Cinco razões para usar o fax online para o seu negócio

Cinco razões para usar o fax online para o seu negócio

As máquinas de fax são dispositivos eletrônicos usados ​​para enviar documentos eletronicamente. Eles foram usados ​​antes que a Internet se tornasse amplamente popular. As máquinas de fax não são muito usadas hoje porque as pessoas optam por usar e-mails ao enviar mensagens. Mas eles eram um grampo de escritório antes, especialmente durante os anos 80 e 90. Era uma tecnologia de ponta em que a comunicação e o envio de documentos eram feitos em um instante.

O envio de fax online é uma forma evoluída de enviar mensagens de fax, assim como o correio eletrônico evoluiu do correio tradicional. É uma tecnologia adotada em que as mensagens agora podem ser enviadas e recebidas por e-mail ou outros aplicativos. Assim como um aparelho de fax, um fax online envia um documento exatamente igual ao que você enviou.

Também é usado como uma alternativa aos aparelhos de fax porque os aparelhos de fax podem ser inconvenientes e confusos de usar. O aparelho de fax tradicional também é volumoso e pode ocupar muito espaço em seu escritório. O envio de fax online também tem muitas vantagens, especialmente se você estiver administrando uma empresa.

Aqui estão cinco razões para usar o fax online para o seu negócio:

Segurança e privacidade aprimoradas

Nesta era, a segurança cibernética agora representa uma ameaça para os usuários da Internet. A segurança cibernética é definida como o processo de proteger ou proteger informações importantes contra vazamentos. Isso é feito adicionando medidas de segurança a telefones celulares, tablets, laptops, computadores de mesa e servidores. 

O fax online oferece um sistema de segurança cibernética aprimorado em que seus documentos confidenciais seriam protegidos contra hackers e vazamentos. E-mails estão agora muito expostos e a privacidade é comprometida. Hoje em dia, eles também são muito arriscados para uso devido à ameaça potencial de hackers. As praias de segurança estão em toda parte, mesmo em sites governamentais e sites de bancos, e você não gostaria que isso acontecesse em seu negócio. 

O fax online é mais seguro e mais privado de usar porque as informações do fax permanecem entre você e o remetente, portanto, é menos propenso a hackers. Ele também usa criptografia Secure Sockets Layer (SSL), que é uma tecnologia avançada que impede que hackers cibernéticos acessem, modifiquem ou vazem qualquer informação que você enviou. O fax online também é criptografado por dispositivo, o que significa que as informações permanecem nos dispositivos usados ​​e não podem ser acessadas por ninguém fora da transação, que é o mesmo nível de segurança usado quando você paga com cartões de crédito.

Melhor organização e eficiência

Comparado ao antigo aparelho de fax, o fax online oferece uma melhor organização dos documentos. É sem papel e mais baseado em tecnologia. Você não precisará mais separar papéis e colocá-los em pastas porque tudo é feito digitalmente. Os arquivos não serão misturados porque agora você pode categorizar digitalmente seus documentos em pastas. 

Melhor organização também significa melhor eficiência e produtividade no trabalho. Menos tempo é gasto na procura de documentos essenciais e os funcionários podem se concentrar em outras tarefas importantes. Por exemplo, eles não precisam mais se levantar de seus assentos e checar cada fax na máquina. 

O envio de fax online também é mais vantajoso para os setores imobiliário, jurídico e financeiro. Nessas linhas de trabalho, muitas assinaturas são necessárias e há documentos que precisam ser enviados por fax e digitalizados. E-mails também não são aconselháveis ​​para documentos mais confidenciais e cruciais, como processos judiciais e demonstrações financeiras.

Acessibilidade

O fax online pode ser acessado através de qualquer dispositivo. Mesmo se você não estiver no escritório, ainda poderá ver os documentos enviados a você. Essa tecnologia pode ser visualizada, editada e acessada basicamente pelo celular. Você pode conferir sites como MyFax para obter mais informações sobre a acessibilidade desses serviços de fax on-line. 

Você também pode enviar e anexar até dez documentos usando fax on-line, bem como enviá-los para a máquina de fax de outro escritório, mesmo que não use um fax on-line. 

Custo-benefício

Obter um sistema de fax on-line seria caro no início, mas você pode economizar dinheiro se usá-lo a longo prazo. 

O envio de fax online oferece vários pacotes de assinatura e você deve escolher um de acordo com suas necessidades. O preço varia de aproximadamente US$ 8 a US$ 35. Isso é muito mais barato do que comprar um aparelho de fax volumoso. Com esta subscrição online, pode enviar e receber centenas de páginas sem gastar com papel adicional, bem como custos de manutenção e eletricidade.

Eco-Friendly 

A maioria das empresas está adotando práticas ecológicas ao executar suas operações diárias. Esta é outra razão pela qual sua empresa deve usar um serviço de fax online. Antes do advento da tecnologia moderna, as máquinas de fax consumiam bilhões de folhas de papel regularmente. Essa situação resultou no desmatamento, ou seja, na derrubada de grandes áreas de árvores para a produção de folhas de papel. 

Infelizmente, o desmatamento pode ter efeitos negativos sobre o meio ambiente, incluindo erosão do solo, emissões de gases de efeito estufa, interrupções no ciclo da água e outros incidentes semelhantes. Além disso, o uso de uma máquina de fax também pode aumentar suas contas de energia. Ele consome uma grande quantidade de energia ao enviar e receber faxes durante as horas ativas e não ativas. 

Devido a esses impactos ambientais, obter um serviço de fax online pode ser uma ótima opção. Não consome várias folhas de papel e grande quantidade de energia no envio e recebimento de faxes. Isso porque todas as transações relacionadas a fax são feitas on-line, tornando sua organização uma empresa verde da qual você e seus clientes podem se orgulhar. 

O que acontece se eu não tiver acesso à Internet quando precisar enviar um fax?

Isso pode depender do serviço de fax on-line específico que você está usando. Alguns serviços podem permitir que você agende um fax para ser enviado mais tarde quando tiver acesso à Internet, enquanto outros podem não ter esse recurso. Em geral, é importante garantir que você tenha acesso confiável à Internet ao usar um serviço de fax on-line para evitar interrupções nos recursos de envio de fax.

Posso enviar um fax para vários destinatários de uma só vez?

Sim, a maioria dos serviços de fax online permite que você envie um único fax para vários destinatários de uma só vez. Essa pode ser uma maneira eficiente e conveniente de se comunicar com várias pessoas ao mesmo tempo, em vez de enviar faxes individuais para cada pessoa.

Posso enviar um fax para um número internacional?

Sim, muitos serviços de fax online permitem que você envie um fax para um número internacional. No entanto, pode haver taxas adicionais para enviar faxes internacionalmente, portanto, é melhor verificar com o serviço específico que você está usando para confirmar.

Quanto tempo leva para enviar um fax online?

O tempo que leva para enviar um fax on-line pode variar dependendo de vários fatores, incluindo o tamanho do fax, a velocidade da sua conexão com a Internet e o serviço que você está usando. Em geral, o envio de fax online costuma ser mais rápido do que os métodos de envio de fax tradicionais e pode levar apenas alguns minutos para ser enviado.

Posso imprimir um fax recebido online?

Sim, a maioria dos serviços de fax on-line permite que você imprima um fax recebido. Esta pode ser uma maneira conveniente de ter uma cópia impressa do fax para seus registros.

Qual é o tamanho máximo para um documento de fax?

O tamanho máximo de um documento de fax pode variar dependendo do serviço de fax on-line específico que você está usando. Alguns serviços podem ter limites no tamanho de uma única transmissão de fax, enquanto outros não. É melhor verificar com o serviço específico que você está usando para confirmar o limite máximo de tamanho de fax.

Considere o uso de fax on-line

O fax online pode ajudar sua empresa a se tornar mais eficiente, especialmente a longo prazo. Faz comunicação muito mais fácil e torna seus documentos mais seguros, privados e menos propensos a vazamentos, em comparação com o uso de outros métodos, como e-mail. 

Essa nova tecnologia pode ser usada em qualquer dispositivo que tenha acesso à Internet. Ele oferece acessibilidade sem sacrificar a segurança. Também é mais eficiente de usar porque você pode enviar até dez arquivos e anexos sem inseri-los manualmente em uma máquina de fax real. 

Um dos melhores recursos que ele tem a oferecer é a capacidade de enviar arquivos para uma máquina de fax real sem que você tenha uma. Se o destinatário não tiver e-mail e precisar de um fax, o remetente pode simplesmente inserir o número do fax ou do telefax do destinatário e simplesmente enviá-lo. Isso garantirá que o destinatário receberá exatamente a mesma coisa que você enviou. 

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