Ao contrário de um projeto, que tem um objetivo final ou entrega especificado, um portfólio representa um comitê de planejamento mais estratégico para otimizar continuamente a alocação, priorização e agendamento de recursos em muitos projetos. Portanto, portfólio de projetos é um termo que se refere ao grupo de projetos de uma organização e ao processo pelo qual eles são selecionados e gerenciados. Acima de tudo, todos esses fatores e mais deixam claro que o gerenciamento de portfólio de projetos é um procedimento que pode servir a qualquer organização com um portfólio de projetos. Fique ligado para saber como criar um portfólio de projetos.
Visão geral
De um modo geral, as organizações terão oportunidade para muito mais projetos do que o financiamento pode suportar, portanto, o processo de seleção deve escolher um subconjunto de projetos para maximizar as metas de lucro da empresa, obedecendo às restrições orçamentárias. Juntos, os executivos desejam gerenciar o risco geral do portfólio, garantindo que o fluxo de caixa e outros requisitos sejam atendidos.
Assim, portfólio de projetos é um termo que se refere ao grupo de projetos de uma organização e ao processo pelo qual eles são selecionados e gerenciados. Além disso, o portfólio de projetos são grupos estrategicamente selecionados de diferentes projetos ou programas adequados às diferentes atividades envolvidas no projeto para promover as metas organizacionais da corporação.
O que um portfólio de projetos deve incluir?
Seu portfólio de projetos deve se concentrar no trabalho do projeto, ou seja, empreendimentos únicos com entregas especificadas e datas de início e término projetadas. Determine quem, o quê e quando está fazendo ou fará o trabalho, qual é o projeto e em que período de tempo o trabalho deve fluir.
Quais são os 2 tipos principais de portfólios?
Existem dois tipos principais de avaliações de portfólio: portfólios de “instrução” ou “trabalho” e portfólios de “vitrine”. Além disso, o portfólio de demonstração é frequentemente usado para compartilhar as melhores realizações ou evidências de aprendizado de um aluno. Os alunos geralmente têm a opção de decidir o que é publicado. Além disso, eles auxiliam no automarketing, branding online ou na construção de uma pegada digital positiva.
No ensino superior, vemos comumente portfólios de demonstração que destacam o currículo de um aluno ou currículo para atender a uma finalidade específica, como atrair potenciais empregadores. E o portfólio de trabalho, o segundo tipo de portfólio que costumamos ver, é mais um registro contínuo de aprendizado. O objetivo é capturar o processo de aprendizagem. Também é chamado de portfólio de desenvolvimento, portfólio de reflexão ou portfólio formativo.
Como criar um portfólio de projetos
Se você tiver alguns projetos com objetivos e estratégias semelhantes, poderá colocá-los no portfólio, para poder observar todas as informações relacionadas a vários projetos ao mesmo tempo. Vamos dar uma olhada nas etapas para criar um portfólio de projetos.
#1. Determinar os objetivos orientadores do negócio
Antes de começar a pensar no gerenciamento de portfólio, você precisará entender os objetivos de negócios e as metas estratégicas de sua organização. A ideia é que seu portfólio de projetos esteja alinhado com o planejamento estratégico de sua organização, portanto, você precisará verificar se seus objetivos financeiros e valor para o cliente são bons o suficiente para sua organização.
#2. Capturar e Estudar Pedidos e Ideias
As ideias do projeto podem vir de qualquer lugar a qualquer momento. É importante ter um processo de admissão regular para capturar essas ideias para que possam ser rastreadas e avaliadas. Isso pode ser tão simples quanto uma planilha mantida pelo gerente de portfólio ou pode ser um banco de dados on-line onde qualquer pessoa na empresa pode inserir ideias à medida que pensa nelas.
#3. Escolha os melhores projetos
Depois que as ideias são capturadas, os gerentes de portfólio devem passar por um processo padrão para avaliar e selecionar os projetos que serão levados adiante. Isso requer mais do que apenas garantir que eles estejam alinhados com os objetivos da empresa, como:
- Dinheiro envolvido?
- Tempo estimado?
- Qual é o retorno desse projeto? (Interesse?)
- Os recursos estão disponíveis?
- Quais são os perigos associados a este projeto?
Como as decisões estão sendo tomadas em vários projetos ao mesmo tempo, isso pode se tornar ainda mais complicado. Mas, uma maneira comum de simplificar o processo de gerenciamento de portfólio de projetos e remover qualquer disposição é criar uma lista simples de critérios que cada projeto é medido e pontuado, como retorno sobre o investimento (ROI), que é um fator de classificação comum .
#4. Validar a Viabilidade do Portfólio e Iniciar Projetos
Depois de concluir quais projetos seguir em frente, é importante validar o portfólio como um todo. Isso inclui garantir que o mix de projetos escolhidos não seja muito grande, arriscado, caro ou interdependente. Além disso, o portfólio deve ser devidamente equilibrado e alinhado com os objetivos de negócios. Depois que o portfólio é validado, os gerentes de projeto podem ser atribuídos e os projetos iniciados.
#5. Gerenciar e monitorar o portfólio
Os projetos mudam e crescem com o tempo, e novas ideias podem ser adicionadas à lista de projetos em potencial. É por isso que é importante gerenciar continuamente a execução contínua do portfólio e o processo de admissão. Gerenciar e monitorar o portfólio pode incluir o seguinte:
- Trabalhar com gerentes de projeto para monitorar o desempenho dos projetos
- Identificar e resolver conflitos entre projetos
- Fazer alterações no portfólio conforme necessário, incluindo colocar projetos em espera, cancelar projetos e adicionar novos projetos
- Garantir que os projetos ainda estejam alinhados com os objetivos de negócios
Software de gerenciamento de portfólio de projetos
É bastante claro que gerenciar um portfólio sem o software adequado para supervisionar projetos simultâneos é uma tarefa assustadora. Armazenar e analisar dados com software tradicional também pode causar inconsistências no projeto e custos excessivos. Portanto, o software de gerenciamento de portfólio de projetos oferece às empresas a capacidade de organizar vários programas e projetos em um portfólio e coletar dados críticos entre os projetos.
Assim, o software de gerenciamento de portfólio de projetos é projetado para lidar com projetos, programas ou produtos abrangentes com o objetivo de mostrar o desempenho e as demandas de recursos dos projetos atuais, bem como projetos que estão sendo licitados, vendidos ou começarão em uma data futura.
Exemplo do Melhor Software de Gerenciamento de Portfólio de Projetos
Abaixo estão os melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos atualmente disponíveis que podem elevar a maneira como você trabalha.
#1. segunda-feira.com
O monday.com é um software premiado de gerenciamento de trabalho e projeto que ajuda equipes de todos os tamanhos a planejar, priorizar, gerenciar e executar seu trabalho com mais eficiência. O software oferece soluções para uma ampla gama de casos de uso, como marketing, vendas, operações, TI, RH e muito mais.
#2. Projeto Kissflow
O Kissflow Project é um nome crescente no mundo do gerenciamento de portfólio de projetos por seu design elegante e interface involuntária. Com um espaço de trabalho simples, mas altamente eficiente, o Kissflow Project permite que os usuários integrem extensivamente processos em vários canais e automatizem a coleta de dados em uma única plataforma.
# 3. Folha inteligente
O Smartsheet é um software online de gerenciamento e colaboração de projetos. Inclui alertas automatizados, atualização instantânea e compartilhamento entre os membros da equipe, gerenciamento de recursos, tarefas aninhadas organizadas em uma hierarquia, exibição de gráfico de Gantt, relatórios exportáveis e automatizados e integração.
#4. Oráculo Primavera
O Primavera da Oracle é um conjunto de software projetado para construção e outros setores com uso intensivo de ativos. Ele contém uma variedade de componentes de planejamento, gerenciamento e execução de projetos para os compradores selecionarem.
#5. Microfoco
Este é um software híbrido baseado em nuvem que integra dados com fluxos de trabalho para alinhar a estratégia de negócios com os investimentos corporativos. Seu módulo de gerenciamento de portfólio permite que os usuários reflitam sobre diferentes cenários hipotéticos e criem uma combinação ideal de propostas e projetos.
Fatores a considerar ao escolher o software de gerenciamento de portfólio de projetos
Existem várias áreas básicas que você deve considerar ao escolher uma solução de software de gerenciamento de portfólio.
# 1 Custo
Assim como toda empresa precisa encontrar algo que caiba em seu orçamento geral. Ao considerar o custo, observe os custos mensais, bem como quaisquer custos de terceiros (como integrações com outro software) que possam ser necessários para ter um sistema eficiente. Com isso dito, você também quer ter certeza de que está investindo em um sistema que pode acompanhar seus fluxos de trabalho diários.
#2. Eficiência
Escolha um sistema que ajude a manter seu pessoal eficiente no gerenciamento de tarefas. A capacidade de criar tarefas e acompanhá-las por meio de uma linha do tempo do projeto ajuda você a entender projetos complicados com muitas partes móveis. Ter os recursos de gerenciamento corretos é crucial em serviços desse tipo.
#3. Flexibilidade
As coisas mudam rapidamente em muitas operações da empresa. Seu software de gerenciamento de portfólio de projetos deve oferecer muitas opções para personalizar fluxos de trabalho, tarefas e outras opções. Dessa forma, você tem uma solução que se adapta ao que sua empresa precisa para organizar projetos, em vez de algo em que você precisa alterar os sistemas para se adequar.
#4. integrações de software
Isso pode preencher muitas lacunas em seu sistema quando se trata de flexibilidade. Muitos provedores líderes oferecem a capacidade de conectar dados com outros tipos de aplicativos de negócios, desde sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) até sistemas de armazenamento em nuvem e muito mais. Essas integrações podem automatizar muito trabalho tedioso de sua parte, conectando automaticamente informações dessas outras plataformas e trazendo esses dados para sua solução de gerenciamento de projetos.
#5. Transparência para todas as partes interessadas
As partes devem poder ver toda a lista de projetos, onde cada um está, e revisar quais têm prioridade na lista. Com isso dito, ter um conjunto robusto de opções de permissões pode ajudá-lo a manter a segurança do projeto. Embora alguns funcionários da sua equipe possam precisar de acesso total para editar itens de tarefa, pode haver cenários em que você esteja lidando com informações confidenciais e queira bloquear partes não relacionadas do projeto. Você também deve ser capaz de alternar o acesso de visualização e edição para os usuários, dependendo de seu envolvimento no projeto.
Gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos é uma técnica formal usada pelas organizações para identificar, priorizar, coordenar e monitorar projetos que se alinham com sua estratégia e objetivos. Essa abordagem examina a relação risco-recompensa de cada projeto, os fundos disponíveis, a probabilidade de duração de um projeto e os resultados esperados.
Ao organizar e convergir todos os dados relativos aos projetos propostos e atuais, os gerentes de portfólio de projetos fornecem previsões e análises de negócios para empresas que procuram investir em novos projetos. Em essência, com o gerenciamento de portfólio de projetos, você ganha visibilidade entre projetos e iniciativas para conectar as tarefas diárias de sua equipe com a estratégia organizacional de sua empresa.
Assim, a gestão do portfólio de projetos visa reduzir as ineficiências que ocorrem na execução de um projeto e eliminar os riscos potenciais, que podem ocorrer por falta de informações ou sistemas disponíveis. Ele ajuda a organização a alinhar seu trabalho de projeto para atender aos projetos, utilizando seus recursos ao máximo. Além disso, todos os gerentes de projetos da organização precisam ter consciência do gerenciamento do portfólio de projetos organizacionais para contribuir com as metas organizacionais ao executar os respectivos projetos.
Benefícios do Gerenciamento de Portfólio de Projetos
Aproveitando os benefícios do gerenciamento de portfólio de projetos, as empresas podem planejar todas as partes de seu projeto para obter os melhores resultados. Embora isso possa parecer fácil, são necessários esforços, tempo e recursos significativos para criar com sucesso uma estratégia de gerenciamento de portfólio de projetos que funcione. Abaixo estão os benefícios
#1. Alinha os objetivos do projeto com a estratégia de negócios
A missão final de qualquer empresa é atingir os objetivos de curto e longo prazo, e cada projeto iniciado aproxima a empresa de seus objetivos. Os gerentes de projeto precisam garantir que todos os projetos estejam alinhados com a estratégia e os objetivos da empresa. Portanto, quando os projetos não se alinham com os objetivos da empresa, isso pode resultar em desperdício de recursos e esforços da força de trabalho, juntamente com a perspectiva prejudicial de sobrecarga de projetos.
#2. Dados precisos de desempenho do projeto
O Project Portfolio Management é identificado por seus recursos de monitoramento e controle, permitindo que os gerentes de projeto conectem dados de portfólio de alto nível com indicadores de projeto, no nível do solo. Isso ajuda a verificar se o portfólio está funcionando conforme o esperado. Ao estabelecer diretrizes de desempenho e níveis de tolerância, fica mais fácil identificar possíveis tendências que podem afetar negativamente o portfólio.
#3. Facilita a Tomada de Decisão
As partes interessadas podem se esforçar para gerenciar as disputas que podem surgir com diferentes equipes de projeto focando em suas prioridades e lutando por recursos limitados. Ao empregar uma abordagem padronizada para a tomada de decisões, eles avaliam subjetivamente a demanda de equipes de projeto concorrentes. Além disso, as equipes de gerenciamento tomam decisões importantes constantemente e precisam acertar o máximo delas na primeira tentativa.
#4. Ajuda a Priorizar Projetos
Bons gerentes de portfólio de projetos concentram seus recursos limitados em seus projetos mais valiosos. Quando surgem solicitações de clientes, requisitos regulatórios ou demandas estratégicas, as equipes usam o gerenciamento de portfólio de projetos para trabalhar em projetos viáveis que ajudam a atingir as metas organizacionais.
#5. Constrói Governança e Supervisão no Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos constrói um modelo de governança natural para todos os projetos de uma organização. Enquanto o gerenciamento de projetos olha para um único projeto, ele fornece uma visão holística de todos os projetos. Os gerentes de projeto podem criar um plano de contingência, empregar técnicas baseadas em dados e conduzir a empresa no caminho certo.
Que tipos de indústrias e empresas se beneficiam de portfólios de projetos?
Segundo pesquisa da PM Solutions, 71% das empresas possuem um sistema de gerenciamento de portfólio de projetos. Seu crescimento é evidenciado pelo crescente número de empresas que adotam soluções de gerenciamento de portfólio de projetos. O gerenciamento de portfólio de projetos não é voltado para nenhum setor específico, se sua empresa lida com vários projetos, sua equipe se beneficiará disso. como:
- IT
- Marketing
- Construção
- Serviços financeiros
- Equipe de gerenciamento de projetos
Gerente de Portfólio de Projetos
O gerente de Portfólio de Projetos é a pessoa que agrupa e organiza todos os seus projetos, encontra semelhanças e conflitos, entrelaça os recursos e encontra cronogramas adequados para lançamentos e prazos. Além disso, o gerente de portfólio de projetos desenvolve, estabelece e mantém os padrões e procedimentos para gerenciar todos os projetos e coleta feedback para garantir que cada resultado do projeto atenda às expectativas dos clientes e partes interessadas em relação a prazos, custos e desempenho.
Além disso, seu trabalho é feito trabalhando com várias ferramentas de gerenciamento de portfólio, algoritmos financeiros, critérios, padrões e modelos para ajudar o gerente de portfólio de projetos a alinhar os projetos aos objetivos estratégicos da organização. Abaixo estão as habilidades e requisitos necessários para o gerente de portfólio de projetos,
Habilidades e requisitos:
- Determinação
- Capacidade analítica
- espírito competitivo
- Inteligência Emocional:
- Comunicação
- Criatividade e agilidade
- Habilidades gerenciais
- Conhecimento de produtos e procedimentos relevantes
- Anos de experiência em gerenciamento de projetos
- Mestrado Aplicado em Gestão
- certificação
Qual é o papel do gerente de portfólio de projetos?
O gerente de portfólio de projetos avalia todos os projetos e programas de uma perspectiva estratégica. Eles têm autoridade para priorizar projetos com base em sua importância para a organização e alocar recursos de acordo. A função inclui as seguintes responsabilidades
- Criar um pipeline de projetos e programas;
- Alinhar o pipeline aos objetivos da empresa;
- Gerenciamento de riscos, progresso e problemas do portfólio de projetos;
- Monitorar e reportar continuamente sobre o portfólio;
- Comunicar à liderança da empresa o ROI esperado para projetos e programas planejados.
- Aplicação eficaz da governança do projeto e envolvimento ativo das partes interessadas em todos os níveis
- Gerenciamento proativo de problemas e riscos
- Definição de planos de projeto, incluindo a identificação das principais atividades do projeto, requisitos de recursos de negócios e projetos e caminho crítico
- Rastreamento proativo do cronograma do projeto para as metas acordadas
- Liderar o projeto garantindo que o escopo do projeto seja gerenciado, os objetivos do projeto sejam atendidos e um nível apropriado de detalhamento seja aplicado
- Impulsionar a execução de projetos internos
Considerações finais
Aí está. Você precisa saber que à medida que uma empresa cresce e assume mais projetos, a gestão de portfólio se torna cada vez mais crítica. O gerenciamento de portfólio de projetos fornece uma visão geral de todos os projetos potenciais e em andamento. O que permite que executivos e gerentes tomem decisões mais informadas sobre seus negócios. Em essência, o gerenciamento de portfólio de projetos ajudou os gerentes a gerenciar com eficácia o tempo, as habilidades, os recursos e os orçamentos. Além disso, facilitou muito a realização de muitas tarefas, especialmente em situações em que os gerentes precisam realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
Referências
- SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO: O melhor software de investimento em 2023
- COMO CRIAR UM PORTFÓLIO: Passos rápidos e fáceis para criar um portfólio em 30 minutos ou menos
- GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO: Definição e tudo o que você precisa saber
- COMO ENTRAR NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS: Definição, guia e requisitos
- Sistemas de gerenciamento de portfólio: definição e guia para os processos
- GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS: Significado, Principais Softwares, Processos e Benefícios
