Como proprietário de uma pequena empresa que trabalha para manter o controle do estoque, você sabe que aumentos inesperados e calmarias na demanda do cliente, dificuldades na cadeia de suprimentos e produtos categorizados incorretamente podem tornar o rastreamento de estoque um grande problema. No entanto, este é um incômodo com o qual você não deve lidar ao administrar seus negócios. Para manter e expandir seus negócios com sucesso, você deve ser capaz de verificar seu estoque de maneira suave e consistente para saber o que está vendendo, o que não está e quando fazer um novo pedido. Aqui, abordaremos os fundamentos da verificação e gerenciamento de estoque, incluindo alguns softwares que você pode usar para o seu negócio.
O que é uma verificação de estoque no negócio?
A verificação de estoque é a prática de garantir que todas as coisas em um depósito ou loja comercial sejam contabilizadas e nas quantidades corretas. Ele auxilia as organizações a acompanhar os produtos armazenados, avaliando os níveis de estoque e minimizando a perda devido a roubo ou desperdício. Uma verificação de inventário é uma etapa necessária para manter seu negócio funcionando de forma eficaz; afinal, se você não souber o que tem, não poderá dar aos clientes o que eles precisam. As verificações de estoque envolvem uma avaliação metódica dos itens disponíveis, confirmando faturas e ordens de compra quanto à precisão e reabastecendo as prateleiras conforme necessário. Em poucas palavras, é o segredo para uma gestão de estoque eficaz!
Como fazer uma verificação de inventário comercial
A maneira específica de verificar seu estoque varia de acordo com o tamanho do seu negócio, os produtos que você vende, seu orçamento e uma variedade de outras considerações. No entanto, aqui estão algumas medidas de alto nível que toda empresa pode tomar:
#1. Designe alguém para ser responsável pelo gerenciamento de estoque.
Se sua empresa gerencia uma grande quantidade de estoque com uma variedade de produtos (especialmente produtos perecíveis), convém contratar um gerente de estoque em tempo integral. Se o inventário físico for um componente menor de sua organização, o rastreamento de inventário pode ser delegado a um gerente, além de suas outras funções.
#2. Escolha um sistema para gerenciamento de estoque.
Dependendo da quantidade e complexidade do seu estoque, você poderá gerenciá-lo com uma planilha (ou, em alguns casos, um bloco de notas). No entanto, na maioria dos casos, o software de gerenciamento de inventário economizará tempo e dinheiro das organizações, fornecendo dados de rastreamento de inventário mais precisos.
#3. Determine com que frequência você precisará executar o inventário.
Se você usa um software de gerenciamento de inventário, seu programa cuidará de grande parte do monitoramento de inventário diário e semanal para você e o manterá atualizado por meio de painéis. Os gerentes de estoque podem monitorar esses painéis diariamente e conforme necessário para garantir que tudo esteja em ordem, além de preparar relatórios para compartilhar com outras partes interessadas.
Se você gerencia o estoque manualmente, deve verificar os níveis de estoque regularmente ou pelo menos mensalmente para ficar à frente de escassez, excesso de suprimentos e mercadorias comerciais vencidas. Você também precisará acompanhar quando o novo estoque chega e quando o estoque sai para atualizar manualmente os níveis de estoque em sua planilha.
#4. Instale seu equipamento de rastreamento de estoque.
Quer você use software ou não, os dispositivos de rastreamento de estoque (scanners de código de barras, leitores de código QR, leitores de RFID e assim por diante) podem ajudar a eliminar muito do esforço tedioso do rastreamento de estoque.
Se você não possui um software de gerenciamento de estoque, ainda pode usar leitores de código de barras para melhorar o rastreamento de estoque. Em vez de sincronizar com seu software de inventário, o leitor de código de barras apenas fornecerá uma sequência de dados ao computador ou dispositivo móvel ao qual está conectado, transformando efetivamente seu leitor em um dispositivo de entrada. Esse método não é tão eficaz quanto usar um software de gerenciamento de inventário que detecta dados digitalizados e atualiza automaticamente as informações de inventário, mas é significativamente mais eficiente e preciso do que inserir manualmente cadeias de dados em uma planilha.
#5. Regularmente, audite seu rastreamento de estoque.
Infelizmente, o gerenciamento de estoque não é um negócio de “definir e esquecer”. É fundamental sacudir seu sistema de monitoramento de estoque regularmente (mensal ou trimestralmente) para eliminar ineficiências, verificar novamente a precisão e identificar áreas para melhoria.
Aqui estão alguns pontos a serem considerados ao conduzir uma auditoria de rastreamento de estoque:
- Conte fisicamente seu inventário (scanners eletrônicos podem ser bastante úteis aqui). Verifique se os totais correspondem aos da sua planilha ou sistema de gerenciamento de estoque. Para eliminar discrepâncias causadas por informações obsoletas, faça isso quando o estoque estiver congelado (por exemplo, após o expediente ou no fim de semana).
- A contagem dos ciclos deve ser feita regularmente. Uma contagem de ciclo é comparável a uma contagem de inventário completa, exceto que é realizada em um subconjunto de seu inventário para minimizar a interrupção. A maioria das empresas realiza contagens de ciclo propositadamente, selecionando subseções com alto valor ou altas taxas de rotatividade, por exemplo.
- Compare os números de estoque com os dados financeiros. Se suas estatísticas de estoque não correspondem às suas demonstrações financeiras, por exemplo, para receita de itens vendidos, você deve analisá-la mais.
O que é gestão de estoque?
O processo de solicitar, armazenar, usar e vender o estoque de uma empresa é chamado de gerenciamento de estoque. Isso inclui o gerenciamento de matérias-primas, componentes e produtos acabados, bem como o armazenamento e processamento de tais commodities. Existem várias formas de gerenciamento de estoque, cada uma com vantagens e desvantagens com base nas demandas de um negócio.
Vantagens da Gestão de Estoques
Um dos ativos mais importantes de uma empresa é seu estoque. Os insumos e produtos finais de uma empresa são o coração de sua operação no varejo, manufatura, serviços de alimentação e outros setores de estoque intensivo. A falta de estoque quando e onde é necessário pode ser desastrosa.
Ao mesmo tempo, o estoque pode ser considerado um passivo (embora não no sentido contábil). Um grande estoque é vulnerável a deterioração, roubo, danos ou mudanças na demanda. O estoque deve ser segurado e, se não for vendido em tempo hábil, pode ser vendido com prejuízo - ou simplesmente destruído.
O gerenciamento de estoque é fundamental para empresas de todos os tamanhos por esses motivos. Saber quando reabastecer o estoque, quanto comprar ou fabricar, quanto pagar e quando vender e a que preço podem se tornar considerações complicadas. As pequenas empresas frequentemente preservam registros manuais de estoque e usam fórmulas de planilhas (Excel) para determinar pontos e quantidades de novos pedidos. Empresas maiores empregarão software de planejamento de recursos empresariais (ERP). As principais organizações fazem uso extensivo de aplicativos de software como serviço (SaaS) altamente personalizados.
Métodos de gerenciamento de estoque
Várias estratégias de gerenciamento de estoque serão usadas por uma corporação, dependendo do tipo de negócio ou produto que está sendo estudado. Produção just-in-time (JIT), planejamento de requisitos de materiais (MRP), quantidade econômica de pedidos (EOQ) e dias de vendas de estoque (DSI) são algumas dessas estratégias de gerenciamento. Existem outras, mas essas são as quatro abordagens mais frequentes para análise de estoque.
#1. Gestão JIT (Just-in-Time)
Nas décadas de 1960 e 1970, essa abordagem de fabricação foi desenvolvida no Japão. A Toyota Motor (TM) deu a maior contribuição para o seu crescimento. Ao manter apenas o estoque necessário para fabricar e vender produtos, as empresas podem economizar consideráveis somas de dinheiro e diminuir o desperdício. Esse método economiza dinheiro em armazenamento e seguro, bem como nas despesas de descarte ou descarte de estoque em excesso.
O gerenciamento de inventário JIT pode ser perigoso. Se a demanda aumentar inesperadamente, o fabricante pode não conseguir adquirir o estoque necessário para atender a essa demanda, prejudicando a reputação do cliente e direcionando negócios para os concorrentes. Mesmo pequenos atrasos podem ser problemáticos; se uma entrada vital não for recebida “just in time”, pode ocorrer um gargalo.
#2. MRP (Planejamento de Requisitos de Materiais).
Esse método de gerenciamento de estoque depende da previsão de vendas, o que significa que os produtores devem manter registros de vendas precisos para prever com precisão as necessidades de estoque e comunicar essas necessidades aos fornecedores de materiais no prazo. Um fabricante de esqui, por exemplo, pode usar um sistema de estoque MRP para garantir que materiais como plástico, fibra de vidro, madeira e alumínio estejam em estoque com base nos pedidos esperados. A incapacidade de um fabricante de atender aos pedidos surge da incapacidade de estimar efetivamente as receitas e planejar as aquisições de estoque.
#3. EOQ (Quantidade de Pedido Econômico)
Esse modelo é usado no gerenciamento de estoque para calcular quantas unidades uma empresa deve adicionar ao seu estoque a cada pedido de lote para reduzir os custos totais de estoque, assumindo uma demanda constante do consumidor. No modelo, as despesas de estoque compreendem as despesas de manutenção e configuração.
O modelo EOQ visa garantir que a quantidade adequada de estoque seja solicitada por lote, para que uma empresa não precise fazer pedidos com muita frequência e não tenha estoque em excesso. Supõe-se que haja um trade-off entre os custos de manutenção de estoque e os custos de preparação de estoque, e que os custos totais de estoque sejam reduzidos quando ambos os custos de preparação e manutenção forem reduzidos.
4. Dias de vendas de estoque (DSI)
Esse índice financeiro revela o número médio de dias que uma empresa leva para converter seu estoque, incluindo produtos em processo, em vendas. O DSI também é conhecido como idade média do estoque, dias de estoque pendentes (DIO), dias de estoque (DII), dias de vendas no estoque ou dias de estoque.
A estatística reflete quantos dias durará o estoque atual de uma empresa, indicando a liquidez do estoque. Um DSI mais baixo é geralmente desejável porque sugere um tempo mais curto para limpar o estoque, embora o DSI médio varie de acordo com o setor.
Software de gerenciamento de estoque disponível para pequenas empresas
#1. Inventário Zoho
O Zoho Inventory oferece muitos recursos. Para começar, o Zoho oferece um plano gratuito bastante completo que permite aos clientes receber pedidos pendentes de itens fora de estoque, configurar o envio direto e lidar com transações em várias moedas. Isso permite que pequenas empresas mantenham seus estoques organizados sem ter que se preocupar com seus gastos restritos.
No entanto, se você optar por aumentar seu plano, receberá recursos adicionais. Você pode gerenciar vários armazéns, manter números de série e lotes e conectar várias lojas da Shopify à sua conta. Você também obterá integrações inteligentes de terceiros, como a Amazon e seu serviço Fulfilled By Amazon (FBA).
No entanto, acredita-se que o Zoho seja mais adequado para organizações de pequeno e médio porte. Embora seus planos incluam uma variedade de restrições de pedidos, incluindo o plano Elite lançado recentemente (por US $ 239 por mês, faturado anualmente), que permite pedidos ilimitados, são os outros recursos que permitem que o Zoho atenda a pequenas e médias empresas. Não há restrições quanto a pedidos, etiquetas de remessa ou rastreamento com o plano elite. É um excelente plano para empresas de médio porte que realizam muitos envios e e-commerce, com cinco lojas Shopify e 15 armazéns.
Se você administra uma pequena empresa e não precisa atender centenas de pedidos por mês, o Zoho Inventory é uma ótima solução. Você também pode continuar com o Zoho quando estiver pronto para crescer.
#2. Inventário de entrada
O InFlow Inventory é um excelente sistema de gerenciamento de estoque para pequenas empresas com orçamento apertado. O software é incrivelmente simples de usar, com muitos recursos de rastreamento de inventário automatizados. Ele ainda possui um excelente aplicativo móvel para escanear códigos de barras e manter seus agentes de vendas e gerente de estoque atualizados sobre os níveis de estoque de estoque.
Embora simplifique o gerenciamento de estoque, o inFlow limita o número de pedidos que você pode processar a cada mês antes de receber um pagamento extra. O plano mais caro, por exemplo, inclui 10,000 pedidos de vendas por mês.
#3. ordoro
Quando você está fazendo malabarismos com vários canais de vendas, é difícil exercitar estratégias apropriadas de gerenciamento de estoque. Felizmente, a Ordoro simplifica a venda multicanal. Você pode estabelecer mercadorias principais em seu sistema de inventário com a Ordoro, permitindo que você atualize descrições, fotos, marcas e muito mais em todos (ou parte) de seus canais de vendas à vontade.
A Ordoro também possui ferramentas de gerenciamento de fornecedores que simplificam o dropshipping. Você pode, por exemplo, atribuir fornecedores a determinados produtos em seu catálogo. Então, se um cliente quiser certas coisas, a Ordoro pode direcionar automaticamente o pedido para o fornecedor adequado, eliminando o intermediário (você), aumentando a eficiência da cadeia de suprimentos e garantindo que seus consumidores recebam seus itens o mais rápido possível.
O Ordoro também permite estratégias de gerenciamento de estoque atípicas. Por exemplo, você pode exagerar propositalmente em seus produtos ou limitar a quantidade de itens em estoque visíveis para seus clientes, os quais criam a sensação de escassez e incentivam seus compradores em potencial a concluir a compra. Finalmente, isso permite que você obtenha um lucro maior e evite manter bens excedentes caros.
#4. Cin7
A maioria das soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP) inclui módulos para todas as partes da sua organização (como contabilidade, ponto de venda, estoque e remessa), e você paga por cada módulo adicionado ao seu plano. Essas despesas aumentam, tornando os sistemas de ERP proibitivamente caros para todos, exceto para as maiores empresas.
O Cin7 quebra o molde ao incluir módulos integrados como parte do seu plano. O Cin7 inclui recursos de comércio eletrônico B2B, recursos de fabricação e até mesmo um site de pagamento, além de um sistema POS totalmente integrado. Isso é um acréscimo às funções de digitalização de código de barras, rastreamento de estoque e atendimento de pedidos que você esperaria de um sistema de gerenciamento de estoque.
O Cin7 também oferece recursos avançados de previsão de demanda e multicanal, incluindo sincronização entre canais de cinco minutos. Isso garante que você tenha um sistema de estoque dinâmico e sempre atualizado, permitindo que você obtenha um gerenciamento de estoque adequado sem esforço.
#5. upserve
Upserve oferece uma solução de inventário dinâmico para atender às necessidades específicas dos restaurantes. O software, em particular, se concentra mais no rastreamento da data de validade e nas demandas exclusivas da cadeia de suprimentos (como transporte refrigerado) do que outras soluções de software de controle de estoque.
Sim, o Upserve é caro, mas oferece tudo o que você deseja em uma única assinatura. Você pode lidar com seus pedidos on-line, serviços de PDV e gerenciamento de mão de obra em vários locais. A Upserve ainda fornece informações e ferramentas para ajudá-lo a gerenciar seus negócios com mais eficiência.
Além disso, o Upserve oferece recursos adaptados especificamente para restaurantes. Você pode, por exemplo, utilizar o software de inventário Upserve para criar receitas para os alimentos que vende, adaptando cada receita com os ingredientes exatos e as quantidades necessárias. Quando você vende esse prato, a Upserve pode deduzir automaticamente a quantidade dos itens usados de seus níveis de estoque. Você também pode utilizar esse recurso para determinar os preços do cardápio e identificar o desperdício de alimentos.
O que é o 80/20 do inventário?
De acordo com a regra 80/20, 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços, consumidores ou outra unidade de medida. Quando aplicada aos estoques, a regra diz que 80% do faturamento de uma empresa vem de 20% de seus itens.
Com que frequência o estoque é verificado?
Dependendo do tamanho do armazém e das demandas da organização, as contagens periódicas podem ser realizadas a cada dois meses ou a cada três semanas. Isso fornecerá mais consciência do que as possibilidades anuais ou sazonais, mas também exigirá mais tempo e esforço. Os trabalhadores devem verificar se o inventário é realizado de forma consistente entre as contagens.
Quais são os três principais métodos de inventário?
As metodologias de avaliação de estoque incluem FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair), LIFO (último a entrar, primeiro a sair) e WAC (custo médio ponderado).
Conclusão
O controle de estoque é um componente crítico das operações de negócios. O gerenciamento de estoque depende do tipo de negócio e do tipo de mercadoria vendida. Pode não haver um tipo perfeito de gerenciamento de estoque porque cada um tem vantagens e desvantagens. No entanto, utilizar a forma mais apropriada de método de gerenciamento de estoque pode ser um longo caminho.
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Referências
