A estrutura organizacional funcional é apenas um tipo de estrutura de equipe, mas todas as empresas, independentemente do tamanho, precisam de algum tipo de estrutura para operar com sucesso. As empresas sem uma estrutura organizacional definida têm problemas na implementação de políticas empresariais e na operação produtiva.
Uma estrutura organizacional descreve como certas atividades são direcionadas para atingir os objetivos da sua organização. Além disso, fornece funções, rotinas e classificações claras para os trabalhadores, o que ajuda a melhorar a coordenação da equipe. Sem uma estrutura organizacional formal, os seus funcionários podem ter dificuldade em saber a quem devem reportar oficialmente dentro da empresa e quais gestores são responsáveis por quê.
Pontos chave
- Uma estrutura organizacional funcional organiza uma empresa em diferentes departamentos com base em conhecimentos, especialidades, habilidades ou funções relacionadas.
- Uma organização funcional é normalmente uma hierarquia vertical, onde os funcionários se reportam a um gerente que supervisiona sua função.
- As empresas geralmente operam sob uma estrutura funcional porque agrupa pessoas com conhecimentos semelhantes.
- As grandes empresas são as melhores para uma estrutura organizacional funcional, pois são compostas por muitas pessoas com a mesma experiência.
- Uma das desvantagens mais significativas de uma estrutura organizacional funcional é o potencial de isolamento de outros departamentos.
O que é estrutura organizacional funcional?
Uma estrutura organizacional funcional é um tipo comum de estrutura de negócios que organiza uma empresa em diferentes departamentos com base em áreas de especialização, agrupando funcionários por especialidade, habilidade ou funções relacionadas. Baseia-se em níveis de hierarquia que incluem diferentes departamentos, sob a direção de líderes designados.
Neste tipo de estrutura organizacional, as empresas são organizadas de acordo com as suas funções e competências em grupos ou departamentos mais pequenos. Isto pode incluir, por exemplo:
- vendas
- especialistas em Marketing
- produção
- IT
- financiar
- operações
Indivíduos, equipes e gerentes de linha são agrupados em departamentos especializados, onde se reportam ao chefe do departamento, por exemplo, o diretor de vendas. A equipe de alta administração da empresa normalmente consiste em vários chefes funcionais, por exemplo, o diretor financeiro, o diretor de marketing ou o chefe de operações.
As empresas normalmente operam sob uma estrutura funcional porque agrupa pessoas com conhecimentos semelhantes e, quando utilizada em um ambiente de equipe, ajuda as empresas a atingirem seus objetivos. Normalmente funciona melhor para empresas maiores que empregam várias pessoas com funções semelhantes. Quando os departamentos têm funcionários organizados por suas habilidades e funções correspondentes na empresa, os empresários têm mais tempo para se concentrar em seus objetivos gerais, enquanto os chefes de departamento gerenciam os objetivos de suas equipes.
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Nas empresas mais pequenas, pode não haver funcionários suficientes com competências relacionadas que justifiquem o seu agrupamento em departamentos separados.
Compreendendo a estrutura organizacional funcional
Uma organização funcional é normalmente uma hierarquia vertical, onde os funcionários se reportam a um gerente que supervisiona sua função. Esse gerente pode então se reportar a outra função de liderança funcional. Por exemplo, todos os funcionários responsáveis pelas vendas se reportam ao gerente de vendas, que se reporta ao vice-presidente de vendas. Os departamentos funcionais geralmente operam em silos porque cada grupo tem a sua própria estrutura de gestão vertical independente.
Os funcionários de cada departamento funcional comunicam-se entre si, em vez de lidar com os funcionários de outros departamentos funcionais. É um papel fundamental da equipe de gestão coordenar-se com outros gestores e fluir informações por toda a organização. Por exemplo, o gestor de atendimento ao cliente comunica iniciativas e resultados aos gestores de vendas, marketing e produção.
Esses gestores então comunicam qualquer informação relevante às suas respectivas equipes.
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Toda autoridade, como alocação de recursos, tomada de decisões, definição de metas e alocação de orçamento, cabe ao gerente funcional. Quando um colaborador enfrenta algum obstáculo ou necessita de orientação, o primeiro passo é discutir o assunto com seu gestor funcional. O gerente pode então optar por escalar o problema.
As empresas com uma estrutura organizacional funcional tendem a compartilhar as seguintes características.
- Existe uma estrutura hierárquica de cima para baixo. A maioria das empresas funcionalmente estruturadas possui uma equipe de gerenciamento sênior que supervisiona a empresa como um todo, mas quase todos os outros funcionários fazem parte de um departamento específico e isolado.
- Chefes de departamento se reportam à alta administração. Cada departamento de uma empresa – seja vendas, produtos ou TI – tem um chefe de departamento que faz parte da alta administração ou se reporta diretamente a ela.
- Os funcionários se especializam em determinadas tarefas. Os funcionários em empresas funcionalmente estruturadas são contratados por sua experiência em uma habilidade específica. Eles raramente se desviam de sua função para ajudar no trabalho de outro departamento.
Que tipo de empresa é mais adequada para uma estrutura organizacional funcional?
As grandes empresas são as melhores para uma estrutura organizacional funcional, pois são compostas por muitas pessoas com a mesma experiência. Agrupar os membros da equipe por experiência agiliza e concentra as empresas maiores, e o aspecto gerencial da estrutura organizacional funcional significa que há alguém a quem os membros da equipe podem direcionar perguntas.
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As empresas mais pequenas podem considerar uma estrutura organizacional funcional demasiado restritiva e geralmente desnecessária. No entanto, você pode adotar uma estrutura organizacional funcional para sua pequena empresa se:
- Produzir uma quantidade limitada de bens/serviços. Este tipo de empresa tem um foco restrito, por isso faz sentido que concentrem os seus trabalhadores nas suas áreas de especialização. Uma empresa que oferece toda uma gama de serviços/bens teria que ter muitos grupos funcionais e isto pode tornar-se esmagador, bem como ser ineficiente devido à falta de comunicação entre os grupos.
- Concentre-se em fornecer serviços especializados. Como mencionamos acima, uma grande vantagem de uma estrutura organizacional funcional é que ela concentra a experiência dos membros da equipe. Isto é muito útil se você oferece serviços especializados, já que seus clientes se preocupam principalmente com o nível de especialização que você pode oferecer e ter o poder unido da experiência de um grupo funcional lhe dará uma grande vantagem.
Adotando uma estrutura organizacional funcional
Exemplo de estrutura organizacional funcional
Aqui está um exemplo fictício de uma organização que adotou uma estrutura organizacional funcional:
A Arnis Inc., especializada no desenvolvimento de soluções de software inovadoras para empresas, adotou uma estrutura organizacional funcional para agilizar suas operações e aumentar a eficiência. Veja como a estrutura está organizada:
- Estudos
- Design
- Desenvolvimento
- Marketing
- Financeira
- HR
Na Arnis Inc., cada departamento é especializado em um aspecto específico do negócio, permitindo maior eficiência e expertise em cada área funcional. À frente do departamento está um gerente funcional, ao qual os membros da equipe se reportam. Esses gerentes funcionais reportam-se então aos seus gerentes, que então reportam ao CEO.
A estrutura funcional facilita linhas claras de comunicação e responsabilidade, facilitando o gerenciamento de operações em grande escala.
Benefícios da implementação de uma estrutura organizacional funcional
Uma estrutura organizacional funcional é a mais comum das três estruturas organizacionais adotadas pela maioria das empresas. As empresas são organizadas por grupos funcionais de funcionários de acordo com suas atividades na organização. Os funcionários de Recursos Humanos têm seu próprio departamento de RH, por exemplo, assim como os funcionários que trabalham em vendas, marketing, finanças e suporte técnico.
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Abaixo estão as vantagens de organizar sua empresa dessa forma:
Flexibilidade e adaptabilidade
A principal vantagem de uma estrutura organizacional funcional é a sua flexibilidade e adaptabilidade.
Uma vez que se baseia em departamentos ou funções, pode ser facilmente modificado ou adaptado às novas necessidades e circunstâncias sem grandes esforços de reestruturação. Isso o torna perfeito para empresas dinâmicas que precisam permanecer ágeis para permanecerem competitivas em seu setor. Também permite que as empresas respondam rapidamente às mudanças nas exigências dos clientes, nas condições do mercado, na tecnologia, etc. Isto pode ser extremamente benéfico quando competem com organizações maiores com mais recursos à sua disposição.
Especialização
Outra vantagem óbvia de uma organização funcional é que o agrupamento dos funcionários por especialização garante um nível confiável de competência departamental. Isto é particularmente verdade para grandes organizações que têm vários níveis funcionais dentro de um departamento – um grupo técnico específico que acompanha questões técnicas não resolvidas pelo grupo principal de suporte técnico por telefone, por exemplo.
A adesão a este grupo pode exigir um diploma de bacharel em ciência da computação, uma recomendação de um gerente e um número mínimo de anos de experiência na área. Isso garante que as questões de suporte transferidas para o grupo de acompanhamento sejam tratadas por pessoal totalmente qualificado, o que aumenta a satisfação e a retenção do cliente.
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Eficiência
Outra vantagem importante de uma estrutura organizacional funcional é o foco na eficiência.
Ao organizar seu negócio em departamentos baseados em diferentes funções, como vendas, marketing, finanças, etc., você pode garantir que cada departamento tenha os recursos e o pessoal exatos necessários para executar suas tarefas com eficiência. Isto ajuda a reduzir custos, uma vez que os funcionários não precisam perder tempo aprendendo novas habilidades ou tentando descobrir a melhor forma de usar recursos limitados.
Além disso, fazer com que cada departamento se concentre em uma tarefa específica reduz a redundância e garante que todos trabalhem juntos em direção a um objetivo comum, em vez de duplicar esforços ou trabalhar com objetivos cruzados uns com os outros.
Velocidade e clareza operacional
Um benefício relacionado deste tipo de especialização organizacional é a velocidade operacional. Em geral, um técnico sênior resolverá um problema de suporte mais rapidamente do que alguém com menos experiência. Eles provavelmente também treinarão novos membros da equipe com mais rapidez.
A segregação da força de trabalho de acordo com a função também esclarece a responsabilidade organizacional e a atribuição de tarefas. Isto tende a eliminar a duplicação de tarefas que desperdiçam tempo e esforço e torna mais fácil para a administração direcionar o trabalho para os funcionários apropriados.
Alocação de recursos
Finalmente, uma estrutura organizacional funcional também facilita a alocação de recursos, uma vez que cada departamento tem acesso aos recursos exatos de que precisa, quando precisa deles.
Isso elimina a necessidade de gerentes ou supervisores microgerenciarem os funcionários, garantindo que eles tenham acesso apenas ao que precisam, no momento em que precisam, sem desperdiçar recursos valiosos em tarefas que não são necessárias no momento. Seu negócio funcionará da maneira mais eficiente possível e ainda será capaz de se ajustar rapidamente, se necessário, devido a fatores externos, como mudanças na demanda dos clientes ou nas condições do mercado.
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Desvantagens da estrutura organizacional funcional
Separação
Uma das desvantagens mais significativas de uma estrutura organizacional funcional é o potencial de isolamento de outros departamentos.
Ter departamentos preenchidos por funcionários especializados em áreas de trabalho específicas significa que as equipes ficam isoladas. Os funcionários de equipas diferentes não têm a oportunidade de se reunir e partilhar perspetivas, o que pode levar a uma colaboração limitada, à falta de formação de equipa e a uma desconexão geral entre departamentos.
Também pode resultar na falta de compreensão de como cada departamento trabalha em conjunto para alcançar objetivos comuns.
Enfraquecimento dos laços comuns
Ter um propósito organizacional comum melhora o moral e o desempenho dos funcionários e é um importante preditor do sucesso organizacional. Quando cada grupo de especialistas numa organização funcional está relativamente isolado, o vínculo comum que enfatiza um único propósito organizacional abrangente é quase inevitavelmente mais fraco do que numa organização onde diferentes tipos de funcionários interagem regularmente.
Dificuldade de adaptação à mudança
Outra desvantagem potencial de uma estrutura organizacional funcional é a dificuldade de adaptação às mudanças.
Como cada departamento opera separadamente, fazer alterações ou implementar novos processos pode ser difícil e demorado, uma vez que cada departamento deve ser consultado individualmente antes que qualquer coisa possa ser implementada em todos os níveis. Além disso, se as equipas estiverem demasiado focadas em tarefas individuais em vez de trabalharem em conjunto como um todo, poderão ter dificuldades quando confrontadas com desafios inesperados ou mudanças de direção por parte da gestão.
Falta de coordenação
Numa organização funcional perfeita, as tarefas de cada grupo não exigiriam contribuições de outros grupos funcionais, mas muitas vezes este não é o caso. À medida que a comunicação se torna cada vez mais dominante nas organizações, os grupos isolados podem ter um desempenho inferior ou mesmo falhar porque não têm uma forma institucionalmente reconhecida de comunicar necessidades e questões a outros grupos funcionais que poderiam ter ajudado.
Em alguns casos, os gestores de outros grupos funcionais podem não responder de forma útil ou oportuna porque “isso não é problema nosso”. Quando a necessidade de cooperação tiver sido estabelecida, o momento em que a cooperação teria sido mais eficaz poderá já ter passado.
Falta de inovação
Finalmente, a criatividade e a inovação dos funcionários podem ser prejudicadas numa estrutura organizacional funcional devido à sua natureza rígida e ao foco na especialização em detrimento da colaboração.
Sem exposição a diferentes perspectivas ou ideias de outros departamentos, os funcionários podem ficar presos numa “rotina de ideias” onde não há espaço para crescimento ou novas abordagens para a resolução de problemas e tomada de decisões. Além disso, sem acesso ao feedback de outros departamentos ou partes interessadas, as equipas podem ter dificuldade em identificar áreas de melhoria ou desenvolver soluções criativas que possam beneficiar a organização como um todo.
disputas territoriais
Uma outra desvantagem de uma organização funcional, intimamente relacionada com a incapacidade dos grupos funcionais de cooperarem entre si, é a possibilidade de disputas territoriais. Estas disputas podem ter a ver com divergências sobre objectivos, concorrência orçamental ou qualquer série de questões que resultam de um choque de egos que ocorre quando cada departamento tem a sua própria estrutura funcional separada ou quando falta um forte sentido de um objectivo comum.
Outros tipos de estruturas organizacionais
Existem outros tipos de estruturas organizacionais além da estrutura organizacional funcional. Vamos dar uma olhada neles:
Estrutura baseada em produto ou mercado
Juntamente com a estrutura funcional, a estrutura baseada no produto ou no mercado é hierárquica, vertical e centralizada. No entanto, em vez de ser estruturado em torno de papéis e funções de trabalho típicos, é estruturado em torno dos produtos ou mercados da empresa. Esse tipo de estrutura pode beneficiar empresas que possuem diversas linhas de produtos ou mercados, mas pode ser um desafio de escalabilidade.
Também pode fomentar a ineficiência se as equipes de produto ou mercado tiverem funções semelhantes. Além disso, sem uma boa comunicação entre as equipes, as empresas correm o risco de incompatibilidade entre as diversas equipes de produto/mercado.
Estrutura circular
Semelhante à estrutura funcional e baseada no produto, uma estrutura circular também é centralizada e hierárquica, mas em vez de a responsabilidade e a autoridade de tomada de decisão fluirem verticalmente, a responsabilidade e a autoridade de tomada de decisão fluem para fora do centro.
Uma estrutura circular pode promover a comunicação e a colaboração, mas também pode ser confusa, especialmente para novos funcionários, porque não existe uma cadeia de comando clara.
Estrutura matriz
Com uma estrutura organizacional matricial, existem múltiplas obrigações de prestação de contas. Por exemplo, um especialista em marketing pode ter obrigações de prestação de contas dentro das equipes de marketing e de produto. Uma estrutura matricial oferece flexibilidade, permite recursos compartilhados e promove a colaboração dentro da empresa.
No entanto, a estrutura organizacional pode ser complexa, podendo causar confusão na responsabilização e na comunicação, especialmente entre os novos funcionários.
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Estrutura baseada em processo
A estrutura baseada em processos é estruturada de forma a acompanhar o ciclo de vida de um produto ou serviço. É semelhante à estrutura funcional.
Por exemplo, a estrutura baseada em processos pode ser dividida em P&D, criação de produtos, atendimento de pedidos, faturamento e atendimento ao cliente. Essa estrutura pode fomentar a eficiência, o trabalho em equipe e a especialização, mas também pode criar barreiras entre as equipes se a comunicação não for priorizada.
Estrutura geográfica
A estrutura geográfica é uma boa opção para empresas com ampla presença geográfica num setor onde é essencial estar próximo dos seus clientes e fornecedores. A estrutura geográfica permite à empresa criar estruturas organizacionais personalizadas que se alinham com a cultura, o idioma e os sistemas profissionais do local.
De uma perspectiva ampla, parece muito semelhante à estrutura baseada no produto.
Estrutura orgânica
Ao contrário das estruturas verticais, esta estrutura facilita a comunicação entre todos os funcionários. É o mais complexo, mas também pode ser o mais produtivo. Embora possa ser um desafio saber quem tem a autoridade final para tomar decisões, também pode promover uma cultura empresarial positiva porque os funcionários não sentem que têm “superiores”.
Esta estrutura também pode ser mais rentável porque reduz a necessidade de gestores intermédios.
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Por que ter uma estrutura organizacional em primeiro lugar?
Toda empresa precisa de uma estrutura organizacional – quer ela perceba isso ou não. A estrutura organizacional é como a empresa delega funções, responsabilidades, funções de trabalho, responsabilidade e autoridade de tomada de decisão. Muitas vezes mostra a “cadeia de comando” e como as informações se movem dentro da empresa.
Ter uma estrutura organizacional alinhada às metas e objetivos da sua empresa é crucial pelos seguintes motivos:
- Os membros da equipe precisam saber quem está envolvido em quê e quem é responsável pelo quê, saber com quem se comunicar e a quem direcionar perguntas.
- Quando uma empresa está estruturada, os indivíduos sentem a responsabilidade de fazer bem o seu trabalho porque há mais responsabilidade. Se não houver uma estrutura oficial, as tarefas podem ser deixadas de lado porque nenhum grupo sente responsabilidade por elas.
- Toda empresa precisa de algum tipo de hierarquia de autoridade. Se todos forem iguais, não será fácil tomar decisões ou implementar as políticas necessárias.
No entanto, não existe uma estrutura organizacional “certa”. Ao decidir qual estrutura funcionará melhor para sua empresa, considere o seguinte:
- Funções e equipes atuais dentro da empresa. Como as funções de trabalho estão organizadas atualmente? Promove a comunicação e a produtividade? Isso impede ou incentiva o crescimento dos funcionários?
- Seu plano estratégico. Quais são os objetivos da sua empresa a curto e longo prazo?
- Feedback de funcionários, liderança e outras partes interessadas. O que as pessoas da sua empresa dizem sobre como a empresa está estruturada? Que feedback você recebe de outras partes interessadas, como clientes e fornecedores?
- Alinhamento. Qual estrutura apoiará melhor seus planos estratégicos e atenderá a qualquer feedback recebido?
Os funcionários querem compreender as suas responsabilidades profissionais, a quem se reportam, que decisões podem e devem tomar e como interagem com outras pessoas e equipas dentro da empresa. Uma estrutura organizacional cria essa estrutura.
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Referências
