Todos sabemos a importância de manter nossos registros fiscais, mas por quanto tempo devemos mantê-los? Esta é uma pergunta comum que muitos indivíduos, bem como proprietários de empresas, têm. A questão é mais complicada do que pode parecer à primeira vista. Neste blog, responderemos a essa pergunta em detalhes e ajudaremos você a entender as várias regras e regulamentos que regem por quanto tempo você deve manter seus registros fiscais.
Os registros fiscais são essenciais para declarar impostos e fornecer evidências de renda, deduções e créditos. Em alguns casos, os registros devem ser mantidos por anos para fins de declaração de impostos. O Internal Revenue Service (IRS) exige que os contribuintes mantenham determinados documentos por um período mínimo de tempo, dependendo do tipo de documento. Saber por quanto tempo manter os registros fiscais é importante para cumprir a lei e evitar multas.
Por quanto tempo você deve manter registros fiscais?
Na maioria das situações, você deve manter os registros fiscais e qualquer documentação de suporte por pelo menos três anos após a data de registro ou a data de vencimento de sua declaração de imposto, o que ocorrer primeiro. Aqui está quanto tempo você deve manter os registros, bem como várias exceções à diretriz de três anos.
Mantenha os registros fiscais por três anos se você:
- Não houve fraude e todo o dinheiro foi registrado.
- Você solicitou um crédito ou reembolso após preencher sua declaração.
Mantenha os registros fiscais por quatro anos se:
Você mantém registros de impostos sobre empregos. Mantenha-os por pelo menos quatro anos após o vencimento ou pagamento do imposto, o que ocorrer primeiro.
Mantenha registros fiscais por seis anos se:
Sua renda pode ter sido subestimada em 25%. Se for esse o caso, o IRS tem autoridade para examinar suas declarações fiscais de até seis anos atrás.
Manter registros fiscais por um período de sete anos se:
- Você fez uma reclamação por uma perda resultante de títulos sem valor (como perder ações ou títulos) ou uma dívida incobrável.
Mantenha os registros fiscais permanentemente se:
- Você comprou uma propriedade, portanto, pode exibir quanto gastou na época.
- Você não apresenta uma declaração de imposto anual.
- Você apresentou uma declaração de imposto falsa.
Quais registros fiscais devo manter?
Você deve manter todas as declarações fiscais e documentos comprovativos. W-2s, 1099s, rastreamento de despesas, registros de quilometragem, registros que comprovem deduções detalhadas e outros documentos estão incluídos.
Por que é importante manter as declarações fiscais por três anos?
Aqui está a razão pela qual manter as declarações fiscais por três anos é fundamental…
O estatuto de limitações do IRS determina que as declarações fiscais sejam mantidas por três anos. Se você não registrar uma solicitação de reembolso a que tem direito, normalmente terá três anos a partir da data em que apresentou a declaração original ou dois anos a partir da data em que pagou o imposto para registrar a reivindicação, o que ocorrer mais tarde. Da mesma forma, o IRS tem três anos a partir da data de depósito ou data de vencimento da declaração (o que for posterior) para cobrar um imposto extra.
A regra de registro fiscal está sujeita a exceções?
Em raras situações, você pode ser obrigado a manter seus registros por mais de três anos. Por exemplo, você deve manter a papelada fiscal para contas de aposentadoria, como IRAs, por sete anos após a conta ser totalmente esgotada. Você deve preservar os registros por sete anos se registrar uma reclamação por perda de títulos sem valor ou dedução de dívida incobrável. Além disso, se você amortizar, depreciar ou comprar ou vender uma propriedade, deverá reter os registros da propriedade até que termine o prazo prescricional do ano em que a propriedade foi alienada. Lembre-se de que a propriedade abrange mais do que simplesmente terrenos e edifícios; também inclui estoque, equipamentos de escritório e outros ativos.
Também é importante notar que o estatuto de limitações em algumas circunstâncias é superior a três anos. Por exemplo, se você não declarar mais de 25% de sua renda bruta, o IRS terá seis anos em vez de três para cobrar um imposto adicional. Além disso, se você apresentar uma declaração falsa ou deixar de apresentar uma (o que não defendemos), o estatuto de limitações nunca terminará.
Quando você deve jogar fora os documentos fiscais?
Antes de ficar muito emocionado e jogar fora suas velhas devoluções, certifique-se de que não precisa delas para mais nada. Certos credores, e até mesmo algumas seguradoras, podem exigir que você preserve os registros por um período de tempo mais longo do que o IRS. Se você decidir se livrar de sua papelada fiscal, rasgue-a primeiro. Ladrões de identidade desfrutam de declarações fiscais porque contêm informações confidenciais.
Qual é o melhor método para armazenar documentos?
Um cofre à prova de fogo é o melhor lugar para guardar cópias físicas da papelada fiscal. Juntamente com seus registros fiscais, guarde outros documentos vitais, como a escritura da casa, informações sobre hipoteca e seguro, testamento ou acordos fiduciários e senhas de contas bancárias e de corretagem. Também é uma boa ideia dizer a pelo menos uma outra pessoa onde você guarda a chave do cofre. Dessa forma, em caso de emergência, essa pessoa poderá acessar todos os documentos necessários para manter seus negócios em ordem.
Por fim, se você pretende manter seus registros por um longo período de tempo, mas não deseja que sua casa fique cheia de papel, considere digitalizar seus documentos e armazenar um backup das informações em um disco rígido criptografado ou na nuvem. Desde que as versões digitais sejam legíveis, o IRS as aceitará. Ao contrário de uma pilha de papéis, esse método ocupa muito menos espaço e é muito mais fácil de organizar.
Os benefícios e as desvantagens de armazenar digitalmente seus registros fiscais
Manter registros fiscais costumava ser mais complicado do que é agora.
Muitas pessoas organizaram seus escritórios e agora salvam digitalmente seus documentos. Muitas instituições também fornecem versões digitais de formulários de impostos, diminuindo ainda mais sua trilha de documentos fiscais.
Além de minimizar o uso de papel, armazenar seus registros e recibos de impostos on-line ou na nuvem pode ser conveniente, mas certifique-se de que seu provedor de armazenamento on-line criptografe seus dados para que um cibercriminoso não possa obter prontamente seu número de CPF ou outras informações facilmente identificáveis. Você pode proteger seus arquivos e pastas criptografando-os.
Os documentos devem ser digitalizados, armazenados e copiados sempre que possível. Você pode dispor da cópia em papel quando quiser, desde que não seja uma escritura original, título, avaliação ou documento de investimento. Mantenha seus (e-)documentos seguros.
O IRS mantém um registro de suas declarações fiscais anteriores. Uma transcrição pode ser solicitada on-line, por telefone ou por correio. O departamento fiscal vai querer identificação, incluindo o seu número de Segurança Social.
Leia também: REGISTROS DE EMPREGO: Tipos e como mantê-los
Quais documentos você deve manter para sempre?
Existem alguns documentos que você deve guardar para sempre. Isso inclui documentos importantes, como certidões de nascimento, certidões de casamento e cartões de Seguro Social. Também é importante guardar os documentos relacionados com a compra de uma casa, como a escritura e os documentos da hipoteca.
Além disso, você deve manter registros de compras importantes, como carros e eletrodomésticos, enquanto for o proprietário do item. Isso é importante para fins fiscais, bem como para reivindicações e garantias de seguros.
Quais registros devem ser mantidos por 10 anos?
O IRS exige que os contribuintes mantenham registros por pelo menos dez anos para certos tipos de renda. Isso inclui registros relacionados a ganhos de capital, como vendas de ações e receitas e despesas comerciais. Você também deve manter registros relacionados a contas de aposentadoria, como contribuições e distribuições, por pelo menos dez anos.
O que é a regra de 6 anos do IRS?
A regra de 6 anos do IRS é uma regra que afirma que o IRS pode voltar e auditar o retorno do contribuinte por até seis anos se houver evidência de renda não declarada. Isso significa que os contribuintes devem manter registros de renda, deduções e créditos por pelo menos seis anos para garantir que estejam em conformidade com a lei.
Os impostos podem ser recolhidos após 7 anos?
O IRS pode cobrar impostos não pagos por até 10 anos. Isso é conhecido como o estatuto de limitações de 10 anos. Após o período de 10 anos expirar, o IRS não pode mais cobrar impostos dos contribuintes. No entanto, o estatuto de limitações não se aplica se o contribuinte cometeu fraude ou não apresentou uma declaração de imposto.
O que acontece se você não manter registros fiscais?
Se você não manter os registros fiscais, poderá enfrentar penalidades do IRS. Isso inclui uma multa de 5% por não apresentar uma declaração de imposto ou não pagar impostos em dia. Além disso, o IRS pode cobrar juros sobre impostos não pagos. É importante manter registros precisos e completos para evitar essas penalidades.
Quais documentos fiscais precisam ser guardados?
Os documentos mais importantes a serem guardados são declarações fiscais, W-2s, 1099s e quaisquer outros documentos relacionados a renda, deduções e créditos. Além disso, você deve manter registros de quaisquer compras ou investimentos importantes. Também é importante manter documentos relacionados a contas de aposentadoria e registros comerciais.
Quanto tempo para manter registros fiscais após a morte?
Os registros fiscais devem ser mantidos por pelo menos três anos após a morte do contribuinte. Isso é importante para o planejamento sucessório e para a apresentação da declaração final de impostos. Além disso, o executor da herança deve manter registros relacionados à venda de bens e distribuições aos herdeiros por pelo menos três anos.
Conclusão
Saber por quanto tempo manter os registros fiscais é importante para estar em conformidade com a lei. A maioria dos registros deve ser mantida por pelo menos três anos, enquanto alguns documentos devem ser mantidos por até 10 anos. É importante manter registros precisos e completos para evitar penalidades do IRS.
Para resumir, você deve manter os registros fiscais por pelo menos três anos. Alguns documentos, como registros relacionados a ganhos de capital e receitas comerciais, devem ser mantidos por pelo menos 10 anos. Além disso, registros relacionados a grandes compras, investimentos e contas de aposentadoria devem ser mantidos enquanto você possuir o item. Finalmente, os registros relativos à venda de bens e distribuições aos herdeiros devem ser mantidos por pelo menos três anos após a morte do contribuinte.
Manter registros precisos e completos é essencial para declarar impostos e evitar multas do IRS. Ao entender por quanto tempo manter os registros fiscais, você pode garantir que está em conformidade com a lei e evitar possíveis penalidades.
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Referências
