Quão confuso você ficou quando se deparou pela primeira vez com uma tarefa que envolvia a elaboração de uma RFP para empresas? Você tinha alguma ideia do que se tratava ou estava totalmente sem noção? Ou talvez você não escrevesse um há algum tempo?
Seja qual for o caso, estou aqui para remediar isso com este guia. Juntos, mergulharemos nos detalhes do que realmente é uma RFP, por que você pode precisar de uma e como criar sua primeira hoje.
Mas primeiro, você provavelmente deve saber o que significa RFP nos negócios.
Pontos chave
- Uma solicitação de proposta (RFP) é o processo e a documentação usados na solicitação de propostas para negócios potenciais ou soluções de TI exigidas por uma empresa ou agência governamental.
- O documento RFP normalmente descreve uma declaração de requisitos (SOR) a ser cumprida pelos potenciais respondentes que desejam fazer uma oferta para fornecer as soluções necessárias.
- Pode abranger produtos e/ou serviços para atender aos requisitos determinados.
- As RFPs são usadas pela maioria das agências governamentais e por muitas empresas e organizações privadas.
O que uma RFP envolve nos negócios?
Uma solicitação de proposta (RFP) é um documento comercial que anuncia um projeto, o descreve e solicita propostas de empreiteiros qualificados para concluí-lo. A maioria das organizações prefere lançar os seus projetos usando RFPs, e muitos governos sempre os utilizam.
Ao utilizar uma RFP, a entidade solicitante das propostas é responsável por avaliar a viabilidade das propostas apresentadas, a saúde financeira das empresas licitantes e a capacidade de cada licitante para realizar o projeto.
As RFPs são usadas para projetos complexos, muitas vezes exigindo vários subcontratados. Eles descrevem a organização que emite a RFP, o escopo do projeto que está sendo realizado e os critérios para avaliar as inscrições. Eles também descrevem o processo de licitação e os termos do contrato.
As solicitações incluem uma declaração de trabalho descrevendo as tarefas a serem executadas pelo licitante vencedor e o cronograma para conclusão da obra.
As RFPs também aconselham os licitantes sobre como preparar propostas, com orientações específicas sobre como as propostas devem ser formatadas e apresentadas. Geralmente incluem instruções sobre quais informações o licitante deve incluir e o formato desejado.
O que uma RFP inclui?
Uma RFP geralmente inclui antecedentes sobre a organização emissora e suas linhas de negócios (LOBs), um conjunto de especificações que descrevem a solução procurada e critérios de avaliação que revelam como as propostas serão classificadas.
A RFP normalmente contém uma seção, às vezes chamada de declaração de trabalho (SOW), que define o escopo do trabalho ou o escopo do(s) serviço(s) a ser(em) fornecido(s). Esta seção discute as tarefas a serem executadas pelo licitante vencedor e um cronograma para o fornecimento dos resultados.
A solicitação de proposta também inclui orientações aos licitantes sobre como preparar uma proposta. Esta seção fornecerá detalhes sobre o formato da proposta, bem como instruções sobre como a resposta à RFP deve ser construída e organizada.
LEIA: Como redigir uma proposta comercial na Nigéria
A maioria das RFPs é emitida por agências governamentais e outras organizações do setor público. Geralmente, são obrigados a abrir a concorrência entre empresas privadas e a eliminar preconceitos do processo. As agências querem garantir que obterão a oferta mais baixa e mais competitiva.
No entanto, qualquer organização pública ou privada pode apresentar uma RFP para obter múltiplas propostas e uma variedade de perspectivas sobre o projecto.
Por exemplo, uma empresa que pretenda mudar o seu processo de elaboração de relatórios de um sistema baseado em papel para um sistema baseado em computador pode apresentar um RFP para hardware, software e um programa de formação de utilizadores para estabelecer e integrar o novo sistema no negócio. Um processo de licitação competitivo pode dar-lhes uma maior visão sobre as alternativas disponíveis.
Ao redigir uma RFP e uma SOW, é importante estar atento aos processos organizacionais e às melhores práticas, para maximizar a eficácia.
Explicando o processo de RFP
Meu primeiro encontro com uma RFP foi quando tive que apresentar uma proposta de oferta comercial; Não vou te aborrecer com os detalhes. Mas a primeira coisa que aprendi é que a RFP deve ser elaborada pela empresa solicitante da obra. Isso dá aos potenciais contratantes uma ideia melhor do que sua empresa está procurando.
Assim que a RFP for enviada, os empreiteiros ou fornecedores poderão revisá-la e enviar suas melhores propostas para concorrer ao trabalho.
Aqui está o que incluí na minha proposta:
- Um plano de ação de como eu resolveria o problema
- Um cronograma do que a empresa deve esperar
- Qualquer informação de fundo necessária
- Quanto espero que custe todo o projeto
Houve também alguns casos em que tive que voltar e apontar componentes específicos da RFP que precisavam ser ajustados com base na minha experiência no setor.
Neste ponto, você pode revisar o feedback e criar uma nova RFP para ajustar as alterações ou pode deixar o original como está e mantê-lo em mente ao considerar os outros lances enviados.
VEJO: PROPOSTA DE LICITAÇÃO: O que é e como redigir uma
Requisitos para redigir uma RFP nas empresas
Uma RFP deve descrever e definir o projeto com detalhes suficientes para atrair respostas viáveis.
Como potencial licitante, você deve ser capaz de compreender a natureza do negócio e os objetivos que deseja alcançar com o projeto. O projeto deve ser definido com detalhes suficientes para que você entenda claramente seu escopo e todos os produtos e serviços que devem ser fornecidos para realizá-lo.
O formato das propostas esperadas também deverá ser detalhado. São necessárias respostas uniformes para comparar e contrastar ofertas.
Anexado abaixo está uma lista de verificação detalhando o processo para criar a RFP perfeita:
Como escrever um RFP
As RFPs seguem um formato bastante rígido, embora esse formato possa variar entre as agências e empresas que as preparam. Esta amostra da RTI International na Carolina do Norte mostra os elementos de uma RFP típica que inclui uma introdução e histórico, uma descrição dos resultados e informações sobre os critérios de seleção.
Etapas para obter os melhores lances de RFP
1. Avalie o que você precisa
Antes de redigir uma RFP, você precisará se preparar um pouco para descobrir o que precisa e o que gostaria de realizar. Este processo o ajudará a definir seus objetivos e escopo do projeto, além de descobrir obstáculos.
Use esse tempo para conduzir pesquisas de concorrentes e do setor para avaliar sua posição. Você está seguindo os padrões e diretrizes atuais do setor? O seu produto está de acordo com o que a concorrência oferece ou existem recursos que faltam e que agregariam valor?
LEIA: Exemplos de propostas de valor que fizeram a diferença (o modelo para o sucesso)
2. Liste quaisquer especificações técnicas
Incluir especificações técnicas antecipadamente em sua RFP permite que os fornecedores determinem se podem ou não fornecer o que você precisa. Isso também protege o seu negócio, porque no caso de um fornecedor concordar que pode atender às suas especificações inicialmente, mas não consegue entregar depois de assumir o projeto, você pode responsabilizá-lo pelas especificações listadas na RFP.
3. Distribua a RFP
Depois que a RFP estiver escrita, é hora de enviá-la. Você pode publicá-lo em seu site e talvez até criar uma landing page específica para ele. Aproveite quaisquer grupos profissionais relacionados ao setor dos quais você seja membro e anuncie-os lá. Utilizar a câmara de comércio local também é um excelente lugar para anunciar sua RFP se você preferir trabalhar com um fornecedor local.
4. Avalie suas ofertas
Depois de receber todas as propostas, será quase fácil comparar cada uma delas e determinar qual fornecedor é o mais adequado para sua empresa.
Fora da pilha de licitantes, você deve restringir isso a um punhado de seus três, cinco ou 10 favoritos a serem considerados, dependendo de quantos você recebe ou nos quais está interessado. gaste tempo examinando fornecedores em potencial para determinar quem é realmente o ajuste ideal para o trabalho.
5. Selecione o melhor fornecedor para o trabalho
Algumas empresas podem solicitar mais uma oferta melhor e final de seus principais fornecedores após iniciarem o processo de negociação. Isso é para garantir que eles não apenas contratem a pessoa ou empresa certa para o trabalho, mas também pelo preço certo.
VEJO: PROPOSTA DE LICITAÇÃO: O que é e como redigir uma
Embora isso possa parecer uma etapa extra, pode economizar dinheiro, tempo e dores de cabeça no futuro.
O Quê Não O que fazer com uma RFP nos negócios
Se quiser encontrar o fornecedor certo, você precisa que sua RFP seja específica. Fazer apenas perguntas “sim” ou “não” não levará você a lugar nenhum. É por isso que você deve criar perguntas específicas que exijam respostas ponderadas. Faça perguntas abertas que exijam que eles expliquem seu processo de pensamento ao resolver um problema.
Tente usar frases semelhantes a estas:
- Você pode compartilhar um exemplo de como você resolveu esse problema ou um semelhante para outra empresa? Você encontrou algum obstáculo imprevisto? O que você faria igual ou diferente desta vez?
- Com a reformulação proposta, quanto tempo levaria para uma pessoa que não entende de tecnologia preencher o novo formulário de registro? Quanto tempo você estima que isso poderia economizar?
Exemplo de resposta a uma RFP
Se você emitiu uma RFP e está coletando respostas, você deve estar se perguntando o que deve procurar em respostas eficazes à RFP. Abaixo está um modelo de resposta de RFP impressionante:
Exemplo de resposta a uma RFP
Mas isso também nos leva a uma grande questão: uma RFP é realmente necessária nos negócios? Você não pode simplesmente gastar tempo analisando dois ou três fornecedores sozinho?
Como você verá a seguir, esse caminho definitivamente não é do seu interesse.
Por que você deve usar uma RFP em seu negócio
Uma RFP pode ser emitida por vários motivos.
Em alguns casos, a complexidade de um projeto de TI exige uma RFP formal. Você pode se beneficiar de vários proponentes e perspectivas ao buscar uma solução integrada que exige uma combinação de tecnologias, fornecedores e configurações potenciais. Suponha que sua empresa esteja mudando de um sistema baseado em papel para um sistema baseado em computador, por exemplo. Nesse caso, você poderá solicitar propostas para todo o hardware, software e treinamento de usuários necessários para estabelecer e integrar o novo sistema na organização.
LEIA: ERP vs CRM: Escolhendo o Sistema Certo para o Seu Negócio
Uma simples atualização de hardware, por outro lado, pode envolver apenas a emissão de uma solicitação de cotação (RFQ) para um único fornecedor.
Algumas entidades, como agências governamentais, podem ser obrigadas a emitir RFPs para proporcionar uma concorrência plena e aberta.
Você também pode lançar uma RFP para aumentar a concorrência e reduzir o custo de uma solução. Dito isto, uma proposta aceita com base em ser a que melhor atende às especificações de uma RFP pode nem sempre ser a proposta de menor preço. Como muitas empresas competirão com você por negócios, é importante que os fornecedores elaborem respostas de RFP vencedoras.
A habilidade com que um cliente cria uma RFP pode ditar a qualidade da resposta de um proponente e, portanto, o sucesso ou o fracasso da solução de TI resultante. Se os requisitos especificados forem demasiado vagos, o proponente pode errar o alvo ao conceber e implementar a solução. No entanto, requisitos excessivamente detalhados e restritivos limitam a criatividade do proponente e sufocam a inovação.
As empresas precisam definir expectativas claras com os fornecedores para receber uma resposta de qualidade.
Você pode usar uma RFP para:
- Descreva detalhes e expectativas do projeto: As partes interessadas descrevem os requisitos do projeto e incluem detalhes para ajudar potenciais licitantes e empreiteiros a compreender o escopo do projeto e os critérios da empresa para selecionar um fornecedor.
- Solicitar lances: uma RFP inicia o processo de solicitação ou proposta. Ao divulgar uma RFP, as empresas solicitam propostas dos empreiteiros. Os documentos de RFP são predominantes no setor público, com muitas agências governamentais usando o processo de seleção de RFP como principal forma de encontrar prestadores de serviços qualificados.
- Avalie vários fornecedores: assim que as empresas e freelancers enviam suas propostas, a empresa as analisa e escolhe o melhor fornecedor para suas necessidades. A empresa usa uma RFP para iniciar conversas com diversos fornecedores ou licitantes antes de selecionar um licitante vencedor, estender uma oferta final e assinar um contrato para seu projeto.
O que é uma RFP em marketing?
No marketing, uma RFP é frequentemente usada para terceirizar quaisquer atividades de marketing que possam ajudar sua marca a aumentar o alcance. Essas atividades incluem qualquer coisa relacionada ao marketing que você não pode fazer internamente.
Por exemplo, se você trabalha em uma pequena startup, pode criar uma RFP para encontrar uma empresa de comunicação e marketing de serviço completo para criar um plano de marketing integrado para sua empresa. Se for esse o caso, você descreveria em sua RFP que está procurando uma empresa para ajudá-lo a “aumentar a presença de SEO” ou “atrair seguidores nas mídias sociais”, etc.
Por outro lado, se você trabalha para uma agência de marketing, fique atento às RFPs em sua área relacionadas aos serviços que você oferece. Por exemplo, se você trabalha para uma empresa de web design, você vai querer procurar empresas que criaram RFPs para serviços de web design.
VEJO: O Papel do Web Design no Sucesso das Empresas Modernas
O que é uma RFP em vendas?
Em vendas, uma RFP geralmente é criada quando uma empresa deseja comprar um produto ou serviço que atenda às suas necessidades. Por exemplo, se uma empresa corporativa estiver procurando por um novo software de CRM, a empresa pode lançar um RFP que descreva o que está procurando e o que espera alcançar com o novo software de CRM.
Por esse motivo, as RFPs podem desempenhar um papel crítico no ciclo de vendas empresarial. As empresas que emitem RFPs muitas vezes procuram empresas que possam fornecer suporte de TI, segurança, integração e treinamento, além de outros serviços adicionais. Para fechar essas contas maiores, é vital que sua equipe de vendas esteja preparada com um processo de resposta a RFP e possa responder com eficiência a essas grandes empresas dentro do tempo previsto.
LEIA: Escolhendo estratégias de upsell e vendas cruzadas para fortalecer sua abordagem de vendas
RFI x RFP
Uma RFI (solicitação de informações) é uma manifestação de interesse de acompanhamento durante o processo de licitação de RFP. A empresa solicita mais detalhes sobre as habilidades, resultados, serviços profissionais, funcionalidade, cronograma ou outras informações do fornecedor do contratante. Ela difere de uma RFP porque é dirigida a um fornecedor específico (em vez de uma chamada geral para fornecedores interessados).
Uma RFI solicita detalhes específicos em vez de informações gerais.
RFQ x RFP
Um RFQ (solicitação de cotação ou solicitação de cotação) é um documento de acompanhamento no processo de RFP; a empresa emissora da RFP manifesta interesse na proposta do contratante e solicita estimativa de custos e detalhamento de seus serviços. Como resposta à RFP, uma RFQ se aplica a um fornecedor específico da lista restrita (em vez de uma chamada geral aos fornecedores interessados).
Ele se concentra apenas no preço, e não em outros detalhes do projeto.
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Referências
