Muito rastreamento, avaliação de métricas e análise de tendências acontecem entre as tarefas e as linhas para garantir que um projeto seja feito com sucesso, no prazo e dentro do orçamento.
Então, como você pode entender todos esses dados como gerente de projeto?
Isso é feito por meio de relatórios de gerenciamento de projetos. Então, vamos ver as ferramentas e softwares disponíveis agora para relatórios de gerenciamento de projetos e alguns exemplos de relatórios de projetos.
O que é Relatório de Projeto?
In gerenciamento de projetos, os relatórios referem-se simplesmente a fornecer um resumo de alto nível dos principais dados gerados pelo projeto em um estilo direto e fácil de usar. Os relatórios de projetos são essenciais para o sucesso do gerenciamento de projetos, pois fornecem uma janela para o que está acontecendo e o que precisa ser feito para toda a equipe.
Aprenda a usar relatórios de projetos mais simples e inteligentes para impulsionar projetos melhores.
Por que o relatório de projetos é tão importante no gerenciamento de projetos?
Sem relatórios de gerenciamento de projeto suficientes, a equipe do projeto e as partes interessadas do projeto ficam no escuro, incapazes de identificar o que está acontecendo com o projeto. Como resultado, é muito simples que o projeto falhe, pois os insights relevantes não estão surgindo e, como resultado, os julgamentos apropriados não estão sendo feitos.
O relatório do projeto atende ao requisito de informações no processo de gestão transportando dados de onde são gerados para onde são analisados e aplicados.
Em geral, os relatórios de gerenciamento de projetos são essenciais, pois:
- Exibe o que está funcionando para o equipe de gerenciamento de projeto para que eles possam explicar por que está funcionando e se concentrar mais nisso.
- Descobre o que não está funcionando para que a equipe possa explorar e escolher o melhor curso de ação, ou seja, o que fazer a respeito.
- Forneça à equipe uma perspectiva de 360 graus de como o projeto está progredindo para que eles possam decidir quais etapas seguir.
Vejamos alguns dos tipos mais frequentes de relatórios de projeto e como fazê-los funcionar para você.
Tipos de Relatório de Gerenciamento de Projetos
O relatório do projeto é mais do que meramente informar sua equipe e partes interessadas sobre as atualizações mais recentes do projeto. Os relatórios de projeto também podem ser usados para reduzir riscos, monitorar orçamentos e cronogramas e criar planos de projeto mais precisos.
Aqui estão alguns relatórios de projetos nos quais você pode estar interessado:
- Relatório de disponibilidade da equipe
- Relatório sobre o Status
- Relatório de Saúde do Projeto
- Avaliação de risco
- Relatório de rastreamento de tempo
- Relatórios sobre condições de linha de base
#1. Exemplo de relatório de disponibilidade da equipe
Portanto, se você deseja criar um plano de projeto preciso, deve primeiro determinar quais recursos estão disponíveis para concluir a tarefa. Um relatório de disponibilidade da equipe informa quanto trabalho cada membro da equipe tem, permitindo que você tome decisões informadas sobre os recursos do projeto.
#2. Exemplo de relatório de status
Um relatório de status semanal é um método simples para manter sua equipe e as partes interessadas atualizadas e gerenciar as expectativas à medida que um projeto avança. Em seu relatório de status de gerenciamento de projetos, recomendamos avaliar os seguintes resultados rápidos:
- Trabalho que acabou
- Obra que será concluída em breve
- Conclusão geral do projeto e despesas
- Itens para ação
- Perigos ou preocupações do projeto
Então, aqui está um exemplo de um modelo de relatório de status gratuito para gerenciamento de projetos:
#3. Exemplo de relatório de integridade do projeto
Um relatório de integridade do projeto fornece uma visão geral de alto nível do estado atual do projeto. É ideal para exibir na tela em reuniões com sua equipe e partes interessadas para que todos possam ver de relance o que está no caminho certo, o que está ficando para trás e o que já está vencido.
#4. Exemplo de avaliação de risco
Uma avaliação de risco permite identificar e classificar os riscos do projeto com base em sua gravidade e chance de ocorrência. Dessa forma, você pode priorizar preocupações e evitar riscos antes que eles atrapalhem o sucesso do seu projeto.
#5. Exemplo de relatório de rastreamento de tempo
Um relatório de rastreamento de tempo mostra quanto tempo sua equipe está realmente gastando em tarefas do projeto, permitindo que você avalie como isso se compara à estimativa do projeto. Assim, isso permite antecipar possíveis estouros de orçamento e fornece dados vitais para futuras estimativas de projetos.
#6. Exemplo de relatório de linha de base
A baseline O relatório compara o cronograma original com o cronograma real do projeto para que você possa aprender com o passado ao planejar projetos futuros. Também é útil para demonstrar como as modificações ou atrasos afetam todo o cronograma do projeto.
Portanto, este é um exemplo de relatório de linha de base, com a linha do tempo planejada em cinza e a linha do tempo real em azul.
Como escrever um bom relatório de gerenciamento de projetos
Portanto, o objetivo do relatório de gerenciamento de projetos é fornecer todas as informações geradas por seus projetos em um formato simples que as partes interessadas possam entender e aplicar. Aqui estão algumas práticas recomendadas para criar relatórios de gerenciamento que permitirão que as partes interessadas do projeto tomem decisões informadas.
#1. Mantenha os dados em primeiro plano.
O objetivo dos relatórios de gerenciamento de projetos é fornecer dados processados àqueles que precisam deles para que possam ser informados e tomar as decisões apropriadas. Portanto, é fundamental que os relatórios apresentem dados sólidos que as partes interessadas possam usar para ter uma noção do quadro geral.
#2. Faça uma visualização de dados.
Use uma infinidade de imagens, tabelas e gráficos sempre que possível para demonstrar completamente a importância de quaisquer dados que você oferece usando ferramentas de relatórios de gerenciamento de projetos visuais.
#3. Permita uma comunicação construtiva deixando o palco aberto.
Os relatórios não devem ser pontos finais que cuspir dados e seguir em frente; em vez disso, os relatórios devem tentar explicar os dados e suas implicações ao mesmo tempo em que convidam a perguntas adicionais. Pode ser difícil, mas fazer isso garante que todas as partes interessadas estejam na mesma página e tenham uma compreensão completa do que você está tentando transmitir.
#4. Crie relatórios relevantes para seu público-alvo.
A gerência sênior não terá tempo para vasculhar detalhes menores, e os membros da equipe terão dificuldade para entender um relatório que contém apenas alguns dados, gráficos e notas. Os relatórios devem ser adaptados às demandas do seu público-alvo para que eles recebam todas as informações de que precisam sem ficarem atolados ou deixados no escuro devido a dados inadequados.
Ferramentas e software para relatórios de gerenciamento de projetos
Você está procurando o melhor software ou ferramentas de relatórios de gerenciamento de projetos para sua organização? Você veio ao lugar certo! Simplificamos o trabalho compilando uma lista de 10 softwares e ferramentas de relatórios de gerenciamento de projetos.
Examine os principais recursos, custo e o que as torna únicas das ferramentas – e escolha uma solução que funcione para sua empresa.
#1. Pontuação
O Scoro é uma solução abrangente que integra todos os elementos de software de gerenciamento de projetos que você pode precisar: projetos e tarefas, gerenciamento de contatos, cotações, colaboração em equipe, cobrança e relatórios.
A seguir estão as características:
- Projetos com subtarefas e restrições de tempo
- Painel para indicadores-chave de desempenho (KPIs) em tempo real
- Calendário da equipe e agendamento de reuniões
- Gerenciamento de contatos
- Acompanhamento e faturamento do tempo de trabalho
- Relatórios detalhados financeiros e de progresso do projeto
- Modelos predefinidos para cotação e faturamento
O preço começa em $ 26 por usuário por mês.
#2. ProofHub
O ProofHub substitui o e-mail tradicional e muitas outras ferramentas, combinando vários recursos de gerenciamento de projetos, como relatórios sob o mesmo teto.
A seguir estão as características:
- As funções de usuário foram atribuídas.
- Reuniões de equipe e bate-papos online
- Delegar tarefas e atribuir responsabilidades
- Relatar e acompanhar o progresso de um projeto
- Armazenamento de arquivos seguro
O preço começa em $ 45 por mês.
# 3. Campo de base
O Basecamp é a ferramenta obrigatória para milhares de equipes de gerenciamento de projetos, que apreciam sua interface moderna de mídia social e recursos fáceis de colaboração em equipe.
A seguir estão as características:
- Projetos para gerenciar o trabalho de vários usuários
- Painéis de discussão para novos projetos ou ideias
- Colaboração com a equipe dentro do aplicativo
- Relatório de desempenho do projeto
- Os clientes verão um painel separado.
- Notificações por e-mail e área de trabalho
Preço: Planos gratuitos estão disponíveis, com planos pagos a partir de $ 99 por mês.
#4. asana
A Asana combina elementos de gerenciamento de projetos, armazenamento de arquivos e colaboração e ajuda a gerenciar projetos em uma equipe sem e-mail.
A seguir estão as características:
- Tarefas e atribuição de equipe
- Cronogramas e roteiros para projetos
- Crescimento da equipe e marcos
- Relatórios de bugs e sprints devem ser arquivados e rastreados.
- Painéis de projeto para uma visão geral rápida
Preço: Gratuito para até 15 membros, as opções premium começam em $ 13 por usuário por mês.
#5. Citrix Podio
O Podio é um web center altamente adaptável e ajustável para comunicação de trabalho e equipe.
Seguem os destaques:
- Tarefas podem ser atribuídas, arquivos podem ser anexados e detalhes específicos podem ser discutidos dentro da solução.
- Distribua arquivos criptografados e grandes.
- Automatize os funis de vendas e o acompanhamento do orçamento do projeto.
- Um painel visual fornece uma visão geral da empresa.
O preço começa em 19.20 $ por usuário por mês para uma gama completa de recursos.
#6. Zona de trabalho
Workzone foi criado por executivos de publicidade experientes que pretendiam ajudar agências e equipes criativas a ganhar visibilidade em todo o seu portfólio.
A seguir estão as características:
- Listas de tarefas exclusivas para cada pessoa
- Faça uma lista de subtarefas e dependências de tarefas.
- Configure o acesso a projetos, tarefas e arquivos para usuários específicos (incluindo clientes).
- Os gráficos de Gantt permitem que você veja rapidamente os status.
- Atribua pessoas a várias tarefas.
O preço começa em $ 24 por usuário a cada mês.
#7. JIRA
O JIRA é um software de rastreamento de problemas e bugs multiplataforma com recursos abrangentes de gerenciamento de projetos, como relatórios.
A seguir estão as características:
- Planeje sprints criando histórias de usuários e problemas.
- Distribua tarefas entre os membros da sua equipe de software.
- Priorize e discuta o trabalho de sua equipe.
- Organize a comunicação da sua equipe.
- Visualize relatórios em tempo real sobre o trabalho de sua equipe.
O preço começa em $ 10 por mês para até dez usuários, $ 75 por mês para quinze usuários e $ 300 por mês para cinquenta usuários.
#8. Noção
Noção fornecerá uma perspectiva totalmente nova sobre gerenciamento de projetos. Ele ajuda no planejamento e discussão do projeto, compartilhando informações com a equipe e acompanhando todas as ideias.
A seguir estão as características:
- Mantenha uma lista de verificação semanal para si mesmo e tome notas.
- Crie um quadro de tarefas usando um editor de arrastar e soltar.
- Empilhe as páginas umas sobre as outras para criar uma base de conhecimento infinita.
Preço: $ 8 por usuário por mês
# 9. Trello
O Trello é conhecido por visualizar as atividades do projeto em um painel tipo papelão, ideal para gerenciar tarefas diárias curtas e rápidas.
A seguir estão as características:
- Gerenciamento de trabalho simples em um pedaço de papelão
- Criando um número infinito de listas de tarefas
- Compartilhamento de imagens e arquivos
- As listas podem ser organizadas por data ou prioridade.
- Colaboração e comentários
Preços: O uso pessoal é gratuito, enquanto as empresas devem pagar US$ 9.99 por usuário a cada mês.
#10. ActiveCollab
ActiveCollab é um software de gerenciamento de projetos que ajuda sua equipe a se manter organizada enquanto o e-mail se torna obsoleto.
A seguir estão as características:
- Faturamento e controle de tempo
- Linha do tempo de planejamento na forma de um gráfico de Gantt
- Cartões para Kanban
- Um calendário de equipe compartilhado para facilitar a colaboração
O preço começa em $ 6.25 por mês para membros.
Quais são as várias formas de relatório do projeto?
Relatórios de status de projeto diários, semanais, mensais e trimestrais são alguns dos formatos disponíveis. Eles simplificam o procedimento para adquirir e comunicar informações importantes relacionadas ao projeto.
O Excel é uma ferramenta para relatórios?
O Excel é uma ferramenta fantástica para gerenciar e analisar dados, mas é ineficaz para geração de relatórios. Você pode aproveitar os dados do Excel e de qualquer outra ferramenta que sua equipe usa para criar relatórios bem-sucedidos conectando o Excel a um software de geração de relatórios como o Databox.
O que serve como objetivo principal do relatório?
Os resultados da pesquisa são apresentados e discutidos em relatórios. A justificativa para a pesquisa, uma descrição da metodologia de pesquisa, as descobertas, resultados, uma discussão lógica e conclusões/recomendações são dadas ao leitor.
O que envolve uma estrutura de relatórios de projeto?
Para estabelecer a hierarquia e o poder dos envolvidos em determinado projeto, utiliza-se uma estrutura organizacional de gerenciamento de projetos. Em um gráfico que os membros da equipe podem consultar enquanto trabalham em um projeto, a estrutura especifica as funções e as linhas de subordinação de cada membro da equipe.
Qual é o formato de um relatório?
A redação de relatórios é uma forma formal de escrever em profundidade sobre um assunto. O estilo e o tom de redação de um relatório são sempre formais. O público-alvo é o segmento no qual você deve se concentrar.
O Python é usado para relatórios?
Além da análise de dados, o Python é útil para automatizar processos repetitivos, como relatórios.
Perguntas frequentes sobre relatórios de gerenciamento de projetos
O que é relatórios em gerenciamento de projetos?
No gerenciamento de projetos, os relatórios referem-se simplesmente a fornecer um resumo de alto nível dos principais dados gerados pelo projeto em um estilo direto e fácil de usar.
Por que usamos software de relatórios?
O software de relatórios se conecta a fontes de dados, reúne informações e fornece insights na forma de gráficos e tabelas com base nos dados de entrada, permitindo que o usuário descubra informações importantes. O processo de tomada de decisão é auxiliado pelas ferramentas de relatórios. Insights detalhados lhe darão maior controle sobre os dados.
O que inclui um relatório de projeto?
O relatório de gerenciamento do projeto consiste em informações sobre aspectos econômicos, técnicos, financeiros, gerenciais e de produção.
