Escolher a plataforma certa para sua organização pode ser difícil, não apenas devido ao grande número de soluções no mercado, mas também devido a considerações importantes, como opções de implantação, personalização, custo, escalabilidade e valor comercial. Existem vários tipos de software de aquisição disponíveis para ajudar as empresas a lidar com o processo de aquisição com maior eficiência e produtividade. No entanto, para encontrar o melhor sistema de aquisição para seus fundos, você deve primeiro entender suas opções e os benefícios que elas oferecem. Portanto, neste artigo, discutiremos os três tipos de aquisição e as 10 principais empresas de software de aquisição que estão impulsionando a digitalização e a inovação global.
O que é um sistema de gestão de compras?
Um sistema de gerenciamento de compras é o gerenciamento eficaz dos gastos de uma empresa, que inclui a compra de bens e serviços. Isso envolve a seleção de produtos, serviços e fornecedores de alta qualidade dentro de um orçamento e prazo definidos. O objetivo principal de um sistema de gerenciamento de compras é ajudar uma empresa a obter e adquirir os melhores bens e serviços possíveis para atender aos objetivos de negócios.
Se a equipe de compras fizer seu trabalho corretamente, a empresa poderá economizar dinheiro e tempo negociando melhores condições e preços com seus fornecedores. Este departamento é responsável por coisas como ordens de compra, contratos de longo prazo e se livrar de propriedades que não são mais necessárias. Além disso, a divisão de aquisições acompanha de perto os detalhes de um projeto e a forma como o dinheiro público é gasto.
Quais são os três tipos de software de aquisição?
Existem três tipos principais de software de compras, que incluem pedidos diretos, compras indiretas e compras de serviços.
- Compra direta: A aquisição direta envolve a compra de matérias-primas, maquinário e mercadorias no atacado que contribuem diretamente para o produto final da empresa. Além disso, os oficiais de compras e fornecedores contratados são os principais interessados nos processos de compras diretas.
- Compra indireta: A aquisição indireta implica a compra de itens como material de escritório. Esses itens não têm impacto direto no produto final ou no resultado final da empresa, mas ajudam nas operações do dia-a-dia. Uma pequena empresa pode atribuir processos de aquisição indiretos a gerentes de escritório, enquanto grandes corporações podem contratar uma empresa de gerenciamento de instalações para gerenciar essas compras.
- Contratação de serviços: Contratar funcionários temporários, alugar software e trazer fornecedores de curto prazo para trabalhar em um evento ou seminário são exemplos de aquisição de serviços.
As melhores empresas de software de compras
Abaixo estão as 10 empresas globais mais proeminentes no espaço de software de compras e o que torna suas soluções únicas.
#1. Icertis
A Icertis é uma empresa privada de software para gestão inteligente de contratos que foi fundada em 2009. Ela oferece seus serviços em compras para que todo o processo do cliente da fonte ao contrato seja agilizado. Isso permitirá negócios mais rápidos e menor risco.
A plataforma Icertis Contract Intelligence (ICI) tem ajudado as equipes de compras em todo o mundo a aumentar a produtividade e melhorar a governança contratual, ao mesmo tempo em que aumenta a responsabilidade do fornecedor e os resultados finais.
#2. Basware
A Basware foi fundada em 1985 e oferece P2P, automação de AP, faturamento eletrônico e eProcurement. O Procurement pode economizar dinheiro, aumentar a produtividade e ver para onde cada dólar está indo usando o Baware para automatizar o processo de compra para pagamento (P2P). A Basware também ajuda as empresas a prepararem suas operações para o futuro, eliminando a necessidade de processos manuais tradicionais.
#3. Capgemini
A Capgemini é uma empresa multinacional de serviços e consultoria de tecnologia da informação fundada em 1967. A empresa oferece soluções digitais para seus clientes de compras para otimizar a função e conduzir compras sustentáveis e sem atritos.
Os serviços da Capgemini auxiliam no desenvolvimento, implementação e operação de uma estratégia de compras digital bem-sucedida, bem como na condução de conformidade, produtividade, transparência e economia de custos.
#4. Software Epicor
A EPICOR Software tem sido pioneira no mercado de software empresarial desde sua fundação em 1972, concentrando-se principalmente nos setores de manufatura, cadeia de suprimentos e compras.
Fornece software de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM) para seus clientes de compras, a fim de agilizar todo o processo de compra e ser mais estratégico em seu fornecimento.
No entanto, alguns dos serviços que a EPICOR Software oferece são sourcing, aquisição, capacitação de fornecedores, gerenciamento de catálogo e economia de custos.
#5. GEP Inteligente
Desde sua criação em 1999, a GEP tornou-se líder do setor ao fornecer profissionais de compras e cadeia de suprimentos para empresas com uma ampla variedade de opções de consultoria, software e serviços gerenciados.
Um dos serviços de compras da GEP é o GEP Smart, que é uma plataforma S2P líder mundial para compras diretas e indiretas. Ele é usado por empresas como a função de compras da Walgreens Boots Alliance. No entanto, eles ajudam os clientes a transformar digitalmente suas operações de aquisição de ponta a ponta, aproveitando as tecnologias de IA e nuvem.
Os serviços da GEP incluem análise de gastos, rastreamento de economia, sourcing, gerenciamento de contratos, gerenciamento de fornecedores e aquisição para pagamento (P2P).
#6. IBM
A IBM está na vanguarda da inovação tecnológica há mais de um século. Em termos de compras, a empresa também auxilia quem está na função. Eles fazem isso fornecendo acesso a dados poderosos, insights e tecnologias emergentes para melhorar os processos e gerar mais valor.
Além disso, a IBM oferece os seguintes serviços: source-to-pay (S2P), aquisição digital, fatura a pagar e análise.
#7. JAGGAER
A JAGGAER é uma empresa de tecnologia de automação de negócios baseada em nuvem que foi fundada em 1995. Ela fornece a seus clientes de compras JAGGAER ONE, uma plataforma de compras completa para gerenciamento de gastos inteligente e flexível.
As soluções que a JAGGAER oferece a seus clientes estão entre as melhores do setor, porque dão aos clientes total transparência em todas as suas atividades de gastos e utilizam análises e insights de ponta.
#8. Software Coupa
A Coupa Software, fundada em 2006, é uma fornecedora líder de soluções de gerenciamento de gastos empresariais. Se você usa o Coupa Software, terá acesso a uma plataforma robusta para gerenciar os gastos totais de sua organização.
No entanto, diferentes tipos de empresas de software de compras podem se beneficiar de sua facilidade de uso, mantendo-se flexíveis em seu gerenciamento de gastos com sua plataforma única. Contribui para economias e insights sem precedentes que geram resultados mensuráveis.
A Coupa Procurement Software oferece diferentes tipos de serviços, como eProcurement, faturamento, sourcing estratégico, pagamentos, gerenciamento de fornecedores, análise de gastos e planejamento da cadeia de suprimentos.
# 9. Oráculo
A Oracle é uma empresa multinacional de tecnologia que foi fundada em 1997. Os profissionais de compras agora podem acessar o Oracle Fusion Cloud Procurement, um pacote integrado de origem a liquidação. Os clientes podem usar a solução para automatizar seus processos, criar recursos de fornecimento estratégico, melhorar o relacionamento com fornecedores e simplificar o processo de compra.
Como resultado, o departamento de compras enfrentará menos perigos, melhores economias financeiras e níveis mais altos de lucratividade e produtividade. Ele fornece os seguintes serviços: gerenciamento de gastos, gerenciamento de materiais diretos, gerenciamento de relacionamento, fornecimento estratégico, gerenciamento do ciclo de vida do contrato, conformidade e colaboração com fornecedores.
#10. SAPAriba
Pioneira no setor desde sua criação em 1996, a SAP Ariba tornou-se uma ferramenta indispensável para empresas em todo o mundo. A empresa vai além dos processos básicos de compras, usando suas inovações para remover barreiras, conectar todas as categorias de gastos em um único local e promover uma colaboração mais profunda, dinâmica e de ponta a ponta.
“Preenchendo a lacuna entre suas equipes e parceiros comerciais para compartilhar dados com segurança, obter insights e gerenciar o fluxo de trabalho na Ariba Network para um processo de aquisição mais eficiente e maior controle de custos.” SAP Ariba.
Além disso, a SAP oferece uma ampla gama de soluções de compras para seus clientes, incluindo sourcing estratégico, compras, gerenciamento de fornecedores, gastos diretos, cadeia de suprimentos financeiros, gerenciamento de gastos e compradores.
Quais são as 7 etapas da aquisição?
Cada processo de aquisição inclui determinação de requisitos, pesquisa de fornecedores, análise de valor, levantamento de uma solicitação de compra, revisão, conversão em pedido de compra, administração de contrato, monitoramento/avaliação de pedido, correspondência de três vias, cumprimento de pagamento e manutenção de registros. A seguir estão as sete etapas críticas no processo de aquisição:
#1. Requisição de compra
Uma requisição de compra é um documento escrito ou eletrônico enviado por um usuário interno ou cliente à equipe de compras solicitando a assistência da equipe de compras para atender a uma necessidade específica. Ele contém informações críticas necessárias para obter os bens, serviços ou obras apropriados.
#2. Revisão de requisição
O início oficial do processo de aquisição não acontecerá até que a requisição de compra seja aprovada e verificada em relação ao orçamento. Durante a fase de revisão, os gerentes funcionais ou chefes de departamento examinam o pacote de requisição para determinar se há uma necessidade genuína dos bens ou serviços solicitados, bem como se o financiamento necessário está disponível.
As solicitações de compra aprovadas tornam-se POs, enquanto as solicitações rejeitadas são devolvidas com os motivos. Tudo isso é gerenciável com um software simples de ordem de compra.
#3. Procedimento de Solicitação
Depois que uma requisição é aprovada e o pedido de compra (PO) é feito, a equipe de compras criará um plano de aquisição individual e um processo de solicitação para acompanhá-lo. A complexidade do requisito, em última análise, determina o escopo desse plano de solicitação individual.
Depois que o plano de gastos for finalizado, a equipe de compras enviará várias solicitações de cotação (RFQ) a fornecedores em potencial para coletar e avaliar propostas para selecionar o melhor fornecedor possível.
#4. Avaliação e Contratação
A equipe de compras revisará e avaliará as cotações de fornecedores em colaboração com o comitê de avaliação para determinar qual fornecedor será o mais adequado para atender à necessidade existente.
Depois de escolher um fornecedor, o próximo passo é assinar ou negociar um contrato antes de enviar o pedido de compra ao fornecedor escolhido. Um contrato juridicamente vinculativo é formado quando um fornecedor aceita e reconhece um pedido de compra.
#5. Gerenciamento de pedidos
O fornecedor fornece os bens/serviços prometidos dentro do prazo especificado. Após o recebimento, o comprador inspeciona o pedido e notifica o fornecedor sobre quaisquer problemas com os itens recebidos.
#6. Aprovação de faturas e resolução de disputas
Esta é uma etapa importante no processo de compras, e ter um software de compras como o Kissflow Procurement Cloud oferece uma vantagem sobre seus concorrentes. O Kissflow permite que você realize uma correspondência de três vias entre GRN, Fatura do Fornecedor e PO para garantir que você recebeu o pedido corretamente e que não há discrepâncias. Quando a correspondência de três vias é concluída, a fatura é aprovada e enviada para processamento de pagamento.
#7. Mantendo registros
Os compradores mantêm um registro do processo de pagamento para fins de contabilidade e auditoria. Todos os documentos relevantes, desde pedidos de compra até faturas aprovadas, são mantidos em um só lugar.
Quais são os benefícios da gestão de compras?
Procedimentos consistentes de gerenciamento de compras em seu local de trabalho podem levar a mudanças positivas em toda a sua organização. O sistema de gestão de compras tem um impacto positivo nos negócios das seguintes maneiras:
- Confiabilidade: Ao implementar políticas consistentes de gerenciamento de compras, sua equipe interna pode se tornar mais confiável e consistente no compartilhamento de responsabilidades de compras.
- Economias financeiras: A gestão de aquisições envolve a localização dos recursos com a melhor relação custo-benefício possível, o que resulta em economias orçamentárias significativas.
- Gestão de tempo: Quando você confia no sistema de gerenciamento de compras e consegue automatizar as principais tarefas, você usa seu tempo com mais sabedoria.
- Conformidade da Indústria: Incluir regras e regulamentos de conformidade do setor em seu processo de gerenciamento de compras garante que sua empresa e seus parceiros atendam aos requisitos operacionais básicos.
- Comunicação: os sistemas de gerenciamento de compras tornam mais simples para os funcionários internos falarem sobre estoques, suprimentos e requisitos de mão de obra.
Qual é a coisa mais importante na aquisição?
De acordo com o diretor executivo de compras da Tecom, Cory Thwaites, o foco principal dos profissionais de compras deve ser construir e manter relacionamentos positivos.
“Para mim, os relacionamentos são a coisa mais importante em compras”, disse Thwaites em um painel sobre gestão e desenvolvimento de talentos na Conferência CIPS Middle East em Dubai. Não adianta fazer o processo se você não gosta de lidar com fornecedores e stakeholders. “
“Se as pessoas não gostarem de você, elas não vão querer trabalhar com você”, continua ele, “portanto, seu foco deve ser a construção de relacionamentos”. Não seja o “policial de compras”. “Tenha políticas e procedimentos, mas seja flexível e esteja disposto a quebrá-los.”
Conclusão
Escolher o sistema de gerenciamento de compras certo será benéfico para sua empresa. Espero que este artigo o guie.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de compras
Quais são os quatro principais papéis da aquisição?
- Auxiliar nos requisitos operacionais.
- Gerenciar com eficiência e eficácia o processo de aquisição e a base de fornecimento.
- Estabelecer fortes relações de trabalho com outros grupos funcionais.
- Apoiar as metas e objetivos da organização.
O que é um exemplo de aquisição?
O ato de obter algo, principalmente suprimentos militares, é conhecido como aquisição. Um exemplo de aquisição é obter armas suficientes para equipar um exército.
Quais são as funções da gestão de compras?
Responsabilidades do gerente de compras
- Pesquisa de produtos e soluções
- Gestão de stocks.
- Otimização do processo de compras.
- Gestão de RFPs.
- Análise de ROI
- Avaliação e seleção de fornecedores
- Gestão de riscos e compliance.
- Negociação de contrato.
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Referências
