As empresas estão cada vez mais adquirindo software de relatórios financeiros para simplificar processos desafiadores que exigem habilidades especializadas para resultados precisos e confiáveis. Mas com as opções excessivamente caras de aplicativos de fatura e cobrança, fica muito confuso tomar uma decisão.
Continue lendo para uma análise dos melhores aplicativos gratuitos de fatura e cobrança.
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comercial com carimbo de data e hora que detalha e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. Se os produtos ou serviços foram adquiridos a crédito, a fatura geralmente especifica os termos da transação e fornece informações sobre as diversas opções de pagamento.
Um recibo em papel, uma nota fiscal, uma nota de débito, uma fatura de venda ou um registro eletrônico on-line são exemplos de faturas.
Os elementos fundamentais de uma fatura
Uma fatura deve indicar que se trata de uma fatura na frente da fatura. Muitas vezes tem uma identidade distinta conhecida como número de fatura, que pode ser usada tanto para referências internas como externas. Na maioria dos casos, uma fatura contém informações de contato do vendedor ou prestador de serviços no caso de um problema de faturamento.
#1. Termos
As condições de pagamento estão incluídas na fatura, bem como informações sobre descontos, detalhes de pagamento antecipado ou encargos financeiros incorridos por pagamentos atrasados. Também mostra o custo unitário do item, número total de unidades adquiridas, frete, manuseio, frete e custos de impostos aplicáveis, bem como o valor total devido.
#2. Tempo e impressão
As empresas podem enviar um extrato mensal de final de mês como fatura de todas as transações pendentes. Neste caso, o extrato deverá indicar que não serão enviadas faturas adicionais. Historicamente, as faturas eram documentadas em papel, com muitas cópias preparadas para garantir que tanto o comprador quanto o vendedor tivessem um registro da transação.
Contas geradas por computador são agora muito comuns. Eles podem ser produzidos sob demanda ou divulgados por e-mail para cada parte. Os registros eletrônicos também simplificam a localização e classificação de transações com base em número, data, mercadoria ou cliente.
#3. Pró-forma
Uma fatura pró-forma é um projeto de nota fiscal entregue aos compradores antes que as mercadorias sejam enviadas ou entregues. Na maioria das circunstâncias, a fatura descreverá os itens adquiridos, bem como outros detalhes importantes, como peso de envio e taxas de transporte. Nas transações externas, as faturas pró-forma são amplamente utilizadas, principalmente para fins aduaneiros de importação.
#4. Data de cobrança
A data da fatura é quando os itens foram faturados e a transação foi legalmente documentada. Como resultado, como a data da fatura define a duração do crédito e a data de vencimento da fatura, ela fornece informações essenciais sobre o pagamento. Isto é especialmente crítico para empresas que oferecem crédito, como o Net 30, o que significa que o pagamento vence em 30 dias.
Da mesma forma, as empresas que permitem aos clientes a devolução de itens normalmente têm um prazo baseado em um determinado número de dias a partir da data da compra, que é mencionada na fatura.
#5. Nota Fiscal Eletrônica
Desde o início da era da informática, as pessoas e as empresas têm achado mais fácil confiar na faturação eletrónica como alternativa ao papel. O faturamento eletrônico, também conhecido como faturamento eletrônico, é um tipo de faturamento eletrônico que gera, preserva e rastreia documentos transacionais entre as partes. Como resultado, as obrigações dos seus acordos são cumpridas.
Quais são as vantagens de usar o aplicativo de fatura e cobrança
Pode aumentar drasticamente a eficiência operacional, a precisão dos dados e a visibilidade das informações financeiras de uma empresa. O software de contabilidade é freqüentemente usado para automatizar e simplificar os procedimentos contábeis do dia a dia.
Entretanto, outros produtos oferecem vantagens adicionais às empresas em desenvolvimento, tais como a gestão fiscal global e a conformidade com as normas contabilísticas globais. Além dos benefícios descritos acima, algumas vantagens importantes de um bom software de relatórios financeiros incluem:
#1. Maior Precisão
Ao automatizar a entrada de dados e outras operações contábeis, o software de contabilidade minimiza drasticamente a possibilidade de erro humano. Armazenar todos os dados financeiros em um único sistema diminui a possibilidade de erros ao copiar e colar dados entre programas.
#2. Eficiência Operacional Melhorada
O software de contabilidade melhora a eficiência operacional ao automatizar tarefas financeiras diárias, como entrada de transações, produção de faturas e pagamento de contas. A automação aumenta muito o ROI do software de contabilidade porque libera a equipe para se concentrar na solução e análise de problemas, ao mesmo tempo que acelera o processamento da papelada.
Ele ajuda a interagir com sistemas ERP, permitindo que as empresas gerenciem toda a sua organização com um único conjunto de aplicativos, minimizando a entrada repetitiva de dados, acelerando fluxos de trabalho e melhorando a comunicação departamental.
#3. Visibilidade e colaboração em tempo real em toda a organização
Gestores e membros da equipe obtêm acesso instantâneo a dados financeiros, como pagamentos, saldos de contas e vendas, oferecendo uma visão abrangente das atividades da empresa.
Eles podem avaliar rapidamente os pontos fortes de uma empresa e descobrir quaisquer preocupações que precisem ser resolvidas com relatórios, painéis e outras ferramentas de análise personalizáveis. Os gestores podem adquirir insights significativos a partir dos dados da empresa, permitindo-lhes tomar decisões informadas sobre a implementação de novas estratégias e a adaptação aos desenvolvimentos do mercado.
O software de contabilidade hoje fornece à organização acesso instantâneo a informações precisas e abrangentes de todos os departamentos.
#4. Escalabilidade
O software de contabilidade certo para sua organização pode ajudá-lo a crescer, permitindo um dimensionamento eficaz. O software de contabilidade baseado em nuvem simplifica o crescimento corporativo, eliminando a necessidade de hardware caro ou instalação de software no local, permitindo funções eficientes e adição de usuários.
O software de contabilidade destina-se a atender às necessidades complicadas de empresas em expansão, como operações no exterior, diversas moedas e subsidiárias.
#5. Processos Financeiros Acelerados
Os sistemas contábeis simplificam os processos financeiros que, de outra forma, seriam demorados. Ajudam as empresas a consolidar e reconciliar informações para acelerar os procedimentos de encerramento financeiro e reduzir o esforço no final de cada período.
As empresas podem preparar demonstrações financeiras com mais eficiência e cumprir os prazos de relatórios graças aos relatórios financeiros integrados.
#6. Orçamento e previsão aprimorados
Ao analisar dados comerciais históricos e atuais, os principais sistemas contábeis empregam orçamento e previsão para antecipar com eficácia as receitas, despesas e lucratividade futuras de uma empresa.
#7. Conformidade com Regulamentações Fiscais e Contábeis
O software de contabilidade é uma ferramenta crítica que as organizações podem usar para manter a conformidade com as regulamentações contábeis de cada país em que operam.
Alguns softwares, por exemplo, podem automatizar a conformidade com os US GAAP e as IFRS internacionais, permitindo que as empresas reduzam as suas operações contabilísticas.
#8. Maior segurança e consistência
O software de contabilidade utiliza recursos de segurança como criptografia e restrições de acesso personalizadas para garantir que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a dados críticos. Os sistemas de contabilidade guardam frequentemente dados financeiros na nuvem, permitindo acesso contínuo mesmo durante cortes de energia ou desastres naturais.
A escolha do software de contabilidade correto exige um estudo aprofundado das funcionalidades para garantir que ele atenda às demandas da sua empresa e evite possíveis erros no processo de seleção.
Melhores aplicativos gratuitos de fatura e cobrança
#1. Xero: excelente para startups
Organizações de todos os tamanhos e de diversos setores usam o Xero como uma ferramenta de contabilidade popular. É uma solução de relatórios financeiros fácil de usar que inclui todos os recursos exigidos por pequenas empresas e startups.
O software inclui reconciliações automatizadas, estimativas de saldo bancário, previsões de fluxo de caixa baseadas em IA e relatórios financeiros facilmente personalizados. Xero oferece uma plataforma flexível com inúmeras moedas, clientes e contas de usuário ilimitadas, bem como suporte completo e cursos online.
Mais de 1,000 aplicativos estão integrados à plataforma, incluindo Shopify, HubSpot, MailChimp, Float e Accelo, entre outros.
O Xero é incrivelmente econômico e oferece diversas vantagens, como usuários ilimitados, recursos de faturamento e captura automatizada de recibos. As desvantagens são os recursos limitados do plano básico e a disponibilidade exclusiva de diversas moedas do plano superior.
#3. Tipalti
Tipalti é um software de automação financeira líder de mercado com amplos recursos de relatórios financeiros. Relatórios financeiros, automação, controles internos sobre relatórios financeiros (ICFR), aquisições e tecnologias de contas a pagar internacionais estão todos disponíveis através do sistema.
A plataforma inclui recursos para validação automática de fornecedores antes da aprovação, controle interno e avaliação de riscos. Ele pesquisa com eficiência os fornecedores em busca de beneficiários questionáveis nas listas antinarcóticos, antiterrorismo e OFAC, permitindo reconciliações imediatas e a detecção de pagamentos fraudulentos.
#4. Sábio intacto
Sage Intacct é uma solução de software de relatórios financeiros baseada na nuvem para empresas em crescimento com contadores internos ou equipes de contabilidade. Devido aos seus fluxos de trabalho personalizados, recursos automáticos de relatórios financeiros e trilhas de auditoria abrangentes, é uma solução altamente recomendada para empresas em desenvolvimento.
A ferramenta “Intelligent GL” (General Ledger) permite uma rápida revisão de milhares de transações para encontrar anormalidades e erros, acelerando assim as consolidações.
Sage Intacct é uma excelente escolha para empresas com várias divisões ou subsidiárias que procuram melhorar a sua consolidação financeira e procedimentos de relatórios. Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex e Workiva estão entre as plataformas integradas.
Sage Intacct oferece vários benefícios, incluindo uma interface de automação de fluxo de trabalho fácil de usar e soluções específicas do setor. As desvantagens do sistema incluem preços opacos e a incapacidade de modificar pagamentos manuais.
#5. Oracle NetSuite: Melhor para empresas globais:
NetSuite é uma solução completa de relatórios financeiros que incorpora finanças, gerenciamento de estoque, planejamento de recursos empresariais (ERP), comércio e gerenciamento da cadeia de suprimentos.
O software é extremamente adaptável, com recursos avançados como análises incorporadas, interfaces fáceis de usar e capacidade de recuperar dados específicos para qualquer período.
Os painéis Oracle são muito específicos para cada função e personalizáveis, permitindo que os usuários adaptem sua experiência às suas necessidades individuais. Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive e Oracle Analytics Cloud estão entre as integrações.
As vantagens deste software incluem sua considerável capacidade de personalização, painéis e análises pré-construídos e recursos de ERP. Tem limitações significativas, como custos iniciais elevados e uma curva de aprendizagem acentuada.
#6. Cubo: Excelente para Desenvolvimento
The Cube é uma ferramenta de planejamento e análise financeira baseada na web que ajuda as empresas a criar planos estratégicos, conduzir estudos de sensibilidade e sincronizar dados em diversas plataformas.
O Cube foi escolhido por sua conectividade com Excel e Planilhas Google, que permite que as equipes gerenciem orçamentos, previsões e relatórios de dados financeiros com mais facilidade por meio de fluxos de trabalho configuráveis.
Para consolidações financeiras e mapeamentos de contas contábeis, o software inclui recursos como trilhas de auditoria automatizadas, painéis personalizados e regras de dados salvos. Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Sheets e HubSpot também são suportados.
O programa tem vários benefícios, incluindo a capacidade de conectar-se a várias fontes de dados, uma interface amigável e atendimento rápido ao cliente. As principais desvantagens deste produto são o preço exorbitante e a falta de capacidade de supressão zero.
#7. Freshbooks: Excelente para quem tem um orçamento apertado
Freshbooks é um software de contabilidade fácil de usar e de baixo custo, ideal para pequenas empresas, freelancers e solopreneurs.
A solução possui recursos excelentes, como demonstrações financeiras anuais e intermediárias, sincronização de contas bancárias e relatórios fiscais abrangentes. Freshbooks, além da capacidade básica de relatórios, oferece uma série de opções de relatórios financeiros, como faturamento, gerenciamento de clientes, pagamentos e gerenciamento de gastos.
Hubspot, QuickBooks, Google Sheets, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square e Shopify estão entre os conectores. Além disso, o software é simples de usar; ele faz interface com seu banco para facilitar a reconciliação e fornece faturas configuráveis e layouts de e-mail.
#8. Budgyt: Excelente para pequenos projetos
Este software baseado em nuvem fornece ferramentas avançadas de planejamento financeiro e relatórios.
O software de gerenciamento de orçamento é simples de usar e inclui recursos como cooperação multidepartamental, análise de dados em nível de transação, previsão ágil, trilhas de auditoria e controles de acesso baseados no usuário.
Além disso, o Budgyt oferece uma grande variedade de recursos instrucionais e orientações, como webinars, vídeos, treinamento presencial e documentação, que os usuários podem utilizar bem.
Budgyt suporta integrações Quickbooks, Xero, ConnectWise, Great Plains, Oracle NetSuite, Sage Intacct, SAP, PeopleSoft e Lawson.
As vantagens desta solução incluem recursos de orçamento e previsão, bom atendimento ao cliente, amplo suporte ao produto e guias de treinamento abrangentes. Possui integrações limitadas e é um tanto caro para pequenas organizações.
#9. Software Insight: Excelente para relatórios personalizados
A exportação de dados de sistemas ERP ou EPM para Excel é facilitada com o software Insight, possibilitando a construção de dashboards personalizados. Por causa de seus relatórios Excel personalizados, conexão com o planejamento departamental e gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho, adicionei o software Insight à minha lista.
Vencimento de contas a pagar (A/P) e contas revisáveis (A/R), consultas pré-configuradas, trilhas de auditoria e design simples de formulário, relatório e painel, bem como recursos de preparação automática e formatação, estão todos incluídos no Programas.
O gerador de relatórios facilita a criação de relatórios financeiros personalizados para os membros da equipe. Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite e SAP estão entre as integrações.
Este aplicativo oferece benefícios como uma interface de planilha fácil de usar, importação rápida de dados e opções de relatórios personalizados. Existem limitações para o software de insight, como ferramentas analíticas restritas, e ele pode ser proibitivamente caro para equipes pequenas.
#10. Servidor de planilhas: a solução mais eficaz baseada em Excel
O Spreadsheet Server do software Insights é um complemento fácil de usar para Microsoft Excel que fornece análise e relatórios em tempo real de dados de sua solução ERP.
Spreadsheet Server é um aplicativo de relatórios financeiros altamente personalizável que permite aos usuários importar dados dos principais ERPs para o Excel e criar uma variedade de relatórios e painéis.
Modelos de relatórios, painéis personalizados, permissões de usuário baseadas em funções, análise de variação e ferramentas de relatórios ad-hoc estão entre os recursos fornecidos pelo software. Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage e BannerFlow estão entre as integrações.
As vantagens desta ferramenta incluem seu alto nível de personalização, pesquisas de dados pré-configuradas e conexão fácil com o Excel. Uma desvantagem do software é que ele suporta apenas oito idiomas e pode haver uma curva de aprendizado para quem é novo nas soluções baseadas em Excel.
Existe uma maneira de criar faturas gratuitamente?
O criador de faturas gratuito do Canva permite que você crie rapidamente faturas com aparência profissional para seus clientes. Mantenha a consistência da marca adicionando rapidamente seu próprio logotipo, cores de marca e fontes a centenas de modelos de faturas personalizáveis.
Como posso enviar uma fatura sem taxas?
Como não há taxas ocultas, o Zoho Invoice é uma das principais soluções de software de faturamento gratuito. Quando os clientes pagam uma fatura, você deve pagar quaisquer taxas de transação. Authorize.net, Stripe, Braintree e ACH Payments são apenas alguns dos gateways de pagamento suportados pelo Zoho Invoice.
As faturas do Google são gratuitas?
O Google Docs permite que você crie faturas personalizadas baseadas na nuvem gratuitamente, baixando um modelo profissional totalmente configurável ou criando a fatura desde o início.
O Google tem um sistema de fatura?
Google Workspace Marketplace – Faturado. Visão geral O Invoiced é um sistema de faturamento que simplifica para empresas de todos os tamanhos faturar e receber pagamentos on-line (apresentação e pagamento de fatura eletrônica). Permitimos que as empresas aceitem pagamentos online em questão de segundos, incluindo cartões de crédito, ACH, bitcoin e PayPal…
Conclusão
A conformidade com as regras e regulamentos contábeis torna-se difícil sem um software de relatórios financeiros. O software de relatórios financeiros também diminui erros e inconsistências nas demonstrações financeiras causados por operações manuais.
No entanto, antes de implementar uma solução, avalie cuidadosamente as vantagens e desvantagens de cada software de relatórios financeiros e envolva suas equipes em uma consulta para determinar a melhor solução para sua empresa. Finalmente, para garantir um processo de relatórios financeiros contínuo e bem-sucedido, reserve um tempo para ouvir atentamente e refletir sobre as informações.
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Referências
