TRIÂNGULO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: Tudo o que você deve saber

Triângulo de gerenciamento de projetos
Fonte da imagem: Universidade Villanova
Conteúdo Esconder
  1. Conceitos Básicos do Triângulo de Gerenciamento de Projetos
  2. Quais são os elementos do triângulo de gerenciamento de projetos?
    1. Horário 
    2. Custo 
    3. Objetivo
  3. Qualidade como resultado de tempo, custo e escopo
  4. Como o triângulo de gerenciamento de projetos afeta o sucesso do projeto
  5. Gerenciando as três restrições no triângulo de gerenciamento de projetos
  6. Metodologia Ágil e o Triângulo de Gerenciamento de Projetos
  7. Como o triângulo de ferro pode ser usado no gerenciamento de projetos?
  8. O que é o triângulo dourado no gerenciamento de projetos?
  9. Quais são as três partes de um projeto?
  10. Como os gerentes de projeto podem priorizar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos?
  11. Como o triângulo de gerenciamento de projetos se relaciona com a qualidade do projeto?
  12. Como o triângulo de gerenciamento de projetos se aplica a projetos virtuais?
  13. Quais são alguns dos desafios comuns enfrentados pelos gerentes de projeto ao tentar equilibrar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos?
  14. Como os gerentes de projeto podem usar o triângulo de gerenciamento de projetos para comunicar o status do projeto às partes interessadas?
  15. Como o triângulo de gerenciamento de projetos se aplica a projetos de terceirização?
  16. Como os gerentes de projeto podem usar o triângulo de gerenciamento de projetos para melhorar o desempenho do projeto?
  17. Conclusão
  18. Como é chamado o triângulo de gerenciamento de projetos?
  19. O triângulo de ferro está desatualizado?
  20. Quem inventou o triângulo de gerenciamento de projetos?
    1. Artigos Relacionados
    2. Referências

Em todos os processos de gerenciamento de projetos, os gerentes de projeto trabalham para encontrar um equilíbrio entre a produção de produtos de alta qualidade e o gerenciamento dos recursos disponíveis. O triângulo de gerenciamento de projetos serve como um guia sobre como as três restrições de tempo, custo e escopo afetam o resultado geral do projeto. Discutiremos isso em detalhes neste capítulo.

Conceitos Básicos do Triângulo de Gerenciamento de Projetos

O triângulo de gerenciamento de projetos é um modelo que ilustra a interdependência de três restrições: tempo, dinheiro e escopo, e como mudar um fator requer mudar os outros.

Antes do início do projeto, os gerentes de projeto e os clientes devem finalizar o triângulo de gerenciamento de projetos. Todas as partes interessadas do projeto devem compreender e concordar com as restrições do projeto, o que abrirá o caminho para uma tomada de decisão sólida no melhor interesse do resultado geral do projeto.

Quando os gerentes de projeto podem identificar os três conceitos centrais do triângulo de gerenciamento de projetos, eles podem trabalhar para produzir o projeto da mais alta qualidade possível.

Quais são os elementos do triângulo de gerenciamento de projetos?

As três variáveis ​​mais críticas do triângulo de gerenciamento de projetos geralmente são tempo, custo e escopo. Essas são comumente conhecidas como restrições triplas do triângulo de gerenciamento de projetos. A qualidade é geralmente referida como o 4º elemento, mas é o ponto focal dos outros três elementos. Ou seja, a qualidade depende de quão bem as três restrições são gerenciadas. Vejamos essas três restrições do triângulo de gerenciamento de projetos em detalhes 

Horário 

Tempo é a quantidade de tempo que leva para executar as atividades (dentro de um projeto), bem como a duração do próprio projeto. O horário é outro nome para a limitação de tempo. Os cronogramas podem ser estendidos se o escopo for expandido ou o orçamento for reduzido. Por exemplo, se o tamanho da equipe for reduzido devido a restrições orçamentárias, o projeto pode demorar mais para ser concluído.

Quaisquer atrasos na obtenção de recursos ou obstáculos inesperados para a equipe podem causar atrasos no projeto, tornando mais difícil para os gerentes de projeto concluírem o projeto dentro dos prazos estabelecidos. Como as restrições de tempo estão diretamente ligadas ao custo e ao escopo do projeto, estender o cronograma pode resultar em mais custos na forma de aquisição de trabalhadores adicionais ou outros recursos.

Possíveis desafios de tempo

#1. Excesso de otimismo 

É comum que os gerentes de projeto superestimem as capacidades de sua equipe. Para elaborar um plano realista, é necessário examinar as habilidades produtivas, a carga de trabalho e as condições existentes de cada membro da equipe.

#2. Atrasos externos

Se o seu projeto requer certos materiais de um fornecedor, o atraso na entrega pode causar atrasos extras no andamento do seu projeto. Os gerentes de projeto devem entrar em contato com o fornecedor regularmente para que estejam cientes das datas e horários de entrega cruciais.

#3. Atrasos internos

Algumas tarefas dentro de um projeto são interdependentes, o que significa que você não pode iniciar uma antes de terminar. Tarefas adiadas desperdiçam tempo e dinheiro valiosos. Como resultado, os gerentes de projeto devem monitorar regularmente as dependências de tarefas para garantir que elas sejam concluídas no prazo.

#4. Funcionários desmoralizados

A perda de interesse e motivação dos funcionários, bem como o aumento do absenteísmo, são questões importantes que muitos gerentes de projeto enfrentam. Esses problemas devem ser resolvidos o mais rápido possível. Os funcionários podem ficar física e emocionalmente exaustos por projetos de longo prazo. Mesmo trabalhos menores podem se tornar tediosos. Competente software de gerenciamento de tarefas pode ajudar os membros do projeto a atribuir o trabalho ao pessoal apropriado, garantindo uma divisão clara e equitativa das funções de trabalho.

#5. Falta de pessoal

Muitos atrasos nos projetos ocorrem devido à falta de trabalhadores treinados. Pode haver uma variedade de razões para isso, incluindo indivíduos preocupados com projetos de alta prioridade, absenteísmo, uma estratégia de PM fraca e assim por diante. Pequenas deficiências de pessoal podem ser preenchidas reorganizando as responsabilidades, mas os principais problemas de pessoal exigem a cooperação das principais partes interessadas, principalmente o conselho de gerenciamento de mudanças do projeto.

Custo 

Cada projeto recebe uma quantia definida de dinheiro, comumente conhecida como orçamento. Este dinheiro é necessário para terminar um projeto. O salário do funcionário, dinheiro para ferramentas e equipamentos, aluguel de espaço de escritório e outros recursos podem ser incluídos no custo do projeto. Aumentar o tamanho da equipe ou prolongar o tempo necessário para concluir um projeto também pode afetar o custo do projeto.

Os clientes estão sempre preocupados com os custos de um projeto. É fundamental que os gerentes de projeto ofereçam aos clientes uma estimativa precisa do projeto, o que pode ser difícil. O custo do projeto certamente se alterará à medida que o escopo ou as datas se desviarem do projeto original.

Possíveis desafios de custo 

  • Despesas do projeto subestimadas 

Isso pode ocorrer como resultado de estimativas de orçamento irrealistas ou incorretas. Outro motivo importante pode ser a falha em prever possíveis ineficiências, como conflitos de agendamento de recursos.

  • Baixa responsabilidade

Mesmo um orçamento de projeto bem planejado pode ser excedido se nenhuma tarefa for atribuída para gerenciar os gastos, gerar relatórios de custos oportunos e revisar o orçamento. Alguém deve ser designado para a tarefa de monitorar o orçamento.

  • Projetos atrasados 

Isso pode fazer com que os orçamentos sejam reestruturados para contabilizar salários, despesas gerais adicionais, seguros estendidos (se aplicável) e custos de litígio se o atraso violar os acordos de nível de serviço.

  • Aumento dos custos com pessoal 

Isso geralmente acontece quando mais pessoas são contratadas para lidar com o aumento do escopo à medida que o prazo muda. Cada membro da equipe deve estar ciente do escopo do projeto desde o início.

Objetivo

O escopo do projeto é uma seção do plano do projeto que lista tarefas, projetos, metas, entregas e datas específicas. A declaração de escopo do projeto inclui as seguintes seções: Declaração de Trabalho, Exclusões de Escopo, Restrições, Marcos, Entregas Finais, Critérios de Aceitação e Aprovação Final do Cliente.

A restrição de escopo fornece metas aos gerentes de projeto e permite que eles estimem os custos do projeto e programem todas as tarefas para as pessoas apropriadas. Quaisquer alterações no escopo do projeto em qualquer estágio podem ter um impacto negativo em seu desenvolvimento, obrigando os gerentes de projeto a atrasar as datas de entrega ou adicionar mais custos de mão de obra, ou ambos.

Possíveis desafios de escopo 

  • Requisitos vagos

O aumento do escopo pode inviabilizar até mesmo as iniciativas mais bem planejadas. Assim, projetos planejados ao acaso são mais propensos a falhar. A ausência de requisitos precisos e detalhados pode resultar em concepção errônea do projeto e aumento do escopo.

  • Solicitações de recursos adicionais

A adição de novas funcionalidades ao projeto só é recomendada quando o cronograma e o orçamento do projeto permitirem. Mesmo que os gerentes de projeto acreditem que novos recursos ajudarão o projeto, independentemente disso, eles não devem permitir que o aumento de recursos desvie o projeto de seu caminho pretendido.

  • Especificações de variáveis

Especificações de projeto incertas expõem seu projeto ao aumento do escopo. Fazer ajustes de última hora no projeto, por exemplo, ou clientes solicitando trabalho adicional, pode afetar tanto o orçamento quanto o cronograma. Os gerentes de projeto devem documentar todas as entregas críticas, orçamentos, prazos e assim por diante e fazer com que todos os envolvidos no projeto assinem.

  • Considerações internas

Outros elementos externos estão além do controle dos gerentes de projeto. No entanto, se outras questões internas, como as partes interessadas solicitando um novo conjunto de entregas, ameaçarem inviabilizar todo o projeto, o gerente do projeto deve afirmar sua autoridade e defender o plano do projeto.

Qualidade como resultado de tempo, custo e escopo

Qualidade = Tempo + Custo + Escopo

Como dito anteriormente, a quarta variável no triângulo de gerenciamento de projetos (também conhecido como “triângulo de ferro” ou “triângulo dourado”) é a qualidade. Este fator, localizado no centro, é diretamente influenciado quando qualquer uma das outras três variáveis ​​de Tempo, Escopo e Custo são alteradas.

Se o seu projeto está adiantado, por exemplo, você pode querer dedicar mais tempo às tarefas atuais, o que pode resultar em um produto superior. A qualidade não é mais limitada por nenhum critério predefinido. Para alguns clientes, qualidade significa ficar dentro do orçamento de um projeto, enquanto para outros, significa colocá-lo no mercado a tempo. Um gerente de projeto deve determinar como a empresa define a qualidade para um determinado projeto.

Como o triângulo de gerenciamento de projetos afeta o sucesso do projeto

Cada projeto tem requisitos específicos que todos devem concordar antes do início do projeto. O triângulo de gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a entender os limites de um projeto, permitindo que eles tomem melhores decisões.

Vamos dar uma olhada mais profunda em algumas das vantagens do triângulo dourado:

  • O triângulo de gerenciamento de projetos permite que os gerentes de projeto avaliem várias influências externas e seu possível impacto em uma ou mais “variáveis” do triângulo de gerenciamento de projetos.
  • Os gerentes de projeto podem usar o triângulo PM para acompanhar os orçamentos, cronogramas e escopo de seus projetos. Este modelo pode ser customizado para atender às necessidades de praticamente qualquer projeto.
  • O triângulo de gerenciamento de projetos prova que os projetos não podem ser bons, baratos e rápidos ao mesmo tempo. Este modelo demonstra como e onde os gerentes de projeto devem fazer ajustes ou concessões se as mudanças em qualquer uma das variáveis ​​forem inevitáveis.
  • Muitos projetos falham devido à falta de comunicação. Um triângulo de gerenciamento de projetos é uma ferramenta visual que os gerentes de projeto podem usar para demonstrar a relação entre todas as três variáveis, permitindo que os membros da equipe e as partes interessadas compreendam completamente as mudanças necessárias.

Gerenciando as três restrições no triângulo de gerenciamento de projetos

Aqui estão algumas soluções reais para conciliar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos.

  • Comunique-se com as partes interessadas: Consulte as partes interessadas para determinar quais mudanças são aceitáveis ​​e quais restrições devem ser priorizadas. O prazo é imutável e o orçamento é restrito? Isso lhe dará uma noção de como o projeto pode se ajustar se forem necessárias alterações. Este é um passo importante nos estágios iniciais do projeto, mas a comunicação deve ser contínua.
  • Escopo processos de gerenciamento de risco: O planejamento de riscos deve ser uma fase no processo de gerenciamento de projetos para evitar o aumento do escopo e permanecer dentro do orçamento e do prazo. Identifique os perigos e, em seguida, elabore um plano para mitigar cada um deles. Se você quiser mais informações, leia sobre como lidar com os riscos do projeto.
  • Crie processos de gerenciamento de mudanças: A mudança é quase sempre inevitável. Um processo de gerenciamento de mudanças estabelece um método padronizado para que as modificações sejam aprovadas ou recusadas. Isso mantém a equipe informada sobre as mudanças conforme elas ocorrem e como elas afetam o projeto. Isso também pode ajudar a limitar a fluência do escopo.
  • Escolha uma metodologia baseada em restrições: Dependendo das restrições que você enfrenta, você pode decidir escolher uma abordagem de gerenciamento de projetos. Procedimentos no estilo cascata são frequentemente usados ​​para gerenciar projetos com restrições severas. Se você precisa de mais flexibilidade, um processo ágil como o Scrum seria mais adequado. Uma abordagem Lean pode ajudar em projetos onde as ineficiências devem ser reduzidas o máximo possível.

Metodologia Ágil e o Triângulo de Gerenciamento de Projetos

Enquanto o Metodologia ágil surgiu apenas em 2001, o triângulo de gerenciamento de projetos, às vezes conhecido como triângulo de ferro, está em uso desde a década de 1950. Costumava ser uma técnica muito importante para entender o equilíbrio das restrições triplas na entrega do projeto.

Muitas equipes de projeto perguntaram se o triângulo clássico de gerenciamento de projetos ainda poderia ser usado ao adotar abordagens recém-apresentadas, como Agile, à medida que novas estruturas de gerenciamento de projetos fossem lançadas.

A diferença fundamental entre os dois é que, embora no gerenciamento de projetos tradicional, as três restrições (escopo, tempo e orçamento) tenham sido especificadas no início do projeto, a metodologia Agile adota uma abordagem iterativa, permitindo que esses componentes do projeto cresçam.

Como as restrições triplas são predominantes, o Agile vira isso de cabeça para baixo.

O gerenciamento tradicional de projetos permite variações de custo e tempo, mantendo o escopo fixo. Como resultado, tanto o tempo quanto o custo são alterados para desenvolver uma estratégia viável. A dificuldade com esta técnica é que o escopo de um projeto muda frequentemente durante seu ciclo de vida, afetando tanto o tempo quanto as despesas. Como resultado, todas as três limitações são ajustadas, resultando em aumento de custos e atrasos nas entregas. Embora o projeto tenha sido concluído, as partes interessadas ficaram insatisfeitas devido ao aumento de despesas e atrasos.

A técnica ágil, por outro lado, mantém custos e cronogramas fixos enquanto permite mudanças no escopo. Como resultado, os agilistas criaram um triângulo de restrição tripla invertido. Como o objetivo é atender aos requisitos de alta prioridade do cliente dentro do custo e do tempo especificados, o ágil permite que o escopo varie ao longo do tempo. À medida que o projeto avança, o ágil permite a redefinição de prioridades.

Como o triângulo de ferro pode ser usado no gerenciamento de projetos?

Todo projeto deve equilibrar as três restrições mais prevalentes em qualquer projeto: tempo, dinheiro e escopo. Uma variável não pode ser alterada sem influenciar pelo menos uma das outras.

O gerente de projeto deve lidar com as compensações entre os três lados do triângulo de restrição tripla de forma eficiente. Esses limites servem como um lembrete visual de como as decisões podem afetar outros aspectos do seu projeto.

O equilíbrio inteligente e integrado de todas as três restrições do projeto pode decidir a qualidade geral do projeto. Esses aspectos não podem ser equilibrados separadamente. O artigo do PMI (Project Management Institute) “Além do Triângulo de Ferro” destaca que os gerentes de projeto devem considerar elementos leves (moral, interesse e expectativas sociais), pois podem afetar os projetos tanto quanto as três restrições do triângulo de gerenciamento de projetos. 

O que é o triângulo dourado no gerenciamento de projetos?

O triângulo dourado é o que discutimos neste capítulo. É simplesmente outro nome para o triângulo de gerenciamento de projetos. Também é chamado de triângulo de ferro.

Quais são as três partes de um projeto?

As três partes de um projeto são orçamento, cronograma e escopo. Eles compõem o triângulo de gerenciamento de projetos.

Como os gerentes de projeto podem priorizar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos?

Os gerentes de projeto podem priorizar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos identificando os objetivos mais importantes do projeto e alinhando-os com o escopo, cronograma e restrições de custo. Eles também podem usar técnicas como a regra 80/20, onde se concentram nos 20% do projeto que terão o maior impacto e priorizam de acordo.

Como o triângulo de gerenciamento de projetos se relaciona com a qualidade do projeto?

O triângulo de gerenciamento de projetos está relacionado à qualidade do projeto, pois o escopo, o cronograma e as restrições de custo têm impacto na qualidade final das entregas do projeto. Um gerente de projeto deve equilibrar essas restrições para garantir que o projeto seja entregue no prazo, dentro do orçamento e com o nível de qualidade desejado.

Como o triângulo de gerenciamento de projetos se aplica a projetos virtuais?

O triângulo de gerenciamento de projetos se aplica a projetos virtuais da mesma forma que a qualquer outro projeto. Os projetos virtuais podem ter alguns desafios únicos, como comunicação e coordenação entre os membros da equipe que estão trabalhando remotamente, mas o triângulo de gerenciamento de projetos ainda pode ser usado para gerenciar o escopo, o cronograma e as restrições de custo do projeto.

Quais são alguns dos desafios comuns enfrentados pelos gerentes de projeto ao tentar equilibrar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos?

Alguns desafios comuns enfrentados pelos gerentes de projeto ao tentar equilibrar as restrições do triângulo de gerenciamento de projetos incluem aumento do escopo, mudanças inesperadas no projeto, falta de recursos, cronogramas irrealistas e orçamentos estourados. Os gerentes de projeto devem ser capazes de identificar e gerenciar esses desafios de forma eficaz para garantir que o projeto seja entregue no prazo, dentro do orçamento e com o nível de qualidade desejado.

Como os gerentes de projeto podem usar o triângulo de gerenciamento de projetos para comunicar o status do projeto às partes interessadas?

Ao atualizar constantemente as partes interessadas sobre o estado do projeto e garantir que ele cumpra as restrições de escopo, cronograma e orçamento, os gerentes de projeto podem usar o triângulo de gerenciamento de projetos para comunicar efetivamente o status do projeto. Isso pode ser feito por meio de relatórios de status de projeto recorrentes, painéis de projeto ou outras formas de comunicação que dão às partes interessadas acesso a informações sobre o status do projeto e possíveis problemas. O triângulo de gerenciamento de projetos também pode ser usado pelos gerentes de projeto como uma ajuda visual para esclarecer os trade-offs e as decisões tomadas e ajudar as partes interessadas a entender o progresso do projeto.

Como o triângulo de gerenciamento de projetos se aplica a projetos de terceirização?

O triângulo de gerenciamento de projetos é o mesmo para todos os projetos, incluindo aqueles que incluem terceirização. Os projetos terceirizados terão dificuldades específicas para gerenciar o escopo, o cronograma e as restrições orçamentárias em muitos fusos horários, culturas e idiomas. As restrições de escopo, tempo e dinheiro ainda podem ser gerenciadas, bem como quaisquer riscos, usando o triângulo de gerenciamento de projetos como estrutura.

Como os gerentes de projeto podem usar o triângulo de gerenciamento de projetos para melhorar o desempenho do projeto?

Ao usá-lo como uma estrutura para reconhecer e gerenciar as restrições de escopo, tempo e custo do projeto, os gerentes de projeto podem usar o triângulo de gerenciamento de projetos para melhorar o desempenho do projeto. Os gerentes de projeto podem garantir que o projeto seja entregue no prazo, dentro do orçamento e no nível de qualidade pretendido, revisando e revisando rotineiramente o plano do projeto e fazendo compensações entre as restrições conforme necessário. O triângulo de gerenciamento de projetos também pode ser usado pelos gerentes de projetos para se comunicar melhor com as partes interessadas, identificar e gerenciar riscos potenciais e melhorar o desempenho do projeto.

Conclusão

A qualidade do seu projeto depende de quão bem as três restrições do triângulo de gerenciamento de projetos são gerenciadas. A má gestão desses três elementos provavelmente tirará seu projeto do curso e o derrubará. Para ajudá-lo a gerenciar com sucesso essas três restrições, você pode procurar ferramentas de gerenciamento de projetos conectados. Há muitos deles para escolher! 

Perguntas Frequentes

Como é chamado o triângulo de gerenciamento de projetos?

O triângulo de gerenciamento de projetos é chamado de triângulo de restrições triplas ou triângulo de ferro.

O triângulo de ferro está desatualizado?

Embora o triângulo de ferro não seja mais usado para medir o sucesso de um projeto, ele ainda não está desatualizado.

Quem inventou o triângulo de gerenciamento de projetos?

Martin Barnes inventou o triângulo de gerenciamento de projetos.

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