Como um gerente de projeto, você deve estar familiarizado com as instâncias em que seus projetos inesperadamente se encontram na zona cinzenta entre o sucesso e o fracasso. Às vezes, seu projeto permanece dentro do orçamento, mas ultrapassa o cronograma. Pode cumprir o prazo, mas à custa de uma alta taxa de esgotamento em outras situações. Apesar do planejamento rigoroso, a falta de acompanhamento de desempenho em relação a variáveis como custo e tempo contribui para o fracasso do projeto. Então, se você busca metas mais específicas para o sucesso, temos uma excelente notícia para você.
O Earned Value Management, ou EVM, permite que você veja claramente 'onde está um projeto' e 'até onde está a viagem à frente. Este post abordará os fundamentos do EVM. Portanto, antes de nos aprofundarmos nisso, vamos definir o gerenciamento de valor agregado.
O que é Gestão de Valor Agregado (EVM)?
A abordagem EVM do Earned Value Management permite que os gerentes meçam o desempenho do projeto em relação à linha de base do projeto de maneira sistemática. Ele combina o cronograma, os custos e o escopo para avaliar o planejado versus o real e descobre quaisquer discrepâncias.
O EVM auxilia os gerentes de projeto na identificação e correção de diferenças para que os projetos possam ser concluídos no prazo e sob orçamento. Assim, também auxilia na previsão, permitindo que os gerentes de projeto façam os ajustes necessários.
Conceitos de Gestão de Valor Agregado EVM e Indicadores Chave de Desempenho
O valor do trabalho é igual aos gastos planejados para concluí-lo, de acordo com a premissa central do EVM. Assim, os sistemas de Gestão de Valor Agregado possuem três fontes de dados, que são as seguintes:
- Valor planejado (VP): O valor projetado do trabalho que se espera que seja concluído dentro de um prazo especificado.
- Valor ganho (EV): O orçamento aprovado para o trabalho realizado antes do prazo.
- Custo real (AC): Os custos reais incorridos para o trabalho realizado dentro do prazo.
O EVM pode ser usado para analisar o desempenho de cronograma e custo do seu projeto com base nos seguintes indicadores críticos:
#1. Variação do cronograma (SV):
Esta é a diferença entre o trabalho real feito e as estimativas. Ele indica se o projeto está ou não em andamento usando a fórmula SV = EV – PV. Uma variação de 0 indica que o projeto está no caminho certo. Assim, uma variação negativa ou positiva indica que está atrasado ou adiantado.
#2. Variação de custo (CV)
Isso é definido como a diferença entre o Valor Agregado EV e o Custo Real AC. Determina se o projeto está ou não dentro do orçamento aplicando a fórmula CV = EV – AC. Portanto, um desvio de 0 indica que o projeto está dentro do orçamento. Uma variação negativa ou positiva implica que o projeto está acima ou abaixo do orçamento.
#3. Índice de desempenho do cronograma (SPI)
O índice de desempenho do cronograma (SPI) é a razão entre o Valor Agregado EV e o Valor Planejado PV. É uma medida relativa da eficiência de tempo do projeto calculada usando a fórmula SPI = EV/PV. Se o valor SPI for maior ou igual a um, o projeto está no caminho certo. Um valor menor que um indica divergência do valor orçado.
#4. Índice de desempenho de custo (CPI)
É calculado como a razão entre o Valor Agregado (EV) e os Custos Reais (AC). O IPC é calculado dividindo-se o valor ganho pelos gastos reais, IPC = EV/AC.” Esta é uma medida relativa da eficiência de custos do projeto e pode ser usada para estimar o custo das tarefas restantes. De acordo com o Guia PMBOK® do PMI, o CPI é uma “medida de eficiência de custo em um projeto”.
Importância do EVM de Gerenciamento de Valor Agregado no Gerenciamento de Projetos
A análise do valor agregado é uma técnica de gerenciamento de projetos que avalia o desempenho de um projeto em relação ao seu orçamento e cronograma. Ele ajuda a estimar os recursos necessários para concluir o trabalho. O gerente de projeto pode prever quantos recursos são necessários para a conclusão comparando o trabalho concluído com a projeção estabelecida no início do projeto.
Em contraste com Tempo decorrido, que não fornece uma avaliação exata da conclusão do projeto, o Valor Agregado fornece uma medição objetiva do trabalho concluído. Vamos usar um exemplo para demonstrar.
Por exemplo, se um projeto de construção de 12 meses incluir trabalhos como engenharia, encanamento e eletricidade, valores como:
- A engenharia responde por 55% do total.
- 20 por cento para o encanamento
- 25 por cento para elétrica
Quando uma tarefa é concluída, seu valor é adicionado ao seu EV. Nesse caso, se você concluiu engenharia e encanamento até a marca de seis meses, pode dizer que usou 50% do tempo e teve 75% de EV. Assim, o orçamento e a programação são feitos em incrementos de valor planejados em fases, que finalmente criam uma linha de base de medição de desempenho com EVM.
As vantagens da gestão do valor agregado
Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios mais importantes da adoção do Earned Value Management em um projeto.
#1. Auxilia no planejamento realista de projetos:
Para obter os benefícios do EVM, os gerentes de projeto devem dedicar um tempo significativo para estabelecer um orçamento aceitável e um período de tempo realista. Assim, os gerentes devem levar em conta os prováveis problemas ao desenvolver o plano do projeto do início ao fim e atribuir tarefas às suas equipes. Incluir o EVM no processo de planejamento requer a definição da linha de base do projeto, que inclui o tempo, custo e escopo do projeto.
Os gerentes podem usar essa linha de base como ponto de partida para avaliar o desempenho do projeto ao longo do tempo. O EVM fornece uma imagem clara de onde seu projeto está em comparação com onde deveria estar se tudo correr bem. Ele também exibe o trabalho real realizado em comparação com o cronograma esperado. Como resultado, o EVM oferece insights acionáveis que auxiliam os gerentes de projeto a determinar se o plano inicial era realista e agir de forma proativa.
#2. Obtenha visibilidade em tempo real dos dados centralizados.
O gerente de projeto deve ter visibilidade completa em toda a empresa para acompanhar o desempenho do projeto em tempo real. O EVM é útil para auxiliar os gerentes no rastreamento de métricas de desempenho em soluções de gerenciamento poderosas. Ele combina cronogramas e orçamentos no sistema e fornece insights acionáveis sobre relatórios e análises usando gráficos de Gantt. Como resultado, o gerenciamento de valor agregado ajuda a medir o sucesso em cada estágio e marco.
Usando objetividade de tempo e custo, você pode dar pequenas, mas mensuráveis porções de trabalho para suas equipes e acelerar o ritmo. No caso de um desvio, os gerentes de projeto são notificados para que possam tomar as medidas proativas necessárias para colocar o projeto de volta nos trilhos. Quando o projeto estiver em andamento, o EVM pode nos ajudar a identificar inconsistências com base nas prioridades de dependência de tarefas.
#3. Medir a pontualidade e precisão do orçamento.
Eventos surpreendentes podem ocorrer a qualquer momento durante o ciclo de vida do projeto. Mudanças no escopo do projeto, prioridades do cliente e obstáculos imprevistos, como a epidemia de COVID 19, podem ocorrer. Como resultado, o cronograma e o orçamento do projeto podem diferir do projeto original. O que acontece quando você percebe, depois de concluir 80% do projeto, que gastou todo o seu dinheiro, mas ainda cumpriu todos os prazos?
Para evitar essas falhas parciais, você pode calcular e executar os desvios de programação SC e os desvios de custo CV mencionados acima. Medir esses desvios em cada marco ajuda na mitigação de danos. Também é benéfico tomar medidas preventivas para reduzir o nível de CV a zero.
#4. Prepare-se para os perigos e intervenha cedo.
As partes interessadas do projeto conhecem as áreas problemáticas que podem comprometer o sucesso do projeto ao longo de seu ciclo de vida como parte do processo EVM. Isso permite que eles façam alterações com antecedência para evitar que o projeto se desvie do plano original. As modificações incluem ajustar o escopo e as finanças do projeto, adquirir novos recursos, investir em tecnologias aprimoradas e outras medidas.
Também o ajuda a evitar a recorrência de dificuldades que limitam o progresso. A gestão do valor agregado ajuda na detecção de problemas à medida que surgem. Também permite a previsão de riscos relacionados ao orçamento e cronograma do projeto. Como resultado, os gerentes podem intervir e agir antecipadamente antes que ocorram quaisquer reveses.
#5. Melhora a responsabilidade e o incentivo.
A análise do valor agregado permite que os gerentes de projeto respondam às dificuldades mais cedo, pois proporciona maior clareza e controle sobre as atividades envolvidas. Os funcionários devem acompanhar seu tempo e relatar sua melhoria em relação à linha de base como parte do EVM. Incentiva os melhores desempenhos a manter o esforço extra e exorta aqueles que estão atrasados a acelerar o ritmo e igualar a produção de seus pares.
Conforme observado anteriormente, índices de desempenho como SPI e CPI revelam se seu projeto está dentro do orçamento e do prazo. Por exemplo, saber que metade do projeto está concluído os manterá motivados e animados com o lançamento do produto. Essa clareza ajuda as partes interessadas a determinar quais projetos têm a melhor chance de sucesso durante a análise do portfólio.
Resumo
Com base nos conceitos anteriores, o EVM permite medir objetivamente o trabalho realizado em um projeto em qualquer ponto e tomar as medidas apropriadas em caso de divergência. No entanto, vale a pena notar que as empresas não podem perceber os benefícios do EVM sem a abordagem adequada de gerenciamento de projetos, ferramentas e disposição para se adaptar. Para começar, você pode testar o regime EVM em um ou dois trabalhos antes de incorporá-lo ao seu procedimento regular de gerenciamento de projetos.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de valor agregado
Como calcular a Gestão do Valor Agregado?
O VA de um projeto pode ser calculado multiplicando a % concluída pelo orçamento total do projeto.
O que é a fórmula do Valor Agregado?
Valor Agregado (EV) = orçamento total do projeto multiplicado pela % de conclusão do projeto.
Quais são as três principais métricas de EVM?
Valor planejado, valor agregado e custo real são as três métricas nas quais o EVM se baseia. Considere esses parâmetros em termos de orçamento e cronograma do seu projeto.
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comentário 1
Cada projeto vem com seu quinhão de riscos. A vantagem do gerenciamento de projetos é que ele auxilia na identificação precoce.