Um dos aspectos mais difíceis do gerenciamento de projetos é gerir o tempo de forma eficaz. Como gerente de projeto, você tem tempo de sobra. Frequentemente, há objetivos concorrentes para lidar, sem mencionar as demandas de sua equipe e as expectativas de seus clientes e partes interessadas. Tudo pode ser um pouco (bem, muito) esmagador. Por isso, entraremos em detalhes sobre o processo de gerenciamento do tempo no gerenciamento de projetos e você descobrirá ferramentas e softwares que ajudarão no seu processo de gerenciamento do tempo.
O que é Gestão do Tempo na Gestão de Projetos?
O gerenciamento de tempo é definido como a quantidade de tempo gasto em um projeto e a quantidade de progresso realizado. É um dos aspectos mais importantes da gerenciamento de projetos e aquela com a qual a maioria dos gerentes de projeto está preocupada. A gestão do tempo permite-lhe programa e monitora a conclusão de um projeto. Simplificando, é desenvolver e programar o tempo para a conclusão do projeto.
Por que o gerenciamento do tempo é tão crítico em projetos?
O gerenciamento do tempo é um componente essencial do gerenciamento de tarefas. Ele ajuda a dividir projetos, atribuir tarefas e concluir projetos no prazo. Felizmente, com um pouco de esforço, você pode usar técnicas de gerenciamento de tempo que não apenas o tornarão mais eficiente, mas também tornarão sua vida profissional mais divertida.
Essas táticas podem ser classificadas em três grandes categorias:
- Processo de gerenciamento de tempo do projeto
- Colocando em prática as melhores práticas de gerenciamento de tempo
- Utilizando as ferramentas adequadas de gerenciamento de tempo do projeto
É claro que há alguma sobreposição nessas categorias, portanto, não pense nelas como etapas que devem ser concluídas em uma ordem específica. Em vez disso, considere as necessidades de sua equipe e da empresa maior e, em seguida, comece aplicando as técnicas que parecem ter maior probabilidade de causar impacto.
Processo de gerenciamento de tempo do projeto
O processo de gerenciamento de tempo do projeto consiste em seis processos. Vamos vê-los em detalhes abaixo.
#1. Fazendo um plano de projeto
O planejamento é um componente crítico do gerenciamento de projetos. É sua obrigação como gerente de projeto desenvolver um plano de projeto. De acordo com o Project Management Institute, um plano de projeto é “o documento que especifica como o projeto será implementado, monitorado, controlado e encerrado”.
Ele especifica os objetivos e o escopo do seu projeto e serve como um ponto de referência formal para a equipe do projeto, empresa mais ampla e partes interessadas do projeto. Simplesmente fazendo uma estratégia sólida, você e sua equipe economizarão uma quantidade significativa de tempo e frustração à medida que o projeto avança.
#2. Procedimento para gerenciar os cronogramas do projeto
Este é o processo mais importante no processo de gerenciamento de tempo do projeto. Um cronograma de projeto é muito mais do que um simples calendário. Ele especifica o cronograma do projeto, bem como os recursos organizacionais necessários para cumprir cada tarefa. Cada membro da equipe deve ter acesso ao cronograma do projeto. Seu objetivo é transmitir informações vitais para a equipe, portanto, deve ser completo e simples de entender.
Várias fases no desenvolvimento de um cronograma de projeto estão diretamente relacionadas ao gerenciamento do tempo e são interdependentes. A seguir estão algumas abordagens de gerenciamento de tempo em um projeto que devem ser concluídos na seguinte ordem:
#3. Descreva as atividades do projeto
Isso pode ser tão básico quanto fazer uma lista de tarefas que devem ser realizadas para concluir seu projeto. No caso de grandes projetos, pode ser benéfico organizar essas tarefas na forma de uma estrutura de divisão de trabalho (WBS), que é um gráfico que visualiza as tarefas e suas subtarefas.
#4. Determinar dependências
Depois de delinear todas as atividades do projeto, considere cuidadosamente cada uma delas para determinar se as tarefas dependem de outras para serem realizadas. Se você está construindo uma casa, por exemplo, não pode colocar o telhado até que a estrutura esteja pronta. É fundamental especificar com precisão todas as suas dependências de trabalho para que você possa agendar com precisão e evitar atrasos.
#5. Organize as atividades em uma sequência lógica
Você pode sequenciar suas operações depois de especificar suas dependências. Neste ponto, você não atribuiu nenhum tempo às suas atividades em termos de horas de trabalho ou datas de vencimento. Em vez disso, você está se concentrando na ordem em que todas as atividades do projeto devem ser concluídas para criar o fluxo mais eficiente.
#6. Estimar durações e recursos
A melhor maneira de estimar a duração é usar dados de trabalhos anteriores semelhantes. Se você não tiver dados para trabalhar e não houver padrões do setor aos quais possa se referir, faça um palpite com base na média das melhores, piores e mais prováveis possibilidades. Estimar os recursos necessários para cada atividade do projeto.
Lembre-se de que a alocação de recursos tem impacto em sua programação; se o mesmo membro da equipe estiver encarregado de muitas tarefas, elas não podem ser feitas ao mesmo tempo, o que afeta sua agenda.
Implementando técnicas eficientes de gerenciamento de tempo
Você terá um bom começo se planejar com antecedência e empregar as ferramentas corretas de gerenciamento de projetos. Agora é hora de adicionar alguns métodos de gerenciamento de tempo ao seu gerenciamento de projetos.
#1. Faça listas de tarefas
Crie listas de tarefas para você, separadas da sua lista de trabalho do projeto (embora isso seja vital), e peça aos seus colegas que façam o mesmo. É essencial desenvolver uma lista de tarefas para um determinado período de tempo, mesmo que seja apenas um dia.
#2. Estabeleça prioridades
Ivy Lee era uma especialista em relações públicas americana, mas o método que leva seu nome é sobre produtividade. Seu método de cinco etapas para fazer mais é extremamente simples, mas não o descarte. Por mais de um século, tem ajudado as pessoas a riscar itens de suas listas de tarefas.
- Anote as seis – e apenas seis – coisas mais importantes que você precisa fazer no dia seguinte ao final do seu dia de trabalho.
- Classifique as tarefas por importância.
- Dê toda a sua atenção à tarefa número 1 quando voltar ao trabalho na manhã seguinte. Trabalhe nessa tarefa até que ela termine antes de passar para a tarefa #2.
- Repita para a tarefa #2 e assim por diante na lista. Se você for interrompido por uma verdadeira emergência, retorne à sua tarefa o mais rápido possível.
- Faça uma lista de seis prioridades para o próximo dia de trabalho no final do dia, transferindo quaisquer itens pendentes.
#3. Evite distrações.
Como dito anteriormente, a atenção é fundamental para fazer as coisas e gerenciar seu tempo de forma eficaz. Reserve um tempo para o trabalho focado em suas tarefas. Você também pode agendar compromissos em seu calendário para que sua equipe saiba que você está ocupado.
#4. Nomear delegados
Se você nunca tem tempo suficiente para completar sua lista de trabalho, considere delegar responsabilidades a outros membros de sua equipe. Ser um gerente de projeto eficaz não implica fazer todo o trabalho sozinho. Implica garantir que o trabalho seja concluído e bem concluído, independentemente de quem o faça.
#5. Localizar gargalos
Se sua equipe está constantemente atrasada, revise seu fluxo de trabalho para ver onde estão os gargalos. Quando determinados membros da equipe estão sobrecarregados, essa é uma causa predominante.
Usando as ferramentas e software apropriados de gerenciamento de tempo do projeto
Nos últimos anos, o mundo do gerenciamento de projetos digitais se expandiu drasticamente, oferecendo aos gerentes de projetos de todos os níveis uma infinidade de ferramentas para ajudar no gerenciamento de projetos e de tempo.
Aqui estão algumas ferramentas para ajudá-lo a gerenciar seu tempo no gerenciamento de projetos:
#1. Sistemas Kanban
Um quadro kanban é um tipo de gerenciamento visual de projetos que permite que todos da equipe vejam o projeto e suas tarefas rapidamente. Cada tarefa é representada por um cartão que contém informações importantes, como a pessoa alocada para a tarefa e a data de vencimento.
#2. Cronometrista
Cada parte do seu projeto requer tempo, mas quando você chega ao final de um projeto, pode ser difícil identificar quem gastou quanto tempo em atividades específicas ao olhar para o painel do projeto. Se você tem um projeto comparável chegando, você sente que deve saber quanto tempo dedicar a cada tarefa e fase do projeto, mas se sua equipe não conseguiu medir seu tempo anteriormente, é um jogo de adivinhação.
Um rastreador de tempo de projeto competente ajuda no faturamento impreciso, no gerenciamento astuto da equipe e no planejamento meticuloso.
#3. Uma ferramenta de colaboração
Muitas equipes desperdiçam tempo como resultado de ferramentas de comunicação ineficazes. Às vezes as ferramentas são difíceis de usar; outras vezes, existem vários canais de comunicação e as pessoas não conseguem checar todos eles. Verificar todos os canais (e-mail, SMS, mensagens instantâneas, correio de voz… a lista continua!) pode levar muito tempo. Simplificar os canais de comunicação da sua equipe faz parte de uma boa gestão do tempo.
Você pode utilizar o software de gerenciamento de tempo do projeto, que inclui todos os recursos necessários para gerenciar seus projetos com eficiência.
Melhor software de gerenciamento de tempo de projeto
#1. ProofHub
A vantagem mais significativa do ProofHub é que ele fornece uma solução “tudo em um” para gerenciamento de tempo e comunicação do projeto. Além do software de rastreamento de tempo, ele também contém uma variedade de outros recursos essenciais, como provas, white-labeling, tarefas, quadros Kanban, gráficos de Gantt, relatórios, bate-papo e calendário para ajudar as equipes a fazer mais em menos tempo.
#2. Alternar
O Toggl é um software simples de monitoramento de tempo que você pode adicionar às suas ferramentas existentes para ajudá-lo a ser mais produtivo ao longo do dia. No entanto, suas capacidades são bastante limitadas. O Toggl pode ficar aquém das suas expectativas e de sua equipe, principalmente se você precisar de um acompanhamento completo do tempo do projeto. A ferramenta é frequentemente elogiada por sua facilidade de uso.
#3. Equipe central
O Hubstaff é outra ferramenta popular de gerenciamento de tempo que inclui gerenciamento de tempo do projeto. Na forma de relatórios de atividades, o software rastreia o tempo de trabalho e lazer de seus funcionários. Ele também oferece uma visualização de calendário configurável que permite ver entradas de tempo diariamente, semanalmente ou mensalmente. Este é um recurso fantástico para analisar constantemente o desempenho de sua equipe e gerenciar projetos.
#4. Tempo de clique
ClickTime é um programa de controle de tempo para gerenciamento de orçamento de projeto que fornece dados em tempo real sobre horas de pessoal, disponibilidade e despesas. Ele ajuda você a prever os requisitos do projeto, rastreando a quantidade de tempo que a equipe gasta em qualquer projeto. No entanto, o software tem uma curva de aprendizado e a geração de relatórios é difícil e inconsistente.
#5. Trabalho em equipe
Com o Teamwork, você pode estimar quanto tempo você acha que levará para concluir as tarefas e, em seguida, acompanhar seu tempo real em relação a essa estimativa. Ele permite que você acompanhe quanto tempo as atividades levam para que você possa planejar o trabalho para sua equipe.
Se você está sempre fazendo malabarismos com prazos e entregas, provavelmente lucrará com o software de gerenciamento de tempo do projeto.
Benefícios de usar o gerenciamento de tempo do projeto
A gestão eficaz do tempo tem um impacto favorável na vida profissional e pessoal de todos. O gerenciamento do tempo do projeto também tem as seguintes vantagens:
Alcançar objetivo
As estratégias de gerenciamento de tempo auxiliam na conclusão de projetos e têm impacto em diversos objetivos pessoais e profissionais.
Aumenta a produtividade
O gerenciamento de tempo em projetos aumenta a produtividade e ajuda você a se concentrar nas coisas mais importantes. Ele permite que você priorize suas atividades.
Reduz o estresse
O gerenciamento de tempo do projeto utiliza estratégias e softwares que ajudam a aliviar o estresse que acompanha o cumprimento dos prazos.
Reduz erros
Concentrar-se em uma única área de um projeto permite concluir o trabalho corretamente e também evitar erros a longo prazo.
Leva à especialização
Um cronograma de projeto ao virar da esquina é útil e permite que as equipes vejam o que precisam fazer e quando devem fazê-lo. Isso leva à experiência e proficiência em todos os aspectos de seu trabalho.
Maiores oportunidades
O gerenciamento de tempo do projeto ajuda as equipes ou departamentos a serem mais eficazes no gerenciamento de projetos e a concluí-los no prazo e dentro do orçamento. Isso cria capacidade para fazer mais no futuro.
Corta Excessos
Isso ajuda a manter seus gastos sob controle, reduzindo os custos e também garante às partes interessadas que seu dinheiro está sendo gasto com sabedoria.
Conclusão
O tempo, como o dinheiro, é valioso e finito. Pessoas que usam técnicas eficazes de gerenciamento de tempo;
- São mais eficientes
- Ter maior resistência
- Sinta-se menos tenso
- Conclua tarefas adicionais.
- Eles estão satisfeitos consigo mesmos.
Como resultado, é uma boa ideia descobrir qual método de gerenciamento de tempo funciona melhor para você. Então você tem isso. Muitas felicidades!
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de tempo do projeto
Quais são os 4 D's da gestão eficaz do tempo?
Os quatro Ds são: Fazer, adiar (atrasar), delegar e excluir (descartar).
Qual é o primeiro passo na gestão do tempo?
Rastreamento de atividade é o primeiro passo na definição de metas e gerenciamento de tempo, pois define pontos de referência para avaliar seu progresso.
Quais são alguns exemplos de ferramentas de gerenciamento de tempo
Calendários, software de anotações, rastreadores de tempo, aplicativos específicos de gerenciamento de tempo e assim por diante.
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