Devido à geração diária de centenas de ordens de serviço, as empresas podem ficar sobrecarregadas e perder de vista seus objetivos operacionais abrangentes. Você pode corrigir esse problema usando qualquer um dos melhores softwares de ordem de serviço, cobertos pelo CMMS e pelo software de gerenciamento de serviço de campo. As ordens de serviço serão definidas neste post, junto com como elas podem impactar o trabalho de campo.
Software de ordem de serviço
Ao executar encanamento, eletricidade, HVAC, instalação e outras tarefas de manutenção, empreiteiros e pessoal de campo podem usar o software de ordem de serviço como um gerenciamento de serviço de campo ferramenta. As operações de serviço e manutenção de campo são simplificadas, desde a aceitação de consultas de clientes até a conclusão de tarefas. Este software permite que os empreiteiros aloquem, gerenciem e rastreiem ordens de serviço em tempo real com eficiência. Selecione o melhor software de ordem de serviço para sua empresa nas opções gratuitas e pagas.
Razões para usar o software de ordem de serviço
Para operações de campo, o software de ordem de serviço oferece as seguintes vantagens:
#1. Rastreie trabalhos em um único local
Em primeiro lugar, ter a plataforma adequada torna a entrega das ordens de serviço mais simples. Usando o software de ordem de serviço, você pode atribuir e despachar facilmente os trabalhadores adequados para ordens de serviço específicas no campo. Além disso, permite que os técnicos de campo registrem os horários de início e término das tarefas e enviem relatórios de andamento do trabalho em tempo real. Você pode se beneficiar de tempos de execução de tarefas mais rápidos com essa capacidade.
#2. Reduza o tempo de papelada
Em segundo lugar, os envios de artigos tradicionais em campo geralmente exigem muita preparação e tempo. Um excelente substituto para essa abordagem é o software de ordem de serviço. Além disso, você pode usar esta ferramenta para criar formulários de ordem de serviço e relatórios online usando modelos personalizados, economizando tempo e esforço ao digitalizar esses formulários, o que torna mais fácil e eficaz capturar informações sobre os trabalhos que estão sendo executados em campo, dando-lhe mais tempo para concluir tarefas importantes.
#3. Coloque os dados em um banco de dados centralizado.
Os sistemas baseados em papel freqüentemente armazenam papéis em caixas que, se não forem manuseadas adequadamente, podem resultar em perda ou destruição. Ao armazenar todos os seus documentos em um único banco de dados, o software de ordem de serviço resolve esse problema. Você não terá que se preocupar em perder seus dados porque eles serão salvos automaticamente online.
O software de ordem de serviço vai um passo adiante nisso. Você pode localizar rapidamente o documento de que precisa usando a capacidade da informação de ser filtrada e classificada por tamanho, status, datas e indivíduos atribuídos.
#4. Visualize e acompanhe o desempenho da ordem de serviço
Além de concluir uma ordem de serviço e faturar o cliente, o software de ordem de serviço possui outros recursos. Com base no tamanho da organização e no número de técnicos de campo, permite acompanhar o número de ordens de serviço executadas em um período de tempo específico (semanal, mensal, trimestral ou anual). Este software também mostra a proporção de ordens de trabalho que foram concluídas, permitindo que você monitore e avalie seu desempenho durante um determinado período de tempo.
#5. Fale com os Técnicos de Campo
Por último, mas não menos importante, o software de ordem de serviço permite que você entre em contato imediatamente com especialistas de campo quando uma ordem de serviço apresenta dificuldades técnicas. Por exemplo, você pode facilmente transmitir novas instruções de um cliente. Eles podem enviar fotos marcadas para destacar os locais que precisam ser corrigidos usando este programa. Além disso, ele permite que você integre seus calendários digitais para evitar reservas duplas e dar mais trabalho aos funcionários de campo já sobrecarregados.
Selecionando a Plataforma Adequada
Ao lidar com pedidos de reparo, empreiteiros e técnicos de campo estão cientes da importância da pontualidade e da coordenação eficiente. A tarefa é significativamente mais simples se você tiver os instrumentos apropriados disponíveis. O objetivo do software de ordem de serviço é agilizar os processos de tarefas, desde o envio de solicitações até o fechamento, mesmo que os serviços variem de acordo com o setor.
Aqui estão alguns aspectos que você deve levar em consideração ao escolher um software de ordem de serviço para sua empresa, a fim de auxiliá-lo a atingir esse objetivo:
- Facilidade de uso: Quão amigável é o software? Os técnicos da Canfield usam esta ferramenta para concluir as tarefas com eficiência?
- Capacidades de agendamento: Como você pode delegar tarefas aos técnicos de campo com esta ferramenta? Para cuidados preventivos e tarefas semelhantes, este aplicativo pode organizar horários repetidos?
- Alertas e lembretes: Este programa envia mensagens sobre o status da ordem de serviço automaticamente?
- Como você pode acompanhar o paradeiro e as condições de seu pessoal de campo?
- Esta plataforma permite a comunicação em tempo real com os técnicos de campo, onde quer que estejam?
- Fazendo relatórios detalhados Que informações estão contidas no relatório de ordem de serviço?
- Disponibilidade para o pessoal de campo: Empreiteiros e técnicos de campo podem usar este software em um dispositivo portátil (como um telefone ou tablet)?
Melhor Software de Ordem de Serviço
#1. Cultura de Segurança
Para equipes de todos os portes e setores, existe uma plataforma digital chamada cultura de segurança. Ele permite que o pessoal de campo e os contratados designem, despachem e acompanhem as ordens de serviço no campo. Mais ainda, crie formulários digitais detalhados a partir do seu papel documentação que seus técnicos de campo podem concluir e assinar rapidamente usando seus dispositivos móveis. Use esta ferramenta para adicionar uma assinatura digital e, em seguida, envie aos clientes uma cópia do relatório finalizado da ordem de serviço.
Características:
- Atribuição automática de ordens de serviço aos técnicos de campo apropriados
- Fluxos de trabalho para serviço e manutenção
- Alertas de notificações, conversas e alertas de ordem de serviço
- Medidas corretivas e preventivas para dificuldades tecnológicas no local
- Modelos de ordem de serviço que podem ser modificados na Biblioteca Pública
- Relatórios em grande detalhe com fotos e vídeos
- Geração de relatório eletrônico do cliente nos formatos Word, PDF e Web
- Interação perfeita do QuickBooks com software de contabilidade e faturamento
- Painel de análise poderoso para visualizar o status das ordens de serviço
- Recursos de geotagging para rastreamento de pessoal de campo
#2. Chamada doméstica Pro
Do agendamento e implantação ao faturamento e cobrança de pagamentos, o Housecall Pro otimiza a carga de trabalho dos profissionais de serviços domésticos. Eles podem então se concentrar em expandir sua força de trabalho para atender às necessidades do consumidor, economizando tempo no processamento de tarefas administrativas. Portanto, esta plataforma oferece suporte a empresas que fornecem HVAC, limpeza, eletricidade, encanamento e outros serviços domésticos.
Características:
- Planejamento de arrastar e soltar
- Despacho instantâneo
- Faturamento Eletrônico
- estimativas simples
- Capacidade de gerenciar clientes
- Reserva e pagamento online
- Publicidade por email
- Versão não gratuita
#3. Equipe sincronizada
Uma ferramenta de gerenciamento de ordens de serviço baseada em nuvem é chamada Synchroteam. Ele agiliza os procedimentos internos para fornecer aos clientes ordens de serviço rápidas e de alta qualidade. Além disso, esta plataforma web oferece uma variedade de recursos, desde a administração de trabalhos até o faturamento, para ajudar organizações de serviços de pequeno e médio porte a otimizar despesas e alocar seu pessoal.
Características:
- Atendimento ao cliente
- Gestão de trabalhos
- Controles para agendamento e despacho
- Faturamento de uso da API
- Ferramentas para manter o tempo
- Alertas de clientes em tempo real
- Capacidade ilimitada
- Versão não gratuita
#4. Comércio de serviços
Os provedores de serviços comerciais podem agilizar suas operações usando a plataforma conhecida como ServiceTrade. Além disso, para um fluxo de trabalho bem organizado, este programa transforma automaticamente cotações da web em ordens de serviço. Em seguida, use uma ferramenta de agendamento baseada em mapa e um quadro de despacho para gerenciar ordens de serviço recorrentes. Além disso, eles podem fornecer um relatório completo da ordem de serviço e uma fatura eletrônica após a conclusão do serviço.
Características:
- Agendador baseado em mapas
- Painel de despacho
- citações do site
- Alertas em tempo real sobre eventos iminentes
- Relatório pós-atendimento no portal de serviços
- QuickBooks, Sage Intact e outras integrações de ferramentas
- Transmissão de faturas eletrónicas
- Versão não gratuita
#5. KickservGenericName
Kickserv é um programa de ordem de serviço que usa uma variedade de recursos convenientes para acabar com os procedimentos baseados em papel. Além disso, utilizando seu laptop ou dispositivo móvel, você pode gerenciar clientes, agendas, leads e técnicos usando esta plataforma. Além disso, permite que os técnicos façam atualizações de trabalho, notas e comentários sobre sua área operacional. Por fim, use este aplicativo para gerenciar seus fluxos de trabalho de qualquer lugar a qualquer momento.
Características:
- Agendamento de trabalho
- Agendamento de mapeamento
- Horários dinâmicos
- Lembretes automáticos via e-mail e SMS
- Ferramentas para manter o tempo
- Contas e estimativas
- Contabilidade integrada
- Atendimento ao cliente
#6. RazorSync
As empresas de serviços podem oferecer suporte a suas equipes do escritório ao campo usando produtos da RazorSync. No entanto, por meio do uso dos painéis de trabalho e gerenciamento de campo do software, você pode agendar, despachar e rastrear seus técnicos de campo. Por meio do portal específico do cliente, esse produto também permite que os gestores interajam e gerenciem os consumidores. Utilize esta ferramenta para gerenciar facilmente seus clientes e seu pessoal de campo.
Características:
- Serviço de entrega
- Agendamento e acompanhamento de tarefas
- Dashboards para gerenciamento
- Portal do cliente
- Despesas recorrentes
- Alertas de SMS
- Capacidades da API para orçamentos e faturas
- Versão não gratuita
#7. Corrigo
Para operações, incluindo reparos e manutenção, o Corrigo é um sistema online de ordem de serviço de manutenção de instalações. Além disso, ele usa inteligência artificial e inteligência de negócios para tornar mais simples para as empresas concluir ordens de serviço. Por exemplo, as ordens de serviço são enviadas automaticamente utilizando dados de localização, comércio, especificações de ativos e muito mais. Os provedores de serviços podem entregar faturas online após a conclusão de uma ordem de serviço.
Características:
- automação de trabalho
- Administração de ordem de serviço
- Supervisão de despacho
- Administração de ativos e fornecedores
- Controles de custos inteligentes
- Painéis e insights
- Portal do cliente
- Versão não gratuita
#8. WebDPW
Um sistema de gerenciamento de ordens de serviço para serviços públicos, departamentos de obras públicas e governos municipais é chamado de WebDPW. Além disso, para um procedimento mais eficiente, organiza técnicos de campo, projetos, ativos e ordens de serviço. Além disso, você pode usar este aplicativo para fazer ordens de serviço, produzir notas fiscais eletrônicas e gerenciar a equipe do site.
Características:
- Consultas de serviço
- Ordens de serviço por e-mail ou impressão
- banco de dados de clientela
- Recursos de rastreamento para GIS
- Estimativas de custo para pedidos de tarefas concluídas
- Alertas de conclusão de tarefas automatizadas
- Faturamento eletrônico
- Rastreamento de recebíveis
#9. Conexão Verizon
Você pode lidar com ordens de serviço com o Verizon Connect em um único local. Com este programa, você pode atribuir tarefas rapidamente usando um calendário que pode arrastar e soltar e monitorar atualizações de status em seu smartphone. Além disso, use esta plataforma para substituir formulários em papel por relatórios digitais como prova de entrega.
Características:
- Calendário de arrastar e soltar Sugestões de agendamento inteligentes
- Notificações ETA móveis que são enviadas automaticamente
- Ordens de serviço eletrônicas
- Comentários e avaliações de clientes para serviços
- Versão não gratuita
#10. CRM-Reparação
Pequenas organizações de serviço de campo podem automatizar processos tediosos em suas operações diárias com a ajuda do Repair-CRM. Além disso, eles podem enviar técnicos de campo usando mapas ao vivo, rastrear estoques usando códigos de barras e documentar seus pedidos de reparo com anexos de fotos graças a este software de ordem de serviço de manutenção. A equipe de campo pode usar um sistema de e-mail automatizado para notificar os clientes sobre os trabalhos concluídos e assinar os pedidos com suas assinaturas.
Características:
- Capacidades offline
- Ferramentas para Gestão de Relacionamento com o Cliente
- Fácil delegação de trabalho e atribuição de campo
- Códigos de barras para rastreamento e gerenciamento de estoques
- Imagens como anexos
- Escolhas e autorizações do usuário
- Aparência adaptável (por uma taxa adicional)
- Nenhuma variação livre
Quais são os 4 tipos de ordens de serviço?
Esses quatro tipos de ordem de serviço estão disponíveis.
#1. Instalação HVAC (Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado)
Para instalar um sistema HVAC corretamente, é necessário muito conhecimento. HVAC requer o uso de maquinário pesado e trabalho feito atrás de paredes. Ele também considera fatores como filtragem e qualidade do ar.
#2. Manutenção de rotina
Manter os ativos em excelentes condições operacionais e maximizar seu preço de aquisição depende desse processo contínuo e crucial. Além disso, é essencial garantir que eles funcionem da maneira mais segura possível. A manutenção preventiva é, portanto, qualquer intervenção mecânica ou não mecânica destinada a manter a funcionalidade dos ativos.
#3. Inspeção de segurança
A fim de garantir um local de trabalho seguro, saudável e avesso a riscos, a Administração de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA) estabeleceu uma série de leis. As ordens de serviço para inspeções de segurança podem especificar a manutenção de sinalização, erguer grades ou remover detritos e materiais potencialmente perigosos.
#4. Uma inspeção de propriedade
As leis locais e os regulamentos comerciais podem abranger iluminação, sistemas elétricos, canos de esgoto, recursos de quintal, reparos de telhado e reparos de encanamento. Inspeções de propriedade são frequentemente um componente-chave de negócios imobiliários ou projetos de construção.
Como você cria uma ordem de serviço?
A seguir estão os componentes de como criar uma ordem de serviço:
- Título e detalhes da tarefa.
- Nome do cliente ou empresa que está solicitando a tarefa.
- Nome e informações de contato do funcionário designado
- Duração até a conclusão.
- Prioridade.
- Ferramentas ou assistência necessárias para a realização
O que é Ordem de Serviço Sap?
Documento de ordem de fabricação contratada no SAP Supply Network Collaboration (SAP SNC). Um cliente contrata um fornecedor por meio de uma ordem de serviço para criar uma quantidade específica de um produto e entregar essa quantidade ao cliente em uma data/hora específica ou um intervalo de datas/horas.
O que é uma ordem de serviço em Quickbooks?
A ordem de serviço especifica as tarefas ou projetos que devem ser executados e frequentemente inclui uma estimativa de custo. As condições de pagamento, impostos e quaisquer depósitos obrigatórios também estão listados. Considere uma ordem de serviço como uma estimativa certificada. Quando um trabalho é concluído e a ordem de serviço é concluída, uma fatura é criada.
A Sap possui um sistema de gerenciamento de pedidos?
Ele faz, de fato. O SAP Order Management Foundation oferece orquestração de sistema aprimorada e uma única fonte de verdade. Redução de custos, maior agilidade e maior satisfação do cliente.
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Referência
