As organizações querem que seus projetos sejam bem-sucedidos e atendam tanto às expectativas dos clientes quanto às metas internas. Mas qual é a situação real? De acordo com uma análise do PMI, 14% dos projetos de TI examinados foram classificados como insucessos. Apenas 57% dos projetos foram concluídos dentro de seus orçamentos iniciais, com o restante superando a meta que eles mesmos estabeleceram.
Esta é, sem dúvida, uma má notícia para as empresas, pois os custos excedentes não apenas reduzem suas margens, mas também limitam sua capacidade de executar projetos futuros. Compreender o gerenciamento de custos do projeto e como ser eficaz nele pode ajudar as empresas a permanecerem no caminho certo.
Neste post, definiremos o gerenciamento de custos do projeto, discutiremos seus méritos e passaremos pelas etapas necessárias para criar um plano de gerenciamento de custos. Além disso, também veremos um exemplo de gestão de custos de projetos e repassaremos a necessidade de software na gestão.
Gerenciamento de custos do projeto
A prática de estimar, planejar e controlar custos ao longo do ciclo de vida do projeto com o objetivo de manter os gastos dentro do orçamento acordado é conhecida como gerenciamento de custos do projeto.
Para que um projeto seja considerado bem sucedido, é necessário que:
- Atende aos requisitos e escopo.
- Sua qualidade de execução é excelente.
- Foi concluído a tempo e
- Foi construído no prazo e dentro do orçamento.
Como resultado, o gerenciamento de custos do projeto é um dos pilares mais importantes do gerenciamento de projetos e é aplicável independentemente da área, como manufatura, varejo, tecnologia ou construção. Ele ajuda no desenvolvimento de uma linha de base financeira contra a qual os gerentes de projeto podem avaliar o status atual dos custos de seus projetos e, se necessário, realinhar a direção.
Qual é a importância do gerenciamento de custos do projeto?
A importância da gestão de custos é óbvia. Para dar um exemplo de gerenciamento de custos do projeto da vida real, se você decidir construir uma casa, o primeiro passo é determinar seu orçamento. Quando você sabe quanto quer gastar no projeto, a etapa seguinte é dividir o orçamento geral em despesas para subtarefas e itens de linha menores.
O orçamento determinará pontos críticos de decisão, como: qual designer contratar – um de alto nível que construirá e entregará o projeto do início ao fim, ou alguém que possa ajudar com alguns elementos e trabalhar com um orçamento menor? Quantas histórias a casa deve ter? Que qualidade de material deve ser usada?
Sem um orçamento, não apenas é difícil responder a essas preocupações, mas também é impossível determinar se você está no caminho certo depois que o projeto é iniciado. A abrangência desse problema é ampliada em grandes organizações devido à operação simultânea de vários projetos, mudanças nas premissas iniciais e adição de gastos imprevistos. É aqui que a gestão de custos pode ser útil.
- Os gerentes de projeto podem economizar gerenciamento usando medidas eficazes de redução de custos.
- Estabeleça expectativas claras com as partes interessadas.
- O escopo de controle se arrasta como resultado da transparência do cliente.
- Acompanhe o progresso e tome medidas corretivas o mais rápido possível.
- Mantenha as margens planejadas, aumente o ROI e evite perdas no projeto.
- Crie dados para usar como padrão em projetos futuros e para rastrear tendências de custos de longo prazo.
Qual é o custo de um projeto?
A quantia total de dinheiro necessária para executar um projeto ou trabalho é chamada de Custo do projeto, que inclui custos diretos e indiretos.
Plano de gerenciamento de custos do projeto
Um plano de gerenciamento de custos do projeto é uma estratégia para planejar e executar o orçamento de um projeto. Claro, isso é feito para garantir que seu projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento. No entanto, se você não tiver um plano abrangente de gerenciamento de custos do projeto, ambas as coisas falharão, custando muito dinheiro para você e sua organização.
Como fazer um plano de gerenciamento de custos do projeto?
O gerenciamento de custos às vezes é conhecido por nomes de subtarefas mais precisos, como gerenciamento de gastos, transparência de custos e contabilidade de custos. Geralmente consiste em quatro processos: planejamento de recursos, estimativa de custos, orçamento e controle de custos.
#1. Planejamento de recursos do projeto
O processo de identificar os recursos necessários para executar e concluir um projeto é conhecido como planejamento de recursos. Pessoas (como funcionários e contratados) e equipamentos são exemplos de recursos (como infraestrutura, grandes veículos de construção e outros equipamentos especializados em oferta limitada).
Antes do início de qualquer trabalho real, o planejamento de recursos é concluído no início de um projeto.
Para começar, os gerentes de projeto devem primeiro preparar a estrutura de divisão de trabalho (WBS). Eles devem examinar cada subtarefa na WBS e perguntar quantas pessoas, que tipo de habilidades e que tipo de equipamento ou material são necessários para concluir essa tarefa.
Aqui estão algumas dicas para manter em mente ao longo do processo:
- Antes de determinar as subtarefas e os recursos relacionados, considere os dados históricos — cronogramas e esforços anteriores.
- Considere o feedback de PMEs e membros da equipe – uma abordagem colaborativa funciona de forma eficaz, especialmente em projetos que não possuem dados históricos.
- Examine o efeito do tempo nos requisitos de recursos. Por exemplo, um recurso pode não estar disponível por vários meses, fazendo com que o cronograma do projeto diminua. Isso pode afetar as estimativas de custo.
Apesar do fato de que esta etapa ocorre durante a fase de planejamento, os gerentes de projeto devem levar em conta as realidades do terreno. Por exemplo, você pode descobrir um requisito para um recurso com conhecimento específico; mas, se tal recurso não estiver acessível dentro da organização, você deve considerar a contratação de um empreiteiro ou treinamento de sua equipe para torná-los atualizados. Todos esses elementos do mundo real têm impacto no gerenciamento de custos.
#2. Estimativa de custo
O processo de calcular as despesas associadas a todos os recursos necessários para concluir o projeto é conhecido como estimativa de custos. Exigimos as seguintes informações para fazer cálculos de custo:
- Recursos necessários (resultado da etapa anterior)
- O custo de cada recurso (por exemplo, custo de pessoal por hora, custos de contratação de fornecedores, custos de aquisição de servidores, taxas de material por unidade, etc.)
- O prazo para o qual cada recurso é necessário
- Lista de suposições
- Riscos que podem existir
- Despesas de projetos anteriores e, se aplicável, benchmarks do setor
- Insights sobre a saúde financeira e as estruturas de relatórios da empresa
A estimativa é provavelmente a etapa mais difícil no gerenciamento de custos porque a precisão é fundamental. Os gerentes de projeto também devem considerar despesas fixas e variáveis, despesas gerais, inflação e o valor do dinheiro no tempo.
Quanto maior a diferença entre as despesas estimadas e reais, menor a probabilidade de um projeto ter sucesso. Existem, no entanto, vários modelos de estimativa para escolher. Se você tiver muitos dados de custos anteriores de projetos semelhantes, a estimativa análoga é uma opção útil. Algumas empresas preferem metodologias matemáticas, como modelagem paramétrica ou a técnica de avaliação e revisão do programa (PERT).
Depois, há a questão de ir de cima para baixo ou de baixo para cima. Quando os dados de custos anteriores estão disponíveis, a precificação de cima para baixo funciona bem. Nesse caso, os gerentes de projeto normalmente têm experiência anterior com projetos semelhantes e podem, assim, tomar uma decisão informada. Bottom-up funciona bem para projetos nos quais as organizações não têm experiência, e faz sentido calcular uma estimativa de custo no nível da tarefa e depois aumentá-la até o topo.
Estimativa de Custos como Ferramenta de Apoio à Decisão
Em muitos casos, as equipes de gerenciamento de projetos desenvolvem várias soluções para um projeto, e a estimativa de custos as ajuda a decidir qual caminho seguir. Existem inúmeras metodologias de custeio disponíveis para auxiliar neste análise comparativa, incluindo custeio baseado em atividades, custeio do trabalho e custeio do ciclo de vida.
Por exemplo, o custo do ciclo de vida leva em consideração todo o ciclo de vida de ponta a ponta de um projeto. Os custos de manutenção, por exemplo, são frequentemente negligenciados em projetos de TI, mas o custo do ciclo de vida considera o longo prazo e leva em conta uso de recursos até o final do ciclo. Da mesma forma, o objetivo dos projetos de fabricação é reduzir os custos futuros de serviço e substituição.
O processo de estimativa às vezes pode ser usado por equipes para avaliar e reduzir custos. A engenharia de valor no gerenciamento de projetos, por exemplo, ajuda a obter o máximo de um projeto enquanto reduz o custo.
#3. Orçamento de custos
O orçamento de custos pode ser visto como uma extensão da estimativa ou como um processo distinto por si só. O orçamento é o processo de alocação de custos para uma parte específica de um projeto, como tarefas individuais ou módulos, durante um determinado período de tempo. Os orçamentos incluem reservas de contingência que são reservadas para lidar com despesas inesperadas.
Suponha que os custos totais para um projeto de três anos sejam de $ 2 milhões. No entanto, como a alocação do orçamento é baseada no tempo, o gerente de projeto decide se concentrar nos dois primeiros trimestres por enquanto. Eles identificam os itens de trabalho que devem ser concluídos e orçam, digamos, US$ 35,000 para esse período e esses itens de trabalho. Para chegar a esse número, o gerente de projeto emprega a estrutura analítica do projeto (WBS) e alguns dos métodos de estimativa discutidos na seção anterior.
O orçamento estabelece uma linha de base de custos em relação à qual o desempenho de custos do projeto pode ser medido e avaliado no futuro. Sem o orçamento, o custo total estimado seria um valor amorfo que seria difícil de quantificar a meio caminho. A avaliação do desempenho do projeto permite determinar quanto orçamento é necessário para as fases futuras do projeto.
Outra razão para apertar os orçamentos é que as organizações frequentemente dependem de fluxos de caixa futuros previstos para se financiar. O gerente de projeto tem um pool financeiro limitado durante as fases iniciais e deve definir metas de acordo. É como começar com a fundação e um andar de uma casa e depois terminar o resto do projeto à medida que você economiza mais dinheiro.
#4. Controle de custo
O controle de custos é o processo de medir as variações de custo desde a linha de base e tomar as medidas apropriadas para fechar essa lacuna, como aumentar o orçamento alocado ou reduzir o escopo do trabalho. É um processo contínuo que ocorre durante todo o ciclo de vida de um projeto. A ênfase aqui é tanto na medição quanto nos relatórios oportunos e claros.
O plano de gerenciamento de custos, juntamente com a linha de base de custos, é uma entrada crítica para o controle de custos. Esse plano inclui detalhes como como o desempenho do projeto será medido, qual é o limite de desvio, quais ações serão tomadas se o limite for violado e uma lista de pessoas e funções com autoridade executiva de tomada de decisão.
O gerenciamento de valor agregado (EVM) é um método popular de medir o desempenho de custos. Como exemplo de gerenciamento de custos do projeto, considere o seguinte:
Exemplo
Você mede o progresso da tarefa X no final da semana e descobre que ela está 25% concluída. Como você sabe se está no caminho certo para concluir a tarefa dentro do orçamento?
Primeiro, um gerente de projeto determina o valor estimado da tarefa (no estágio de planejamento). Suponha que a Tarefa X tenha um orçamento de $ 4000 e deva ser concluída pela metade até o final da semana.
Valor planejado (VP) da Tarefa X por semana = $ 4000 *,5 = $ 2000
Valor ganho (EV) da tarefa X dividido pelo número de semanas = $ 4000 *,25 = $ 1000
Agora você deve calcular o custo real (AC) do trabalho, que inclui variáveis adicionais, como custos de equipamentos e materiais (por exemplo, $ 800).
EV – VP = $ 1000 – $ 2000 = - $ 1000.
EV – AC = $ 1000 – $ 800 = $ 200 de variação de custo
A variação negativa do cronograma indica que a tarefa está atrasada, mas a variação positiva do custo indica que está sendo executada abaixo do orçamento.
Ao lidar com centenas de tarefas em grandes projetos, o controle de custos pode fornecer a transparência que os tomadores de decisão precisam para responder rapidamente à situação.
Software para gerenciamento de custos do projeto
O gerenciamento de custos, como outros aspectos do gerenciamento de projetos, torna-se complicado quando há inúmeras variáveis em jogo. O procedimento em si é complexo, exigindo atenção meticulosa aos detalhes, bem como uma abordagem rigorosa. Esse processo pode ser muito auxiliado pelo uso de software de gerenciamento de custos do projeto.
Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de usar um software de gerenciamento de custos de projetos:
- A automação da análise quantitativa demorada durante a estimativa e medição ajuda na redução do erro humano.
- A integração de dados entre planejamento, estimativa, orçamento e controle permite monitoramento contínuo e respostas rápidas e proativas, em vez de intervenções pontuais.
- A tomada de decisão é auxiliada pelo software de gerenciamento de custos do projeto, que usa previsão de cenário e análise de hipóteses para avaliar soluções alternativas.
- Painéis e outras interfaces de usuário avançadas fornecem relatórios simples e diretos.
- O software de gerenciamento de custos do projeto reduz a complexidade do gerenciamento de várias moedas em projetos espalhados por várias localizações geográficas.
- Muitas soluções de custeio de projetos suportam integrações de terceiros, permitindo que os dados sejam coletados e analisados.
- Com a disponibilidade de dados de desempenho de vários projetos, benchmarking e padronização são viáveis.
Controle de Custos e Desempenho de Projetos de Grande Escala
De acordo com o relatório Pulse of the Profession do PMI 2018, 41% dos entrevistados disseram que seus projetos são complexos. Não é surpresa, então, que 40% dos entrevistados classifiquem “investir em tecnologia para melhor permitir o sucesso do projeto” como sua principal prioridade.
A gestão de custos está intrinsecamente ligada à capacidade de uma organização de concluir projetos atuais e futuros com sucesso. Investir em software de gerenciamento de custos confiável pode gerar economias significativas. Uma boa solução de gerenciamento de custos não a tratará como uma função separada, mas a aproveitará como um componente essencial do desempenho do projeto e do portfólio e correlacionará os dados entre os projetos.
Quais são as vantagens do gerenciamento de custos em um projeto?
Os benefícios comerciais do gerenciamento de custos eficiente não devem ser negligenciados pelos gerentes de projeto. Alguns desses benefícios são os seguintes;
#1. Ele promove planos futuros
O gerenciamento de custos do projeto ajuda na preparação de orçamentos futuros, maximizando o relatório do recurso anterior para aumentar a precisão.
#2. Ajuda a evitar riscos
Geralmente inclui uma provisão de risco para garantir que o sucesso do projeto não seja prejudicado por custos imprevistos.
#3. Proteja-se contra o estouro de custos
Ele permite que os gerentes de projeto distribuam os custos, o que limita os gastos excessivos. Ao alocar custos ao projeto, os gerentes podem evitar gastos excessivos no longo prazo.
Quais são as inclusões comuns no plano de gerenciamento de custos?
Um Plano de Gerenciamento de Custos é um documento que descreve os critérios e as tarefas que devem ser concluídas como parte do gerenciamento de projetos. Um Plano de Gerenciamento de Custos inclui estimativas de custos de entrada, a quantia de dinheiro que será gasta, projeções de saída de custo ou a quantia de dinheiro recebida.
Qual é a primeira etapa no gerenciamento de custos do projeto?
A primeira fase do gerenciamento de custos envolve a definição dos recursos necessários para concluir todas as tarefas do projeto.
Quais são os quatro tipos de custo?
Os quatro principais tipos de custos são:
- direto
- indireto
- Custo fixo e custo variável.
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