Empresas de todos os tamanhos usam requisições de compra para monitorar os gastos da empresa e as demandas de produtos dos funcionários. As requisições de compra são documentos internos que os funcionários da empresa usam para solicitar que seu gerente compre um produto para uso corporativo. Porém, qualquer profissional que trabalhe em escritório ou necessite de materiais exclusivos para cumprir suas funções pode precisar entender como funciona uma requisição de compra. Para sua sorte, este artigo explica o que é uma requisição de compra, quais informações ela contém, como ela difere de uma solicitação de compra e como fazer uma.
O que é uma requisição de compra?
A requisição de compra é o documento interno de uma empresa que indica sua intenção de adquirir produtos ou serviços. Um funcionário preenche uma requisição de compra e a envia aos indivíduos ou departamentos apropriados para revisão e aprovação. O gerente direto do funcionário e o departamento central de compras ou compras da empresa podem ser revisores.
Como preparar uma requisição de compra
O procedimento de aquisição e o protocolo de cada empresa para a criação de requisições de compra são provavelmente únicos. Para construir um formulário geral de requisição de compra, siga estas etapas:
#1. Localize um produto que você deseja que sua empresa compre
Como os profissionais devem preencher vários fatos em um formulário de requisição de compra, é melhor conhecer as mercadorias e o fornecedor. Tente descobrir o endereço e informações de contato do fornecedor, bem como o preço e a quantidade do produto. Encontrar as informações relevantes auxilia na eficiência do processo de aquisição.
#2. Use um modelo de pedido de compra
Embora você possa criar um formulário de requisição de compra sem um modelo, é muito mais fácil. Isso permite inserir informações sem pensar no formato do processo. Essa técnica também economizará tempo e energia. Procure um documento para download online para obter um modelo.
#3. Insira suas informações de contato e envio
Para iniciar seu pedido de compra, especifique a data em que deseja enviar sua solicitação, o endereço e dados de contato do fornecedor e a área para onde deseja que o produto seja enviado. Em uma seção separada, inclua informações de entrega, como método de envio e horário previsto de chegada.
#4. Incluir detalhes do produto
Crie uma nova seção para detalhes do produto. No site do fornecedor, tente incluir o nome do produto, número de identificação, preço e quantidade necessária. Se você precisar de muitos produtos, tente listá-los no mesmo formulário de solicitação para economizar tempo para você e seu supervisor. É melhor que o seu documento de solicitação de compra contenha todas as informações que seu supervisor precisa para solicitar a mercadoria ou estabelecer um pedido de compra oficial.
#5. Faça anotações e comentários sobre o produto
Isso pode incluir uma declaração sobre por que você deseja essas coisas ou um aviso sobre os detalhes da entrega. Considere usar esta parte para enviar qualquer informação que seu supervisor possa exigir para autorizar seu formulário de requisição.
O que é o Formulário de Requisição de Compra?
Um formulário de requisição de compra é um documento interno que um funcionário usa para adquirir produtos ou serviços em nome de sua empresa. Essas compras podem ser para fins operacionais (como material de escritório), estoque ou insumos de fabricação.
Conteúdo de um formulário de requisição de compra
Em geral, os formulários de solicitação de compra exigem as seguintes informações:
- Nome e departamento do solicitante
- A data do pedido
- Os produtos ou serviços procurados
- Descrição do item, quantidade e preço
- Motivo da compra
Por que você deve tornar as requisições de compra obrigatórias em seu processo de aquisição?
#1. Transparência no Processo de Aquisições
Esse fluxo de trabalho gera documentação de que um departamento emitiu e arquivou um formulário e que o departamento que solicitou os suprimentos tinha um motivo comercial legítimo para fazê-lo. A maioria das organizações inclui o orçamento aplicável e os limites de compra no formulário de requisição de compra para informar o solicitante antes da compra.
#2. Simplifica o Procedimento de Compra
Quando uma empresa centraliza seu processo de compras e engaja seus funcionários, é um fluxo de trabalho bem definido e gerenciável. O procedimento simplifica o gerenciamento de estoque ao categorizar e identificar facilmente os produtos e serviços recebidos.
Um sistema de compras centralizado acelera o processo de compra e evita atrasos causados por departamentos individuais, que de outra forma poderiam impedir a eficiência.
#3. Ajuda na prevenção de fraudes
A falta de padrões bem definidos permite que os funcionários cometam atos fraudulentos, como encomendar itens para uso pessoal ou coordenar com fornecedores o roubo da empresa. As requisições de compra acabam com isso, evitando a ocorrência de fraudes e garantindo que os funcionários não encomendem produtos diretamente dos fornecedores sem um processo adequado.
#4. Ajuda para evitar pedidos repetidos
Nas grandes empresas, as compras normalmente são realizadas por uma equipe completa, e não apenas por um funcionário. Os formulários de requisição de compra auxiliam o departamento de compras a acompanhar o que foi solicitado e a evitar a realização acidental de inúmeras compras para o mesmo pedido.
#5. Melhora a responsabilidade e a segurança empresarial
Um formulário de requisição de compra confirma que um departamento solicitou e encomendou suprimentos específicos. Um registro documental também mostra que os materiais foram fornecidos assim que recebidos e condizentes com a demanda. Este registro pode ser usado como prova de backup se houver preocupações com as coisas encomendadas ou com o preço negociado posteriormente.
#6. Aumenta a economia de custos
Sua empresa pode economizar tempo e dinheiro desenvolvendo uma plataforma única para gerenciar solicitações de compra. Agregar suas compras permite que você saiba quanto está comprando, colocando você em melhor posição para negociar preços preferenciais com seus comerciantes.
#7. Serve como evidência durante auditorias
Os formulários de requisição de compra são importantes na auditoria, pois a maioria das auditorias exige o consentimento dos gerentes como prova das decisões de compra da empresa. Os formulários de requisição de compra são uma prova ideal, pois fornecem todas as informações sobre o solicitante, o(s) aprovador(es), o momento da aprovação e os produtos aprovados.
Etapas para fluxo de trabalho de requisição de compra
As etapas de um procedimento de requisição de compra podem variar de empresa para empresa. No entanto, o esboço central do processo permanece o mesmo:
#1. Envio do Formulário de Requisição de Compra
Eles conseguem isso emitindo e preenchendo um formulário de requisição de compra com os detalhes da compra desejada. Algumas empresas preferem preencher o formulário manualmente, enquanto outras usam software de gerenciamento de gastos.
#2. Aprovação do Gerente de Linha
O formulário de requisição de compra é então submetido a um processo de aprovação interno, que é verificado pelo gerente direto do departamento do solicitante. A responsabilidade do gestor direto é garantir que a compra é legítima e não excede o limite de despesas permitido pelo departamento.
#3. Balanço do Departamento de Estoque
O formulário de requisição é então direcionado ao departamento de estoque, que o compara com o estoque atual da empresa. A solicitação é encaminhada ao departamento de compras caso os itens não estejam disponíveis.
#4. Triagem do Departamento de Compras
Para preencher este formulário, o responsável determina os requisitos comerciais para os produtos ou serviços, verifica a autenticidade da compra e valida se as autoridades competentes assinam e autorizam a requisição de forma adequada. Se faltarem factos cruciais no formulário, o oficial pode preenchê-los ou devolvê-lo ao requerente para preenchimento.
#5. Fazendo um pedido de compra
Um pedido de compra será preparado e enviado ao fornecedor se o formulário de solicitação de compra for aprovado em todas as aprovações necessárias. Quando o fornecedor aceita, a compra torna-se um contrato juridicamente vinculativo.
#6. Atendimento e avaliação de pedidos
Quando o fornecedor entrega os produtos ou serviços, o departamento de recebimento inspeciona a qualidade e a quantidade do pedido. Um método de correspondência de três vias verifica a precisão do pedido comparando o pedido de compra, o recibo do pedido/recibo de embalagem e a fatura. Isso garante que a equipe financeira ou contábil pague apenas pelas coisas que comprou e recebeu e nada mais.
#7. Liquidação de faturas
O pedido de compra é encerrado após o preenchimento dos requisitos de documentação. A fatura do fornecedor é então aprovada pela equipe financeira, registrada em contas a pagar e paga de acordo com os termos e condições de pagamento.
A importância da requisição de compra
As requisições de compra são importantes porque permitem que as empresas planejem seus processos de aquisição e avaliem os requisitos de fornecimento. Os profissionais utilizam esse documento interno como ferramenta organizacional e técnica para rastrear solicitações de compra. Aqui estão alguns motivos adicionais pelos quais as requisições de compra são importantes:
#1. Eles acompanham as compras
Embora os pedidos de compra sejam comumente usados para rastrear compras, os documentos de requisição de compra ajudam as empresas a antecipar obrigações financeiras futuras e a prever tendências de despesas. Por exemplo, se um profissional apresentar uma requisição de compra de grampos e outros materiais de escritório a cada poucos meses, o supervisor responsável pelo orçamento do departamento pode identificar esta tendência e reservar uma quantia adequada de dinheiro para esta compra.
#2. Os funcionários estão envolvidos no processo de compra
Como os funcionários normalmente enviam requisições de compra, esses documentos ajudam os profissionais a se sentirem mais envolvidos nos gastos da empresa. Ele serve como prova física da consulta de um funcionário e ajuda os gerentes a se lembrarem de requisitos específicos de fornecimento, em vez de depender do boca a boca para uma solicitação de compra.
#3. Cria um processo de aquisição seguro
Um formulário de requisição de compra é a etapa inicial para solicitar um material de escritório. Esta etapa garante que a equipe siga os procedimentos adequados ao gastar os fundos comerciais. Também reduz a possibilidade de os funcionários gastarem fundos comerciais em itens inúteis.
O que é o processo de aprovação de requisição de compra?
O processo de aprovação de requisição de compra é usado para obter permissão para adquirir bens e serviços. Os supervisores o utilizam para aprovar ou recusar uma requisição de compra com base nos padrões da empresa, na autenticidade da compra e nos requisitos comerciais.
Quais são as 5 partes da requisição de compra?
- Nome e departamento do solicitante
- A data da solicitação
- Os bens ou serviços necessários
- O motivo da compra
- A razão social do fornecedor
Quais são os riscos da requisição de compra?
A autorização inadequada é um dos perigos mais graves associados às requisições de compra. As requisições podem ser processadas e adquiridos itens ou serviços supérfluos ou fora do orçamento da organização sem a devida autorização.
Uma requisição de compra é um contrato?
Um pedido de compra (também conhecido como PO) é um documento que um comprador envia a um vendedor, distribuidor ou fabricante solicitando a compra de um produto. Além disso, uma vez que o vendedor aceita o pedido, este se torna um contrato legalmente executável.
Quais são os diferentes tipos de requisição de compra?
Em resumo, o procurement possui três tipos de requisições de compra: diretas, internas e externas. Compreender esses contrastes é fundamental para qualquer gerente de compras ou empresa que busca garantir um processo de compra tranquilo.
Conclusão
Uma requisição é uma solicitação formal de um produto ou serviço que pode ser entregue ou arquivada eletronicamente. Um procedimento de requisição bem estruturado aumenta a eficiência e a responsabilidade de uma empresa. As soluções procurement-to-pay automatizam completamente o processo de aquisição, desde a requisição até o pagamento, melhorando ainda mais a precisão e a eficiência.
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Referências
