O estoque de segurança é uma precaução contra circunstâncias imprevistas. Basicamente, cálculos precisos do estoque de segurança são essenciais para evitar perdas de vendas causadas por rupturas de estoque ou interrupções na cadeia de abastecimento. Mas não existe uma fórmula única para todas as organizações, então você precisará escolher o melhor método para a sua. Como resultado, neste artigo forneceremos as informações básicas, mas importantes, que você deve saber sobre o estoque de segurança.
O que é um estoque de segurança?
O estoque de segurança são os bens extras que você tem em mãos no caso de uma emergência ou falha na cadeia de suprimentos que resulte em uma disponibilidade de estoque abaixo do normal. As empresas normalmente tentam prever as vendas futuras e, em seguida, gerenciar o estoque e as despesas de acordo com essa previsão.
Este seria um processo bastante simples se as vendas fossem estáveis e os prazos de entrega dos pedidos nunca fossem um problema. No entanto, nem tudo nos negócios é previsível e a cadeia de abastecimento do retalho pode sofrer atrasos.
Se sua previsão de estoque não for perfeita, você poderá manter um estoque de segurança para garantir que não ficará sem suprimentos. Você pode calcular quanto estoque de segurança precisa usando um método simples.
A importância dos estoques de segurança
Ficar sem estoque é facilitado por ter estoque de segurança. Se você tiver estoque de segurança suficiente, não precisará depender das prontas entregas de seus fornecedores ou recusar clientes devido aos baixos níveis de estoque. Você está coberto por estoque de segurança até a chegada da próxima remessa de estoque solicitado. Vamos examinar o valor do estoque de segurança para sua empresa:
#1. Salvaguardas contra picos de demanda
Seu estoque de segurança protege você contra picos repentinos de demanda e previsões de mercado incorretas que podem ocorrer durante uma época movimentada ou festiva. Ele atua como um buffer quando os itens encomendados chegam ao seu armazém mais tarde do que o previsto. Ele garante que sua empresa não fique sem produtos sob demanda e permite que você atenda às solicitações constantemente.
#2. Estoque para se preparar para prazos de entrega mais longos
Mesmo que o seu fornecedor faça entregas dentro do prazo de forma consistente e você nunca tenha enfrentado um atraso no fornecimento, isso pode nem sempre ser verdade. Seus produtos podem chegar até você mais tarde do que o previsto devido a atrasos imprevistos na produção ou no envio, como um gargalo no fornecedor ou um atraso na entrega causado pelo mau tempo. Nessas circunstâncias, o estoque de segurança serve como proteção contra um possível cenário de ruptura de estoque e auxilia no atendimento de pedidos enquanto você espera a chegada do estoque solicitado.
#3. Mitigação de flutuações de preços
O preço dos seus produtos pode aumentar inesperadamente devido a mudanças no mercado. Isto pode ser provocado por uma súbita escassez de recursos brutos, um aumento no preço das matérias-primas, picos imprevistos de procura no mercado, novos rivais ou novas regulamentações governamentais. Pode ajudá-lo a evitar despesas com a compra de ações a preços mais elevados, sem sacrificar as vendas, se você tiver estoque de reserva suficiente durante esses eventos imprevistos.
Por que o estoque de segurança é importante nas empresas?
Ter pouco estoque é um problema caro para empresas em todo o mundo. De acordo com uma pesquisa do Grupo IHL, as rupturas de stock causam 984 mil milhões de dólares em perdas de vendas a nível mundial, com as empresas norte-americanas sozinhas a sofrerem uma perda de 144.9 mil milhões de dólares. As empresas devem manter um estoque de segurança disponível por vários motivos, e ele pode mostrar rapidamente o seu valor quando ocorre o inesperado. As principais justificativas para ter esse inventário extra estão listadas abaixo.
Dez razões para manter um estoque de segurança
#1. Restringir envio apressado
Embora uma escassez de estoque possa levar à perda de vendas, não é a única despesa que as empresas enfrentam. Despesas adicionais com folha de pagamento para administração e armazém também são prováveis, assim como a chance de os fornecedores cobrarem mais pela entrega rápida. Se a ruptura de estoque for causada por uma maior demanda que deverá persistir, essas despesas poderão não ser um problema significativo. No entanto, o custo pode não ser recuperado, ou mesmo não ser recuperado, em caso de rupturas de stock provocadas por perturbações ou outros problemas.
#2. Melhores relacionamentos com varejistas e fornecedores
Reordenações rápidas são frequentemente necessárias quando há ruptura de estoque, mas a maioria dos fornecedores não gosta de ser pressionado porque isso pode interromper seus negócios e clientes. O estoque de segurança elimina a necessidade de pedidos de última hora e garante que os fornecedores tenham uma carga de trabalho consistente. Da mesma forma, as empresas podem manter relacionamentos positivos com os varejistas, mantendo os seus produtos em estoque.
#3. Certifique-se de que o cliente está satisfeito
Um dos melhores métodos para manter a felicidade e a fidelidade do cliente é por meio do estoque de segurança. Os clientes que sabem que uma empresa sempre terá o que precisa em estoque têm maior probabilidade de retornar e espalhar um boca a boca positivo sobre a empresa. A longo prazo, isso compensa muito e apoia a expansão da sua empresa.
#4. Incerteza de compensação de demanda
As flutuações da procura são uma das justificações fundamentais para manter um abastecimento seguro. Os efeitos sazonais, as mudanças abruptas nas preferências dos consumidores, o pânico nas compras ou a saída de um concorrente são apenas algumas das muitas variáveis que podem afetar os picos de procura. As empresas têm amplo espaço para respirar com estoque de segurança para reabastecer e, ao mesmo tempo, atender ao aumento da demanda.
A perda de clientes, a participação de mercado e a incapacidade de atender à demanda estão frequentemente relacionadas. Manter a felicidade do cliente e reduzir a chance de perder para os rivais depende muito da mitigação do perigo de ruptura de estoque.
#6. Reduzir pessoal e horas administrativas
O estoque de segurança reduz o tempo necessário para tarefas de comunicação, papelada e armazenamento e garante a operação perfeita de todas as etapas da cadeia de suprimentos. Com um buffer adequado instalado, os gerentes da cadeia de suprimentos normalmente não precisarão se esforçar para descobrir e reordenar estoque adicional, evitando todas as ligações, e-mails, solicitações urgentes e processamento de faturas que o acompanham. Além disso, os trabalhadores do armazém não esvaziam abruptamente os caminhões e reabastecem as prateleiras, o que pode interferir em outras tarefas rotineiras do armazém.
#7. Evite rupturas de estoque
O estoque de segurança pode ajudar as empresas a diminuir a possibilidade de esgotamento total de um determinado produto e evitar a interrupção das atividades enquanto a empresa encontra, compra e distribui esse estoque. O estoque de segurança é uma ponte vital que mantém a empresa operando enquanto a ruptura de estoque é resolvida, pois esse procedimento pode levar dias ou semanas.
#8. Reduza o impacto das interrupções no fornecimento
Interrupções inesperadas do lado do fornecedor, como falta de matérias-primas, problemas de produção, ações políticas ou legislativas ou encerramento de empresas, podem afetar significativamente os seus níveis de inventário. Estes atrasos afetam significativamente o resto da cadeia de abastecimento, afetando os prazos de entrega aos clientes, as interrupções nas lojas e a conclusão de outros componentes do produto. Até que a interrupção passe ou a empresa tenha garantido um novo fornecedor, o estoque de segurança ajuda a diminuir os efeitos das interrupções do fornecedor e da incerteza do prazo de entrega e mantém a cadeia de abastecimento em funcionamento.
#9. Compensar previsões imprecisas
A consistência é garantida e os decisores podem criar estimativas mais precisas mantendo um stock de segurança adequado. As estimativas de demanda normalmente estão corretas, mas mudanças inesperadas podem fazer com que estejam erradas. As rupturas de stock têm um efeito agravado noutras estimativas, como o pessoal da cadeia de abastecimento. Estes problemas são particularmente preocupantes quando as rupturas de stock resultam numa perda de rendimentos ou de clientes, uma vez que as vendas e outras projecções financeiras se tornam inúteis.
#10. Aumente o desempenho
As operações podem ser mais produtivas mesmo quando surgem problemas de abastecimento devido ao estoque de segurança. As entregas são feitas dentro do prazo, a equipe do armazém não fica sobrecarregada, os fornecedores não são apressados e há números de estoque confiáveis e consistentes para necessidades de relatórios e previsões.
Riscos de uma má estratégia de estoque de segurança
Ao gerenciar o estoque, cada varejista opera dentro de um conjunto de regras. Como resultado, cada loja adota uma abordagem diferente para desenvolver uma fórmula ideal de nível de estoque.
Aqui estão quatro riscos típicos a serem observados ao fazer julgamentos sobre o estoque de segurança:
#1. Reduzindo o estoque de segurança para 0
Definir os níveis de estoque de segurança como zero indica que o comerciante trará apenas a mercadoria necessária para encher as prateleiras da loja. Essa decisão é frequentemente tomada para reduzir despesas iniciais, como compra, envio e armazenamento. Eles também podem tentar evitar o excesso de estoque, o que resulta em descontos acentuados que reduzem gravemente as vendas.
#2. Usando a fórmula do estoque de segurança de um livro didático
A demanda, os intervalos de reabastecimento, os tamanhos dos pedidos, os prazos de entrega dos fornecedores e diversas outras variáveis são exclusivos de cada vertical e varejista e impactam sua cadeia de suprimentos.
Um bom lugar para começar é com formulações comuns de estoque de segurança. Eles oferecem uma breve visão geral da posição da sua empresa.
No entanto, os comerciantes usam soluções mais sofisticadas, como software analítico, para levar em conta aspectos específicos de seus negócios.
#3. Ignorando a função dos prazos de entrega
Como os conceitos de lead time são mal compreendidos, os profissionais da cadeia de suprimentos frequentemente cometem esse erro. O estoque de segurança é estabelecido para evitar rupturas quando a demanda e a oferta são altamente variáveis.
Mudanças nos prazos de entrega dos fabricantes afetarão seu estoque de ciclo e o estoque que você compra e aloca para atender à demanda prevista (o estoque na loja). Pode ou não afetar imediatamente o estoque de segurança.
#4. Falha em Gerenciar Expectativas
É um equívoco comum pensar que ter estoque de segurança adequado pode protegê-lo de qualquer escassez de suprimentos. Na verdade, o estoque regulador só pode evitar a maioria das rupturas de estoque. Existem várias razões para isto, mas a chave é a ligação entre o stock de segurança e o nível de serviço. Isso ocorre porque a quantidade do estoque de segurança aumentará exponencialmente à medida que os valores do nível de serviço subirem acima de 95% para satisfazer a demanda do cliente.
Como calcular o estoque de segurança e sua fórmula
Não se preocupe se calcular números não for seu forte. Quer você use um software ou um modelo de planilha de inventário, a técnica para determinar a quantidade de estoque de segurança necessária é bastante simples.
Para sua loja online, você pode determinar o estoque de segurança usando a fórmula abaixo:
#1. Para cada SKU, encontre o seguinte:
- Prazo de entrega máximo, uso médio diário e uso diário máximo
- Prazo de execução padrão
- Lembre-se de que você pode usar o uso semanal máximo e médio como orientação
Ao calcular o estoque de segurança, se você solicitar novos produtos apenas uma vez por semana, em vez de todos os dias (ou qualquer que seja o seu cronograma de pedidos).
O lead time médio e o uso diário médio são simplesmente isso: médias. Observe o prazo de entrega e as vendas dos trimestres mais recentes e use o número médio para fazer uma estimativa fundamentada.
Por exemplo, 100 e 5 são as médias ou valores relevantes que você precisa inserir na fórmula se você vende 100 unidades em média por dia (com base no histórico de vendas) e leva 5 dias para repor esse estoque do seu fornecedor.
As maiores vendas que seus registros históricos indicam e os prazos de entrega mais longos que você pode prever ou que já teve refletem o uso diário máximo e os prazos de entrega máximos. Se o seu fornecedor estiver localizado na Ásia, planeje atrasos associados a feriados como o Ano Novo Chinês.
#2. Determine o seu máximo (prazo de entrega máximo x uso diário máximo)
Esta é a sua pior situação mais uma vez. O que aconteceria se você vendesse o mesmo número de unidades que seu máximo histórico e seu fornecedor tivesse o maior tempo de espera? Você pode construir uma almofada grande o suficiente com estoque extra com a ajuda desse número.
#3. Descubra sua média. (prazo médio de entrega x uso médio diário)
Agora duplique o lead time típico pelo consumo diário típico. Como é o que você precisa para reabastecer o estoque com a demanda regular do cliente, essa é a quantidade que você provavelmente solicitaria em um pedido de compra padrão.
#4. Tire os dois
Para um cálculo completo do estoque de segurança, subtraia o número médio do número máximo. O uso diário médio dividido pelo lead time médio é igual ao uso diário máximo menos o lead time máximo.
Além disso, as prateleiras vazias reduzem a fidelidade do cliente. Os clientes são frequentemente obrigados a migrar para o rival mais confiável, resultando numa perda geral de quota de mercado, mas o problema não termina aí. As alterações na procura podem apanhar os retalhistas desprevenidos e forçá-los a apressar-se para reabastecer os stocks de última hora, o que pode ser negativo para as relações com os fornecedores.
Benefícios do estoque de segurança
Aqui estão três benefícios de manter uma quantidade suficiente de estoque de segurança:
#1. Lidando com aumentos inesperados na demanda dos clientes
Podem ocorrer aumentos inesperados de demanda. Um influenciador pode, por exemplo, iniciar uma nova tendência de moda que aumente a demanda por determinados itens de vestuário.
Ter estoque de “reserva” permite aproveitar uma melhor oportunidade de vendas e evita que você rejeite consumidores devido à escassez de suprimentos. Ganhando tempo para fazer outro pedido de estoque.
#2. Mantém o estoque para se preparar para prazos de entrega mais longos
O tempo é fundamental no setor de varejo. Você não quer perder chances de vendas porque o atendimento do pedido do produto pelo fornecedor demorou muito. Você pode levar em consideração os prazos de entrega do fornecedor com o estoque regulador. Um pedido de reabastecimento pode ser feito quando o estoque na loja começa a ficar baixo e, idealmente, você tem estoque suficiente para sobreviver até que o pedido seja atendido sem sofrer falta de estoque.
#3. Fornece defesa contra flutuações imprevistas do mercado
Custos superiores ao normal podem resultar de mudanças imprevistas na dinâmica do mercado provocadas pela escassez de matérias-primas específicas, pelo aumento dos preços do petróleo e por modificações nas leis governamentais. Os retalhistas poderão, portanto, ter de gastar mais quando encomendam stocks de novos produtos aos fabricantes ou frete extra aos fornecedores. Pior ainda, algumas coisas podem simplesmente estar fora de estoque.
O estoque de segurança irá protegê-lo de fazer tais compras, evitando que você pague preços inflacionados e desfavoráveis pelo estoque.
O que é uma boa porcentagem de estoque de segurança?
A porcentagem de estoque que deve ser mantida como estoque de segurança varia de acordo com o negócio. Um estoque de segurança suficiente é de aproximadamente 50% do estoque normal que você consome durante o prazo de reabastecimento para a maioria das empresas.
Com que frequência você deve calcular o estoque de segurança?
Se os seus itens mais sazonais receberem um aumento de apenas 10% na demanda durante a alta temporada, uma atualização trimestral dos inventários de segurança poderá ser suficiente. No entanto, se o seu pico for duas vezes maior que a baixa temporada, você deve visitar uma vez por mês. Se o pico for ainda maior, considere recalcular semanalmente.
Qual é o estoque mínimo de segurança?
O valor mínimo do estoque de segurança especifica a menor quantidade de estoque de segurança que você deseja manter disponível para o material a qualquer momento. É a menor quantidade de mercadoria que deve ter sempre à mão no seu armazém para fazer face a eventuais imprevistos.
Qual é a diferença entre estoque de segurança e estoque?
Enquanto o estoque cíclico é mantido para atender à maioria das vendas previstas, o estoque de segurança é mantido para atender às oscilações da demanda e envolve diversas variáveis, como mudanças inesperadas no fornecimento ou nos prazos de entrega.
Qual é a diferença entre estoque de segurança e estoque mínimo?
Estoque mínimo: quantidade de cada produto que o armazém deve ter para atender à demanda. Cada instalação deve manter um estoque de segurança (também conhecido como estoque regulador) para evitar rupturas de estoque no caso de um aumento inesperado na demanda.
Por que o estoque de segurança é negativo?
Estoque de segurança negativo indica que você tem uma carteira de pedidos ou pedidos não atendidos. Pedidos aguardando atendimento, possivelmente com cheque pronto para ser depositado no banco, como no caso da Boeing.
Conclusão
O estoque de segurança pode ser visto como uma forma de seguro para as lojas. Isso garante que você sempre tenha a mercadoria que precisa à venda. A ruptura de estoque pode frustrar seus negócios e clientes, portanto, é melhor manter um estoque extra disponível. A ruptura de estoque afeta os varejistas, pois eles não conseguem atender à demanda dos clientes porque estão sem estoque. No final, a ruptura de estoque resulta em uma oportunidade perdida, pois a empresa perde vendas que poderiam ter sido realizadas se tivesse mais estoque.
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Referências
