Não é uma boa ideia discutir o gerenciamento do ciclo de vida do contrato em um jantar. Mas fazê-lo corretamente pode fazer ou quebrar sua empresa. Qualquer setor tem preocupações legítimas sobre o controle de tantos contratos. Além disso, as repercussões de perder uma data crucial do contrato podem ser graves. Qualquer pessoa pode experimentá-lo. No entanto, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) pode ser útil (sim, para qualquer pessoa). Um procedimento crucial que ajuda as empresas a gerenciar e governar seus contratos - e, o mais importante, é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Explicaremos o gerenciamento do ciclo de vida do contrato neste artigo, examinaremos os vários tipos de software CLM, discutiremos os benefícios das soluções Ironclad CLM para fornecedores e listaremos os principais programas CLM para um gerenciamento automatizado de contratos mais eficaz.
O que é o Software Clm
Qualquer plataforma digital projetada para lidar com contratos em todas as fases do ciclo de vida é considerada um software CLM. Compare isso com o software de assinatura de documentos, que apenas permite a coleta digital de assinaturas. Usuários jurídicos e empresariais internos podem automatizar procedimentos de gerenciamento com soluções CLM e também podem extrair informações comercialmente úteis de seus contratos.
Algumas empresas se concentram em uma etapa ou função específica do contrato, como geração de documentos, enquanto outras se concentram em um tipo específico de contrato. No entanto, várias pessoas de áreas jurídicas relacionadas, como gerenciamento de despesas ou assuntos, fizeram incursões no gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
Já existem pelo menos 150 empresas que oferecem software de gerenciamento de contratos, mas existe apenas uma que pode ajudar as empresas modernas a automatizar cada etapa do processo de contratação.
Recursos do software CLM para fornecedores
Nem todo software CLM para fornecedores é criado da mesma forma e, como a maioria dos departamentos jurídicos, você gasta 97% de seu tempo e recursos redigindo contratos, deseja que seu software CLM atenda a uma variedade de interesses de acordo com os requisitos de sua empresa. A maioria das soluções de software CLM para fornecedores geralmente inclui os seguintes recursos e funcionalidades padrão:
#1. Histórico de contato e auditoria
Você sempre pode usar a versão mais recente de um contrato graças à capacidade do software CLM de construir históricos de versão, mas também pode acompanhar as modificações feitas junto com o tempo e os autores. A maioria do software CLM rastreia logins, downloads e outras modificações de contrato, pois é mais provável que surjam problemas durante os estágios de redlining ou edição, portanto, a detecção precoce de erros é vantajosa.
#2. Edição colaborativa de contratos
É essencial ter a capacidade de manter e editar contratos de forma digital e assíncrona. Deve haver um recurso de edição colaborativa em seu programa CLM. Por exemplo, alterações feitas em um contrato em um escritório de advocacia da Costa Leste podem ser prontamente visualizadas e discutidas em um escritório de advocacia alemão.
#3. Conformidade
Devido aos possíveis efeitos de cancelamento de contrato da conformidade, esse estágio requer extrema cautela. Seu programa deve ser capaz de fazer uma verificação automática de conformidade para você. De acordo com um relatório recente do escritório de advocacia internacional Ropes & Gray, 61% dos entrevistados afirmaram que tornar as regras e regulamentos claros para os funcionários é um fator-chave para ajudá-los a entender a conformidade. Pessoal de suporte e paralegais costumavam ser responsáveis por verificar o cumprimento do contrato.
No entanto, se você usar um programa CLM, poderá arquivar a conformidade e verificá-la comparando-a com outros contratos comparáveis a ele, bem como com os arquivos de sua empresa e documentos jurídicos atuais.
#4. Banco de dados de contratos navegável
De acordo com o The Aberdeen Group, 78% das empresas de primeira linha têm bancos de dados pesquisáveis de seus contratos, o que não apenas facilita a localização de produtos específicos, mas também economiza tempo e dinheiro.
Sua solução CLM deve ser capaz de oferecer bancos de dados dedicados e pesquisáveis para seus dados, bem como armazenamento seguro e confiável (por meio de um serviço de nuvem). Além disso, deve ser capaz de salvar cláusulas pré-estabelecidas para contratos típicos.
#5. Recursos de assinaturas eletrônicas
Com assinaturas digitais, há menos possibilidade de que seus contratos sejam copiados ou alterados. Você deve oferecer um método juridicamente vinculativo para aceitar assinaturas digitais em sua solução CLM. Seu software CLM deve ser capaz de reconhecer e modificar esses requisitos automaticamente porque os requisitos para assinaturas digitais diferem entre os regulamentos federais e internacionais.
#6. Gestão de fluxo de trabalho
De acordo com a Thomson Reuters, automatizar e coordenar o gerenciamento de contratos pode liberar até 82% do trabalho de um advogado. Um contrato deve ser administrado por várias partes e passar por várias etapas, incluindo emissão, negociação, execução e renovação.
O melhor software CLM mantém todas as partes informadas sobre as alterações, preparando-as para suas funções no contrato (incluindo conformidade e pré-descoberta) e as mantém informadas sobre o que deve ser feito para concluir o contrato por meio de alertas e notificações.
#7. Alertas e notificações de alterações contratuais
Todas as partes devem ser informadas imediatamente se um erro precisa ser corrigido ou uma alteração precisa ser feita, mantendo o controle de quem está fazendo as modificações. Além disso, você pode filtrar alertas por meio de seu programa CLM para garantir que você saiba apenas sobre as mudanças pertinentes.
Melhor Software CLM
As principais ferramentas de software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) para uma melhor administração do contrato estão listadas abaixo:
#1. Gestão de Contratos Icertis
A Icertis conhece vários aspectos do CLM, incluindo ferramentas para conformidade, históricos de auditoria e conformidade. Além disso, ele se conecta a todas as plataformas importantes de CRM, ERP e gerenciamento de gastos. A plataforma possui um painel para análise de riscos com base em dados internos e externos, permitindo a descoberta antecipada de riscos ou falhas em contratos para que você possa agir para mitigá-los.
#2. DocuSign CLM
A DocuSign é bem conhecida na comunidade CLM e possui mais de 1,000,000 de clientes pagantes e 1 bilhão de usuários em todo o mundo. Além de mais de 3,000 organizações governamentais federais, estaduais e municipais, fornece serviços para as principais empresas da Fortune 500 em computação, bancos e saúde. Tanto a assinatura eletrônica quanto o CLM são aprovados no nível de impacto moderado do FedRAMP (um protocolo de segurança para o governo e o DoD).
#3. Contratos SAP Ariba
Compradores e fornecedores podem economizar tempo e minimizar erros usando o SAP Ariba, especializado no desenvolvimento de modelos básicos e na unificação de termos repetíveis e consistentes. O programa ajuda seus usuários a gerenciar licenças IP, acordos internos e contratos de bens e serviços. Ele também automatiza e acelera o CLM do começo ao fim. Além disso, prepara contratos com rapidez e facilidade usando modelos e termos pré-aprovados.
#4. Contratos de Conga
A Conga Contracts tem uma ótima taxa de retenção de clientes (9 em cada 10 clientes renovam com eles) e detém o título de aplicativo CLM pago mais baixado por dez anos consecutivos. Ele oferece uma solução integrada e desenvolvida pelo Salesforce para gerenciar contratos do início ao fim. Também foi reconhecida como líder no Gartner Magic Quadrant for Contract Lifecycle Management, 2021, e no IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Buy-Side Contract Lifecycle Management Applications, 2021.
#5. LinkSquares
Mais de 400 equipes jurídicas em empresas de médio a grande porte, incluindo nomes conhecidos como TGI Fridays, Cogito e Wayfair, ajudaram a LinkSquares a conquistar clientes e avançar seus negócios mais rapidamente. Ele também fornece o LinkSquares Finalize, que extrai informações importantes de todos os seus contratos, envia relatórios sobre todo o seu portfólio jurídico em tempo real e arquiva com segurança todos os seus contratos em um único repositório online.
#6. PandaDocName
O PandaDoc é uma potente solução de gerenciamento de contratos que pode auxiliar empresas de todos os portes na criação, transmissão e rastreamento de contratos e outros documentos cruciais. É uma opção popular para empresas que tentam melhorar seus procedimentos de gerenciamento de contratos e agilizar seus fluxos de trabalho de documentos devido ao seu design amigável, recursos adaptáveis e conectores.
#7. Editor
Ao centralizar contratos sem migração, usando IA para rastrear e pesquisar metadados e provisões sem entrada manual de dados e capacitar as equipes para redigir, redline, aprovar, assinar, relatar e renovar contratos, a plataforma de inteligência de contrato da Evisort - desenvolvida pela Harvard Law and Ex-alunos do MIT - oferece ROI rápido em 30 dias. A plataforma também inclui o Intelligent Dashboarding, os primeiros painéis autopreenchidos do setor que mostram automaticamente os dados do contrato de documentos do Word ou PDFs digitalizados e resumem os indicadores críticos sem entrada de dados do usuário.
#8. Contrato Logix
Empresa líder em gerenciamento de contratos, a Contract Logix é uma das mais antigas fornecedoras de software de gerenciamento de contratos. Várias empresas se associaram à Contract Logix para alterar digitalmente sua administração de contratos como resultado de sua ampla experiência em jurídico, TI, compras, finanças e vendas. Dentro do Índice de Implementação de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos Mid-Market Winter 2 da G2023, o programa recebeu os prêmios “Mais Fácil de Usar” e “Maior Adoção do Usuário”.
#9. CLM SirionLabs
O SirionLabs está altamente classificado entre os softwares CLM (supera os benchmarks para funções de analista, de acordo com SpendMatters) e publicou as classificações mais altas de qualquer provedor em nove áreas, incluindo extração de metadados, aplicativos inteligentes, modelagem de KPI e capacidade de modelar informações/estruturas financeiras complexas dentro de um contrato. Eles também têm usuários em mais de 70 países diferentes.
#10. Ironclad CLM
A Ironclad já é reconhecida como pioneira em soluções CLM, obtendo uma pontuação de 4.8 em 5 e uma classificação de 94% “Recomendaria” no site de avaliação CLM do Gartner. Um novo produto para gerenciamento de contratos online, chamado Clickwrap, acaba de ser anunciado pela solução. “Acordos on-line nativos digitalmente, juridicamente vinculativos, sem necessidade de assinaturas”, de acordo com os contratos Clickwrap. Além disso, ele é iniciado sempre que um botão ou caixa de seleção é clicado pelo usuário. O número de contratos Clickwrap sendo usados está aumentando, com bilhões de acordos sendo tratados anualmente.
CLM revestido de ferro
Uma plataforma baseada em nuvem é fornecida pela Ironclad, um provedor de software de gerenciamento de duração de contrato (CLM), para gerenciar contratos durante toda a duração. A solução CLM da Ironclad destina-se a ajudar as empresas a simplificar os procedimentos contratuais, reduzindo os riscos e aprimorando a conformidade.
Uma variedade de recursos e habilidades estão incluídos na plataforma Ironclad CLM, incluindo:
- Elaboração e gestão de contratos: Os recursos de colaboração, controle de versão e assinatura eletrônica do Ironclad permitem que as empresas criem e gerenciem contratos a partir de uma única plataforma.
- Automação de fluxo de trabalho: As organizações podem automatizar procedimentos de contrato como aprovações, notificações e lembretes usando os recursos de automação de fluxo de trabalho do Ironclad.
- Análise e relatórios de contratos: as opções de análise e relatórios para contratos oferecidas pelo Ironclad permitem que as empresas analisem seus dados de contrato, identifiquem riscos e tendências e mantenham o controle sobre importantes indicadores de desempenho.
- Integrações: para oferecer uma experiência tranquila de gerenciamento de contratos, o Ironclad se integra a uma variedade de sistemas de negócios diferentes, como Salesforce, Box e DocuSign.
A solução Ironclad CLM destina-se a ajudar as empresas a aumentar a produtividade, reduzir os riscos e aumentar a conformidade em todos os seus procedimentos de contratação.
Quais são alguns dos principais benefícios de usar a plataforma Ironclad CLM?
As organizações podem obter várias vantagens significativas utilizando a plataforma CLM da Ironclad, incluindo:
- Processos de contrato simplificados: Com a ajuda desta plataforma, as empresas podem tornar mais eficientes os seus processos de criação, negociação e gestão de contratos.
- Conformidade aprimorada: A plataforma possui ferramentas para monitorar o cumprimento dos termos e condições contratuais, diminuindo o risco de descumprimento e problemas jurídicos relacionados.
- Colaboração aprimorada: A plataforma CLM da Ironclad possui recursos de colaboração que permitem que várias partes interessadas contribuam com o processo do contrato, reduzindo a possibilidade de mal-entendidos ou falhas de comunicação.
- Visibilidade aprimorada: A plataforma CLM da Ironclad oferece às empresas acesso a dados de contrato, permitindo que rastreiem KPIs importantes e identifiquem tendências e perigos.
- Automação: As ferramentas de automação do fluxo de trabalho na plataforma CLM da Ironclad ajudam a reduzir a necessidade de operações manuais e aumentam a produtividade.
- Escalabilidade: O software CLM da Ironclad é feito para ser escalável, permitindo que as empresas gerenciem contratos em várias divisões, locais e unidades de negócios.
As organizações podem aprimorar seus procedimentos de gerenciamento de contratos, reduzir riscos e aumentar a eficiência utilizando a plataforma CLM da Ironclad, que resultará em economia de custos e melhores resultados de negócios.
Benefícios do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato
O software para gerenciar o ciclo de vida do contrato é como seu subchefe. Ele garante a conformidade com as políticas de negócios enquanto automatiza e simplifica o ciclo de vida do contrato. Em outras palavras, ele lida com as tarefas menores (e talvez maiores) para que você possa se concentrar no objetivo geral.
Vamos explorar mais alguns benefícios que o software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode oferecer.
#1. Agilize a criação de contratos para economizar tempo.
O software para gerenciar o ciclo de vida do contrato automatiza e padroniza processos como criação de contratos, aprovações, coleta de assinaturas, renovações e relatórios. Isso dará a você e sua equipe mais tempo para se concentrar em tarefas mais importantes, como decidir o que comer no almoço ou ler os memes que seu colega de trabalho enviou a manhã toda.
#2. Facilitar a negociação
Você pode simplesmente rastrear e gerenciar os termos e condições do contrato, redline os ajustes e manter uma única fonte de verdade entre várias partes com o uso do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Isso fornecerá uma imagem clara do que sua organização é responsável e simplificará o processo de negociação.
#3. Simplifique as aprovações de contratos
Você pode garantir que os contratos sejam autorizados de forma rápida e eficaz automatizando processos como roteamento e notificações.
#4. Aumente a conformidade e a segurança
Um repositório de documentos unificado para todos os contratos da sua organização é fornecido pelo software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, que pode ajudá-lo a aumentar a segurança e a conformidade.
#5. Despesas administrativas mais baixas
O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode ajudar a reduzir as despesas totais de gerenciamento de contratos, automatizando operações repetitivas e aumentando a eficiência.
O que o Software Clm faz?
O CLM (Contract Lifecycle Management) é um software para gerenciamento de contratos durante todo o seu ciclo de vida, desde a criação e negociação até a execução e renovação. Além de várias ferramentas e recursos para melhorar o processo de gerenciamento de contratos, o software CLM geralmente oferece uma plataforma central para armazenar e gerenciar dados de contratos.
O Salesforce faz CLM?
Sim, a Salesforce oferece a funcionalidade Contract Lifecycle Management (CLM) por meio de seus produtos Salesforce CPQ (Configurar, Preço, Cotação) e Salesforce Contract Management.
O que significa CLM no Salesforce?
CLM significa Contract Lifecycle Management no Salesforce. A Salesforce fornece capacidade de CLM por meio de suas ferramentas Salesforce CPQ (Configurar, Preço, Cotação) e Salesforce Contract Management.
Várias ferramentas e recursos estão incluídos na funcionalidade CLM do Salesforce para gerenciar contratos durante todo o seu ciclo de vida.
Qual é a diferença entre CRM e CLM?
Tanto o CLM quanto o CRM dão suporte ao desenvolvimento de conexões com o cliente, aumentam a satisfação do cliente e garantem receita recorrente para as empresas. O CLM concentra-se completamente nos vários estágios do ciclo de vida de um cliente para identificar oportunidades de melhoria, em contraste com o CRM, que enfatiza o monitoramento e o gerenciamento das interações com o cliente.
Qual é a diferença entre Cpq e Clm?
Os sistemas CPQ se destacam na automação de preços e outras aprovações relacionadas à criação de cotações, enquanto o CLM oferece fluxos de trabalho e aprovações completas de documentos.
O que é Clm no banco de dados?
CLM significa “Modelo de Licença Concorrente” no contexto de bancos de dados.
Um número limitado de usuários ou dispositivos tem permissão para acessar um programa de software ou banco de dados de uma só vez sob este modelo de licenciamento. Como resultado, se o número permitido de usuários ou dispositivos simultâneos for alcançado, novos usuários ou dispositivos não poderão acessar o programa ou banco de dados até que um usuário ou dispositivo existente seja desconectado para liberar espaço para o uso de novas licenças.
Conclusão
Um sistema CLM é um software que ajuda as empresas a gerenciar os procedimentos do ciclo de vida do cliente, desde a geração de leads até a renovação do contrato. Os sistemas CLM ajudam a aumentar a eficiência e a visibilidade, ao mesmo tempo em que reduzem o risco de erros ao centralizar e automatizar essas atividades. Um sistema CLM pode ser um recurso útil para empresas que gerenciam ciclos de vida de clientes complicados ou um grande número de clientes.
- BANCO PESSOAL: Descrição do cargo, deveres e salário
- SOFTWARE DE GERENCIAMENTO REMOTO: Melhor Software de Área de Trabalho Remota 2023
- GERENTE DE PROJETO ASSOCIADO: Descrição do cargo, deveres e salário
- ASSOCIADO DE OPERAÇÕES: O que são e o que fazem?
- SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE INSTALAÇÕES: Melhor FMS para 2023
Referências
