Quando você inicia o processo de planejamento do projeto, uma das primeiras perguntas que você deve se fazer é: “O que pode dar errado?”
Pode parecer pessimista, mas gerentes de projeto pragmáticos entendem que esse tipo de pensamento é preventivo. Certamente surgirão problemas, e você precisará de um estratégia de gestão de risco no local para saber como gerenciar riscos durante a preparação do projeto.
Mas como você lida com o desconhecido? Neste post, falaremos sobre maneiras de dar uma olhada nos riscos potenciais para que você possa identificá-los e rastreá-los em seu projeto. Você aprenderá como criar um plano de gerenciamento de riscos do projeto e como fazer a avaliação.
O que exatamente é o Gerenciamento de Riscos do Projeto (PRM)?
O gerenciamento de riscos do projeto é o processo pelo qual os gerentes de projeto gerenciam os riscos potenciais que podem ter um impacto positivo ou negativo em um projeto. O objetivo é reduzir a gravidade desses perigos.
O que é um Risco?
Um risco é definido como qualquer incidente inesperado que possa ter impacto sobre pessoas, tecnologia, recursos ou processos (incluindo projetos). Os riscos, ao contrário dos problemas rotineiros, são situações que podem ocorrer de forma abrupta e, às vezes, completamente inesperada.
Os gerentes de projeto nem sempre sabem os riscos que o projeto enfrentará quando ocorrerão e por quê. Devido ao grau significativo de incerteza, o gerenciamento de riscos do projeto requer uma abordagem séria e completa.
Em poucas palavras, o processo de gerenciamento de riscos do projeto é detectar riscos, analisá-los e, em seguida, responder a quaisquer perigos que possam se desenvolver durante o ciclo de vida do projeto.
Isso é feito para restringir ao máximo as implicações do risco para que os objetivos sejam alcançados no futuro.
Quem é responsável pelo gerenciamento de riscos do projeto?
Embora o Gerenciamento de Riscos do Projeto seja o mesmo para todos os projetos, ele pode assumir várias formas. Diversos tipos e tamanhos de projetos exigem uma abordagem diferente para o gerenciamento de riscos.
Muitos projetos de grande escala dedicam uma quantidade significativa de tempo e esforço ao gerenciamento abrangente de riscos e soluções de resolução de problemas.
Uma simples lista priorizada dos riscos de alta, média e baixa prioridade é suficiente para projetos menores.
Avaliação do Gerenciamento de Riscos do Projeto
Uma avaliação de risco adequada no gerenciamento de projetos não apenas diminuiria as chances de ocorrência de um evento negativo, mas também ajudaria a minimizar a escala em que ele ocorre. Um resultado negativo imprevisto é o pior pesadelo de um gerente de projeto; desde a aquisição do projeto até a implementação do projeto, um milhão e uma coisas podem dar errado. É aqui que entra a avaliação do gerenciamento de riscos do projeto ou avaliação de riscos.
Avaliação de Risco
A avaliação de risco é um conceito de gerenciamento de risco que se preocupa principalmente em analisar as probabilidades e o tamanho de perigos específicos. Para determinar a importância do risco, o risco aproximado é comparado com critérios de risco predefinidos.
Ele leva em consideração quaisquer relacionamentos entre componentes que estejam dentro ou fora do escopo do estudo. Atuários ou avaliadores de risco são sempre responsáveis por este processo.
A importância da avaliação do gerenciamento de riscos do projeto
Um projeto bem executado depende da capacidade de realizar uma avaliação de risco completa antes do início do projeto. Isso garante que os membros da equipe do projeto não apenas saibam o que esperar, mas também compreendam a magnitude de um evento tão imprevisto.
Ele permite que as partes interessadas criem um plano de contingência que pode ajudá-las a planejar melhor e depois aceitar, realocar ou eliminar riscos.
Uma declaração de segurança é o resultado de uma avaliação de risco. A declaração de segurança garante que:
- A organização opera de forma ética.
- Em caso de ação judicial, todas as partes interessadas têm proteção legal.
- Garante que a organização esteja financeiramente preparada para quaisquer despesas que possam surgir.
Etapas na avaliação do gerenciamento de riscos do projeto
#1. Todos os perigos potenciais são identificados pelo avaliador de risco.
Para identificar os perigos, o avaliador pode consultar uma base de dados de projetos anteriores semelhantes. Uma sessão de brainstorming é então organizada para refrescar as memórias dos membros da equipe de eventos anteriores, prestando atenção especial às relações pessoais, dinâmica da equipe e desconsiderando todas as críticas.
O avaliador tentará descobrir a causa principal do risco, concentrando-se nos aspectos cruciais para o sucesso do projeto, enquanto todos discutem as preocupações que podem fazer com que esses componentes de sucesso falhem. Perguntas como: “O que pode acontecer?” ” “Onde ocorreria? " "Como isso pôde acontecer? ” e também “Como isso aconteceria? ” são colocados.
Também seria útil saber se os perigos são físicos, legais, estratégicos ou financeiros.
#2. Classificação de risco
O avaliador de risco categoriza todos os riscos detectados com base na probabilidade e impacto nesta fase da avaliação de risco.
O avaliador considera a probabilidade de ocorrência do risco e o categoriza como baixo, médio ou alto. Em termos de impacto, considere até onde pode se espalhar e quem ou quais lugares podem ser afetados. Isso também pode ser categorizado como baixo, médio ou alto.
#3. Avaliação de risco
O atuário ou avaliador (dependendo de quem você escolher) decide como tratar os riscos de maior prioridade enquanto avalia o risco. Uma seguradora pode ser chamada para oferecer cobertura de risco.
Em algumas circunstâncias, podem ser feitas sugestões para reduzir ou eliminar o risco; as atividades que o cercam podem ser alteradas, e os riscos de categoria inferior ou média serão observados para determinar se evoluem para riscos de categoria superior.
#4. As análises e avaliações são documentadas e as recomendações apropriadas à equipe do projeto são fornecidas.
As contingências são postas em prática nesta fase da avaliação de risco do projeto para proteger o projeto e todos os ativos. Isso é feito de duas maneiras:
- Assumindo o risco
- Transferindo o perigo (para uma seguradora)
- Aceitação do perigo
- diminuindo o risco
Aspectos de um Plano de Gerenciamento de Riscos
Haverá perigos em qualquer projeto de web design e desenvolvimento, projeto de construção, ou projeto de produto. Essa é simplesmente a essência do gerenciamento de projetos. Mas também é por isso que é sempre essencial planejar com antecedência, construindo uma estratégia de gerenciamento de riscos do projeto. Um plano de gerenciamento de riscos do projeto normalmente consiste em alguns aspectos, que são detalhados a seguir.
#1. Reconheça os perigos potenciais
A identificação de riscos ocorre tanto no projeto quanto em todo o projeto. Embora muitos perigos sejam considerados “riscos conhecidos”, outros podem exigir investigação extra.
Crie uma lista de verificação de identificação de riscos adaptada ao seu tipo de projeto para detectar riscos. Isso pode ser feito entrevistando todas as partes interessadas e especialistas do setor. Muitos perigos podem ser classificados como técnicos ou organizacionais e, em seguida, identificados por subcategorias específicas, como tecnologia, interfaces, desempenho, logística, orçamento e assim por diante. Crie um risco repositório que você pode compartilhar com todos que você entrevistou para ter um local centralizado para todos os perigos conhecidos descobertos durante o processo de identificação.
#2. Crie um gráfico que compare o impacto com a probabilidade.
Nesta fase de gerenciamento, você revisará o impacto qualitativo e quantitativo do risco, como a probabilidade de ocorrência do risco versus o impacto em seu projeto, e o apresentará em uma matriz ou planilha.
Para começar, você fornecerá uma pontuação de probabilidade para a probabilidade de perigo variando de baixa a alta. Em seguida, você classificará seu impacto de risco de baixo a médio a alto e atribuirá uma pontuação a cada um. Isso fornecerá uma indicação de quão provável é o risco de ter um impacto no sucesso do projeto, bem como quão imediata será a resposta.
Para tornar a matriz mais fácil de entender para todos os membros da equipe e partes interessadas, forneça uma pontuação geral de risco multiplicando sua pontuação de nível de efeito pela pontuação de probabilidade de risco.
#3. Criar um plano de resposta a riscos
Planejar sua resposta ao risco normalmente consiste em três conceitos básicos: remover seu risco e minimizar tanto o impacto do risco no projeto quanto a ocorrência do risco. Fazer isso geralmente tem um custo, seja em termos de tempo ou dinheiro. Como resultado, você deve ter seu tempo, dinheiro e escopo adequadamente definidos antes de desenvolver seu plano de gerenciamento de riscos.
#4. Atribuir risco a um Proprietário.
Além disso, você deve atribuir um proprietário de risco para cada risco. Embora o gerente de projeto seja normalmente o padrão, você deve ser específico. Ao criar sua matriz, inclua o proprietário de cada risco para que ninguém fique claro sobre quem será o responsável por implementar a reação se o risco acontecer, e os proprietários possam tomar medidas imediatas.
Anote a resposta específica e faça com que ela seja autorizada por todas as partes interessadas antes de implementá-la. Dessa forma, você terá um registro do problema e sua resolução para revisar assim que o projeto estiver concluído.
#5. Reconheça seus gatilhos
Isso pode ocorrer com ou sem risco já afetando seu projeto, e é especialmente comum durante os marcos do projeto como forma de revisar o progresso do projeto. Se tiverem, pense em reclassificar os perigos existentes.
Mesmo que certos gatilhos não tenham sido atendidos, é aconselhável desenvolver um plano de backup à medida que o projeto avança - talvez os critérios para um determinado risco não existam mais quando um determinado ponto do projeto for alcançado.
#6. Crie um plano de backup
Considere seu impacto de risco e matriz de probabilidade como um documento em constante mudança. A classificação de seus riscos pode mudar a qualquer momento durante seu projeto, portanto, você deve desenvolver um plano de contingência como parte de seu processo.
Descobrir novos riscos ao longo dos marcos do projeto e reavaliar os riscos existentes para verificar se alguma condição para esses riscos foi atendida são exemplos de planejamento de contingência. Qualquer reclassificação de risco requer um pequeno ajuste em seu plano de backup.
#7. Determine seu limite de risco
Medir seu limite de risco envolve determinar quais riscos são muito altos e discutir com seus stakeholders para determinar se vale a pena continuar o projeto – vale a pena em termos de tempo, dinheiro ou escopo.
Considere seus riscos que têm uma pontuação “muito alta” ou mais do que algumas classificações “alta” e envolva sua equipe de liderança e partes interessadas para avaliar se o projeto em si corre o risco de falhar. Os riscos que exigem consulta adicional ultrapassaram o limite de risco.
Melhores práticas para manter o plano de gerenciamento de riscos do projeto atualizado
Os planos de gerenciamento de riscos do projeto falham apenas de algumas maneiras: progressivamente devido à falta de dinheiro, por meio de erros de modelagem ou por ignorar descaradamente seus riscos.
Seu plano de gerenciamento de riscos evolui durante a duração do projeto, do início ao fim. Como resultado, as melhores práticas são concentrar-se na fase de monitoramento do plano de gestão de riscos. Continue a avaliar e reavaliar seus riscos e suas respectivas pontuações e aborde os riscos em cada etapa do projeto.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de riscos do projeto
Quais são os riscos positivos no gerenciamento de projetos?
Risco positivo é qualquer condição, evento, ocorrência ou situação que tenha o potencial de beneficiar um projeto ou organização.
O que é um projeto de alto risco?
Projetos de alto risco são aqueles que são altamente visíveis, têm ampla influência dentro e fora do negócio e representam grandes desafios para a capacidade de entrega da equipe do projeto.
Quais são os riscos positivos e negativos no gerenciamento de projetos?
O risco positivo, em geral, é algo que você deve estar sempre aberto, e até mesmo encorajar, porque tem repercussões valiosas para o seu projeto. O risco negativo, por outro lado, é o inverso, e o pior cenário para esse risco é o fracasso do projeto.
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