Expandir sua equipe é emocionante para proprietários de pequenas empresas. Isso mostra que seu negócio está crescendo e que mais funcionários estão ansiosos para fazer o esforço necessário para ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Como você lida com a logística deles do outro lado? a grande maioria de nós não é muito agradável. Ao aliviá-lo de muito trabalho, o software de RH e folha de pagamento on-line permite que você se concentre nas tarefas que contribuem para o desenvolvimento de sua organização.
Neste artigo, elaboramos uma lista dos melhores serviços de folha de pagamento online e ADP para pequenas empresas, para facilitar a comparação e a escolha do ideal para o seu negócio.
Serviços de folha de pagamento para pequenas empresas
Pagar sua equipe é uma das tarefas mais importantes que você terá que realizar como proprietário de uma pequena empresa. Em pequenas empresas, proprietários que podem estar pagando funcionários pela primeira vez e que podem não estar cientes de como os serviços de folha de pagamento realmente funcionam, a folha de pagamento pode parecer uma tarefa desafiadora.
Os serviços de folha de pagamento para pequenas empresas são softwares que simplificam o gerenciamento interno da folha de pagamento pelas empresas, sem a necessidade de contratar gerentes de folha de pagamento ou fazer muitas horas extras. A maioria dos sistemas é capaz de calcular salários e deduções, bem como atender aos requisitos de conformidade e relatórios. Ao pagar pessoal, as seguintes considerações devem ser feitas:
- A documentação da folha de pagamento (I-9 e W-4 para funcionários; W-9 para contratados) deve ser preenchida por sua equipe.
- Configure os trabalhadores como horistas ou assalariados.
- Escolha entre intervalos de pagamento semanais, quinzenais, quinzenais ou mensais.
- Esteja atento aos horários dos funcionários.
- Observe os benefícios dos funcionários
- Os impostos devem ser imediatamente retidos e pagos.
- No final do ano, distribua W-2s e/ou 1099s.
Para garantir que os impostos sobre a folha de pagamento sejam devidamente retidos, os formulários de impostos sejam preenchidos corretamente e os impostos sejam prontamente remetidos ao órgão competente, os empresários geralmente recorrem a prestadores de serviços de folha de pagamento.
Os serviços de folha de pagamento, no entanto, também realizam uma série de outras tarefas. Eles possibilitam um depósito direto para pagamentos de funcionários, acompanham os dados dos funcionários, incluindo datas de contratação e rescisão, pagamento por hora e salário, e muitas vezes fazem interface com software de contabilidade para simplificar o rastreamento dos custos da folha de pagamento.
Características dos sistemas de folha de pagamento para pequenas empresas
Sistemas de folha de pagamento poderia transformar tarefas administrativas rotineiras em condições de trabalho agradáveis para funcionários de pequenas empresas. Isso é viabilizado por uma série de elementos, incluindo:
#1. Suporte ao produto
Dependendo do provedor de serviços, especialistas competentes em folha de pagamento podem estar disponíveis XNUMX horas por dia para atender às dúvidas dos clientes e resolver problemas
#2. Opções de pagamento flexíveis
Pagar os funcionários de acordo com suas preferências, seja por meio de contracheque, depósito direto ou cartão de pagamento, pode aumentar o engajamento e atrair novos talentos.
#3. Serviços de declaração de impostos
No caso da folha de pagamento de serviço completo, o fornecedor pode apresentar declarações trimestrais e anuais e pagar impostos em nome do cliente.
#4. Integrações perfeitas
Ao integrar a folha de pagamento com outros programas de RH, como cronometragem, benefícios e outros, a entrada de dados duplicada e as imprecisões que normalmente a acompanham são eliminadas.
#5. Cálculos de salários e impostos
O software de processamento de folha de pagamento calcula automaticamente salários, impostos e outras deduções com pouca entrada das empresas.
#6. Assistência de Conformidade
Os empregadores geralmente têm acesso fácil aos formulários de impostos W-2 e W-9 e, em alguns casos, serão informados sobre alterações na legislação salarial e tributária.
#7. Acessibilidade móvel
Os empregadores podem pagar os funcionários e verificar os pagamentos de impostos a qualquer momento, em qualquer lugar, graças à folha de pagamento compatível com dispositivos móveis.
#8. Relatórios e Análises
A maioria dos softwares de folha de pagamento fornece relatórios completos para todas as áreas da folha de pagamento, incluindo salários pagos, impostos deduzidos, horas trabalhadas e muito mais.
Os melhores serviços de folha de pagamento on-line para pequenas empresas
serviços de folha de pagamento on-line estão amplamente disponíveis para pequenas empresas. Embora a maioria dos serviços fornecidos pelo software de folha de pagamento avaliado seja online, alguns deles – incluindo uma opção gratuita – também oferecem uma solução local. Listados abaixo estão alguns dos nossos favoritos. e o que consideramos ser os melhores serviços de folha de pagamento online para pequenas empresas.
# 1. OnPay
Para pequenas empresas, o OnPay é um serviço de RH e folha de pagamento on-line simples e completo. Uma única cobrança mensal justa de US$ 40 mais US$ 6 para cada funcionário cobre todos os serviços.
Obtenha acesso à folha de pagamento W-2 e 1099, pagamentos automáticos de impostos e arquivamento, um portal de funcionário de autoatendimento para integração automática, papelada e monitoramento de PTO, entre outros serviços. Como você tem acesso à maioria dos fornecedores importantes, pode gerenciar benefícios como seguros e programas de aposentadoria.
When I Work, Xero e QuickBooks são apenas alguns dos programas populares de RH e contabilidade aos quais o OnPay pode se conectar, mas não possui recursos de contabilidade integrados.
Quem deve usá-lo? Pequenas empresas, como startups, empreendedores, lojas de bairro, associações, locais de culto e agricultores, são atendidas pelo OnPay.
Prós
- Preços simples e completos
- Contratada simples e folha de pagamento de funcionários
- Incluindo RH e benefícios
Desvantagens
- Não há teste gratuito.
- Os planos não podem ser alterados.
# 2. Gusto
Com o startups inovadoras e pequenas empresas em mente, o Gusto é um serviço de folha de pagamento online que se concentra nos recursos que essas empresas desejam e que não eram oferecidos anteriormente em outras plataformas.
A plataforma oferece opções acessíveis apenas para contratados, bem como serviços de folha de pagamento para trabalhadores e contratados. O acesso aos benefícios dos funcionários, incluindo assistência médica, bem-estar, planos de aposentadoria e muito mais, é facilitado.
Os funcionários de organizações contemporâneas podem achar os recursos do Gusto, que incluem doações de caridade automatizadas e uma carteira que fornece aos usuários mais acesso e controle sobre seu dinheiro, particularmente atraentes.
O Gusto é projetado para pequenas empresas jovens e em expansão que empregam funcionários e autônomos. Funciona bem para proprietários de pequenas empresas e empreendedores que desejam automatizar totalmente os processos de negócios para reduzir a necessidade de pessoal administrativo e concentrar sua atenção nos objetivos principais de seus negócios.
Prós
- Folha de pagamento simples para contratados e funcionários
- Suporte automático para conformidade e arquivamento de impostos
- Os funcionários têm acesso a cheques gratuitos integrados, economias de alto rendimento e adiantamentos de salário.
Desvantagens
- À medida que a escala é alcançada, o custo por pessoa aumenta.
- Sem contas a pagar ou recursos de cobrança
- Nenhum dinheiro é enviado para o exterior.
#3. EXECUÇÃO ADP
O maior e mais conhecido serviço online de folha de pagamento para empresas no mundo é o ADP. Se você é uma pequena empresa que deseja expandir, o RUN é um ótimo lugar para começar como sua solução para pequenas empresas. O ADP RUN é uma plataforma amigável para gerenciamento de folha de pagamento e benefícios que pode se transformar em planos de negócios quando acoplado à plataforma principal do ADP.
Além de planos diferenciados com folha de pagamento com depósito direto, um portal de funcionários de autoatendimento, integração de novas contratações e administração de benefícios opcionais por um custo adicional, o ADP RUN também oferece planos diferenciados. O preenchimento de formulários fiscais é uma opção adicional.
Uma plataforma de RH completa com um conjunto de ferramentas de equipe, gerenciamento de documentos, programas de treinamento e um manual do funcionário são alternativas mais avançadas.
As empresas que precisam de uma plataforma que possa ser customizada para serviços de folha de pagamento e benefícios, podem escolher o ADP Run. Embora seja destinado a empresas com menos de 50 funcionários, seria uma ótima opção se você antecipar que sua empresa se expandirá além desse tamanho, pois poderá mudar facilmente para a plataforma corporativa da ADP.
Prós
- Folha de pagamento simples para funcionários
- Relatórios e declarações fiscais automáticas
- Ampliações para marketing e suporte jurídico.
- Horários flexíveis
Desvantagens
- Um novo produto é necessário para pagar os empreiteiros.
- As despesas de administração de benefícios estão aumentando.
- Taxas adicionais para arquivar declarações fiscais
#4. Pagamento Flexível
A Paychex oferece serviços de RH e folha de pagamento on-line para pequenas empresas e empresas de todos os tamanhos. Seu software de folha de pagamento simplificado, Paychex Flex, destina-se a pequenas empresas com menos de 50 funcionários.
A plataforma oferece uma interface simples e amigável para processamento de folha de pagamento para pagar funcionários e terceiros, apesar de não gerenciar RH e administração de benefícios. Para se distinguir como um provedor de folha de pagamento de funcionários simples, ele remove as partes mais complicadas da plataforma Paychex maior.
O Paychex Flex se conecta a outras soluções Paychex para atender às suas necessidades de folha de pagamento e RH, apesar de não fornecer o conjunto completo de RH. Ele também faz isso com outros sistemas de contabilidade para atualizar automaticamente sua contabilidade com os dados da folha de pagamento.
Rápido e simples de usar, o Paychex Flex é um programa de software de folha de pagamento projetado especialmente para pequenas empresas. É simplificado para empresas que simplesmente desejam serviços básicos de folha de pagamento, com a capacidade de adicionar serviços à medida que sua empresa se expande
Prós
- O salário do funcionário é simples
- Está incluído o serviço de pagamento de penhora.
- Planos adaptáveis
Desvantagens
- Cobrança extra para relatar impostos sobre a folha de pagamento
- Custos de arquivamento W-2 e 1099 extras
#5. TriNet
A TriNet é uma organização empregadora profissional (PEO) de terceirização de RH. Ao alugar funcionários de sua empresa e servir como seu empregador legal, a TriNet gerencia sua folha de pagamento e necessidades de RH.
A TriNet assume parte das responsabilidades legais de ser um empregador através deste chamado acordo de co-emprego, poupando-lhe alguns aborrecimentos se houver algum problema com o processo de contratação. Você não precisa aumentar sua equipe contratando um advogado ou um especialista em recursos humanos porque ele cuida de todas as suas responsabilidades relacionadas ao RH. Você concorda em cumprir os regulamentos trabalhistas da TriNet e perder alguns de seus direitos em troca de uma redução em suas responsabilidades.
As pequenas empresas podem utilizar o TriNet se desejarem usar um sistema de “empregador registrado”, desobrigar-se de algumas obrigações legais e limitar sua capacidade de regular totalmente as práticas de emprego em troca.
Prós
- Folha de pagamento e RH não estão conectados de forma alguma.
- Um acordo de PEO (co-emprego) reduz a responsabilidade do seu empregador.
Desvantagens
- Uma chamada de vendas é necessária devido a uma estrutura de preços opaca.
- Sua capacidade de alterar os regulamentos de RH é limitada por um acordo de PEO (coemprego).
#6. Apenas funciona
Uma organização profissional de empregadores (PEO) que recruta equipes remotas é chamada de Justworks. Com você, a Empresa celebra um contrato de co-emprego, atuando como empregador oficial de seus funcionários, enquanto cuida da folha de pagamento e dos recursos humanos em seu nome.
O acordo de co-emprego não impõe a você nenhum dos muitos deveres legais da Justworks relacionados ao empregador. Este não é o caso dos serviços de folha de pagamento alimentados por software. Em troca, você perde algum controle, seja sobre as políticas da empresa ou sobre o manual do funcionário.
Com o modelo PEO, o Justworks cuida de todas as suas responsabilidades de folha de pagamento e RH, economizando tempo e aborrecimento de ter que contratar pessoal ou gerenciar RH interno. Embora o custo mensal por funcionário inicialmente pareça excessivo, pode ser consideravelmente mais barato do que contratar um profissional de RH e se torna mais econômico quanto mais funcionários você tiver.
PEOs como a Justworks são uma opção fantástica para pequenas empresas com processos de contratação difíceis e obrigações regulatórias significativas, como a contratação de estrangeiros ou com uma alta taxa de rotatividade.
Prós
- Pare todas as suas tarefas de RH.
- Interface de autoatendimento para funcionários simples de utilizar
- Um acordo de PEO (co-emprego) reduz a responsabilidade do seu empregador.
Desvantagens
- Caro quando comparado a alternativas baseadas em software.
- Sua capacidade de alterar os regulamentos de RH é limitada por um acordo de PEO (coemprego).
#7. Luxo
Juntamente com os serviços de folha de pagamento e RH, a Deluxe oferece uma variedade de serviços para empresas, como marketing e desenvolvimento de negócios.
A capacidade de integrar a experiência de RH da Deluxe com seu provedor de folha de pagamento atual é um de seus benefícios exclusivos. Isso significa que adicionar recursos como monitoramento de folga remunerada (PTO) e gerenciamento de benefícios não influenciará seu sistema de folha de pagamento atual.
Use o Deluxe Payroll para colocar tudo sob o mesmo teto. Este sistema de folha de pagamento sob demanda oferece pacotes que incluem relatórios diretos de RH ou soluções abrangentes de RH, desde a contratação até a aposentadoria.
A Deluxe fornece serviços para todos os tamanhos de empresas, desde pequenas startups até grandes corporações. Essa plataforma é especialmente benéfica se sua empresa também precisar de assistência com branding, criação de negócios e marketing.
Prós
- O principal hub para soluções de negócios e marketing
- Incluindo o RH Deluxe no processo de integração do provedor de folha de pagamento existente
- Salário simples para funcionários
Desvantagens
- Os pagamentos feitos aos contratantes incluem uma taxa mensal.
Adp Payroll Services para pequenas empresas
Os serviços de folha de pagamento são fornecidos pela ADP, um dos principais participantes do setor de processamento de folha de pagamento, para empresas de todos os portes. Pequenas empresas com um a 49 funcionários podem usar o ADP RUN, assim como empresas com 50 ou mais funcionários.
Em todos os níveis de plano, o ADP RUN fornece recursos de folha de pagamento de serviço completo, incluindo declarações e pagamentos de impostos, folha de pagamento multiestadual e cartões de débito de folha de pagamento. O ADP RUN é uma opção fantástica se você valoriza escalabilidade e serviços complementares como aposentadoria do empregado, compensação de trabalhadores e planos de seguro de saúde para funcionários porque oferece mais funções de RH em níveis de plano mais altos. No entanto, planos e complementos mais caros aumentam o preço de um produto e, como a ADP não divulga seus preços, é difícil avaliar o RUN em relação aos concorrentes.
Por que escolher as soluções de folha de pagamento para pequenas empresas da ADP?
Para pequenas empresas, os serviços de folha de pagamento da ADP fornecem sistemas de folha de pagamento rápidos e fáceis de usar, todos com suporte de assistência profissional. Na verdade, três em cada quatro clientes usam nossos serviços de folha de pagamento por não mais que 15 minutos.
Ao usar os serviços de folha de pagamento da ADP, os proprietários de pequenas empresas podem antecipar:
- Cálculo automatizado de impostos e salários
- Tecnologia que fica de olho em possíveis problemas
- Assistência com conformidade regulatória
- Uma integração perfeita de tempo e presença
- O processamento da folha de pagamento pode ser feito em qualquer lugar, graças às tecnologias móveis.
- Relatórios fiscais trimestrais e anuais
- Autoatendimento pela equipe
Os empregadores também podem oferecer outros serviços à medida que crescem, como:
- Suporte de RH
- Serviços de folha de pagamento e penhora salarial
- Vagas publicadas no ZipRecruiter®
- Aposentadoria e planos de saúde são agrupados.
O que são serviços de folha de pagamento?
Uma empresa ou organização terceirizada que ajuda no processamento da folha de pagamento é conhecida como serviço de folha de pagamento.
Quais são os benefícios de usar o software de folha de pagamento para pequenas empresas?
Dado que o software de folha de pagamento pode fazer cálculos e deduções mais rapidamente do que o processamento manual, muitas empresas o escolhem. forneça recibos de pagamento precisos. Faça o mínimo de trabalho necessário ao calcular prêmios, despesas, dinheiro de férias, etc.
Quanto custa a folha de pagamento para pequenas empresas?
Dependendo da empresa de folha de pagamento que você selecionar, o custo dos pacotes de serviços de folha de pagamento varia. No entanto, muitos provedores de serviços de folha de pagamento também cobram um adicional de US$ 2 a US$ 12 por funcionário por período de pagamento, além do preço mensal de US$ 29 a US$ 150. Para outros complementos de folha de pagamento, como compensação de trabalhadores, pode haver custos e taxas adicionais.
O Quickbooks oferece serviços de folha de pagamento?
Sim. A folha de pagamento de serviço completo está disponível com todas as opções de folha de pagamento do QuickBooks Online.
Referências
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