Manter uma empresa aberta envolve a conformidade com vários regulamentos e regras. O pedido de um Número de Identificação do Empregador Federal (FEIN) deve estar entre os passos iniciais no estabelecimento de um negócio. Mas, o que exatamente é uma FEIN? Além disso, é obrigatório ter um? Este artigo servirá como um guia sobre tudo o que você precisa saber. Vamos pular para a parte boa.
O que significa FEIN?
As entidades que fazem negócios nos Estados Unidos recebem um número de identificação fiscal federal, geralmente conhecido como número de identificação do empregador (EIN). O número é um número de identificação comercial exclusivo de nove dígitos que funciona de maneira semelhante ao número do Seguro Social de um indivíduo. Por “número do Seguro Social”, quero dizer números de identificação fiscal de indivíduos, geralmente conhecidos como números de identificação fiscal ou TINs. É fácil misturar os dois tipos de números, mas lembre-se de que um é para empresas e o outro para pessoas físicas. Isso não deve pular sua mente.
A FEIN permite que o IRS e outras agências governamentais identifiquem e rastreiem as operações fiscais e financeiras das empresas. É imprescindível a declaração do imposto de renda, bem como o estabelecimento de contas de aposentadoria e saúde, a fim de proporcionar benefícios médicos e odontológicos aos funcionários, entre outros.
Quem precisa de uma FEIN?
A FEIN nem sempre é necessária, mas existem diversas situações em que ela é necessária para qualquer empresa, mesmo que seja uma operação individual. No entanto, você precisará dele se:
- Crie uma empresa ou faça parceria com outras pessoas.
- Arquivar certos formulários fiscais (por exemplo, emprego ou imposto especial de consumo)
- Reter impostos sobre rendimentos, exceto salários, para estrangeiros não residentes
- Tenha um plano Keogh
Se você pertence ou administra os seguintes tipos de organizações, também pode exigir um Número Federal de Identificação do Empregador (FEIN):
- Fundos, exceto alguns fundos revogáveis pertencentes ao concedente, IRAs e organizações isentas de impostos
- Estates
- Condutas de investimento em hipotecas imobiliárias
- cooperativas de agricultores
- Administradores do plano
Um FEIN geralmente não é necessário para as seguintes organizações:
- Proprietários de empresas que operam em um “one-man show”
- Quem não contrata ou não está empregando ninguém.
- Quem não tem que pagar os impostos acima mencionados
Se você iniciar sua empresa como um único proprietário e usar seu número de Seguro Social em vez de um FEIN, poderá descobrir mais tarde que precisa de um. Especialmente se você planeja expandir ou reorganizar sua empresa para uma corporação e contratar trabalhadores. De fato, se você abrir uma empresa posteriormente, precisará de uma FEIN. Mesmo quando se trata de enviar impostos locais, estaduais e federais, sua FEIN é uma informação crítica.
Para que serve um FEIN?
Você vai precisar de uma FEIN para preencher formulários como:
- Formulário W-2 - Declaração de salários e impostos
- Formulário W-3 - Transmissão de Declarações de Salários e Impostos
- Formulário 1096 - Resumo Anual e Transmissão de Devoluções de Informações dos EUA
- Formulário 940 - Declaração de Imposto de Renda Anual Federal de Desemprego (FUTA) do Empregador
- Formulário 941 - Declaração de Imposto de Renda Trimestral do Empregador
- Anexo C - Lucro ou Perda do Negócio
- Formulário 1065 - Devolução de Renda da Sociedade nos EUA
- Formulário 1120 - Declaração de Imposto de Renda Corporativa dos EUA
Um FEIN também é necessário quando sua empresa paga impostos de qualquer tipo e emite formulários de impostos relacionados a funcionários, como W-2s. Os empregadores devem fornecer W-2s a seus funcionários no final de cada ano fiscal. Todos os relatórios de folha de pagamento, incluindo formulários de impostos mensais, trimestrais e anuais, incluem seu FEIN e podem ser arquivados por um provedor de processamento de folha de pagamento competente.
Você também deve emitir um 1099 para qualquer contratado independente a quem pagou pelo menos $ 600 durante o ano fiscal, e seu FEIN deve ser incluído nesse formulário. Sua empresa não apenas exigirá uma FEIN para vários propósitos, mas também seus funcionários e contratados externos ao preparar suas declarações fiscais.
Como faço para obter uma FEIN?
Para obter seu número FEIN com facilidade, você pode fazer uso essencial das etapas listadas abaixo.
#1. Determine se você é elegível para uma FEIN.
Se sua empresa principal estiver sediada nos Estados Unidos ou em seus territórios e você tiver um número de Seguro Social válido ou outra forma de identificação fiscal, como outra FEIN, você será elegível para uma FEIN.
Se você tem seu negócio principal nos Estados Unidos ou em seus territórios, a maior parte de sua renda como proprietário de uma empresa vem de uma prática nessa área. Como resultado, mesmo se você tiver outra empresa fora dos Estados Unidos, ainda poderá ser qualificado para uma FEIN. O candidato não precisa ser o proprietário da empresa, mas deve ter conhecimento íntimo e transações com as finanças da empresa. Uma secretária ou auxiliar administrativo também pode requerer a FEIN. Tudo o que você precisa é simplesmente assinar o Formulário SS-4 e preencher a seção do representante de terceiros.
#2. Reúna as informações exigidas pelo IRS.
Formulário SS-4: O pedido de Número de Identificação do Empregador é exigido pelo IRS. Para obter uma FEIN, você deve primeiro enviar um endereço físico de sua empresa (com localização nos Estados Unidos).
No formulário de inscrição, você deve especificar a estrutura legal da sua empresa, como uma LLC ou corporação. Se sua empresa for uma LLC, você deve listar todos os membros. Você também deve especificar a natureza do seu negócio.
Ao se inscrever, você precisará das seguintes informações complementares:
- O motivo pelo qual você está solicitando uma FEIN. Por exemplo, você pode estar iniciando uma nova empresa ou reestruturando uma existente.
- A data precisa em que você iniciou ou comprou sua empresa.
- O setor em que sua empresa atua ou mantém clientes, como varejo ou consultoria, bem como a descrição do produto ou serviço.
- Quando o primeiro pagamento do funcionário foi pago por meio de sua empresa.
- A data final do seu ano fiscal ou contábil. Se você pagar seus impostos ao longo do ano civil, geralmente é o mês de dezembro.
- O número mais provável de funcionários que você pretende contratar no próximo ano.
#3. Inscreva-se para uma FEIN online, por telefone ou por correio.
Se você for elegível para ter uma FEIN, existem várias opções para obtê-la:
- Telefone: (800) 829-4933
- Por fax ou correio normal: Você encontrará o Formulário SS-4 aqui, bem como o número de fax e o endereço de correspondência de sua localidade no site do IRS.
- No site da Receita Federal: Você pode preencher o Formulário SS-4 on-line ou participar de um bate-papo ao vivo no estilo de entrevista, onde serão feitas perguntas e um FEIN, se necessário. Este serviço está disponível das 7h às 10h EST, de segunda a sexta-feira. Levará duas semanas para que seu número esteja ativo no sistema IRS, independentemente do método que você usar.
Mesmo que sua empresa não precise de uma FEIN, você pode achar que vale a pena solicitar uma de qualquer maneira. Não há custo para fazer isso e você nunca sabe quando pode decidir contratar um funcionário ou quando as condições de sua empresa podem mudar.
Quando devo trocar minha FEIN?
Você não precisará atualizar ou fazer qualquer alteração em seu FEIN depois de adquiri-lo. A menos que haja circunstâncias excepcionais determinadas pelo IRS, se sua empresa for uma corporação, você deverá atualizar ou alterar seu FEIN se:
- Sua empresa se torna uma empresa individual ou uma parceria.
- Uma fusão resulta na formação de uma nova corporação.
- Sua empresa se torna uma subsidiária de outra corporação.
Quando sua empresa for uma parceria, você deve atualizar sua FEIN se:
- A empresa torna-se uma sociedade unipessoal.
- Sua empresa se torna uma corporação.
- Uma nova colaboração substitui uma antiga.
Se você possui uma FEIN como um único proprietário ou uma LLC, você deve alterá-la se:
- Você entrou com pedido de falência.
- Você converte sua empresa em uma corporação ou parceria.
- Você adquire o controle de outra empresa.
Você não precisa se inscrever novamente para uma nova FEIN se sua empresa mudar de endereço ou mudar de nome.
Cancelamento da sua FEIN
O IRS nunca usa seu número FEIN para outra empresa depois que ele é atribuído a você. Você também não pode cancelar sua FEIN. Você pode, no entanto, fechar sua conta comercial com o IRS. É importante observar que cancelar sua conta comercial não apaga seu FEIN do banco de dados do IRS.
Inclua o nome legal da sua empresa, FEIN, endereço comercial e motivo para cancelar sua conta ao encerrar sua conta comercial. Inclua uma cópia do Aviso de atribuição de EIN do IRS, se ainda o tiver.
Você pode enviar todos os materiais para:
Receita Federal, 45999 Cincinnati, OH
Se você preencheu todas as declarações fiscais exigidas, o IRS desativará apenas sua conta comercial. As devoluções devem ser arquivadas se você:
- Um depósito de imposto federal ou outro pagamento federal foi feito
- São obrigados a apresentar declarações fiscais comerciais
- Você recebeu uma notificação do IRS informando que sua declaração de imposto de renda está vencida?
A FEIN é necessária para configurar a folha de pagamento?
Antes de começar a configurar a folha de pagamento para seus funcionários, primeiro você deve obter um FEIN do IRS. Você quase certamente precisaria de um EIN do seu estado também. Ambos os números são necessários para lidar com a folha de pagamento porque os impostos retidos na fonte dos contracheques dos funcionários devem ser remetidos aos órgãos fiscais relevantes. Para arquivar os impostos de desemprego federais e estaduais, bem como a papelada W-2 e 1099, você precisará do FEIN/EIN.
O que você deve fazer com sua FEIN se precisar fechar seu negócio?
Depois de obter um FEIN, você o terá para o resto de sua vida. Isso não quer dizer que você não possa fechar sua empresa. Porém, mesmo que sua empresa feche, a FEIN continua arquivada na Receita Federal e armazenada em seu banco de dados.
Se você perceber que precisa fechar sua empresa, entre em contato com a Receita Federal e forneça a razão social da sua empresa, sua FEIN, o endereço e o motivo do fechamento. Inclua uma cópia de sua carta de notificação CP-575 com sua solicitação, se possível. Lembre-se de que o IRS não cancelará uma conta até que todas as declarações fiscais essenciais da empresa tenham sido enviadas.
O que é FEIN x TIN?
Um FEIN pode ser usado como um ID de contribuinte. A FEIN é necessária para algumas empresas, mas não para outras. Em particular, uma FEIN nem sempre é necessária se você não tiver funcionários e sua empresa não for constituída. Nesses casos, apenas o SSN de uma pessoa pode servir como um número de identificação fiscal (TIN) válido.
Como também foi mencionado acima, a FEIN é necessária para a declaração de impostos federais. Para registrar impostos no estado, talvez seja necessário solicitar um EIN ou EAN estadual. É possível usar esses dígitos como seu número de identificação fiscal oficial no estado.
Um FEIN é o mesmo que um SSN?
Um EIN não é a mesma coisa que um SSN. Ao contrário do número de identificação fiscal de uma pessoa, que é seu número de seguro social, o EIN de uma empresa é seu próprio número exclusivo. Apesar de ambos os números servirem ao mesmo propósito em termos de declaração de impostos, um EIN é reservado para empresas comerciais.
O que é um exemplo de um número FEIN?
Os EINs do IRS têm o formato XX-XXXXXXX e consistem em nove dígitos. É uma forma de empregadores e pessoas sem trabalhadores distinguirem suas contas fiscais. No caso de planos de benefícios para funcionários, no entanto, o EIN pode ser seguido por um alfa (como P) ou o número do plano (como 003).
Qual é a diferença entre SSN e FEIN?
A sigla “SSN” refere-se ao seu número de Seguro Social. Esse número, assim como a FEIN, é fornecido pelo governo federal. Ao contrário, um CPF identifica você como pessoa física para o governo e outras entidades, enquanto a FEIN faz o contrário para o seu negócio. Os números da Previdência Social podem ser usados como identificação comercial em raras circunstâncias, embora isso seja aconselhável apenas para proprietários individuais ou empresas muito pequenas sem trabalhadores.
Por uma definição, você tem o status de proprietário de uma pequena empresa se receber qualquer receita de 1099. É possível você declarar seus impostos usando apenas o seu CPF e evitar a necessidade de um Número de Identificação do Empregador Federal (FEIN), mas ainda poderá aproveitar as deduções da empresa.
Como faço para verificar uma FEIN?
A falta de uso generalizado torna os EINs mais fáceis de esquecer; ao contrário dos SSNs, poucas pessoas realmente os guardam na memória. Se você precisar verificar o seu para ter certeza, verifique seu número FEIN na carta de confirmação do IRS, encontre outros documentos que tenham seu número de identificação do empregador ou entre em contato com o IRS para obter seu FEIN.
Conclusão
A obtenção de um FEIN é um componente necessário para fazer negócios, e o processo é bastante simples. E, como pode ser benéfico para outros objetivos de negócios, candidatar-se a um é um tempo bem gasto e pode ser uma das decisões mais simples que um empresário pode tomar. Muitas felicidades enquanto você expande seus negócios!
Artigos Relacionados
- COMO INICIAR A FOLHA DE PAGAMENTO PARA PEQUENAS EMPRESAS: 2023 Best Easy Guide
- Folha de pagamento para pequenas empresas: melhor serviço de software de folha de pagamento no Reino Unido
- 17 MELHORES SISTEMAS DE FOLHA DE PAGAMENTO PARA PEQUENAS EMPRESAS 2023, atualizados!!!
- SERVIÇOS DE RH PARA PEQUENAS EMPRESAS: Funções e exemplos de serviços de RH
- CUSTO DE SERVIÇOS DE FOLHA DE PAGAMENTO E IMPOSTOS
- 10 MELHORES E PIores EMPRESAS DE TIMESHARE DO MUNDO
- COMO SE PRÉ-QUALIFICAR PARA O EMPRÉSTIMO HABITUAL: Tudo o que você precisa saber
- AUTOAVALIAÇÃO: Explicação detalhada e tudo o que você precisa saber
Refrências
