Muito já foi dito e escrito sobre o gerenciamento do escopo do projeto e seu papel na entrega de projetos bem-sucedidos. Seja você um novato ou um gerente de projeto experiente, entender o escopo do projeto é fundamental para seu sucesso no gerenciamento de projetos.
Mas, antes de chegarmos lá, precisamos definir o escopo do projeto. Este artigo abordará tudo o que há para saber sobre o escopo do projeto e o gerenciamento do escopo do projeto. Também aprenderemos como criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto usando um exemplo.
O que é o escopo do projeto e o gerenciamento do escopo do projeto?
Primeiro, vamos às definições:
Escopo do Projeto
O escopo do projeto é um componente do planejamento do projeto que envolve determinar e registrar uma lista completa de entregas ou recursos que serão incluídos na execução do projeto.
Em outras palavras, o escopo do projeto define os objetivos do projeto e como alcançá-los.
Se você já trabalhou em um projeto, provavelmente já ouviu o termo “escopo do projeto” algumas vezes. É provavelmente o aspecto mais importante de um bom gerenciamento de projetos.
Gerenciamento do Escopo do Projeto
O gerenciamento do escopo do projeto refere-se aos métodos que garantem que o escopo de um projeto seja adequadamente especificado e mapeado. Para executar o projeto no prazo, ele deve incluir apenas as informações necessárias do projeto.
A principal preocupação do gerenciamento do escopo do projeto é regular o que está e o que não está dentro do projeto. Também é fundamental para auxiliar os gerentes de projeto, coordenadores e supervisores a se concentrarem no que é realmente vital para o projeto e alocar a quantidade adequada de trabalho aos membros da equipe para realizar o projeto de forma eficaz.
Vamos comparar a entrega do projeto com a construção civil para tornar as coisas mais claras. Antes do início do trabalho, uma cerca é erguida ao redor do local. Trata-se de definir os limites da obra para que os que fazem parte da equipe de construção saibam onde parar. Isso é conhecido como escopo.
Qual é a definição de escopo no gerenciamento de projetos?
Quando falamos de escopo em gerenciamento de projetos, estamos falando de dois tipos de escopo: escopo do produto e escopo do projeto. Vamos dar uma olhada rápida neles:
- As características e funcionalidades que serão incluídas em um produto são chamadas de escopo. Expresso de forma simples, refere-se ao que um cliente deseja em um produto ou serviço. Por exemplo, se o produto for um smartphone, o escopo do produto incluirá itens como tamanho da tela, backup de bateria, memória, velocidade da CPU e assim por diante.
- O esforço necessário para produzir com sucesso um produto (ou serviço) com os recursos e funções declarados é chamado de escopo do projeto. Por exemplo, se você precisar criar um aplicativo de software, o escopo do projeto é o trabalho que deve ser concluído para criar um programa de software com funcionalidade suficiente.
- Uma quantidade significativa de esforços, como atividades de planejamento, coordenação e gerenciamento, deve ser concluída para garantir que tanto o escopo do produto quanto o escopo do projeto sejam atendidos. Depois disso, o trabalho finalizado é comparado ao escopo real do projeto.
A Declaração do Escopo do Projeto
Existem diferentes documentos no gerenciamento de projetos, mas um dos documentos de escopo de projeto mais significativos é o documento de declaração de escopo. A declaração de escopo especifica os resultados esperados, premissas, limitações, bem como outros elementos críticos sob os quais o projeto será concluído.
Ele também define os limites do projeto, atribui tarefas de trabalho a cada membro da equipe e descreve os procedimentos a serem seguidos ao longo do ciclo de vida do projeto. Também é conhecida como declaração de escopo, declaração de trabalho ou termos de referência.
Os seguintes itens podem ser incluídos na declaração do escopo do projeto:
- O escopo do produto
- O escopo do projeto
- Lista de entregas
- Critérios de Aceitação
- Exclusões do projeto
- Limitações
- Pressupostos
Importância do Gerenciamento do Escopo do Projeto
As demandas estão se expandindo como nunca antes, à medida que os projetos se tornam maiores e mais complicados. Todo projeto significativo requer mais tempo, esforço e recursos para executá-lo. É por isso que é fundamental especificar o escopo do produto e do projeto.
Ele permite que você mantenha o foco no trabalho coberto no plano de gerenciamento do escopo, ao mesmo tempo em que mantém em mente que, se ocorrerem mudanças inesperadas, elas terão impacto no tempo, custo, qualidade, recursos e até na satisfação do cliente. Porque a informação é adquirida de todos os interessados e patrocinadores com antecedência, há menos probabilidade de informações imprecisas serem coletadas, o que pode prejudicar o sucesso do projeto. Como resultado, a função do gerenciamento do escopo do projeto é fundamental para determinar o sucesso do projeto.
Processos de gerenciamento do escopo do projeto
O gerenciamento de escopo é composto por seis processos, de acordo com o PMBOK:
- Plano de gerenciamento do escopo do projeto
- Requisitos de coleta
- Definindo o escopo
- Criando a estrutura analítica do trabalho
- Validando o escopo
- Escopo de controle
#1. Criar plano de gerenciamento do escopo do projeto
Este é o primeiro passo no processo de gerenciamento do escopo do projeto. Este procedimento, que foi adicionado recentemente à quinta edição do PMB OK, cria um plano de gerenciamento do escopo com base na entrada do plano do projeto.
A tabela abaixo resume as entradas, ferramentas, abordagens e resultados do processo de gerenciamento do escopo do plano.
| ENTRADAS | FERRAMENTAS E TÉCNICAS | SAÍDA |
| Plano de gerenciamento de projeto | Julgamento especializado | Plano de gerenciamento de escopo |
| Termo de abertura do projeto | Reuniões | Plano de gerenciamento de requisitos |
| Fatores ambientais da empresa | ||
| Ativos de processos organizacionais |
O documento não precisa ser longo, detalhado ou formal. Deve ser fácil de entender por todos e servir ao seu propósito.
#2. Requisito de coleta
A etapa seguinte é determinar os requisitos e expectativas das partes interessadas. Por meio de entrevistas, pesquisas e grupos focais, eles esperam que você documente todas as necessidades, expectativas, orçamentos e entregas do projeto.
Esta é uma etapa crítica porque, na maioria das vezes, as partes interessadas têm requisitos ou expectativas irreais, e os gerentes de projeto devem intervir para encontrar uma solução que seja aceitável para todos para evitar atrasos no projeto.
Ao final da etapa de coleta de requisitos, você deve ter o seguinte:
- Os requisitos funcionais e não funcionais devem ser atendidos.
- Expectativas das partes interessadas
- Necessidades de negócios
- É necessário suporte e treinamento.
- Especificações do projeto
#3. Definindo o escopo
Nesse ponto, você deve traduzir seus requisitos em uma descrição detalhada do serviço ou produto que espera entregar por meio do projeto. Você terá então uma declaração do escopo do projeto à qual poderá consultar durante toda a duração do seu projeto.
Embora seja importante listar o que está dentro do escopo do projeto, é igualmente importante observar o que está fora do escopo do projeto. Quaisquer alterações no escopo teriam que passar pelo procedimento completo de controle de alterações para garantir que a equipe esteja trabalhando apenas no que precisa trabalhar.
Você obtém um ponto de referência para sua equipe de projeto e todos os demais envolvidos ao especificar o escopo. Se algo não estiver incluído no escopo, não precisa ser concluído pela equipe.
#4. Desenvolvimento de uma estrutura de divisão de trabalho
Uma estrutura analítica do projeto (WBS) é um documento que divide todo o trabalho que deve ser concluído em um projeto e, em seguida, atribui todas as tarefas aos membros da equipe. Ele descreve as entregas, bem como seus respectivos prazos.
Para esta parte do processo, você pode utilizar um software de gerenciamento de projetos para atribuir e priorizar tarefas, facilitando o acompanhamento do andamento geral do projeto e minimizando gargalos desnecessários.
#5. Validando o escopo
O escopo e as entregas que você registrou devem ser entregues aos executivos e partes interessadas do projeto nesta etapa para obter as aprovações necessárias. Antes de iniciar o projeto, a validação do escopo deve ser realizada para garantir que, se algo der errado, seja fácil determinar onde deu errado.
#6. Escopo de coleta
Os gerentes de projeto devem garantir que, assim que o projeto começar, ele permaneça dentro do escopo estabelecido. Se algo precisar ser alterado, o procedimento correto de controle de alterações deve ser executado.
Exemplo de um Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
Um exemplo de um plano de gerenciamento do escopo do projeto é mostrado abaixo.
5 Ponteiros para o Gerenciamento Eficiente do Escopo do Projeto
- Faça uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) porque ela dividirá a declaração de escopo em parcelas menores e mais gerenciáveis.
- Além disso, evite ambiguidade em seu escopo para evitar esforço e estresse extras. Defina-o com a maior precisão possível.
- Para evitar interpretações errôneas dos requisitos, torne o processo de determinação do escopo colaborativo.
- Para evitar qualquer expansão do escopo além do que foi inicialmente especificado, certifique-se de que o documento do escopo não seja alterado durante a execução do projeto.
- Por fim, gaste seu tempo consultando todas as partes interessadas importantes e definindo o escopo do projeto, pois ele não pode ser alterado depois de decidido.
Considerações Finais
Definir um escopo de projeto especificado permite que as equipes gerenciem sua carga de trabalho geral com mais eficiência. Um escopo de projeto bem-sucedido, com a ajuda do software de gerenciamento de projetos, ajuda a iniciar o projeto com o pé direito e garante que ele seja entregue no prazo e dentro do orçamento, atendendo às expectativas do usuário final.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento do escopo do projeto
O que é o Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto?
O Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto é uma coleção de métodos usados para garantir que o projeto contenha todas as tarefas necessárias para concluir o projeto, excluindo os trabalhos/tarefas que estão fora do escopo.
Qual é o principal benefício de um plano de gerenciamento do escopo do projeto?
A principal vantagem deste procedimento é que ele fornece orientação e direção sobre como o escopo será mantido ao longo do projeto.
O que está incluído no escopo do projeto?
Uma declaração de escopo, que geralmente é criada pelo gerente do projeto, abrange todo o projeto, incluindo quaisquer entregas e suas características, bem como uma lista das partes interessadas que serão afetadas. Também incluirá quaisquer objetivos, entregas e metas importantes do projeto que ajudarão a medir o sucesso.
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