O método de inventário periódico é uma técnica de gerenciamento de estoque que permite que pequenas empresas do setor de varejo acompanhem seu estoque. No caso de um sistema de estoques que opera de forma periódica, quaisquer mudanças no estoque são informadas apenas de forma cíclica, mais frequentemente no final de cada mês ou ano. Portanto, as organizações que usam inventário periódico o fazem em períodos de tempo variados, em vez de acompanhar a perda ou ganho de mercadorias toda vez que ocorre uma transação financeira. Neste artigo, discutiremos o exemplo do sistema de inventário periódico, a contabilidade e a diferença entre um sistema de inventário permanente.
Para entender completamente o sistema de inventário periódico, no entanto, devemos primeiro entender o que é um inventário periódico.
O que é Inventário Periódico?
O inventário periódico é um processo de avaliação de estoque realizado em intervalos regulares na contabilidade. No final do trimestre, as empresas contam fisicamente seus produtos e usam as informações para equilibrar sua contabilidade geral. As sociedades, então, utilizarão o saldo remanescente no início do mandato subseqüente.
Diferentes métodos de contabilidade se aplicam a um sistema de revisão perpétua e a um sistema de revisão periódica para gerenciar um estoque. No final do ano, a corporação realiza uma contagem física do estoque para determinar o valor do estoque periódico. Os relatórios mensais e trimestrais no meio do ano dependem de estimativas. Quando uma corporação compra produtos para revender, os contadores não atualizam o estoque na conta do razão geral. Em vez disso, as compras feitas com a conta temporária são debitadas. A cada novo ano civil, uma conta temporária terá um saldo novo e vazio. Além disso, no final do ano, o contador transfere os recursos para uma conta separada.
Uma conta de contrapartida no razão geral é onde uma empresa deve registrar quaisquer disparidades de caixa ou crédito que ocorram como resultado de uma compra. O objetivo de uma conta de contrapartida, que pode ser incluída nas demonstrações financeiras, é atuar como um contrapeso para o razão geral. Contas de devolução e abatimento de compras e descontos em compras são dois tipos de contas de contrapartida. A soma desses dois livros representa o valor total gasto.
No controle de estoque periódico, os custos de frete ficam em uma conta separada do estoque. Eles monitoram os custos relativos às contas de frete ou transporte para o estoque recebido. Com o tempo, esses gastos aumentarão o valor contábil de seu estoque.
Como funciona o inventário periódico?
O termo “estoque” é usado para descrever os suprimentos e produtos acabados que uma empresa tem em mãos e pode vender. No curso normal das operações, a maioria das empresas manterá algum nível de estoque. Dada a sua importância como gerador de receitas, está entre os ativos mais valiosos de uma empresa.
Existem vários métodos para as empresas acompanharem seus níveis de estoque. O sistema de inventário em intervalos regulares é um exemplo. Esse sistema de contabilidade exige uma contagem física do estoque em intervalos regulares, como no final de cada trimestre ou ano fiscal. O que isso significa para as empresas é que elas podem acompanhar seus níveis de estoque no início e no final de qualquer período fiscal. Não existe um sistema para controlar o estoque ou registrar as vendas. As empresas podem calcular o custo dos produtos vendidos usando o sistema de inventário periódico.
Além disso, empresas com menos recursos podem escolher contagens de estoque periódicas em vez de contagens mais frequentes. Nessas organizações, a contagem de estoque geralmente é feita manualmente porque não há necessidade de um software de contabilidade para fazer isso. As empresas que lidam com produtos de baixo volume, como as que lidam com arte ou automóveis, geralmente adotam essa técnica.
Fazer um inventário em intervalos regulares é uma abordagem simples e barata para manter registros financeiros. Isso se deve ao fato de não ser obrigatório que ocorra regularmente. Não exige programas caros ou mesmo ajuda extra, tornando-o ideal para lojas que vendem apenas alguns itens por vez. No entanto, existem desvantagens, como:
- Consequências da falibilidade humana
- Falta de habilidade para detectar falhas e/ou roubo
- Possibilidade de suspender as operações por um headcount
O que é um sistema de inventário periódico
Um sistema de estoque periódico é uma forma de controle de estoque que funciona em conjunto com seu plano geral de gerenciamento de estoque. Os sistemas periódicos não rastreiam o estoque diariamente, mas permitem que as empresas verifiquem seu estoque inicial e os níveis de estoque final durante um período de tempo definido. Esses sistemas são projetados para rastrear estoque e CPV por meio de contagens de ciclos físicos; após a conclusão do inventário físico, o saldo da conta de compras é transferido para a conta de estoque e ajustado para refletir o custo do estoque final.
Além disso, esses aplicativos de software complementam a maneira como você controla o estoque atualmente. Você pode usá-los para coletar listas de inventário de papel, importar dados de estoque e calcular números como o que você precisa para pedir mais estoque e como você precisa reconciliar o estoque que já possui para o próximo período contábil. A contabilidade pode obter dados e relatórios eletronicamente. As necessidades organizacionais e os recursos de software são os principais critérios para fazer uma compra de software.
Como funciona o sistema de inventário periódico?
Para uma estratégia eficaz de gerenciamento de estoque, as empresas devem implementar um sistema de estoque periódico para garantir que seus níveis de estoque estejam sempre corretos, sem excesso ou déficit. É possível que a abundância de qualquer coisa seja prejudicial por causa do desperdício ou da passagem do tempo. Além disso, faz com que sejam retidos recursos que podem ser utilizados para outros fins.
Da mesma forma, uma escassez pode impedir a produtividade e causar má administração na administração de uma corporação. Portanto, essa abordagem facilita substancialmente o gerenciamento eficiente de estoque.
A divisão apropriada mantém um controle constante dos níveis de estoque em todos os níveis, desde matérias-primas até produtos em andamento e produtos finais. Sob um sistema de inventário periódico, as mercadorias são contadas manualmente, em vez de usar qualquer tipo de software automatizado ou sistema de contagem.
No entanto, informações atualizadas sobre os níveis de estoque não estarão disponíveis durante o processo de contagem.
Para calcular o preço de venda, usamos o seguinte método. Mas se houver muito estoque e muitos tipos diferentes da mesma coisa, o trabalho pode se tornar trabalhoso e confuso. Erros de contagem, roubo e perda fornecem um elemento de incerteza.
Cálculos no Sistema de Inventário Periódico
Como já foi dito, a diferença no valor do estoque entre duas contagens físicas é determinada comparando os saldos iniciais das duas contas e fazendo os ajustes apropriados para acréscimos e exclusões contábeis.
O cálculo é direto:
A quantidade de itens disponíveis para venda é igual à soma do estoque inicial (determinado pelo último estoque físico) e todas as compras realizadas entre o momento do esgotamento desse estoque e o próximo estoque físico.
Além disso, o valor do estoque de uma empresa é calculado subtraindo o número de itens vendidos entre as contagens físicas do custo (ou preço total) das coisas que podem ser vendidas. Depois disso, comparamos o valor calculado com a contagem real que fizemos. As discrepâncias aparecem como um saldo negativo na demonstração do custo dos produtos vendidos.
Novamente, os inventários físicos levam muito tempo e eventualmente custam dinheiro, portanto, um sistema de inventário periódico é o tipo mais popular de processo de inventário adotado pelas empresas.
Manter pelo menos atualizações ocasionais nos itens de uma empresa disponíveis para venda geralmente minimiza quaisquer preocupações graves em termos de perda de mercadorias ou perda de possibilidades de lucro; no entanto, discrepâncias têm maior probabilidade de surgir quanto maior o tempo entre os estoques.
Características do Sistema de Inventário Periódico
As características de um sistema de inventário periódico incluem o seguinte:
- Contagem física. Nesse método, matérias-primas, produtos intermediários e produtos completos são todos fisicamente contados e registrados para criar uma contabilidade precisa do estoque da empresa.
- Sem monitoramento em tempo real. Há um período de atraso entre as sessões de contagem devido à falta de rastreamento em tempo real e à ausência de software ou tecnologia automatizada. A latência entre uma contagem de inventário e sua atualização subsequente pode ser bastante longa.
- Técnicas usadas nos negócios. É importante lembrar que nem toda empresa pode se beneficiar dessa estratégia. Pequenas empresas, aquelas que empregam um conjunto consistente de matérias-primas e aquelas que precisam contar seu estoque regularmente podem se beneficiar desse tipo de gerenciamento de estoque.
- Cálculo do Custo das Mercadorias Vendidas. Nesta etapa do processo, o CPV é calculado regularmente para cada caso.
- Dificuldade processual. A falta de controle e complexidade no sistema de inventário periódico contábil pode ser atribuída à necessidade de usar uma contagem física. Se a coleta e análise de dados forem inconsistentes ou ineficazes, os resultados podem ser enganosos.
Portanto, os recursos acima de um sistema de inventário periódico são usados por algumas empresas para garantir eficiência e abertura.
Quais são os prós e os contras do sistema de inventário periódico?
Para controlar os níveis de estoque, um sistema periódico de gerenciamento de estoque realiza contagens físicas regulares de todos os itens armazenados. Os benefícios desse método são baixo overhead, etapas diretas e documentação fácil. Aqui estão as principais vantagens de um sistema de inventário periódico.
#1. Ideal para Start-Ups e Lojas Locais
Empresas menores com baixos níveis de estoque podem se beneficiar muito com a abordagem de estoque periódico. O inventário físico é simples de ser concluído, permitindo que sejam feitas estimativas temporárias do custo dos produtos vendidos para empresas com recursos limitados.
Além disso, o alto grau de imprecisão do sistema o torna útil apenas para pequenas empresas e uma grande dor de cabeça para as maiores. O método periódico é mais propenso a erros humanos e à perda ou esquecimento de registros de estoque devido à sua natureza manual.
O custo dos produtos vendidos e o saldo final do estoque não estão disponíveis em tempo real por meio do sistema de estoque periódico. Como resultado, torna-se mais difícil acompanhar os níveis de estoque.
Para acompanhar as compras, vendas e o valor dos itens em tempo real, a maioria dos softwares de contabilidade emprega um sistema de estoque permanente. Nessa abordagem, os proprietários de empresas podem contabilizar o estoque obsoleto ou descartado ao calcular seu CPV.
#2. Reduzir custos
Por exigir uma quantidade tão pequena de material, o sistema de inventário periódico pode ser montado rapidamente e resultar em menores despesas gerais. Ao usar sistemas periódicos, você não terá que fazer um investimento caro em soluções de software. Na verdade, a rigor, o empresário não precisa investir muito, a não ser o tempo que leva para contabilizar seu estoque físico de acordo com o prazo previamente definido.
#3. Restrições de treinamento
O procedimento de contagem física do inventário pode levar muito tempo, mas não é difícil ou sofisticado. No final do mês contábil, é necessário que os funcionários façam uma contagem dos números do estoque restante. Quando os dias de estoque chegarem, você pode precisar alocar mais fundos para as necessidades de pessoal, mas não precisará treinar pessoal para utilizar sistemas complicados para registrar e rastrear vendas continuamente. Este aspecto é especialmente vantajoso para empresas e campos que experimentam uma alta taxa de rotatividade de funcionários.
#4. Escrituração e Contabilidade Simples
O inventário periódico utiliza apenas alguns registros diretos, que são os seguintes: o número de itens de estoque que estão agora em estoque, também, o número de matérias-primas que foram adquiridas e (3) a quantidade de estoque que foi vendida. Devido à simplicidade de precisar apenas acompanhar três variáveis, manter registros usando sistemas periódicos é normalmente muito fácil. Isso implica que você pode começar a usá-lo imediatamente para determinar o valor de seu estoque.
#5. Amigo do usuário
Devido ao fato de não exigirem o uso de hardware ou software complicado, os sistemas de contabilidade periódica tornam mais fácil para as empresas começarem a utilizar o programa logo no primeiro dia. Como essa abordagem envolve muito pouco treinamento e é extremamente simples de colocar em prática, selecioná-la como uma opção para manter e gerenciar seus produtos disponíveis para venda pode ser uma escolha menos estressante.
Contras do sistema de inventário periódico?
A seguir está uma lista de algumas das desvantagens de um sistema de inventário periódico das quais você deve estar ciente:
#1. imprecisões
Uma das piores coisas sobre um sistema de inventário periódico é que ele pode ser extremamente impreciso. Lembre-se de que sua contagem de inventário físico é refletida em um registro contábil atualizado no final do ano. Este é um problema fundamental no sistema. Há ocasiões em que a precisão simplesmente não é possível. Você só pode estar bastante confiante na precisão. Isso pode não ser um problema para algumas empresas, especialmente se estivermos lidando com uma muito pequena. No entanto, as empresas maiores precisam estar cientes de que, embora os erros não sejam comuns, eles também não são inéditos ao usar essa abordagem.
#2. Trabalho intensivo
Se você tiver um estoque modesto e um volume anual de pedidos, mudar para um sistema de estoque periódico não será muito difícil. Mesmo uma planilha do Excel pode ter informações inseridas manualmente. No entanto, à medida que sua empresa se expande, um método cíclico de gerenciamento de estoque pode se tornar cada vez mais difícil de gerenciar. Fazer um inventário físico pode ser um processo demorado pelo qual você realmente não deve se apressar. Encontrar tempo e recursos para gerenciar adequadamente um sistema de inventário periódico pode ser difícil para qualquer organização, mas especialmente para as menores. Este é o estágio em que seus erros podem se tornar perceptíveis.
#3. Exercendo Controle
Mais uma coisa a ter em mente é que será muito mais difícil manter o controle sobre seu estoque no futuro, então você deve se preparar para essa possibilidade. Também pode se tornar mais difícil determinar a extensão do problema de roubo.
Sistema de Inventário Perpétuo e Periódico
O sistema de estoque permanente atualiza constantemente os níveis de estoque. A compra e venda de estoque é rastreada e contabilizada automaticamente por POS computadorizados e sistemas de gerenciamento de ativos comerciais. É uma grande atualização do antigo método periódico de avaliação.
O sistema de inventário permanente é muito abrangente. Desde que nenhum item tenha sido roubado ou danificado, a contagem de estoque atualizada é precisa e prontamente disponível. À medida que as vendas são feitas, as atualizações também são fornecidas à conta CPV. Os dados obtidos digitalmente são enviados instantaneamente para sistemas centralizados.
Há menos envolvimento por parte das empresas por causa do uso da tecnologia:
- Os produtos recebem códigos de barras para monitorar sua vida útil e desempenho de vendas.
- Quando combinado com um sistema de computador, um terminal de ponto de venda (POS) pode atualizar automaticamente os níveis de estoque à medida que os itens são vendidos.
- Todas as transações financeiras, incluindo compras, CPV e níveis de estoque, são registradas em livros próprios.
Devido ao alto custo de configuração e manutenção de tal sistema de inventário, pode estar fora do alcance de algumas empresas. Comparado ao sistema periódico, este é significativamente menos complicado e fácil de usar. Você não apenas pode acompanhar as coisas em tempo real, mas o inventário contínuo também é mais preciso do que as contagens físicas. Com um código de barras afixado em cada item, as empresas podem acompanhar o fluxo de estoque com maior precisão. Além disso, leia SISTEMA DE INVENTÁRIO PERPÉTUO: Definição e tudo o que você precisa saber.
Diferença entre sistemas de inventário permanente e periódico
As empresas que usam qualquer um desses métodos de inventário são uma distinção fundamental entre eles. É possível que empresas com volumes de vendas modestos e menos funcionários possam se beneficiar mais do sistema de inventário periódico. Em tais situações, os estoques geralmente são gerenciáveis com contagens manuais.
Além disso, empresas com volumes de vendas mais altos e níveis de estoque mais complicados podem se beneficiar mais do sistema perpétuo. Um sistema de inventário permanente é comumente usado por empresas como supermercados e farmácias. O componente de tecnologia do sistema de estoque permanente oferece vários benefícios, incluindo a capacidade de apresentar todas as transações de forma abrangente no nível da unidade individual e a facilidade com que os problemas relacionados ao estoque podem ser identificados.
As duas abordagens para gerenciamento de estoque também diferem significativamente em vários outros aspectos importantes, incluindo:
#1. Métodos de Gravação
Em um sistema de estoque permanente, computadores e softwares associados atualizam rotineiramente os livros da empresa para refletir as mudanças nos níveis de estoque e vendas. A anotação manual é, no entanto, necessária para um sistema de inventário periódico.
#2. Esforço
Após a configuração inicial do software e hardware de um sistema perpétuo, a empresa não precisa fazer muito para mantê-lo funcionando. Isso porque todo o processo ocorre online hoje em dia. Um sistema de inventário periódico necessita de contagens físicas, que podem consumir muito tempo se houver recontagens necessárias.
#3. Custo de bens vendidos
Em contraste com um sistema de estoque permanente, que envolve lançamentos consistentes na conta CPV, os sistemas periódicos o fazem apenas ocasionalmente. Em vez disso, chega-se a um único total no final do intervalo de contagem.
#4. Intervalo de classificação de erro
Devido ao elemento humano inerente à contagem em sistemas periódicos, é mais provável que ocorram erros. Supondo que não haverá perdas devido a roubo ou danos, muitas empresas optam por sistemas eternos.
Além disso, o sistema de inventário perpétuo permite que os gestores tomem decisões informadas sobre o momento das compras, uma vez que têm total visibilidade sobre a quantidade de mercadorias mantidas em cada uma das localidades da empresa. O roubo é um dos tipos de problemas que podem ser monitorados de forma mais eficaz com rastreamento aprimorado que é mais preciso dos níveis de estoque.
O que é melhor: um sistema de inventário permanente ou periódico?
Na maioria dos casos, o sistema perpétuo supera o método periódico quando se trata de gerenciamento de estoque. Isso porque o software usado pelas empresas essencialmente elimina a necessidade de intervenção humana. Os códigos de barras são colocados nos produtos e os sistemas de PDV monitoram sua localização conforme eles se movem pela loja. Esses códigos de barras fornecem aos varejistas uma riqueza de dados, como o tempo médio que um produto passou na prateleira antes de ser comprado. Além disso, sistemas permanentes registram com precisão os preços de compra e venda dos produtos.
Quais são os prós e os contras do sistema de inventário perpétuo?
Aqui estão os prós do sistema de inventário perpétuo.
- Ao monitorar os níveis de estoque em tempo real, você pode reabastecer os suprimentos antes que eles acabem, economizando tempo e dinheiro.
- Você pode ver quais produtos estão indo bem e quais não estão em tempo real, graças aos dados da transação.
- O gerenciamento de estoque em vários armazéns é simplificado com um sistema centralizado.
- Ao fazer um pedido para entrega no mesmo dia, saber se um item está ou não em estoque é crucial.
- Aumenta a capacidade da gestão de controlar os níveis de estoque
- O processo de incorporação de um otimizador para estoque ou preços é bastante simplificado.
Aqui estão os contras do sistema de inventário perpétuo.
- Um erro ou omissão na entrada de dados pode levar a registros imprecisos.
- O gasto inicial caro para licenciamento de software e educação do usuário.
- É demorado registrar cada transação.
Exemplo de Sistema de Inventário Periódico
Aqui está um exemplo da vida real de um sistema de inventário periódico.
Um componente crucial de qualquer declaração de receita é o custo dos produtos vendidos. Porém, até que a contagem física seja finalizada, o valor não será conhecido pelos registros contábeis da empresa caso ela utilize um sistema de inventário periódico.
Considere, por exemplo, uma empresa cujo estoque em 1º de janeiro vale $ 500,000. Ao longo de três meses, a empresa gasta $ 250,000 em estoque. O valor do estoque da empresa em 31 de março é estimado em $ 400,000 após uma contagem física. Este é o estoque disponível para iniciar o próximo período fiscal. O custo das mercadorias vendidas do primeiro trimestre é de $ 350,000 ($ 500,000 em receita + $ 250,000 em despesas menos $ 400,000 em receita).
Devido às diferenças de tempo, o gerente ou empresário encarregado de monitorar o estoque do período deve decidir se é financeiramente prudente reservar um tempo para contar o estoque em uma base diária, semanal, mensal ou anual.
Qual é a vantagem de um sistema de revisão periódica?
Há uma ampla gama de vantagens na implementação de ciclos de revisão. A vantagem mais óbvia é que eles ajudam as empresas a se manterem atualizadas e de acordo com os regulamentos de aquisição. Os sistemas de avaliação de desempenho de rotina ajudam a encontrar lugares onde os custos podem ser cortados ou a eficiência pode ser obtida. As organizações podem encontrar lugares onde podem obter ganhos significativos em eficiência e eficácia, avaliando cuidadosamente seus processos e procedimentos de aquisição regularmente.
No entanto, os sistemas de revisão periódica fornecem as vantagens potenciais listadas acima, mas também podem ajudar no desenvolvimento e manutenção de parcerias frutíferas com fornecedores. Auditorias regulares aumentam a probabilidade de um fornecedor resolver quaisquer problemas que surjam durante o contrato. Além disso, as empresas podem mostrar que levam a sério a manutenção de altos padrões durante todo o processo de aquisição, realizando avaliações frequentes do desempenho do fornecedor.
Conclusão
Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para os resultados da sua empresa é estabelecer um sistema de contabilidade de estoque que funcione para você. Em última análise, cabe a você determinar o que é mais prático. Vamos fingir que você é o orgulhoso proprietário de uma pequena empresa com uma seleção limitada de produtos. Se for esse o caso, você pode conseguir um sistema de estoque menos caro e menos frequente. É possível que você tenha que procurar outras possibilidades, se não for esse o caso.
Perguntas frequentes sobre o sistema de inventário periódico
Quem provavelmente usa um sistema de inventário periódico?
As pequenas empresas com baixo giro de estoque por período contábil geralmente empregam o sistema de estoque periódico. É uma tática comum para essas empresas, pois é fácil de adotar e não requer nenhum software específico e caro.
O que é o inventário periódico?
A tomada de inventário periódico é a contagem física do inventário que ocorre regularmente ao empregar o sistema de inventário periódico. Mesmo as empresas que usam estoque permanente devem realizar uma contagem física de estoque regularmente para permitir o encolhimento.
Qual é o lançamento de ajuste?
A fórmula do custo das mercadorias vendidas sustenta a entrada de ajuste. Com isso, a soma das aquisições e do estoque de mercadorias (inicial) é igual ao estoque de itens à venda.
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Referência
