Como gerente de projeto, é importante entender o conceito de estrutura analítica do projeto e como ela pode ajudá-lo a desempenhar suas funções com eficiência no local de trabalho. Explicaremos a estrutura analítica do trabalho neste post, citando exemplos para ajudar você a entender melhor.
O que é estrutura analítica do trabalho?
In gerenciamento de projetos, uma estrutura analítica do projeto (WBS) é uma estratégia para finalizar um projeto complexo de várias etapas. É um método de dividir e conquistar enormes empreendimentos para concluí-los com mais rapidez e eficiência.
Uma WBS pretende tornar um projeto complexo mais gerenciável. Ao dividi-lo em partes menores, o trabalho pode ser feito simultaneamente por diferentes membros da equipe, resultando em maior produtividade da equipe e gerenciamento de projetos mais fácil.
Características da estrutura analítica do trabalho
A WBS é definida como “uma divisão hierárquica orientada para a entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias” pelo Project Management Institute (PMI).
Cada nível da WBS representa uma especificação nova e mais precisa do trabalho necessário para realizar o projeto.
De acordo com a definição do PMI, uma estrutura WBS deve ser construída de tal forma que cada novo nível na hierarquia inclua todo o trabalho necessário para completar sua tarefa pai. Isso significa que, para que um elemento de tarefa pai seja concluído, ele deve conter mais de uma tarefa filho.
Exemplos de estrutura de detalhamento de trabalho
Cada projeto pode ter uma estrutura de divisão de trabalho diferente.
Você pode precisar experimentar como gerente de projeto para determinar qual WBS funciona melhor para você e sua equipe. O objetivo é mostrar a hierarquia e o progresso do projeto para todos os envolvidos, sejam eles membros da equipe ou partes interessadas externas.
Aqui estão alguns exemplos de uma estrutura de divisão de trabalho. Você pode usar qualquer um deles para criar um esboço para sua estrutura de divisão de trabalho.
- Planilha WBS: Você pode formatar facilmente sua WBS em uma planilha registrando as várias fases, tarefas ou entregas em colunas e linhas.
- Fluxograma da WBS: Você pode estruturar sua WBS em um fluxo de trabalho diagramático. A maioria dos exemplos e modelos de WBS disponíveis são fluxogramas.
- Gráfico de Gantt para a estrutura analítica do trabalho. Você pode formatar sua estrutura de divisão de trabalho como um gráfico de Gantt, que reflete uma planilha e um cronograma. Uma WBS estruturada em gráfico de Gantt permite vincular dependências de tarefas e exibir marcos do projeto.
- Lista WBS: Sua WBS pode ser estruturada como uma lista básica de tarefas, entregas e subtarefas. Esta é a maneira mais simples de criar uma estrutura analítica do projeto.
As vantagens de criar uma estrutura analítica do trabalho
Uma estrutura analítica do projeto (EAP) ajuda na identificação do trabalho do projeto. É uma perspectiva diferente do seu projeto, quase como um quebra-cabeça. Você tenta encontrar todas as peças do quebra-cabeça que compõem o quadro geral, e o quebra-cabeça só estará completo quando você tiver todos os componentes. Como alternativa, no gerenciamento de projetos, você poderá concluir seu projeto com sucesso apenas se tiver uma visão clara de todo o trabalho necessário.
Depois de identificar todas as tarefas, você pode construir um plano de projeto e atribuí-las à sua equipe. Quando se trata de planejamento de projetos, você pode estar se perguntando:
Qual é a diferença entre uma EAP e o cronograma do projeto?
Conforme discutido anteriormente, o objetivo principal para desenvolver uma estrutura analítica do projeto é identificar quais atividades e entregas um projeto deve abordar. Não há planejamento aqui. É essencialmente apenas tentar compreender a estrutura de um projeto, assim como tentar entender a estrutura de uma máquina.
Um cronograma do projeto, por outro lado, é produzido para agendar a atividade do projeto. Ele permite que você veja quando uma atividade específica ocorrerá. O cronograma também é constantemente atualizado à medida que o projeto avança, enquanto a estrutura analítica do projeto é mais estática. Você faz uma vez, prende na parede e pronto.
Como você cria uma WBS para um projeto?
Antes de desenvolver uma estrutura analítica do projeto, é fundamental avaliar primeiro o escopo do projeto conversando com todas as partes interessadas e membros importantes da equipe.
Como gerente de projeto, você deve garantir que todas as principais informações e entregas sejam capturadas e priorizadas de forma transparente. Para exibir a estrutura hierárquica de prioridade e conectividade entre as tarefas necessárias para concluir o projeto, você pode usar gráficos de Gantt, fluxogramas, planilhas ou listas.
Você pode então alocar cada tarefa para um membro da equipe do projeto depois de detalhar as entregas e tarefas em ordem de conclusão. Divida as funções e responsabilidades entre a equipe para garantir que nenhum membro da equipe assuma a maior parte do peso do projeto. Aqui estão as instruções passo a passo sobre como criar uma WBS:
#1. Defina o escopo do projeto
Você só pode construir uma estrutura analítica do projeto quando souber exatamente o que precisa ser concluído. Ou seja, o que o projeto deve entregar, desenvolver ou mudar. O escopo do projeto especifica isso.
O escopo de um projeto de navio de cruzeiro seria descrito em alguma forma de especificação do navio. Descreveria a finalidade do navio, capacidade, rotas planejadas, comodidades de entretenimento necessárias e assim por diante. Você pode criar uma estrutura analítica do projeto adequada usando essas informações.
Conhecer o seu escopo também é importante por outro motivo: o escopo especifica o que não é responsabilidade do seu projeto. Suponha que o navio de cruzeiro deva viajar apenas para lugares quentes perto do equador. Como resultado, você não precisaria do casco resistente ao gelo que uma embarcação que cruza o mar polar exigiria.
Por outro lado, alguns componentes do navio podem ser fornecidos por um subcontratado. Considere o motor da embarcação. Como resultado, você não precisaria planejar a montagem do motor até o último parafuso.
#2. Registre as principais entregas
Liste as principais áreas de trabalho. Essas são as tarefas de alto nível pelas quais seu projeto é responsável. Para um projeto de navio de cruzeiro, isso inclui o projeto da embarcação, fabricação, design de interiores, segurança e outros fatores. Deve-se notar que também existe um pacote de tarefas chamado gerenciamento de projetos. Isso inclui todas as tarefas de planejamento e organização do projeto.
#3. Pacotes de trabalho detalhados ainda mais
Depois de reunir os principais pacotes de trabalho, você deve decompô-los ainda mais até ter subtarefas e entregas tangíveis que possam ser alocadas a alguém de sua equipe.
Isso deve ser feito para cada área de trabalho, como gerenciamento de projetos, design de interiores, segurança e assim por diante. O objetivo de construir uma estrutura analítica do projeto é ter uma visão geral completa de todas as tarefas do projeto.
Quão detalhada deve ser sua estrutura de divisão de trabalho?
Não há uma diretriz geral. No entanto, há duas perguntas que você pode fazer a si mesmo para determinar se já foi longe o suficiente na toca do coelho:
- Você tem confiança para estabelecer um plano de projeto detalhado com etapas de ação específicas? Se a resposta for não, você deve dividir ainda mais a WBS.
- Qual é o esforço projetado para os elementos mais básicos? Suponha que você tenha uma entrega no nível mais baixo chamada fiação elétrica. Isso inclui TODO o trabalho de fiação elétrica realizado na embarcação. Vamos supor 150 dias de trabalho total. Isso é um empreendimento enorme por si só! Neste caso, é preferível dividir o trabalho em porções menores. Por exemplo, fiação elétrica no nível do solo, primeiro nível, segundo nível, convés do céu e assim por diante. Você obterá pacotes de trabalho que poderá alocar a alguém de sua equipe dessa maneira.
Lembre-se, uma estrutura analítica do projeto foi projetada para ajudá-lo. Eu sei que você é um perfeccionista que quer ter a estrutura de divisão de trabalho exatamente assim. Mas não caia na armadilha do perfeccionismo. Uma estrutura de divisão de trabalho é projetada para ajudá-lo em vez de causar dor de cabeça. Gaste o tempo que precisar para ter uma noção do seu projeto. Em seguida, prossiga para planejar seu projeto.
O que faz uma boa estrutura analítica do trabalho?
Até agora, discutimos por que as estruturas de divisão de trabalho são úteis, como criá-las e qual nível de detalhe buscar. Esta é uma informação crítica. Mas você pode estar se perguntando como saber se sua WBS é adequada ou se precisa ser refinada ainda mais.
Aqui estão mais algumas sugestões para ajudá-lo a responder a essa pergunta:
#1. Uma boa estrutura analítica do trabalho deve ser completa.
Uma forte estrutura de divisão de trabalho permite que você vá direto para o planejamento de projetos. É aqui que você define os procedimentos e cronogramas exatos para todas as tarefas. Isso só é possível se sua estrutura analítica do projeto (WBS) for abrangente, o que significa que você incluiu todas as entregas e pacotes de trabalho. Usando nosso projeto de construção naval como exemplo, isso implicaria: quando todos os componentes da WBS forem incorporados, você terá uma embarcação pronta para flotação.
#2. Uma boa estrutura analítica do trabalho deve ser detalhada.
Considere o seguinte exemplo: Há restaurantes em todos os navios de cruzeiro. Há dois restaurantes italianos, um restaurante mexicano, três restaurantes de estilo americano e dois restaurantes asiáticos. Para ser detalhado, identifique todos esses restaurantes na WBS por seus nomes.
Como garantir que sua estrutura de detalhamento de trabalho esteja completa
O que você absolutamente não quer fazer é deixar de fora quaisquer detalhes vitais. Isso resultaria em mais custos e esforços, bem como um possível atraso no projeto. Existem duas estratégias para reduzir esse risco:
- Revise projetos semelhantes e observe sua estrutura analítica de projeto (WBS) ou plano de projeto. Esta informação é amplamente acessível através do Google.
- Satisfaça sua equipe: As pessoas que farão o trabalho geralmente são as mais conscientes do que precisa ser feito. Solicite comentários de sua equipe sobre sua estrutura de divisão de trabalho.
Qual ferramenta você deve usar para criar uma estrutura analítica do projeto?
Criar uma estrutura analítica do projeto (WBS) por conta própria pode ser difícil se seu projeto for complexo e tiver um grande número de entregas. Escolha uma ferramenta que possa lidar bem com diagramas hierárquicos, ou você estará arrancando seus cabelos rapidamente. Considere as seguintes ferramentas:
#1.MS Visio
Se você tiver orçamento, recomendo comprar o Microsoft Visio. É o método mais eficaz para desenvolver estruturas de divisão de trabalho (e gráficos com aparência profissional em geral). Ele também inclui modelos WBS prontos para uso, permitindo que você comece rapidamente. O Visio está disponível por aproximadamente US$ 15 por mês.
#2. XMind
O XMind é uma ferramenta de mapeamento mental, mas você também pode gerar facilmente WBS no estilo de cima para baixo. O custo mensal atual é de aproximadamente US $ 5.
#3. projeto Microsoft
O MS Project inclui suporte WBS. Também é uma ferramenta difícil de usar e a licença é extremamente cara. Só usarei o MS Project se você estiver encarregado de projetos multimilionários.
#4. excel
Use o MS Excel se não quiser pagar pelo software. Uma lição básica para construir WBS em Excel pode ser encontrada mais abaixo. Há também um modelo WBS pronto para uso para Excel.
#5. Power Point
Você também pode usar o Powerpoint? Claro. A técnica de desenho é idêntica à do Excel. Eu simplesmente prefiro o Excel porque é mais familiar para mim, mas você pode usar qualquer ferramenta. Apenas certifique-se de usar um tamanho de página grande para caber toda a WBS na folha.
A WBS é uma ferramenta de planejamento?
A WBS serve como uma ferramenta de planejamento para ajudar os desenvolvedores de projeto a planejar, definir e organizar sua estrutura de produto.
Como uma estrutura analítica do projeto pode ser usada no gerenciamento ágil de projetos?
Uma estrutura de divisão de trabalho pode ser usada no gerenciamento ágil de projetos, dividindo o projeto em partes menores e gerenciáveis chamadas “sprints”. Cada sprint tem seu próprio conjunto de tarefas e entregas, e a WBS ajuda a identificar as tarefas e entregas necessárias para concluir cada sprint. A WBS é revisada e atualizada regularmente à medida que o projeto avança, e o gerente do projeto a utiliza para acompanhar o progresso e identificar quaisquer discrepâncias ou atrasos.
Quais são alguns desafios comuns enfrentados ao criar ou usar uma estrutura analítica do projeto?
Alguns desafios comuns enfrentados ao criar ou usar uma estrutura incluem o seguinte:
- Dificuldade em dividir o projeto em componentes menores
- Falta de entrada ou adesão da equipe do projeto ou das partes interessadas
- Dificuldade em identificar dependências e riscos potenciais
- Dificuldade em manter a WBS à medida que o projeto avança
- Dificuldade em alinhar a WBS com as restrições do projeto
Quais são os benefícios de usar uma estrutura analítica do projeto?
Alguns benefícios de usar uma estrutura incluem o seguinte:
- Melhor planejamento e organização de projetos
- Melhor visibilidade do progresso e status do projeto
- Identificação mais fácil de dependências e riscos potenciais
- Melhor comunicação e colaboração entre os membros da equipe do projeto
- Maior capacidade de alocar recursos e atribuir responsabilidades
Como você mantém uma estrutura analítica do projeto?
Ao longo do projeto, uma EAP deve ser mantida. À medida que o projeto avança, os gerentes de projeto devem revisar e atualizar frequentemente a WBS para garantir que ela reflita adequadamente o status atual do projeto. Tarefas e entregáveis atualizados devem ser feitos para aqueles que foram concluídos ou modificados, e novos devem ser adicionados conforme necessário. Isso tornará mais fácil para os gerentes de projeto monitorar o desenvolvimento e detectar quaisquer inconsistências ou atrasos.
Como uma estrutura analítica do projeto se relaciona com o triângulo de gerenciamento de projetos?
Ao dividir o projeto em componentes menores e mais gerenciáveis e coordená-los com as limitações de escopo, cronograma e orçamento, ele se vincula ao triângulo de gerenciamento de projetos. O triângulo de gerenciamento de projetos ajuda a gerenciar os trade-offs entre essas atividades e as restrições do projeto. A WBS ajuda a identificar as tarefas e entregas necessárias para concluir o projeto.
Como uma estrutura analítica do projeto pode ser usada para comunicar o status do projeto às partes interessadas?
Uma estrutura analítica do projeto pode ser usada para comunicar o status do projeto às partes interessadas, fornecendo uma representação clara e detalhada das tarefas e entregas do projeto e seu status de conclusão. Isso permite que as partes interessadas entendam o progresso do projeto e identifiquem possíveis problemas ou atrasos.
Em conclusão,
Depois de criar sua estrutura analítica do projeto, o próximo passo é planejar seu projeto. Isso inclui delinear as etapas de ação, estimar o esforço e montar uma equipe para realizar o trabalho para você. Você pode conferir os exemplos que fornecemos neste guia para ajudá-lo a começar.
Perguntas Frequentes
Qual é o objetivo da WBS?
O objetivo de uma WBS é tornar um projeto complexo mais gerenciável.
Quais são as entregas na WBS?
As entregas são componentes tangíveis que precisam ser entregues para concluir um projeto.
O que significa a regra 100 na WBS?
A regra 100 afirma que a estrutura analítica do projeto (WBS) compreende 100% do trabalho delineado pelo escopo do projeto e incorpora todas as entregas em termos do trabalho a ser realizado, incluindo o gerenciamento do projeto.
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Referências
