Recentemente, mais e mais empresas começaram a usar salas de dados virtuais (VDRs) à medida que seus inúmeros benefícios se tornam evidentes. Mas com tantos provedores de data room virtuais no mercado, as empresas ficam confusas sobre qual escolher.
Obviamente, o data room virtual que você escolher será baseado em suas metas e necessidades de negócios, seja para aumentar a segurança, melhorar a conformidade ou aumentar o envolvimento do investidor. De qualquer forma, existem alguns recursos que todo VDR deve ter.
Aqui estão alguns recursos importantes que você deve observar.
#1. Segurança e Criptografia
A segurança é indiscutivelmente o fator mais importante a ser determinado antes de escolher uma sala de dados virtual para operar. Os VDRs são frequentemente usados por empresas para armazenar arquivos e informações confidenciais, portanto, é natural que eles tenham vários procedimentos de segurança para proteger seus dados importantes. em formação.
As salas de dados virtuais modernas, como a Firmex, têm permissões de arquivo que você pode definir para que as informações não caiam em mãos erradas e evitem vazamentos internos de informações dos membros da equipe. Visite Firmex.com para saber mais.
#2. Sistema de Gerenciamento de Tarefas
Normalmente, as pessoas precisam usar vários aplicativos e softwares enquanto trabalham, inclusive softwares de gerenciamento onde as tarefas são atribuídas a todos. Ser capaz de atribuir e visualizar tarefas no data room pode ajudar todos a se organizarem melhor.
#3. Busca inteligente
Um recurso avançado de pesquisa de texto oferece a capacidade de pesquisar todos os documentos, pastas e arquivos na sala de dados virtual com algumas palavras-chave específicas e encontrar qualquer coisa instantaneamente.
Um recurso de pesquisa inteligente também permite que você examine vários documentos ao mesmo tempo e mostra pequenas visualizações do documento antes de serem abertos.
#4. Análise avançada
Com acesso a análises, você pode acompanhar o que os usuários no data room virtual estão fazendo, quanto tempo eles gastam em um documento e quantos visualizadores estão visualizando um documento ao mesmo tempo.
Existem também logs de auditoria que mantêm uma ordem cronológica de tudo o que ocorre no data room virtual, incluindo downloads, visualizações, etc.
#5. Visualização Restrita
A visualização restrita torna mais fácil manter seus documentos protegidos de qualquer pessoa que você não deseja ter acesso a eles. Deveria ter vários níveis de permissão do usuário para que você possa controlar quem pode visualizar, editar ou baixar o documento.
Poderá escolher os diferentes níveis de proteção de documentos e restringir o acesso a quem quiser.
#6. Fácil Acessibilidade
Como a sala de dados virtual será usada por muitas pessoas, usando muitos dispositivos diferentes em várias partes do mundo, ela precisa ser facilmente acessível a elas. A sala de dados virtual deve funcionar em todos os sistemas operacionais populares, como Android, IOS, Windows, etc.
Deve ser otimizado para dispositivos móveis e ter suporte multilíngue para que os usuários possam falar em qualquer idioma de sua preferência. Uma boa sala de dados virtual também não deve exigir plug-ins adicionais baixados para tarefas específicas.
#7. Bate-papo ao vivo
A colaboração e o trabalho em equipe tornam-se especialmente difíceis quando todos os membros da força de trabalho estão espalhados em diferentes países e fusos horários. Mas um recurso de bate-papo ao vivo em que os membros podem enviar e receber textos em tempo real incorporado ao data room virtual pode ser muito eficiente.
Ele também fornece a eles uma cadeia de comunicação salva à qual eles podem voltar a qualquer momento ou usar para outros fins.
