Estabelecer uma programação diária com tarefas priorizadas é fundamental para manter o equilíbrio na vida profissional e pessoal. Ajuda a atingir metas de longo prazo trabalhando regularmente para alcançá-las. Gerenciar tarefas e manter o fluxo de trabalho é essencial para organizar um cronograma bem-sucedido. Este artigo explica como criar um cronograma, sua criação, dicas úteis e ferramentas, além de fornecer exemplos.
O que é um cronograma?
Um cronograma é um cronograma que descreve tarefas ou atividades para vários contextos, como trabalho, educação e vida pessoal. Além disso, ajuda indivíduos e organizações a gerenciar seu tempo de maneira eficaz, contendo detalhes como data, hora, duração e quaisquer dependências.
Além disso, os cronogramas podem ser criados usando ferramentas como planilhas, software de gerenciamento de projetos e software de agendamento especializado. Eles garantem a conclusão pontual, priorizam o trabalho, gerenciam os recursos com eficiência e identificam possíveis conflitos ou atrasos. No geral, os cronogramas são uma ferramenta valiosa para atingir metas e gerenciamento de tempo e recursos.
Por que uma programação diária é importante?
Uma programação diária fornece uma estrutura que promove sua produtividade e permite que você priorize com eficiência suas necessidades e desejos. A importância de uma programação diária é que ela:
- Arranje tempo para completar todos os seus objetivos diários.
- Aumenta a produção
- Reduz a procrastinação
- Forma hábitos saudáveis.
- Fornece um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal
O que faz um bom cronograma?
Numerosos bons esquemas compartilham algumas características distintas. Os cinco primeiros estão listados aqui!
#1. É simplesmente explicado.
O cronograma deve ser claro para quem está executando o trabalho. Portanto, você não deve usar um diagrama de método de caminho crítico (CPM) como seu método de agendamento se ninguém em sua equipe já viu um. De um modo geral, os cronogramas apresentados graficamente são mais facilmente compreendidos.
#2. É adaptável.
Os horários podem variar. A realidade da vida do projeto é que, não importa o que você diga ou faça, uma parte significativa de sua programação mudará. Portanto, esses cronogramas sem dúvida mudarão, apesar de seus melhores esforços para evitar que eles o façam cometendo erros.
#3. A equipe do projeto se dedica a isso.
Se você informar a um membro da equipe que uma tarefa precisa ser concluída até terça-feira, esse membro da equipe deve concordar em concluí-la até essa data e acreditar que a tarefa pode ser concluída dentro desse prazo. Caso contrário, o membro da equipe não se sentirá obrigado a cumprir o cronograma e talvez não o faça.
# 4. Deixa muito claras as conexões entre as várias tarefas.
As tarefas nunca são concluídas no vácuo; em vez disso, eles freqüentemente dependem de dados ou resultados de tarefas relacionadas que foram concluídas simultaneamente ou anteriormente. Além disso, você deve descrever como essas tarefas estão relacionadas à sua agenda.
# 5. É preparado usando o tempo do calendário em vez de dias úteis.
Tente adivinhar o dia ou dois que são 60 dias úteis a partir de agora para demonstrar este ponto. Observe como é muito mais simples calcular a data que ocorrerá 60 calendário dias a partir de agora. Portanto, use o tempo do calendário ao criar seus horários, porque é assim que todos pensam.
Como você cria um cronograma de trabalho?
Para criar um cronograma de trabalho eficaz para sua equipe, siga estas quatro etapas:
#1. Analise os tempos de turno necessários:
Os gerentes podem estimar quando precisarão contratar funcionários para a empresa. Considere o horário de funcionamento da empresa, os tempos de configuração ou preparação e o horário de fechamento como parte desta fase de planejamento. Portanto, para ajudar os funcionários a terminar seus turnos no horário e evitar possíveis horas extras ou excesso de trabalho, você também deve levar em consideração como os funcionários percebem o tempo e as maneiras de otimizar o fluxo de trabalho.
#2. Crie uma lista de funcionários e suas necessidades:
Compile uma lista abrangente de funcionários e um cronograma para o próximo período. Muitos gerentes preferem turnos quinzenais ou mensais, revisitando o cronograma regularmente. Portanto, você deve considerar as necessidades dos funcionários, incluindo horas mínimas, equilíbrio entre vida profissional e pessoal e flexibilidade em relação a obrigações externas, como cuidar de crianças.
#3. Revise um estilo de apresentação para sua programação:
Existem inúmeras opções de agendamento de funcionários, incluindo aplicativos móveis e planilhas. Portanto, você deve colaborar com as preferências da gerência e da equipe para determinar o formato mais adequado. Por fim, avalie o custo total por funcionário e a facilidade de uso para atualizações e alterações.
#4. Continue a avaliar os horários ao longo do ano:
Você deve avaliar o processo de agendamento anualmente ou periodicamente para garantir a facilidade de uso e melhorar o moral e a rotatividade dos funcionários. Isso incentiva a colaboração dentro da equipe, permitindo as mudanças necessárias e criando um sistema abrangente.
Como faço uma programação semanal?
Você pode usar o Canva para fazer uma programação semanal seguindo o processo:
#1. Abra o Canva
Para começar a criar seu design, abra o Canva e digite “Cronograma Semanal” na barra de pesquisa.
#2. Selecione um modelo.
Explore os modelos de programação semanal do Canvas pesquisando palavras-chave específicas e clicando no modelo desejado.
#3. Explore vários recursos.
Explore a biblioteca de gráficos criados profissionalmente do Canva, redimensione e reorganize as caixas de texto e arraste e solte para facilitar a movimentação dos elementos.
#4. Torne-o ainda mais diferenciado.
Personalize a programação semanal alterando o layout do modelo, adicionando arte e selecionando o plano de fundo, o esquema de cores e o estilo da fonte.
#5. Publicar e compartilhar
Compartilhe o design do cronograma semanal com amigos e colegas usando a ferramenta de colaboração ou imprima-o para facilitar a consulta.
Como faço um cronograma mensal?
Aqui está uma folha de instruções passo a passo para ajudá-lo a fazer uma programação mensal eficiente:
#1. Identifique suas tarefas:
Faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer este mês para começar. Isso pode se aplicar a tarefas de trabalho, recados individuais, reuniões sociais e muito mais. A essa altura é só ter tudo anotado em papel ou em documento digital sem se preocupar com a organização.
#2. Organize suas tarefas
Crie categorias para suas tarefas depois de criar uma lista completa. Essas divisões podem ser feitas pela urgência, pelo objetivo das tarefas (como trabalho, pessoal, etc.), ou quaisquer outros fatores que façam sentido para você.
#3. Determine o tempo necessário para cada tarefa.
Estime o tempo necessário para concluir cada tarefa. Isso o ajudará a fazer um plano detalhado que você pode seguir e a identificar tarefas que podem exigir mais tempo ou recursos.
#4. Defina prioridades para o seu trabalho:
Priorize as tarefas de acordo com seu significado e datas de vencimento após agrupá-las e estimar o tempo necessário para cada uma. Ao fazer isso, você pode alocar seu tempo com mais sabedoria e garantir que as tarefas urgentes sejam concluídas primeiro.
#5. Alocar tempo para cada tarefa
Aloque horários específicos para tarefas em uma programação mensal considerando duração, prazos e dependências. Isso ajuda na priorização, gerenciamento de tempo e evita o excesso de comprometimento. Observe que um cronograma bem alocado aumenta a produtividade, alcança metas e leva a um sucesso repetível.
#6. Revise e ajuste sua programação
Revise sua programação para garantir que seja realista e alcançável. Ajuste-o para evitar sobrecarregar ou negligenciar tarefas importantes. Se você sente que trabalhou o dia todo e não fez nada, corrija e evite o problema.
Além disso, considere contratar um assistente executivo se tiver muito trabalho e pouco tempo.
Como faço para organizar meus planejadores semanais e mensais?
#1. Torne-o simples e atraente.
Para tornar seu planejador visualmente atraente, adicione adesivos ou designs de fita washi ao longo das bordas para facilitar a referência. Além disso, use cores diferentes para cada tipo de tarefa, como azul para atribuições de trabalho e verde para recados pessoais, para diferenciá-los sem ter que ler cada entrada individualmente. Para planejadores virtuais, codifique o texto com cores, use o modo de foco, bloqueie a decoração ou destaque o texto para aprimorar a experiência do usuário.
#2. Defina prazos para cada tarefa.
Os prazos fornecem aos indivíduos um senso de urgência e motivação para concluir as tarefas. É crucial ser realista ao estabelecer prazos quanto ao tempo que você tem. Considere quaisquer obrigações ou responsabilidades adicionais que possam precisar receber maior prioridade.
#3. Revise e reflita sobre o cronograma.
Torne uma rotina avaliar e considerar suas realizações da semana anterior. Isso tornará mais fácil determinar o que correu bem e o que não correu para que as alterações possam ser feitas na próxima semana.
#4. Seja flexível.
Adapte e altere os planos conforme necessário para gerenciar eventos ou tarefas inesperadas. Use um planejador semanal para se manter organizado, manter o foco e atingir metas. Portanto, simplifique, estabeleça prazos, revise e reflita e seja flexível para uma semana mais produtiva e menos estressante.
#5. Divida as tarefas em pedaços menores.
Divida tarefas desafiadoras em partes menores e mais gerenciáveis. Isso diminuirá a sensação de sobrecarga e tornará mais simples definir prioridades e concluir a tarefa atual.
#6. Definir lembretes.
Defina lembretes para prazos ou tarefas importantes. Isso pode ser feito definindo um alarme de telefone ou um lembrete no calendário, ou mesmo anotando a tarefa mais de uma vez no planejador.
#7. Mantenha-o acessível.
Certifique-se de que seu planejador esteja facilmente acessível, seja em uma mesa ou em uma bolsa ou bolsa. Os planners digitais oferecem praticidade com um notebook ou smartphone, desde que estejam com a bateria carregada.
Como você escreve uma programação simples?
Você pode usar as etapas listadas abaixo para criar uma programação básica:
1. Identifique as tarefas: Compile uma lista que inclua todas as tarefas que devem ser realizadas. Seja o mais específico possível e divida as tarefas mais difíceis em tarefas menores e mais gerenciáveis. A coleta de dados, a redação de um resumo e a revisão do relatório, por exemplo, podem ser subdivididos em “Relatório completo do projeto”.
2. Calcule quanto tempo vai durar cada atividade: Calcule quanto tempo você acha que cada tarefa vai levar. Seja razoável e considere quaisquer possíveis problemas ou interrupções que possam ocorrer.
3. Estabeleça os horários de início e término de cada atividade: Defina os horários de início e término de cada atividade. Leve em consideração quaisquer dependências ou limitações, como prazos ou disponibilidade de recursos, que possam impactar no timing de cada atividade.
4. Estabeleça o cronograma: Faça o cronograma usando um calendário ou outro software de agendamento. Liste cada atividade junto com seus horários de início e término em ordem cronológica. Para tornar o cronograma fácil de ler e compreender, use códigos de cores ou outras dicas visuais.
5. Examine e modifique o cronograma: Verifique o cronograma para garantir que todas as atividades estejam incluídas e que os horários de início e duração de cada atividade sejam razoáveis. Faça as alterações necessárias no cronograma para garantir que ele possa ser cumprido.
6. Compartilhe o cronograma: Informe os membros da equipe e outras partes interessadas que precisam saber sobre isso. Certifique-se de que todos estejam cientes do cronograma e de suas responsabilidades.
Por fim, um cronograma simples envolve a identificação de atividades, a determinação de horários e durações e a criação de um cronograma claro e conciso para fácil compreensão e acompanhamento.
Como planejar diariamente e semanalmente?
#1. Anote seus 3 principais objetivos diários:
Para criar um plano semanal eficaz, priorize suas tarefas. Sobrecarregar sua lista de tarefas pode afetar negativamente a execução e levar a tarefas inacabadas. Portanto, comece com três tarefas principais e ganhe impulso à medida que avança. Por exemplo, um gerente de projeto deve se concentrar em criar um cronograma para os clientes, atribuir resumos e encontrar clientes para atualizar seus calendários. Depois que as metas diárias forem concluídas, adicione mais tarefas conforme necessário.
#2. Escolha um dia para começar seu plano semanal:
Escolha seu dia de planejamento semanal, seja seu dia de folga ou seu dia mais produtivo. A maioria das pessoas cria estratégias nos finais de semana ou domingos, tornando as segundas-feiras mais produtivas e focadas. O planejamento ajuda a começar a semana com o pé direito.
#3. Use sua agenda para agendamento
Os aplicativos de calendário são essenciais para planejar, lidar com eventos e reuniões e notificar as pessoas sobre prazos. Google O Calendário oferece um calendário que ajuda você a planejar tarefas com eficiência sem alternar entre aplicativos. Ele permite que você crie novos eventos, gerencie os existentes e extraia tarefas de outras plataformas por meio de integrações.
#4. Crie uma lista de verificação semanal.
Crie uma lista de tarefas semanais com base na urgência e na importância para gerenciar com eficiência as metas de longo e curto prazo. Isso ajuda a evitar distrações e perda de tempo e afeta o foco e a eficiência do trabalho.
#5. Deixe espaço para eventos não planejados.
Ter tempo suficiente entre os eventos é crucial para a adaptabilidade, situações imprevistas e auto-reflexão. Portanto, crie um plano flexível com pausas e possíveis alterações de última hora para garantir uma transição suave e manter o foco.
#6. Certifique-se de que seu plano é realista.
Metas irrealistas podem atrapalhar a produtividade e a essência do planejamento. Em vez disso, defina metas menores e alcançáveis, trace etapas e determine se elas podem ser alcançadas em uma semana ou exigem mais tempo.
Como faço para organizar meus planos diários?
#1. Estabeleça uma rotina matinal
Uma rotina matinal sólida é crucial para organizar a vida diária. Comece traçando seu plano para o dia, levando de 10 a 15 minutos para planejar. Uma rotina estruturada aumenta a capacidade de organização e promove hábitos saudáveis. Além disso, define o tom do dia, incluindo atividades que o energizam, como correr, ler ou meditar. Uma rotina personalizada se alinha às suas prioridades, garantindo um dia de sucesso.
#2. Priorize suas tarefas
Priorize sua lista de tarefas diárias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse. Além disso, divida sua lista em tarefas gerenciáveis, concentrando-se nas mais importantes. Ferramentas digitais, como aplicativos e plataformas online, podem ajudar no gerenciamento de tarefas, criação de conteúdo, liberdade financeira e listas de compras de supermercado.
#3. Faça uso de um aplicativo planejador diário
Na era digital, aplicativos como calendários digitais, planejadores de vida online e gerenciadores de tarefas podem ajudar a gerenciar sua vida diária e agenda. Essas ferramentas consolidam tarefas e cronogramas, promovendo uma melhor gestão do tempo.
Portanto, escolha um aplicativo que se adeque ao seu estilo de vida, como calendários online que sincronizam com dispositivos digitais, para agilizar suas tarefas diárias e reduzir a carga mental de acompanhar tudo. Explore diferentes aplicativos para encontrar aquele que funciona melhor para você.
#4. Aprenda a delegar
A delegação é essencial para a organização da vida diária, reduzindo a carga de trabalho e capacitando outras pessoas. Envolve confiar tarefas a outras pessoas, como tarefas domésticas ou atribuições de trabalho, e utilizar os recursos disponíveis para concluir as tarefas com eficiência. Além disso, aprender a delegar envolve reconhecer o poder do trabalho em equipe e otimizar recursos para um dia a dia mais equilibrado.
#5. Crie um espaço de trabalho dedicado
Um espaço de trabalho dedicado é crucial para aumentar a concentração e a eficiência. Um ambiente organizado, como um home office ou quarto, pode melhorar o foco e a produtividade. Além disso, manter o espaço de trabalho limpo, organizado e livre de distrações aumenta a criatividade e o foco, levando a um dia mais organizado e produtivo.
#6. Limite as distrações
Limite as distrações para aumentar a produtividade e o foco. Identifique distrações comuns e crie um plano para limitá-las. Isso pode envolver definir horários específicos, usar fones de ouvido com cancelamento de ruído ou criar um espaço de trabalho tranquilo. O minimalismo leva a melhores escolhas e melhor foco. Ao adotar o minimalismo, você pode melhorar a organização geral da sua vida e os níveis de produtividade.
#8. Revise e atualize regularmente seus planos
Revise e ajuste regularmente seus planos de organização da vida diária para garantir que eles permaneçam no caminho certo. Reserve alguns minutos por semana para revisar seus hábitos e identificar tarefas inacabadas. O comprometimento excessivo pode levar ao estresse e à desorganização. Conheça seus limites e diga 'não' quando estiver no limite.
Portanto, use um planejador de vida online para registrar atividades diárias, atualizar listas de tarefas e usar ferramentas de produtividade para automatizar tarefas, liberando tempo para outras atividades importantes.
#9. Estabeleça metas realistas.
Defina metas realistas para aumentar o sucesso na vida diária. Divida objetivos amplos em tarefas gerenciáveis, como economizar dinheiro diariamente. Além disso, divida tarefas esmagadoras em partes menores e gerenciáveis, tornando-as menos assustadoras e mais fáceis de começar. Além disso, incorporar o autocuidado às rotinas diárias contribui para o bem-estar geral e aumenta a energia e o foco para as tarefas diárias.
Como faço para criar uma programação mensal no Excel?
Você pode criar uma programação mensal no Excel seguindo as instruções fornecidas.
1. Na planilha do Excel, clique no ícone Menu no canto superior esquerdo.
2. Escolha Novo depois de clicar no ícone Menu.
3. Digite “agenda mensal” no campo de busca da tela seguinte.
4. Vários cronogramas mensais do Excel já criados seriam exibidos. Para começar a trabalhar em um desses horários, escolha qualquer um deles.
5. Depois de selecionar uma programação, você pode editá-la para atender às suas necessidades inserindo dados nela.
Como criar um cronograma no MS Project
1. Liste TODAS as atividades que serão necessárias para o seu projeto. Certifique-se de que cada atividade tenha uma identidade distinta própria. Para o trabalho que precisa ser feito em cada atividade, um verbo e um substantivo devem ser incluídos na descrição. (Se você esquecer algum, adicione-o à medida que descobrir mais.)
2. Calcule o tempo necessário para cada tarefa de acordo com o escopo e experiência do grupo que está trabalhando nela. Mantenha todas as durações iguais ou inferiores a um ciclo de relatórios, com algumas exceções. Mantenha suas durações abaixo de 5 dias se você relatar seu progresso uma vez por semana.
3. Se você atribuir um custo às atividades, estabeleça um limite de quanto cada atividade pode custar. Não pode exceder $ 5,000 para um projeto de software e $ 10,000 para um projeto de construção.
4. Atribua recursos a cada atividade, juntamente com a quantidade de tempo e esforço que cada recurso irá empregar. Decida o número de horas que qualquer atividade pode durar. Isso tornará mais fácil estimar cada atividade com mais precisão.
5. Conecte as atividades logicamente. Com exceção da primeira tarefa (início do projeto) e da última atividade, certifique-se de que TODA atividade esteja conectada a pelo menos um predecessor e um sucessor (finalização do projeto).
6. Verifique se você não superutilizou seus recursos. Nesse caso, reduza a alocação excessiva.
7. Após a conclusão do plano (ou cronograma), faça um cronograma básico para avaliar seu desempenho em relação ao plano original.
8. Identificar relatórios de projeto para comunicar informações, determinar metas de equipe e atender às necessidades de gerenciamento. Use a Bíblia de Comunicações de Gerenciamento de Projetos para escolher relatórios apropriados em diferentes estágios e garantir uma comunicação oportuna com as partes interessadas.
9. Defina uma data de status para cada vez que o progresso for relatado (insira os valores reais para os horários de início e término ou a porcentagem de horas completas trabalhadas). Usando FERRAMENTAS > ACOMPANHAMENTO > ATUALIZAR PROJETO > Reprogramar trabalho incompleto para iniciar após a opção Data de status no Microsoft Project, você pode fazer isso. A frequência típica para um projeto de software é uma vez por semana. A frequência típica para um projeto de construção é uma vez por mês.
10. Depois de começar a relatar o andamento do projeto e adicionar ou remover atividades, certifique-se de adicionar ou remover as atividades de seu cronograma de linha de base.
Como criar um cronograma no Planilhas Google
1. Abra um modelo de programação semanal na galeria de modelos do Planilhas Google selecionando Novo > Google Lençóis > De Uma amostra.
2. Escolha o Programação do dia template.
3. Clique duas vezes na célula C2 e digite a data de início desejada. Mesmo que o modelo de programação do Planilhas Google comece na segunda-feira, você pode escolher qualquer dia da semana!
4. A seguinte ação é opcional: Para alterar a cor de fundo do modelo, realce as células superior e inferior. Em seguida, dê o mesmo tratamento às células de texto (Notas, Tarefas).
5. Adicione seus itens agendados
6. Ao selecionar Todos abaixo da barra de fórmulas, você pode criar regras de formatação condicional para codificar compromissos, eventos, reuniões e lembretes com cores.
7. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da planilha > Ver mais ações de célula > Formatação condicional
8. Para aplicar qualquer regra, abra o menu suspenso ao lado de Regras de formato. Em seguida, modifique o estilo desejado na seção Estilo de Formatação.
9. Salve como um novo modelo alterando o nome da planilha para Modelo.
10. Selecione o ícone Nova pasta clicando no ícone da pasta ao lado do título da planilha.
11. Dê um nome à pasta e selecione “Salvar” clicando na marca de seleção.
12. Para salvar o modelo de cronograma na pasta que você criou, clique em Mover para cá.
Como criar um cronograma no Google Docs
Etapa 1: abra um novo documento do Google.
Para usar o Google Docs, faça login usando sua conta pessoal ou do Google Workspace. Abra um Google Doc em branco na página inicial e nomeie-o 'Calendário Mensal'. Você pode criar calendários diários, semanais ou anuais usando as mesmas etapas. Digite o nome do mês no início do documento, como “março”.
Passo 2: Inserir uma tabela
Crie um calendário mensal com 7 x 6 quadrados, dividindo janeiro de 2021 por seis semanas. Insira uma tabela destacando quadrados de 7 x 6 e ajustando para fins de semana.
Passo 3: Adicione as datas e tarefas.
Insira uma tabela 7×1 acima da tabela para adicionar os dias da semana. Abra seu calendário e insira datas, como janeiro de 2021. Além disso, adicione tarefas como postagens de mídia social, postagens de blog e reuniões de marketing de conteúdo. Programe-os de acordo.
Passo 4: Personalize o seu calendário
Crie um belo calendário adicionando cores, alterando fontes e adicionando formatação em negrito ou itálico. Ajuste os quadrados do calendário para adicionar espaço e descubra sua criatividade. O calendário pode ser facilmente alterado posteriormente, se necessário.
Etapa 5: inverta a orientação do documento para paisagem.
Crie um calendário no Google Docs definindo a orientação de paisagem para torná-lo legível e fornecer mais espaço para os detalhes da tarefa. Compartilhe o calendário com sua equipe clicando no botão Compartilhar e adicionando seus endereços de e-mail. Além disso, o Google Docs oferece vários modelos de calendário, incluindo planos de aula, calendários de marketing de conteúdo e calendários editoriais, para simplificar o processo.
Como criar uma agenda no Google Agenda
Os agendamentos podem ser criados no Google Agenda por:
- Clique na seta para a esquerda ao lado de Outros calendários depois de fazer login no Google Agenda. Em seguida, clique em + > e, no menu suspenso, selecione Criar novo calendário.
- Dê um nome ao seu calendário e, em seguida, você pode começar a adicionar eventos adicionando uma descrição opcional.
- Escolha o fuso horário que corresponde ao horário comercial.
- Para criar um calendário, clique.
- Para usar o novo calendário como um agendador de turnos, verifique se ele aparece na sua lista de Meus calendários.
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SERVIÇOS DIGITAIS: serviços digitais explicados com exemplos
Referências:
