Gerenciamento de Aquisições do Projeto: Guia Detalhado dos Processos de Aquisições

Gestão de Aquisições do Projeto

O combustível que mantém o processo de desenvolvimento do projeto em movimento são bens, materiais e serviços. Se forem de baixa qualidade ou em número insuficiente, seu projeto pode não ser concluído com sucesso. Como resultado, para executar um projeto de forma eficiente, um gerente de projeto deve criar e manter relacionamentos com fornecedores. É aqui que a aquisição de projetos de grupos entra em jogo, auxiliando um gerente de projeto na execução de um projeto bem sucedido. Este ensaio fornecerá uma compreensão completa de como isso é feito e os 4 principais processos no gerenciamento e plano de aquisições do projeto. Mas primeiro, vejamos a definição de gerenciamento de aquisições de projetos.

Definição de Gerenciamento de Aquisições do Projeto

De acordo com a definição da Sexta Edição do Guia PMBOK®, o Gerenciamento de Aquisições do Projeto abrange os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados de outras fontes que não o equipe de projeto.

Uma das dez Áreas de Conhecimento que serve como pilar de sustentação para a Estrutura de Gerenciamento de Projetos é o gerenciamento de aquisições de projetos. Seu objetivo principal é construir e manter relacionamentos positivos com fornecedores que fornecem bens e serviços durante todo o ciclo de vida do projeto.

Os contratos são comumente usados ​​para estabelecer e legitimar acordos de fornecedores. Ele garante que os bens e serviços necessários sejam entregues no prazo e que os critérios de qualidade do projeto especificados pela organização compradora sejam atendidos. Isso ajuda consideravelmente na execução tranquila do processo de desenvolvimento do projeto e garante que os objetivos do projeto sejam atendidos. O gerenciamento de aquisições do projeto é um componente essencial da gestão da cadeia de abastecimento.

Você pode estar se perguntando: “Como exatamente isso funciona?” Bem, o gerenciamento de aquisições de projetos segue um procedimento lógico no qual você deve primeiro determinar o que precisa contratar e como deseja fazê-lo. Depois disso, você precisará enviar seus requisitos de contrato aos vendedores. Quando seu contrato é distribuído, os vendedores começam a apresentar propostas. Agora você deve escolher o melhor e finalizar o contrato com eles. Quando o desenvolvimento do projeto começa, você deve verificar constantemente para garantir que o contrato esteja sendo cumprido. Quando o projeto estiver concluído, você deve concluir o contrato do projeto e preencher os documentos relevantes.

Os 4 principais processos de gerenciamento de aquisições do projeto

Quando você estiver pronto para comprar itens de um fornecedor, o gerenciamento de aquisições do projeto é dividido em 4 processos principais.

#1. Plano de gerenciamento de aquisições do projeto

As aquisições são identificadas pela primeira vez durante a fase de planejamento do projeto. Uma declaração de trabalho (SOW) é necessária para cada contratado externo para servir como um documento descrevendo a tarefa que está sendo contratada.

Antes do contrato, no entanto, há um pedido de proposta em que muitos empreiteiros licitam o trabalho, e o gerente do projeto determina quem obterá o contrato com base em suas ofertas.

Esses pedidos são bem pensados ​​porque servem como documentos orientadores do projeto. Quanto mais sua especificidade, melhor. Isso evita confusões posteriores e auxilia no desenvolvimento de planos mais precisos.

Este procedimento está documentado no plano de gerenciamento de aquisições, que inclui documentos de requisitos, um registro de riscos, requisitos de recursos de atividades, um cronograma de projeto, estimativas de custo de atividade e outras informações.

Existem ferramentas e metodologias disponíveis para ajudar a orientar essas decisões, como a análise de fazer ou comprar, que determina se uma tarefa requer um provedor externo ou pode ser concluída internamente. Buscar aconselhamento especializado, realizar pesquisas de mercado e reunião com interessados todos ajudam a orientar esta decisão.

#2. Execução de Aquisição

Depois de preencher a papelada na primeira fase, a fase de contratação de conduta é quando você examina as propostas que são devolvidas e decide qual delas aceitar. No entanto, antes de tomar uma decisão, deve-se estabelecer um critério para determinar qual proposta é a melhor para o projeto e se adequa à sua gestão logística. Depois disso, os acordos são assinados e o plano de gerenciamento do projeto é atualizado.

Determine o vencedor consultando os licitantes, desenvolvendo técnicas para avaliar propostas e obtendo estimativas independentes para garantir que as propostas estejam dentro da faixa normal. Nunca é demais procurar o conselho de especialistas nas áreas em que você está contratando.

Existem também técnicas analíticas que podem ser usadas. A publicidade é uma boa maneira de garantir que você esteja lançando a rede mais ampla possível, permitindo que você tome uma decisão com base em todos os possíveis licitantes. Em seguida, haverá negociações de aquisição para ajustar os contratos finais para atender às suas necessidades e às do contratado. Um pedido de compra deve ser usado para documentar o preço, a quantidade, a janela de entrega e as condições de pagamento dos produtos/serviços que você solicita. É um contrato juridicamente vinculativo que garante que você e seu fornecedor estejam na mesma página. Nosso modelo de pedido de compra pode ajudá-lo a criar um que seja apropriado para seu projeto.

#3. Controle de Aquisição

Uma vez assinados os contratos, a gestão desses empreiteiros deve ser incorporada nas responsabilidades gerais de gestão. Os empreiteiros podem ter um impacto negativo nos orçamentos e prazos, fazendo com que um projeto saia dos trilhos ou pior.

Como resultado, são necessárias atualizações regulares de status para revisar os contratos dos contratados, obter atualizações de progresso e avaliar o desempenho do trabalho para garantir que os contratados estejam atendendo aos requisitos descritos em seus contratos. Mesmo que você contrate empreiteiros porque eles são especialistas em seu campo, você ainda deve monitorar e acompanhar o trabalho deles para garantir que esteja progredindo conforme o planejado.

Para garantir que o trabalho seja feito corretamente, é melhor contratar um sistema de controle de mudanças e realizar revisões regulares de desempenho de aquisições, incluindo inspeções e auditorias. Os gerentes também são informados por meio de relatórios de desempenho. Deve haver um sistema de pagamento, bem como um sistema de administração de sinistros e gerenciamento de registros. Para facilitar o monitoramento do desempenho, as ordens de serviço devem incluir todos os detalhes sobre o trabalho que está sendo executado pelos contratados.

#4. Encerramento de Aquisição

Assim como existe um processo para iniciar a aquisição, deve haver um para concluí-lo. O que constitui trabalho concluído deve ser especificado no acordo inicial com o contratado para que nenhuma das partes fique confusa sobre quando o trabalho é concluído.

Uma liberação formal de responsabilidade geralmente é necessária para seguro e fiança. Isso garante que não haja alterações pendentes no valor do contrato ou na data de conclusão.

Auditorias de aquisições, bem como negociações estruturadas de aquisições, auxiliam nesse processo. Para gerenciar toda a papelada associada a esta etapa do processo de aquisição, será necessário um sistema de gerenciamento de registros.

Então, isso era tudo sobre como a gestão de compras deveria ser realizada. Mas quais são os elementos que ele deve incluir para fornecer uma direção correta para o desenvolvimento do projeto?

Elementos importantes de um plano de gerenciamento de aquisições do projeto

Eu compilei um modelo para um plano de gerenciamento de aquisições do projeto abaixo:

  • A lista completa de entregas que serão adquiridas por meio de contratos propostos.
  • Deve haver estratégias de gerenciamento de recursos que sejam bem-sucedidas o suficiente para negociação e gerenciamento de contratos.
  • A técnica de compra escolhida deve ser claramente indicada.
  • As fases-chave na seleção de fornecedores e vendedores devem ser observadas.
  • As principais etapas do processo de seleção de fornecedores e fornecedores.
  • Deve ser fornecida uma estratégia adequada de financiamento de aquisições.
  • A amostra do contrato de compra deve estar presente.
  • Devem ser fornecidos materiais de referência para aprovação e garantia de qualidade, bem como gestão de risco.

Espero que agora você tenha uma boa compreensão do que o gerenciamento de aquisições de projetos envolve. Vamos levar este artigo um passo adiante e ver como ele pode ajudar um projeto.

Leia também: O que é um RFP (pedido de proposta): tudo o que você precisa saber

Benefícios do Gerenciamento de Aquisições do Projeto

Um projeto pode se beneficiar do conhecimento de gerenciamento de aquisições de várias maneiras. Eu mencionei um punhado deles abaixo:

  • Ele auxilia na identificação dos itens e serviços que devem ser adquiridos para que o projeto seja concluído com sucesso.
  • Fornece uma lista abrangente de ordens de compra e problemas para fornecedores.
  • Especifica as datas e métodos de entrega acordados.
  • Auxilia na avaliação e aquisição de bens e serviços de fornecedores.
  • Ele valida os marcos nos contratos de fornecedores e aprova seu pagamento.
  • Serve como referência para avaliar o desempenho do fornecedor em relação ao contrato.
  • Auxilia na identificação e resolução de problemas de desempenho do fornecedor.
  • Ele serve como um canal de comunicação, informando a alta administração sobre o estado do projeto.

Qual é o papel do gerente de projeto em aquisições?

O gerente de projeto está envolvido na aquisição, assim como em qualquer outro componente do processo de gerenciamento de projeto pelo qual seja responsável. No entanto, este é um procedimento sobre o qual eles podem não ter tanto poder quanto outros aspectos do projeto.

Embora o gerente de projeto tenha o poder de firmar acordos com contratados em nome da organização, o gerente de projeto geralmente não é a pessoa que supervisiona o contrato depois que ele está em vigor. Independentemente disso, é fundamental que o gerente de projeto seja mantido informado.

Isso implica estar familiarizado com os seis processos e domínios de conhecimento de gerenciamento de aquisições de projetos especificados no Project Management Body of Knowledge (PMBOK). A primeira é planejar compras e aquisições, o que significa avaliar quais recursos externos são necessários para o projeto. Como eles são mais informados sobre todos os requisitos do projeto, o gerente de projeto terá controle sobre isso.

A contratação do plano é o processo de desenvolvimento de requisitos para quaisquer itens ou serviços necessários, bem como determinar quais organizações fornecem esses produtos ou serviços. Em seguida, solicite respostas do vendedor reduzindo as empresas a poucas e, em seguida, escolhendo os vendedores, que geralmente são os fornecedores do departamento de compras.

A administração do contrato é a gestão do contrato do fornecedor. O gerente de projeto colaborará diariamente com o gerente de contas do fornecedor. O encerramento do contrato ocorre quando o contrato é concluído. O departamento de compras é normalmente responsável por isso novamente.

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de aquisições de projetos

Qual é o primeiro passo no gerenciamento de aquisições do projeto?

Fazer um plano é o primeiro passo para o sucesso do gerenciamento de aquisições do projeto. Isso implica fazer planos para o seguinte: Quais materiais e serviços serão necessários para o projeto? Ele contém todos os parâmetros de material e serviço, como requisitos mínimos de qualidade.

Por que o gerenciamento de aquisições de projetos é importante?

É fundamental gerenciar esse processo para garantir que todos os serviços e materiais relevantes sejam selecionados e obtidos em um determinado prazo.

quais são os 4 principais processos de gerenciamento de aquisições de projetos


Os 4 processos principais para o gerenciamento de aquisições do projeto são: planejamento, seleção, administração e fechamento de aquisições.

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