OTIMIZAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO: Definição, Melhores Práticas e Soluções de Software

Otimização da Força de Trabalho

Você está pronto para economizar custos e aumentar a produtividade da sua empresa? Adapte seu fluxo de trabalho para incorporar técnicas de otimização da força de trabalho.
Quando você melhora a forma como a força de trabalho da sua empresa funciona, você está efetivamente trabalhando de forma mais inteligente, em vez de mais arduamente, para atingir os mesmos objetivos. Isso pode ter um impacto significativo e de longo alcance no desempenho de sua empresa.
Neste post, apresentaremos o potencial da otimização da força de trabalho e mostraremos como colocá-lo em prática em sua empresa.

O que é Otimização da Força de Trabalho?

Em essência, a otimização da força de trabalho (WFO) é um método para aumentar a eficiência geral de uma empresa. Aumentar a produtividade da equipe, aumentar a satisfação do cliente e simplificar os procedimentos organizacionais fazem parte disso.

As empresas usam muitas ferramentas e abordagens para otimizar os processos subjacentes, a fim de aproveitar ao máximo seus recursos, remover erros e melhorar os resultados. O objetivo final é melhorar os resultados usando os recursos existentes.

Um estudo de desempenho completo é necessário para a otimização da força de trabalho. A revisão abrangente revela falhas que podem ser corrigidas e fornece informações sobre como lidar com elas. A seguir estão algumas das áreas cobertas pelo processo:

  • Administração da força de trabalho
  • Agendamento e planejamento
  • Administração de orçamento
  • Controle de qualidade
  • Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM).

Em essência, WFO é um termo abrangente que abrange praticamente todas as atividades da empresa.
O processo de otimização aumenta a eficiência da força de trabalho organizacional, resultando em maior satisfação do cliente. Dadas as tendências de mercado em constante mudança e o aumento da concorrência, as empresas devem usar as tecnologias e abordagens mais recentes para ajudá-las a subir a escada.
E o primeiro passo para atingir esse objetivo é otimizar o desempenho e os processos.

Por que a otimização da força de trabalho é importante?

Agora, a pergunta de um milhão de dólares: por que a otimização da força de trabalho é vital ou você deveria fazê-la? Aqui estão alguns exemplos que devem ajudá-lo a entender por que a otimização da força de trabalho é tão importante:

  • A única maneira de avançar é avaliar constantemente o desempenho, descobrir falhas e fazer mudanças para melhor. A otimização da força de trabalho exige um exame minucioso de cada processo, fornecendo informações sobre todas as partes da organização. Depois de entender o sistema subjacente de otimização da força de trabalho, você pode fazer ajustes para otimizar os procedimentos da maneira que achar melhor.
  • O desempenho dos funcionários está diretamente relacionado à satisfação do cliente. Um trabalho de alta qualidade resulta da otimização operacional, que agrada o consumidor (e, eventualmente, você também).
    Um dos aspectos mais significativos é que uma força de trabalho qualificada está constantemente preparada para solucionar desafios. Como resultado, mesmo se você enfrentar um problema, poderá resolvê-lo rapidamente. Você pode se preparar para o inevitável com preparação e programação cuidadosas.
  • As empresas que se apegam ao aumento das vendas muitas vezes desconsideram o prazer dos funcionários, ignorando o bem-estar dos funcionários. As boas empresas, por outro lado, tentam aumentar seu desempenho sem causar fadiga na equipe.
  • A WFO, felizmente, cuida do bem-estar mental e físico de seus funcionários. Aumenta a produtividade e eficiência sem introduzir o risco de horas extras ou esforço extra. A otimização do desempenho dos funcionários dessa maneira melhora suas habilidades e os torna mais felizes e satisfeitos. Isso certamente inclui o uso do aplicativo de otimização de força de trabalho apropriado.

Como você pode ver, o WFO é uma ferramenta importante para otimizar as operações e expandir os negócios. Nossa próxima parte fornecerá um resumo completo de como você pode melhorar o desempenho de seus funcionários. Vamos dar uma olhada mais de perto no procedimento de otimização.

Exemplos de Otimização da Força de Trabalho

Aqui estão alguns exemplos de como o WFO se parece na prática:

# 1. Agendamento

Este é um software que acompanha a frequência dos funcionários, estatísticas de desempenho e outros indicadores para criar uma agenda de funcionários. Você não apenas pode controlar horas extras e esgotamento, mas também pode determinar se precisa contratar mais pessoas. Isso também está relacionado aos trabalhadores temporários, pois os processos podem influenciar a carga de trabalho.

Por exemplo, durante os períodos de pico de vendas, como o Natal, pode ser necessário instalar um novo sistema de força de trabalho, recrutar mão de obra temporária ou contratar funcionários adicionais, dependendo de várias circunstâncias. Muitas cadeias de suprimentos, armazéns e empresas de varejo estão preocupadas com isso.

O WFO foi usado pela “Book People”, uma livraria sediada no Reino Unido, para gerenciar sua força de trabalho, que inclui previsão, gerenciamento diário, programação, processamento de feriados e relatórios em tempo real. Como resultado, os níveis de serviço ao cliente aumentaram 5%.

#2. Gerenciamento de tempo

Você sempre pode entender o que está acontecendo com o controle de tempo ou o software de atendimento. Ele fornece respostas a perguntas como se os funcionários estão chegando atrasados ​​ou adiantados. Ou se há 'marcações de ponto falsas', que ocorrem quando os funcionários marcam ponto para seus amigos. No entanto, não é uma medida punitiva. Em vez disso, permite que uma empresa examine a programação e verifique se ela está coberta o tempo todo, em todas as regiões geográficas, horário comercial, horário de pico e feriados/fins de semana.

A Ingenico, por exemplo, usou o WFO para reduzir as despesas com horas extras em 25% e o tempo gasto com recursos em 87%, mantendo os mesmos níveis de serviço.

#3. Gestão de desempenho

O WFO é freqüentemente usado no gerenciamento de desempenho para otimizar o desempenho dos funcionários e garantir que eles estejam melhor posicionados para serem bem-sucedidos em suas funções. Ao medir e auxiliar o desempenho, usar uma plataforma de rastreamento de tarefas como Asana ou Trello costuma ser uma ferramenta benéfica. Essas tecnologias permitem que a equipe elimine o 'ruído' e se concentre no que é crítico e urgente. A nível individual, ajuda na gestão de tarefas. Ele auxilia as organizações a direcionar o trabalho para a melhor e mais eficiente direção.

Benefícios da Otimização da Força de Trabalho

#1. Maior eficiência e produção

Sempre tenha a quantidade adequada de pessoal disponível. As organizações podem obter uma visão abrangente da frequência e do tempo total da equipe. Como resultado, eles podem lidar eficientemente com as necessidades do cliente. Durante as épocas de pico, o WFO permite que as empresas determinem se precisam contratar trabalhadores temporários ou implementar tecnologia para ajudá-los a lidar com o aumento da demanda de mão de obra.

#2. Redução de custos e maior economia

Você pode evitar excesso e falta de pessoal, o que resultaria em perda de receita devido ao mau atendimento ao cliente. Isso não apenas reduz os custos, mas também abre o potencial para vendas cruzadas e vendas adicionais. O WFO que incorpora automação oferece recomendações em tempo real e informações acionáveis ​​para clientes em potencial.

#3. Melhor atendimento e retenção de clientes

Os clientes são atendidos e tiram suas dúvidas com agilidade e eficiência. Isso resulta em uma experiência positiva do consumidor. O WFO ajuda você a analisar a comunicação com o cliente, entender as principais causas do comportamento do consumidor e implementar táticas de retenção de clientes.

O software WFO permite que as empresas obtenham uma melhor compreensão dos hábitos de seus clientes e sua capacidade de atender às suas demandas. Ele permite que uma empresa responda às preocupações do consumidor mais rapidamente, aja mais rapidamente e, assim, melhore a satisfação do cliente. Um cliente satisfeito tem mais chances de voltar.

#4. Novas oportunidades

À medida que novas oportunidades e produtos são gerados, a WFO incentiva a migração interna de carreira. Ele permite que os indivíduos tenham um desempenho máximo, aumentando a possibilidade de avanço vertical ou horizontal dentro da empresa. A satisfação do cliente aumenta em conjunto com a satisfação do funcionário.

O que é o software de otimização da força de trabalho?

As empresas maiores se beneficiariam com o software de otimização da força de trabalho, porque analisar e melhorar manualmente seria inviável. O software WFO é uma solução que permite a otimização de várias áreas de eficiência no local de trabalho. Ele pode, por exemplo, examinar requisitos de negócios, como contagem de pessoal, períodos de pico, disponibilidade, orçamento, habilidades, legislação trabalhista e compromissos contratuais. Ele pode, então, avaliar, agendar, prever e otimizar a força de trabalho com base nessas informações.
Existem inúmeros fornecedores de software de otimização da força de trabalho. Mais importante, eles devem:

  • Tenha uma interface de usuário agradável – Como as decisões são tomadas em tempo real, deve ser um software intuitivo. Uma interface complicada só irá confundir as decisões. Deve ser visualmente atraente, moderno e fornecer atualizações em tempo real.
  • Escalável – É fundamental que a solução de otimização da força de trabalho seja escalável em toda a organização, entre departamentos e em diferentes tipos de trabalho.
  • Integrações – Provavelmente o fator mais essencial. Ele deve se comunicar com os sistemas internos de uma organização e fazer interface com programas de RH comuns (por exemplo, SAP, Sage, BambooHR e assim por diante).
  • Valor – O software WFO normalmente é caro, portanto, ao escolher um, certifique-se de que inclui todos os controles necessários, bem como outros bônus (por exemplo, forte atendimento ao cliente, um aplicativo móvel e lançamentos de novas versões).

Exemplos de software WFO incluem Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR e Oracle Workforce Management, embora existam muitos disponíveis.

Melhores práticas para otimização da força de trabalho

#1. Envolva funcionários, gerentes e proprietários.

A otimização da força de trabalho só é eficaz quando todos em sua organização — de funcionários a gerentes e proprietários — estão envolvidos na implementação do processo.
A otimização da força de trabalho pode assumir várias formas, dependendo do seu modelo operacional específico. Como as soluções que você implementa têm um impacto direto em sua equipe, você não deseja tomar uma decisão no mais alto nível apenas para perturbar ou enganar sua equipe.

#2. Implemente uma solução de agendamento.

Usar as melhores ferramentas para agilizar e otimizar sua programação é um elemento crucial para gerenciar sua força de trabalho (e melhorá-la para melhor).
Criar o melhor cronograma possível permite que você combine as habilidades dos membros de sua equipe com responsabilidades específicas em sua empresa. Quando isso ocorre, seus funcionários ficam satisfeitos, seus clientes ficam satisfeitos e tudo corre bem.

#3. Mantenha o foco do membro da equipe por meio de atribuições de tarefas

Um dos métodos mais eficazes para melhorar a maneira como sua equipe trabalha é ajudá-los a manter o foco em suas tarefas.
Qualquer software de otimização da força de trabalho deve incluir uma “lista de tarefas” que os gerentes e a equipe podem usar para identificar quais tarefas precisam ser concluídas a seguir.

#4. Implementar software de controle de ponto e presença

Quadros de horários em papel, roubo de horas e até mesmo terminais fixos de entrada/saída são coisas do passado.
O software moderno de controle de ponto agora está disponível na nuvem para todos os membros de sua equipe usarem onde e quando precisarem.

#5. Melhore a comunicação

A comunicação é crucial para o processo de otimização da força de trabalho. Você precisa de um sistema de comunicação em vigor, quer fale com os membros de sua equipe pessoalmente, envie comunicações por e-mail ou envie mensagens instantâneas com atualizações e alterações de política.
Se você não se comunicar bem regularmente, terá dificuldade em transmitir conhecimento às pessoas que mais precisam.

#6. Apresentamos o gerenciamento de tarefas de equipe.

Manter sua equipe no caminho certo é um aspecto importante da otimização da força de trabalho. É aqui que entra o gerenciamento de tarefas da equipe.
O gerenciamento de tarefas da equipe é o processo de orientar, organizar e realizar projetos pequenos e grandes até a conclusão.
Isso frequentemente envolve:

  • Planeamento
  • ensaio
  • Rastreamento
  • Relatórios
  • Definir prazos
  • Incluindo dependências de tarefas
  • Fazendo Prioridades
  • Gerenciando o Tempo da Tarefa

O gerenciamento de tarefas da equipe se assemelha a duas outras práticas comerciais típicas: a lista de tarefas simples e o gerenciamento de projetos. Na realidade, porém, as três atividades são extremamente diferentes.
Uma lista de tarefas é uma abordagem simples para informar a equipe sobre o que deve ser feito em um determinado dia e serve para manter todos - inclusive você - organizados e no caminho certo.
O gerenciamento de projetos, por outro lado, concentra-se nas fases de um empreendimento de grande escala e no esforço da equipe por trás dele.

O gerenciamento de tarefas da equipe fica em algum lugar no meio. Ele se concentra em tarefas individuais que devem ser concluídas para manter o projeto ou o negócio funcionando com sucesso, em vez de apenas lembrá-lo de reabastecer a copiadora quando o papel acabar.

#7. Acompanhe a folha de pagamento e benefícios on-line

Calcular e organizar manualmente a folha de pagamento e os benefícios é complicado e demorado. Mas, neste dia e idade de aplicativos específicos para ocasiões, não precisa ser.
Muitas das etapas necessárias no processo são automatizadas e simplificadas pelo software de gerenciamento de força de trabalho, portanto, pagar sua equipe leva menos tempo e esforço do que antes.
As ferramentas de software WFO também oferecem mais opções quando se trata da velocidade com que você executa sua folha de pagamento e benefícios. O Sling possui recursos úteis, como pagamentos instantâneos no final do turno e a opção de sincronizar planilhas de horas com a folha de pagamento.

Como dito anteriormente, os gastos com mão de obra são uma das despesas mais significativas que sua empresa enfrentará.

Além disso, porque você não pode gerenciar o que não monitora, as ferramentas de otimização da força de trabalho do Sling permitem prever tendências e otimizar custos de pessoal.
A capacidade de examinar as despesas de mão-de-obra durante o agendamento ajuda você a acompanhar seu orçamento de mão-de-obra e facilita a obtenção de economias significativas, margens mais amplas e ganhos aprimorados.
Você pode até identificar e evitar possíveis horas extras, bem como visualizar a mão de obra como uma porcentagem das vendas, para saber exatamente para onde está indo seu dinheiro.

#9. Planeje com antecedência para obter melhores resultados

Com o poder de previsão do software de otimização da força de trabalho, você pode fazer um orçamento mais adequado para suas maiores despesas, como matérias-primas, novos equipamentos e tecnologia.
Os dados coletados pelas ferramentas WFO lançam luz sobre as áreas escuras de sua empresa, onde o gerenciamento de capital pode ter sido um sucesso ou um fracasso.
Isso permite um orçamento mais preciso, o que permite economizar e redirecionar a receita para outras áreas da sua organização.

Considerações Finais

Quando feita corretamente, a otimização da força de trabalho pode trazer enormes benefícios para vários tipos de empresas. O uso da tecnologia para otimizar sua força de trabalho é fundamental para o sucesso. O WFO não ocorre da noite para o dia. É um processo gradual, com iterações e melhorias à medida que novos sistemas e tecnologias são implantados.

Referência

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