Saber como fazer uma análise de custo-benefício antes de investir tempo e recursos organizacionais em um novo projeto ou ideia de negócio pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. Uma análise de custo-benefício (ACB) determina quais projetos ou investimentos são mais viáveis, viáveis e úteis para uma empresa em um determinado momento. Aqui, discutiremos o que é uma análise de custo-benefício e por que ela é importante.
O que é análise de custo-benefício?
Uma análise de custo-benefício é um processo metódico que as empresas usam para decidir quais decisões tomar e quais evitar. O analista de custo-benefício soma as recompensas potenciais de um cenário ou ação e depois subtrai as despesas gerais envolvidas na prossecução dessa ação. Alguns consultores ou analistas também criam modelos para atribuir um valor monetário a itens intangíveis, como os benefícios e despesas de viver numa área específica.
Análise de custo-benefício em gerenciamento de projetos
Uma análise de custo-benefício em gerenciamento de projetos é um método para pesar os custos e vantagens de um grande projeto ou proposta de negócio. É um método realista e baseado em dados para orientar organizações e gestores na tomada de decisões de investimento sólidas. Ajuda a determinar se um projeto ou investimento é financeiramente viável e útil para a empresa.
Um CBA formal analisa e quantifica todas as despesas e benefícios do projeto antes de calcular o retorno do investimento (ROI) projetado, a taxa interna de retorno (TIR), o valor presente líquido (VPL) e o período de retorno. Calcula-se então a diferença entre os custos e as vantagens de prosseguir com o projeto.
Os seguintes custos podem ser incluídos em um CBA:
- Despesas diretas: aquelas que estão diretamente vinculadas ao projeto ou investimento planejado, como materiais, mão de obra e equipamentos.
- Custos indiretos: São despesas fixas associadas que contribuem para dar vida ao projeto ou investimento, como despesas gerais, administrativas ou de treinamento.
- Custos de oportunidade: as recompensas ou oportunidades perdidas quando uma empresa escolhe uma iniciativa ou oportunidade em detrimento de outra. Para avaliar os custos de oportunidade, você deve pesar os benefícios potenciais das opções disponíveis.
- Custos futuros: São custos que podem surgir posteriormente no projeto. Estes custos dependem da ocorrência de determinados eventos, tais como os custos de mitigação de perigos potenciais.
A análise de custo-benefício permite uma abordagem estruturada de gestão de custos, auxiliando gerentes de projetos e líderes de empresas na priorização de projetos e na alocação eficaz de recursos para cumprir os principais objetivos da organização.
Os benefícios podem incluir:
- Benefícios tangíveis: São efeitos quantitativos que podem ser facilmente quantificados em termos monetários, tais como receitas mais elevadas ou custos mais baixos.
- Benefícios intangíveis: Estes benefícios são difíceis de quantificar em termos monetários. São resultados indiretos ou qualitativos, como maior satisfação do cliente ou moral dos funcionários.
Quantificando benefícios intangíveis
Os benefícios intangíveis podem ser avaliados através de medições qualitativas numa ACB. Por exemplo, uma pesquisa ou grupo focal pode ser usado para coletar informações sobre a satisfação do cliente ou o moral dos funcionários. As descobertas são então utilizadas para fornecer estimativas do valor dessas vantagens intangíveis.
Em algumas circunstâncias, o valor de um benefício intangível pode ser estimado com base no seu impacto noutros benefícios tangíveis, tais como maior produtividade ou menores despesas. Embora as vantagens intangíveis sejam mais subjetivas e menos precisas do que os benefícios tangíveis, omiti-las na sua análise de custo-benefício pode resultar numa visão inadequada do impacto total de um projeto proposto.
Por que uma análise de custo-benefício é importante?
Veja por que uma análise de custo-benefício é importante:
#1. Determinar despesas e benefícios do projeto
Uma análise custo-benefício do projeto garante que todos os custos e benefícios relacionados com um projeto sejam identificados e medidos. Isto diminui a probabilidade de custos ocultos e obstáculos ou perdas futuras, que só podem tornar-se aparentes após uma análise minuciosa do projecto.
#2. Fornecer uma estrutura para análise
Uma ACB fornece um quadro formal para examinar os custos e benefícios de um projecto potencial. Isso garante que todas as considerações sejam avaliadas e que a melhor decisão de negócios seja tomada.
#3. Tome decisões mais informadas
Uma análise de custo-benefício auxilia os tomadores de decisão a determinar se um projeto ou investimento proposto é benéfico. Os decisores tomam decisões mais bem informadas e distribuem recursos organizacionais de forma mais eficaz quando comparam os custos e benefícios do projecto.
#4. Aumente a transparência
Uma ACB incentiva a transparência ao tornar visíveis e quantificados os custos e benefícios de cada novo projecto. Isto pode ajudar a garantir que a tomada de decisões seja objectiva e que todas as partes interessadas tenham uma compreensão completa das potenciais implicações do projecto.
#5. Facilite a comunicação
Uma análise de custo-benefício na gestão de projetos promove a confiança e estabelece as bases para a comunicação entre as múltiplas partes interessadas, oferecendo uma linguagem e estrutura comuns para examinar um possível projeto. Isso garante que todas as partes interessadas estejam na mesma página e que as decisões sejam tomadas coletivamente e de acordo com as metas e objetivos do negócio.
Como conduzir uma análise de custo-benefício para um projeto
Uma análise de custo-benefício do projeto é uma técnica simples. Para começar, siga as quatro etapas da análise de custo-benefício indicadas abaixo.
#1. Estabeleça metas e objetivos do projeto
A primeira etapa para fazer uma análise de custo-benefício é estabelecer o escopo e os objetivos do projeto. Isso inclui identificar o seguinte:
- A questão que a iniciativa procura abordar
- Os objetivos do projeto
- Os resultados esperados
A definição das metas e objectivos do projecto proporciona uma base sólida para que a ACB seja tão precisa quanto possível. As metas estabelecem uma estrutura e parâmetros que o projeto deve seguir para ter sucesso.
Depois de determinar, anote os objetivos do projeto em um caso de negócios ou proposta de projeto. Isto será útil na seleção das medidas que serão utilizadas para analisar e comparar os custos e benefícios, bem como na interpretação dos resultados da ACB.
#2. Determine as despesas e benefícios.
A etapa seguinte é identificar e listar todos os custos e benefícios esperados associados ao projeto proposto.
Faça duas listas: uma para todas as despesas previstas e outra para os benefícios esperados. Inclui custos diretos, indiretos, de oportunidade e futuros. Após determinar os custos individuais, avalie as possíveis vantagens do projeto. Incluir todos os benefícios concretos e intangíveis, mesmo aqueles que são mais difíceis de definir.
#3. Compile todos os custos e vantagens potenciais.
Depois de compilar sua lista de despesas e benefícios, adicione valores monetários atuais e realistas a cada um e totalize ambos os lados. Use fontes de dados confiáveis. Por exemplo, você pode adquirir informações de relatórios financeiros, pesquisas de mercado e comentários de especialistas.
Além disso, conduza uma análise de custos do projeto e estime o cronograma de despesas e benefícios. Alguns podem surgir rapidamente, enquanto outros podem aparecer mais tarde. Ao prever com precisão o momento das despesas e benefícios do projeto, você poderá estabelecer seu valor presente e avaliar a viabilidade financeira do projeto.
#4. Avalie os resultados projetados
Depois de somar os dois lados do seu estudo, você poderá calcular todo o custo e benefício do projeto proposto. Se as vantagens superarem as despesas, poderá valer a pena prosseguir com o projecto. Se as despesas superarem as vantagens, o melhor é reconsiderar o investimento nisso.
No entanto, comparar os dois totais não é o fim. Neste nível, avaliar as metas e objetivos do projeto delineados na primeira etapa do CBA é benéfico para determinar se a análise indica que você pode atingir as metas declaradas. Faça perguntas como,
- “A sua organização consegue reunir os fundos necessários para cobrir todos os custos?”
- Os benefícios chegarão a tempo de manter as operações corporativas funcionando sem problemas?
Em seguida, para verificar a robustez dos resultados da CBA, realize uma análise de sensibilidade. Isto pode exigir a modificação de pressupostos sobre custos, benefícios e taxas de desconto para avaliar até que ponto as conclusões da análise respondem às mudanças.
Finalmente, avalie os resultados da ABC e comunique-os às partes interessadas para que possam tomar decisões informadas relativamente ao projecto. Ao avaliar a análise custo-benefício do projeto, tenha em mente que as despesas devem ser inferiores a 50% dos benefícios e o período de retorno não deve exceder um ano.
Amostra de análise de custo-benefício
Aqui está um exemplo de análise de custo-benefício realizada por uma empresa de software que deseja atualizar seu sistema atual de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). As duas alternativas que estão sendo exploradas são:
Opção A: Atualizar para um sistema CRM mais poderoso, com recursos e capacidades expandidos e uma curva de aprendizado suave.
Opção B: Manter o actual sistema CRM e investir na formação adicional dos funcionários para maximizar a sua utilização.
Aqui está uma análise simplificada de custo-benefício para cada opção:
Opção A: Atualizar para um sistema CRM mais complexo.
Benefícios:
- Melhor atendimento ao cliente e recursos de gerenciamento de relacionamento: US$ 150,000 por ano
- Maior eficiência e produtividade: US$ 100,000 por ano
- Capacidade de analisar dados de clientes e gerar insights: US$ 75,000 por ano
- Benefício anual total estimado: US$ 325,000
Custos:
- Um novo sistema custa US$ 150,000 no início.
- US$ 50,000 para implementação e treinamento
- Manutenção e suporte anuais custam US$ 75,000
- Custo anual total: $ 275,000
- $ 50,000 em benefício anual líquido
Opção B: Investir em mais treinamento em sistema CRM.
Benefícios:
- Maior competência e produtividade dos funcionários: US$ 50,000 por ano
- Melhor atendimento ao cliente e recursos de gerenciamento de relacionamento: US$ 75,000 por ano
- O benefício anual total está previsto em US$ 125,000.
Custos:
- US$ 25,000 para treinamento adicional de funcionários
- Tempo e recursos de treinamento: US$ 10,000
- Perda potencial de produtividade durante o período de treinamento: US$ 15,000
- Custo anual total: $ 50,000
- Benefício anual: $ 75,000
Com base nesta análise de custo-benefício, pode parecer que a Opção B é preferível no curto prazo, uma vez que proporciona um benefício anual líquido mais elevado de 75,000 dólares em comparação com a Opção A, que proporciona apenas um benefício anual líquido de 50,000 dólares. Também custa menos.
Contudo, numa perspectiva de longo prazo, a Opção A é preferível, apesar de ter um ganho anual líquido inicial inferior e custos mais elevados. Os benefícios compostos e de longo prazo da Opção A são significativamente maiores do que os da Opção B e resultarão em maior ROI ao longo do tempo.
Prós e contras da análise custo-benefício
Existem inúmeras vantagens em usar a análise de custo-benefício como parte do processo de tomada de decisão de uma empresa ou organização. Antes de depender apenas de uma análise custo-benefício, devem ser examinados vários inconvenientes e limites potenciais.
Prós
#1. Uma abordagem baseada em dados
Uma análise de custo-benefício permite que um indivíduo ou organização examine uma escolha ou projeto proposto sem preconceitos. Como tal, fornece uma revisão imparcial e baseada em evidências das suas opções, o que pode ajudar a sua empresa a tornar-se mais lógica e orientada por dados.
#2. Torna as decisões mais fáceis
As escolhas de negócios são frequentemente de natureza complexa. A análise de custo-benefício ajuda a simplificar este dilema, reduzindo a decisão entre custos e benefícios.
A análise de custo-benefício exige que você explique todos os custos e benefícios concebíveis associados a um projeto, o que pode revelar aspectos menos óbvios, como despesas indiretas ou intangíveis.
Desvantagens
#1. É difícil prever todas as variáveis.
Embora a análise custo-benefício possa ajudá-lo a descrever os custos e vantagens previstos de uma escolha comercial, é difícil prever todos os elementos que podem influenciar o resultado. As mudanças na procura do mercado, nos custos dos materiais e no clima empresarial global são imprevisíveis, especialmente a longo prazo.
#2. Dados incorretos podem distorcer os resultados.
Se você confiar em dados incompletos ou errôneos para concluir sua análise de custo-benefício, os resultados refletirão isso.
#3. Mais adequado para projetos de curta e média duração
Para projetos ou escolhas comerciais com prazos mais longos, a análise de custo-benefício apresenta um risco maior de errar o alvo por vários motivos. Por um lado, fazer previsões precisas torna-se cada vez mais difícil à medida que avançamos no futuro. As projecções a longo prazo também podem não ter em conta elementos como a inflação, reduzindo a precisão global da investigação.
#4. Remove o Elemento Humano
Embora a maioria das empresas seja motivada pelo desejo de obter lucro, existem outras razões não monetárias pelas quais uma organização pode decidir prosseguir um projeto ou tomar uma decisão. Nestas situações, pode ser difícil conciliar considerações morais ou “humanas” com o argumento empresarial.
Quais são as 5 etapas da análise de custo-benefício?
O método básico para análise de custo-benefício é estabelecer o plano de análise, determinar suas despesas, determinar seus benefícios, analisar custos e benefícios e tirar uma conclusão final. Essas etapas podem diferir de um método para outro.
Quais são os dois tipos de análise de custo-benefício?
Os dois métodos mais frequentes para realizar uma análise custo-benefício são o valor presente líquido e a relação custo-benefício. O modelo VPL seleciona o projeto com o maior VPL. O modelo de relação custo-benefício seleciona o projeto com a maior relação custo-benefício.
Quais são os dois principais tipos de custos?
Existem dois tipos de custos: fixos e variáveis. Os custos fixos e variáveis têm efeitos diferentes na empresa, mas ambos são necessários para a rentabilidade.
O que é um exemplo de custo-benefício?
Uma simples análise de custo-benefício implicaria que um investidor decidisse se compraria imóveis ou ações. Cada um tem os seus próprios pontos fortes e inconvenientes, e precisariam de analisar o seu ambiente único para determinar qual tem o melhor custo-benefício (ou seja, benefícios por dólar).
Em conclusão,
Algumas situações difíceis exigem um estudo mais aprofundado, e uma empresa pode utilizar a análise de custo-benefício quando não estiver claro se deve ou não prosseguir com um projeto. Uma análise de custo-benefício pode ajudar uma empresa a simplificar o seu processo de tomada de decisão, avaliando as despesas e identificando o que seria benéfico.
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Referências
