Governança é um dos tópicos mais áridos no gerenciamento de projetos, mas também é um dos mais críticos. É como a gerência sênior sabe que suas equipes estão fazendo um bom trabalho e garante que o projeto está progredindo conforme o planejado. Ele também fornece as verificações e contrapesos necessários para a administração para garantir que o dinheiro seja gasto de forma adequada e de acordo com o caso de negócios. Finalmente, é obrigação do patrocinador do projeto garantir governança suficiente, mas o gerenciamento do projeto também pode desempenhar um papel nisso. Seja qual for a sua função, é benéfico entender a governança do projeto e como ela ajuda as equipes a atingirem seus objetivos. Este post discutirá como gerenciar a estrutura, o modelo e a estrutura de governança do projeto.
O que é Governança de Projetos?
A governança de projetos garante que os projetos sejam executados sem problemas e no prazo, com a satisfação do cliente. Para alcançar isso de forma consistente, é necessária uma estrutura geral de governança que supervisione o projeto. Isso é gerenciamento de projetos. Mas o que exatamente isso implica?
O que a governança de projetos inclui?
A palavra “governança do projeto” refere-se ao conjunto de ações e princípios que estabelecem como gerenciar, planejar e executar um projeto. Você pode pensar na governança do projeto como uma estrutura para ajudá-lo a orientar o projeto na direção correta. Ao usar a governança do projeto como uma estrutura, você cria consistência, o que aumenta a estabilidade do projeto.
No entanto, a governança vai além da tomada de decisão de um projeto específico. Especifica as atividades de uma organização e quem é responsável pelo quê. Essa é uma fatia considerável do bolo e inclui políticas, regulamentos, funções, processos, procedimentos e deveres.
É óbvio que a governança de projetos é uma tarefa grande que requer software de gerenciamento de projetos para gerenciar todas as suas obrigações. O Project Manager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos com roteiros para ajudá-lo a rastrear um portfólio de projetos. Armazenamento, colaboração e compartilhamento de arquivos ilimitados também são inclusivos. Ao monitorar cronogramas, finanças e recursos em tempo real, você pode tomar decisões mais bem informadas. Comece gratuitamente agora mesmo.
Pilares da Governança do Projeto
A governança do projeto engloba três conceitos:
#1. Estrutura
A estrutura e o ambiente da organização devem apoiar o projeto. Isso significa que a alta administração está disposta a dedicar tempo e esforço para desenvolver uma visão a ser seguida pelos gerentes de projeto. A parte “estrutura” da governança refere-se a toda a organização, não apenas à equipe atual.
#2. Pessoas
Investir em gerentes de projeto eficazes é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. No entanto, a alta administração deve primeiro compreender suas ações existentes. A governança pode então delinear as metas pelas quais cada PM deve se esforçar. Esses objetivos devem ser específicos, atingíveis e de longo prazo.
#3. Em formação
Embora seja fundamental entender as pessoas, o processo é muito mais crítico. Independentemente de quantos objetivos sejam declarados ou qual seja a visão, sem um compartilhamento de informações claro e consistente, qualquer projeto será prejudicado.
Papéis na Governança do Projeto
As funções ativas dentro da estrutura de governança são determinadas pela abordagem de gerenciamento de projetos utilizada. Normalmente, você encontrará todas ou mais das seguintes funções:
#1. Dono do projeto
Essa pessoa está no centro das atenções porque representa a empresa. Como resultado, eles geralmente não são o gerente de projeto porque responsabilizam o gerente de projeto.
#2. Os principais interessados
A Diretoria do Projeto é composta por partes interessadas essenciais. Eles são financiadores de projetos, clientes de produtos finais ou fornecedores. Para tornar o processo eficiente, mantenha o número de partes interessadas essenciais em um máximo de seis.
#3. Comité Consultivo
Quando há vários stakeholders, ter um comitê consultivo mais amplo os mantém envolvidos no projeto sem tornar a tomada de decisão difícil ou ineficiente. Este é mais um quadro de discussão do que um quadro de projeto.
Separe o quadro do projeto dos “negócios como de costume”. Isso mantém o projeto responsivo, permitindo que ele continue sem a necessidade de aprovação superior em cada decisão do projeto. O Proprietário do Projeto pode tomar decisões do dia-a-dia sem a permissão de todos os outros.
Leia também: Planejamento de Projetos: Um Guia para Técnicas de Planejamento de Projetos
Estrutura de Governança do Projeto
Podemos até afirmar que ter uma estrutura de governança é importante para o sucesso de um projeto, pois fornece regras claras sobre como se comportar em diferentes situações e remove muito caos da equação.
Quais fatores influenciam a estrutura de governança do projeto?
A estrutura de governança de qualquer projeto deve ser construída com base em alguns conceitos-chave que são totalmente aplicáveis em todo o processo, independentemente da fase do projeto:
- Lógica – o quadro definido deve ser razoável e compreensível para todas as partes interessadas.
- Adequação – não existe uma estrutura de governança única para todos; isso deve sempre ser adaptado ao negócio ou projeto em questão.
- Transparência—todas as informações sobre a estrutura de governança devem ser comunicadas de forma aberta, inteligível e acessível a todos os membros da equipe.
- Replicabilidade – as técnicas e procedimentos utilizados devem ser suficientemente abrangentes para serem usados novamente em qualquer situação.
- Eficiência – a estrutura de governança deve permitir que qualquer projeto seja executado da maneira mais suave e produtiva possível.
Se um projeto não possui uma estrutura de governança, é simples ficar preso e perder de vista seus objetivos.
Modelo de Governança do Projeto
O modelo de governança do projeto deve funcionar em conjunto com a organização. Um modelo de governança de projeto é o resultado da interação coordenada de três componentes:
#1. Estruturas de tomada de decisão
As organizações costumam usar gráficos para definir estruturas de tomada de decisão. O fluxo hierárquico de controle é claramente visível em muitas estruturas de governança de três camadas. Papéis pré-definidos e matrizes de responsabilidade ajudam os gráficos de governança fornecendo mais clareza e permitindo decisões precisas sobre quem pode tomar quais decisões na organização.
#2. Procedimentos operacionais
Os procedimentos definem as expectativas de um projeto para alcançar resultados coletivos. Embora os processos devam ser adaptados a cada projeto, vários são importantes para o sucesso do projeto.
#3. Facilitadores de colaboração
O facilitador de colaboração fornece uma maneira para as partes interessadas do projeto comunicarem suas visões e informações. As organizações podem se beneficiar de uma solução que permite que os membros da equipe registrem dados de decisão à medida que o projeto avança, em vez de depender da memória coletiva.
Como implementar um modelo de governança de projeto
Para construir e usar o modelo de governança do projeto, siga estas etapas:
#1. Determine as partes interessadas
Executivos de alto nível, funcionários e terceiros envolvidos no projeto podem ser considerados partes interessadas. Depois de identificá-los, enfatize a importância da governança para facilitar a transição.
#2. Determine a importância dos objetivos da sua empresa.
O comitê de direção classifica os objetivos e iniciativas de negócios. Os membros do comitê podem criar metas em áreas em que têm experiência. Eles então trabalham juntos para determinar quais priorizar.
#3. Estabeleça os procedimentos adequados
Crie protocolos para agilizar a comunicação e determinar como obter aprovação. Crie normas e padrões que permitam que todas as partes colaborem em direção a um objetivo comum.
#4. Nomear membros do comitê
Selecione funcionários de várias divisões e atribua a eles uma função específica para executar o projeto. Você pode formar seu comitê selecionando indivíduos que demonstraram sua capacidade de fornecer, revisar e regular a direção estratégica de um projeto, bem como fornecer aconselhamento político às partes interessadas e à equipe do projeto. Esses membros farão recomendações de projetos e discutirão técnicas amplas de planejamento e implementação de projetos. Os membros do comitê de direção são frequentemente gerentes seniores e projeto de alto nível representantes do cliente.
#5. Comunicar efetivamente
Eduque todos os participantes do projeto sobre os comitês e processos do projeto. Fornecer educação aos membros do projeto demonstra que a administração está investida no projeto e ajuda no engajamento de todos os membros da equipe.
O que é Governança de Projetos no Gerenciamento de Projetos
Na gestão, a governança do projeto é a arquitetura que lida com a responsabilidade e prestação de contas que envolve seu projeto. Ele serve como a estrutura para fazer escolhas relacionadas ao projeto. Governança em gerenciamento de projetos fornece uma solução para a pergunta: a quem me reportarei? E quem é obrigado a se reportar a mim? Ele fornece uma estrutura para gerenciamento de projetos. O patrocinador, que atua como um elo entre o conselho, o gerente do projeto e as partes interessadas, desempenha um papel importante na governança do projeto.
Estrutura de Governança do Projeto
Não existe uma estrutura de governança de tamanho único que todas as empresas possam utilizar. Existem, no entanto, componentes importantes da excelente governança que todas as empresas devem considerar ao desenvolver sua estrutura de governança.
Elementos de uma Estrutura de Governança do Projeto
O que constitui uma boa governança? Existem indicadores óbvios que indicam as características de uma estrutura de governança de projetos?
Dê uma olhada e você poderá identificar certos atos e características que indicam a governança adequada de um projeto.
- Um sólido ciclo de vida de gerenciamento de projetos está presente em qualquer projeto que enfatize a excelente governança. Leva em consideração todos os critérios de aprovação explicitamente estabelecidos.
- Os pontos discutem se o projeto é viável ou não. Seja qual for o caso, uma decisão sobre a continuação do projeto é tomada neste momento.
O que envolve a governança de projetos e por que ela é crucial?
Ao fornecer canais de escalonamento eficientes para preocupações e solicitações de modificação e delinear os limites delegados de autoridade, a governança equipa o pessoal do projeto para desempenhar suas funções. Os deveres e responsabilidades da equipe e demais partes interessadas também devem ser claramente definidos para a prática da boa governança.
O que é uma estrutura para governança de projetos?
A estrutura de governança é a estrutura para o gerenciamento de projetos, principalmente em termos de regras, práticas, papéis e alocação de responsabilidades em todo o processo de tomada de decisão. Mantém o projeto sob controle, permitindo que ele ocorra perfeitamente e de acordo com o cronograma.
Quem está encarregado da governança do projeto?
O patrocinador do projeto desempenha um papel crucial na governança do projeto. O conselho, o gerente do projeto e as partes interessadas do projeto são os três principais pontos de responsabilidade do patrocinador do projeto.
Conclusão
Todos esses são aspectos do gerenciamento de projetos que devem ser entendidos desde o início. Não se concentre apenas nas definições. Se você quer tirar mais proveito disso, olhe além. Quando você faz disso um hábito, a imagem maior se torna mais visível. O que eventualmente acontece é que você toma decisões mais informadas enquanto minimiza os erros.
Perguntas frequentes sobre governança de projetos
O que é exemplo de governança de projeto?
Exemplo:
Como ele ou ela desenvolve a estratégia geral e o plano de jogo, o treinador principal atua como gerente de projeto. O gerente geral da equipe é um executivo de projeto, alguém que demonstra grande capacidade de liderança, tomada de decisão e comunicação para garantir que o projeto funcione bem.
Como você desenvolve a governança do projeto?
Comece estabelecendo os fundamentos:
- Faça uma lista de “funções e deveres”.
- Verifique se você tem um patrocinador do projeto.
- Faça um quadro de projeto ou grupo de direção e agende reuniões regulares nas quais você fará e compartilhará atas.
- Crie um procedimento de gerenciamento de risco.
- Crie um procedimento de gerenciamento de mudanças.
Qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e governança de projetos?
Enquanto a governança envolve a supervisão de um projeto como um todo durante todo o ciclo de vida do projeto, o gerenciamento envolve o gerenciamento diário dos componentes específicos de um projeto. Uma abordagem colaborativa para governança e gerenciamento de projetos é fundamental para o sucesso do projeto.
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