Uma empresa de limpeza é muito centrada no cliente. Mas isso não significa que você se concentre tanto na felicidade dos clientes a ponto de deixar seu traseiro (por assim dizer) descoberto!
Ao cuidar bem das necessidades de seus clientes residenciais e comerciais, você também precisa cuidar de suas necessidades.
A única maneira de fazer isso é garantir que o contrato de limpeza que você assina com o cliente cubra o máximo possível. Se você está indo para um trabalho de limpeza pontual ou agendado regularmente, não comece sem um acordo legalmente aplicável.
Aqui, discutimos as 8 coisas que um contrato de limpeza deve incluir. Eles são:
1. Os serviços que sua empresa de limpeza realizará
O contrato de limpeza precisa definir claramente as funções que você deve fornecer. Como um empresa de zeladoria, você precisa traçar o escopo do trabalho, claro, dependendo das necessidades do seu cliente.
Inclua todos os serviços que você oferece pelo nome e em uma linguagem clara. Futuramente, o cliente não poderá exigir um serviço que não esteja no contrato.
Alguns dos trabalhos mais comuns que um serviço de zeladoria oferece incluem:
- Lavando o chão
- aspiração
- Espanando os móveis
- Esvaziar e reembasar as lixeiras
- Lavar roupas/lavanderia
- Limpando os banheiros
- Limpeza de janelas
Na lista, inclua quando e com que frequência uma determinada tarefa deve ser executada. Declare tudo em termos claros para que não haja espaço para interpretações errôneas. Por exemplo, a limpeza dos vidros pode ser feita mensalmente; esfregar o saguão pode ser semanal, enquanto a remoção das lixeiras pode ser diária.
2. Data e hora de cada serviço
A primeira data a mencionar no acordo é a data em que é assinado. O segundo deve ser o primeiro dia em que você oferece seus serviços de limpeza.
O cliente deve fornecer cronogramas claros nos quais você pode desempenhar suas funções. Os cronogramas são importantes para que seus faxineiros e os funcionários do cliente não fiquem no caminho um do outro o tempo todo.
Para a limpeza dos vidros, informe entre os horários que irá realizá-la. Indique a hora em que você limpará o saguão.
Lembre-se de incluir a duração de seus serviços. Se este for um contrato anual, declare-o e deixe espaço para renegociação e renovação.
Alguns clientes preferem manter um contrato aberto, mas com uma cláusula sobre o término do relacionamento. A duração do aviso que eles devem dar.
Se for uma limpeza pontual, inclua a data, a hora (por exemplo, entre as 9.00hXNUMX e as XNUMXhXNUMX) e se o proprietário da casa ou empresa fornecer os produtos de limpeza, inclua também.
Se houver alguma alteração no tempo, você poderá atualizar o contrato facilmente. A maioria dos clientes residenciais tem seus horários de limpeza preferidos, que você deve anotar no contrato.
Os clientes comerciais são mais flexíveis quanto ao tempo, mas também é melhor anotar todos esses detalhes no contrato.
3. Locais de limpeza
Faça uma lista de todos os locais, em todos os prédios e o tipo de serviço de limpeza que vai realizar ali.
Clientes comerciais que possuem filiais em todo o estado ou em vários estados às vezes preferem centralizar suas soluções de limpeza.
Eles podem preferir um provedor de serviços de limpeza para todas as suas necessidades de limpeza, em vez de usar um provedor diferente para cada uma de suas filiais. Se for esse o caso, anote os detalhes de cada local.
Quando aplicável, inclua todos os detalhes das áreas que o cliente não gostaria que sua equipe de limpeza acessasse.
É importante dividir as tarefas com clareza, para que você possa informar a sua faxineira sobre as especificidades de cada local.
A maioria dos clientes residenciais tem quartos que não gostariam que os faxineiros acessassem. Obtenha essa informação no contrato para que você possa informar seu limpador.
4. Equipamentos e materiais de limpeza
O acordo precisa especificar quais equipamentos de limpeza e materiais/produtos você vai usar.
Se você for usar seus equipamentos e produtos de limpeza, especifique isso e indique que não usará nenhum material do cliente.
Se o cliente desejar que determinados produtos de limpeza sejam usados em suas propriedades, especifique isso no contrato. Especifique se o cliente fornecerá o material e como o distribuirá.
Se houver áreas que necessitem de limpeza com equipamentos especializados, o contrato deve indicar claramente quem a providencia.
5. Dados de pagamento
Os detalhes do pagamento devem ser claramente definidos, sem deixar áreas cinzentas. Aqui estão os detalhes mais vitais:
Custo total cobrado – Indique quanto dinheiro você cobra por seus serviços. Se você cobrar por hora, semana, mês ou uma taxa fixa pagável em um determinado momento, digamos, duas vezes por mês, indique o mesmo claramente no contrato.
Depósitos/adiantamentos – Se cobrar uma caução, indique o valor ou percentagem e diga que só pode começar a trabalhar depois de paga a caução.
Método de pagamento – O contrato também deve ter a forma de pagamento e a regularidade do pagamento. Isso pode ser algo como transferência bancária toda segunda-feira, pagamento do PayPal toda semana e assim por diante.
Alguns clientes preferem pagar por transferência eletrônica e alguns podem até querer pagar em dinheiro no local. Se isso funcionar para você, você pode incluí-lo. Caso contrário, o contrato deve ter seu método de pagamento preferido.
6. Data e termos de rescisão
O acordo deve indicar quando começa e quando termina. Também deve mostrar quanto aviso cada parte deve dar se desejar rescindir o contrato.
Deve também indicar se o contrato pode ser prorrogado. Se surgir a necessidade de rescindir o contrato antes do término de seu prazo de execução, especifique o método de comunicação do mesmo – carta, e-mail, telefonema e assim por diante.
7. Com quem entrar em contato, se necessário
Esta parte do acordo inclui os detalhes de contato da pessoa que o cliente pode contatar se surgir uma disputa.
Eles podem entrar em contato com essa pessoa se precisarem rescindir ou prolongar o contrato. Às vezes, se o cliente estiver fornecendo os materiais de limpeza e precisar alterar esse arranjo, pode entrar em contato com a pessoa designada.
Certifique-se de que a pessoa de contato que você fornecer no contrato saiba tudo sobre o negócio de limpeza e o contrato atual. Se você é um empresa nacional de limpeza, você deve ter um representante de suporte ao cliente.
8. Quaisquer isenções e assinaturas
Dependendo do cliente que você está atendendo, pode haver algumas isenções. Se o seu cliente for uma instalação médica, você pode não ter o equipamento certo para lidar com resíduos médicos. Você isentaria tal do acordo.
Para selar o acordo, ambos devem anexar suas assinaturas ao acordo. Você pode então começar a trabalhar logo depois, na data estipulada.
O acordo é obrigatório e ninguém deve violá-lo sem passar pelos meios previstos.
Conclusão
Assinar um contrato é o primeiro passo para um (espero) longo relacionamento de trabalho com seu cliente. Também é um passo importante quando você está lançando seu negócio de limpeza.
Este contrato não precisa ser necessariamente no papel. Pode ser eletrônico, se as leis do seu estado o reconhecerem.
Os acordos eletrônicos são fáceis de armazenar em vários locais e são fáceis de editar. Depois de fazer as alterações, você pode enviar o documento ao seu cliente. Eles vão ler, assinar eletronicamente e enviar de volta.
Se você está confuso sobre como escrever um contrato de limpeza, você pode baixar modelos on-line. Você pode personalizá-lo para atender às suas necessidades com precisão, adicionando mais detalhes e removendo alguns que não são aplicáveis ao seu negócio.
Finalmente, você deve consultar um advogado para passar pelo contrato. Você quer ter certeza de que é juridicamente vinculativo e executável.
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