece assistência XNUMX horas por dia e modelos personalizados ilimitados.
#5. Bandido
Usando o software Outlaw CLM, rastreie pontos de dados críticos para visibilidade completa.
Prós
- Contratos, armazenamento e assinaturas eletrônicas são ilimitados.
- Instalação rápida
- Assistência de chat ao vivo
Desvantagens
Os acordos só podem ser assinados por indivíduos específicos e nem todas as empresas exigem esse nível de segurança.
Outlaw, um novato na organização, foi criado em 2017. É a melhor solução que encontramos para suas necessidades de relatórios, devido ao seu painel robusto e análise assistida por IA.
Outlaw é adequado para a maioria das organizações, e seu armazenamento ilimitado em nuvem, contratos e assinaturas eletrônicas eliminam a necessidade de se preocupar com o volume. A seguir estão as melhores características:
- Suporte nativo de assinatura eletrônica
- Redlining na nuvem
- Processamento de pagamento seguro Stripe
- Notificações em tempo real
- Pesquisar por texto completo
- Modelos de autoatendimento
- Campos de contrato que mudam dinamicamente
Você vai gostar da análise de IA, que permite gerar relatórios sobre prazos, status de contratos e atividades em andamento. Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack e QuickBooks são todos suportados pelo Outlaw. Além disso, a empresa armazena seus dados em data centers compatíveis com SOC 2.
O faturamento anual permite economizar 20% e oferece planos flexíveis de pagamento por assento. Para pacotes de pagamento, o Outlaw define duas funções de usuário, mas você não pode adicionar colaboradores até ter cinco usuários principais. Este preço é para faturamento mensal:
- Usuários principais: Os proprietários de contas com controle total pagam US$ 125 por mês.
- Colaborador: US$ 60 por mês por usuário para usuários ativos que não possuem recursos administrativos completos.
#6. Empreitadas
A ContractWorks, em colaboração com tecnologia habilitada para IA, oferece serviços automatizados que economizam tempo e dinheiro.
Prós
- Os usuários são ilimitados.
- Atendimento ao cliente 24 horas
Desvantagens
- São poucas as integrações.
- Não existe um aplicativo móvel.
- Não há criação de documentos, no entanto, modelos podem ser criados.
A ContractWorks fornece software simples que leva apenas alguns minutos para ser configurado desde 2012. A ContractWorks é a melhor alternativa para suas necessidades de automação devido à marcação automática de documentos inteligentes, que emprega tecnologia de IA.
Os usuários gostam de sua simplicidade, que inclui downloads de arrastar e soltar e um sistema de pesquisa baseado em texto OCR que se parece com um navegador do Google. Muitos recursos populares estão incluídos, incluindo:
- Contornos automáticos de contratos inteligentes
- Armazenamento de contrato
- Notificações de marcos
- Coleta automática de dados
- As anotações fornecem uma revisão de documentos rápida e fácil.
- OCR e recursos de pesquisa avançada
- Lembretes enviados automaticamente
- Assinatura eletrônica integrada
O ContractWorks oferece várias possibilidades de personalização, incluindo branding e relatórios que permitem estudar qualquer ponto de dados. Você também pode armazenar, agendar, compartilhar e exportar relatórios rapidamente. Nos planos Professional e Enterprise, o software se integra ao Salesforce.
Este sistema CLM inclui relatórios de log de auditoria, criptografia de dados de 256 bits e instalações seguras de armazenamento de dados.
Todos os níveis de preços são faturados anualmente e com base no volume. Você também pode entrar em contato com a empresa para descontos por volume. Os planos incluem o seguinte:
- Taxa mensal de US$ 600 para 2,500 documentos e cinco licenças de assinatura eletrônica.
- Aprovação: $ 800 por mês para 10,000 documentos e dez licenças para assinaturas eletrônicas.
- Empresa: $ 1,000 por mês para documentos ilimitados e 20 licenças para assinaturas eletrônicas.
A gestão de contratos faz parte do CRM?
O gerenciamento de relacionamento com o cliente está preocupado com os relacionamentos com clientes e clientes, bem como com as vendas, enquanto o gerenciamento de contratos está preocupado com os relacionamentos de todas as partes envolvidas em um contrato. Devido ao volume de dados que CM e CRM lidam diariamente, ambos os sistemas se beneficiam de uma solução técnica.
O que é um sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) automatiza e simplifica as operações do contrato em fases críticas. Iniciação, autoria, processo e fluxo de trabalho, negociação e aprovação, execução, gerenciamento contínuo e conformidade (dentro do repositório) e renovação de contrato estão entre essas etapas.
Quanto custa o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
O software CLM de baixo custo começa em US$ 59 por usuário por mês, enquanto os sistemas mais sofisticados podem custar até US$ 775 por mês. A taxa real é decidida pelo número de contratos que você criará e salvará no software, bem como pelo número de usuários.
Quais são os desafios da gestão de contratos?
- Questões de Não Conformidade de Contrato e Conformidade Regulatória
- Os contratos não são padronizados ou centralizados.
- Gerenciamento ineficaz da cadeia de suprimentos.
- As datas de expiração e renovação são mal gerenciadas.
- Ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato ruins.
Em conclusão
A má gestão de contratos pode estar custando dinheiro ao seu negócio. De acordo com um relatório da SpringCM, 64% das organizações afirmam que os processos de aprovação de contratos estão causando a estagnação das negociações. De acordo com o relatório, o impedimento mais significativo para as empresas é a falta de sistemas para gerenciar e avançar os contratos. Sessenta por cento das empresas usam e-mail para gerenciar contratos, enquanto apenas 32 por cento usam um aplicativo de gerenciamento de contratos. Seis por cento das empresas não têm nenhum processo de gestão de contratos em vigor.
A SpringCM entrevistou 1,409 entrevistados, 32% dos quais trabalham para organizações com menos de 100 funcionários e 16% para empresas com mais de 8,000 funcionários. De acordo com os entrevistados, os humanos são responsáveis por 92% das falhas na gestão de contratos. Como resultado, quanto mais automatizado for o seu sistema de gerenciamento de contratos e quanto mais componentes do ciclo de vida do contrato de ponta a ponta ele puder gerenciar, menos provável será que um obstáculo retarde o processo de aprovação.
Perguntas frequentes sobre software de gerenciamento de contratos
Por que o software de gerenciamento de contratos é importante?
Um software de gerenciamento de contratos fornece informações necessárias sobre os dados do contrato, melhora a comunicação entre as partes e economiza tempo e dinheiro ao mesmo tempo em que apresenta riscos menores.
Qual é a melhor maneira de gerenciar contratos?
Fazer uma verificação de antecedentes da outra parte, determinar um ponto de contato para ambas as partes, estabelecer o ciclo de vida do contrato, concordar com os processos de revisão, delinear as consequências dos atrasos e manter a documentação de como o processo ocorreu são seis estratégias eficazes para gestão de contratos.
Quais são os quatro componentes do gerenciamento de contratos?
- Plano de gerenciamento de contratos.
- Gestão de relacionamento com fornecedores.
- Gerenciamento de transações.
- Variação.
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Referências
