GERENCIAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO (WFM): definição e como funciona

gerenciamento de força de trabalho

Quer cortar custos, aumentar a produtividade, automatizar processos e aumentar o moral da equipe? Acontece que muitas empresas têm procurado por esse unicórnio de solução, e muitas delas o encontraram adotando o gerenciamento de força de trabalho (WFM). O gerenciamento da força de trabalho refere-se a uma coleção de abordagens para alocar recursos, melhorar a eficiência, prever cargas de trabalho e gerenciar cronogramas. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre os processos de um sistema de gerenciamento de força de trabalho.

O que é Gestão da Força de Trabalho?

O Workforce Management (WFM) é um sistema que auxilia as empresas a simplificar e automatizar os processos que gerenciam o tempo, organizam uma força de trabalho eficiente, protegem a segurança dos funcionários e criam uma força de trabalho produtiva e econômica.

Como funciona o gerenciamento da força de trabalho

O melhor sistema WFM atinge o melhor equilíbrio entre a quantidade de trabalho necessária e o número de pessoas necessárias para lidar com esse trabalho. A criação de um sistema eficaz leva tempo, portanto, não espere uma gratificação instantânea. Ao estabelecer um plano WFM, a maioria das empresas deve seguir os seguintes passos:

  • Direção estratégica: A liderança estabelece metas de curto e longo prazo e, em seguida, determina como a força de trabalho deve estar alinhada para atingir essas metas.
  • Análise: As organizações podem identificar sobreposições e lacunas nos processos coletando dados e avaliando sua força de trabalho atual.
  • Identificar soluções: Existem inúmeras ferramentas e softwares que podem ser utilizados para implementar os princípios do WFM, e os melhores, em última análise, dependerão tanto da força de trabalho atual quanto das metas futuras.
  • Padronizar Procedimentos: Depois de implementar as soluções WFM apropriadas, desenvolva procedimentos padronizados para toda a força de trabalho.
  • Empregar automação: A incorporação da automação sempre que possível resulta em um processo WFM mais simplificado que maximiza a produção e diminui as despesas ao longo do tempo.
  • Monitore o progresso: Quando os objetivos mudarem, os sistemas WFM também mudarão, portanto, esteja pronto para monitorar o progresso, avaliar o desempenho e fazer os ajustes necessários.

Quem se beneficia mais com o gerenciamento da força de trabalho?

A maioria das empresas pode lucrar com as soluções de gerenciamento de força de trabalho, no entanto, dentro de uma empresa, os departamentos de recursos humanos que também lidam com a folha de pagamento, a gerência intermediária que lida com tarefas operacionais e os líderes de gerenciamento sênior que exigem monitoramento em tempo real podem se beneficiar mais.

Componentes da solução de gerenciamento de força de trabalho

Uma solução WFM típica conterá ferramentas para controlar o tempo e a mão de obra, agendar funcionários e gerenciar ausências. Os sistemas de gerenciamento da força de trabalho podem ser expandidos para incorporar saúde e segurança da força de trabalho, além desses processos essenciais.

#1. Tempo e esforço

Um sistema de gerenciamento de tempo oferece visibilidade e controle sobre seu recurso mais caro e valioso - seus funcionários. Também garante o cumprimento das normas trabalhistas e acordos sindicais.

#2. Gestão de ausências

Um aplicativo para gerenciar a ausência de funcionários e aderir aos requisitos globais de licença. Um programa de gerenciamento de ausências permite limitar os efeitos do absenteísmo, como custos e riscos mais altos, bem como diminuição da produção.

#3. Saúde e Segurança da Força de Trabalho

Este programa permite que as empresas gerenciem problemas ambientais de saúde e segurança de maneira simples e eficaz. Ele aumenta a segurança geral da sua empresa ao simplificar e automatizar todo o processo, incluindo geração de relatórios, registro de informações cruciais e determinação das causas principais dos eventos.

Quais são os desafios com soluções de gerenciamento de força de trabalho?

Cada empresa é distinta e enfrenta seu próprio conjunto de obstáculos. Sua solução de gerenciamento de força de trabalho deve resolver esses problemas. A seguir estão alguns dos desafios mais comuns de gerenciamento da força de trabalho (WFM):

#1. Rastreamento de tempo

Quase todos os funcionários de uma organização são afetados pelo monitoramento do tempo. O atraso, ou falta de integridade, dos dados que fluem de seu sistema mestre de RH é um dos problemas mais significativos que os consumidores têm com seus atuais sistemas de tempo e mão de obra especializados. Tradicionalmente, o controle de tempo tem sido difícil, lento e propenso a erros, resultando em custos extras de folha de pagamento e tensão administrativa. Pior ainda, contracheques errados têm um impacto negativo no moral dos funcionários. Nenhuma empresa quer acabar no tribunal ou nos noticiários porque pagou seus funcionários incorretamente ou não obedeceu à lei.

#2. Trabalhadores que estiveram representados

Em geral, os trabalhadores representados ganham salários significativamente mais altos e têm maiores benefícios do que os trabalhadores não representados. Devido à complexidade dos requisitos que regem a antiguidade, posse, elegibilidade, benefícios, ausência e direitos salariais, algumas empresas podem achar difícil cumprir esses regulamentos. Sem uma solução completa de gerenciamento da força de trabalho, o gerenciamento das regras contratuais pode se tornar difícil.

#3. Sistema de gestão de ausências

A falta de um sistema confiável de gerenciamento de ausências pode levar a maiores custos, riscos e produção inferior. As empresas devem gerenciar os diferentes e complexos requisitos decorrentes do gerenciamento de políticas de ausência em todo o mundo. As diversas leis e interfaces de usuário necessárias para diferentes países e regiões frequentemente apresentam desafios para os sistemas de gerenciamento de ausências.

Muitas empresas acham difícil receber um aviso oportuno sobre incidentes de saúde e segurança. Os funcionários não têm certeza se devem relatar quase acidentes ou condições de risco ao empregador. Muitas empresas carecem de ferramentas simples e fáceis de usar que incentivem o relato e removam as barreiras para os funcionários relatarem ocorrências anteriores ou previsíveis. As organizações são, em última análise, responsabilizadas pelas regras de saúde e segurança, portanto, a implementação de processos de gestão de saúde e segurança contemporâneos e eficazes é do seu interesse.

Os dez principais benefícios do gerenciamento da força de trabalho

#1. Monitoramento de atendimento automatizado

O rastreamento de presença é automatizado pelo software de gerenciamento da força de trabalho, o que melhora a precisão dos dados e reduz os erros na folha de pagamento. Com uma solução abrangente de gerenciamento de força de trabalho, as empresas podem fornecer a diversos tipos de trabalhadores uma maneira fácil e intuitiva de relatar com precisão as horas trabalhadas e as ausências em tempo real.

#2. Maior produtividade da força de trabalho

Um sistema de gerenciamento de força de trabalho minimiza os processos manuais e permite que você gerencie melhor uma ampla gama de padrões de tempo e presença. A produtividade geral da força de trabalho melhora com maior visibilidade das horas trabalhadas, disponibilidade do trabalhador e eventos de segurança, e os gerentes podem garantir que as necessidades de pessoal sejam atendidas e responder prontamente se as coisas mudarem.

#3. Um local de trabalho mais seguro

Um sistema de gerenciamento da força de trabalho pode ajudá-lo a promover uma cultura de segurança e conformidade da força de trabalho, além de auxiliá-lo a gerenciar com mais eficiência os eventos de saúde e segurança ambiental. As organizações podem garantir a precisão das informações e incentivar os funcionários a relatar problemas de saúde e segurança simplificando e automatizando os protocolos de saúde e segurança - desde o relato de ocorrências até a coleta de informações essenciais.

#4. Poupança de custos

À medida que a eficiência de sua força de trabalho aumenta, os gastos com gerenciamento de força de trabalho podem cair como resultado de processos mais eficientes, o que significa menos tempo gasto em tarefas administrativas. A maior visibilidade da disponibilidade do funcionário e das horas orçadas melhora a precisão e a autenticidade do tempo trabalhado e das ausências, reduzindo os custos de pessoal devido a coisas como horas extras adicionais ou excessos de mão de obra.

#5. Envolvimento dos funcionários

As ferramentas de gerenciamento da força de trabalho podem promover o envolvimento dos funcionários, ajudando os indivíduos a se sentirem mais produtivos no trabalho e a alcançarem um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional por meio de mais flexibilidade de agendamento. As organizações também podem dar voz a seus funcionários e promover o empoderamento dos funcionários, reunindo sentimentos dos funcionários no momento e aproveitando as opiniões e preferências dos funcionários para afetar as atividades de gerenciamento da força de trabalho, como agendamento.

#6. Agendamento flexível

Muitas empresas lutam com o agendamento de pessoal, alinhando especificamente os talentos da mão-de-obra às demandas de negócios para aumentar a produtividade e minimizar as despesas. As soluções de gerenciamento de força de trabalho incluem ferramentas que permitem que os gerentes estabeleçam horários que alinhem sua força de trabalho com a demanda antecipada (prevista), ao mesmo tempo em que permitem que os funcionários gerenciem seus calendários usando ferramentas de autoatendimento.

#7. Segurança

Algumas soluções de gerenciamento de força de trabalho usam equipamentos de coleta de dados biométricos (por exemplo, scanners de impressão digital) para marcar o ponto de entrada e saída dos funcionários, o que ajuda a minimizar a “perfuração de amigos” – a prática de uma pessoa marcando ponto para outra. Além disso, o acesso baseado em localização a um relógio da Web ajuda a garantir que os funcionários façam o check-in apenas do local onde devem trabalhar. Os sistemas seguros de gerenciamento da força de trabalho também possuem aprendizado de máquina embutido, que verifica atividades suspeitas e anomalias nos dados de gerenciamento da força de trabalho, auxiliando na prevenção de erros ou transações fraudulentas de folha de pagamento.

#8. Insights de negócios

As empresas podem tomar melhores decisões de negócios no futuro quando os dados organizacionais e departamentais são centralizados em um único sistema de gerenciamento de força de trabalho. As organizações podem avaliar o desempenho geral da empresa com informações em tempo real, graças às ferramentas de gerenciamento da força de trabalho.

#9. Acesse de qualquer lugar

As soluções de gerenciamento de força de trabalho permitem que as empresas encontrem os funcionários onde eles estão, a fim de aumentar a produtividade. O acesso a qualquer momento permite que os funcionários marquem entrada e saída, troquem de turno, solicitem folga e acessem informações como contracheques e W2s de seus dispositivos móveis de forma rápida e sem esforço.

#10. Menos erros

Por recursos automatizados de tempo e presença, os sistemas de gerenciamento de força de trabalho reduzem os erros humanos. A automação garante precisão removendo erros de entrada de dados causados ​​por ferramentas de relatórios de tempo de autoatendimento. Um sistema inteligente, por exemplo, pode detectar alterações retroativas que podem afetar como o tempo de um funcionário deveria ter sido computado e, então, recalcular automaticamente o tempo de um funcionário e transmitir correções para a folha de pagamento por meio da automação de processos robóticos. As notificações inteligentes de conformidade também podem ajudar a garantir que o tempo de um funcionário seja devidamente documentado e que ele cumpra seus planos de trabalho.

Quais funções uma solução de gerenciamento de força de trabalho executa?

#1. Melhoria da produtividade da força de trabalho

Um sistema de gerenciamento de força de trabalho minimiza os processos manuais e permite que você gerencie melhor uma ampla gama de padrões de tempo e presença. A produtividade geral da força de trabalho melhora com maior visibilidade das horas trabalhadas, disponibilidade do trabalhador e eventos de segurança, e os gerentes podem garantir que as necessidades de pessoal sejam atendidas e responder prontamente se as coisas mudarem.

#2. Minimize custos e riscos.

À medida que a eficiência de sua força de trabalho aumenta, os custos de gestão de RH começam a cair como resultado de processos mais eficientes, o que significa menos tempo gasto em atividades administrativas. Maior transparência sobre a disponibilidade do funcionário e as horas alocadas melhoram a exatidão e a autenticidade do tempo gasto e das ausências, reduzindo os custos de pessoal.

#3. Assegure dados precisos e oportunos.

Você pode fornecer uma maneira simples e intuitiva para todos os tipos de funcionários relatarem com precisão as horas trabalhadas e as ausências com uma solução abrangente de gerenciamento da força de trabalho. Uma gama abrangente de ferramentas de gerenciamento de tempo permite automatizar validações e notificar os funcionários sobre problemas de conformidade.

#4. Faça do seu local de trabalho um lugar mais seguro para trabalhar.

Um sistema de gerenciamento da força de trabalho pode ajudá-lo a promover uma cultura de segurança e conformidade da força de trabalho, além de auxiliá-lo a gerenciar com mais eficiência os eventos de saúde e segurança ambiental. Ao simplificar e automatizar todo o processo – desde o relatório de acidentes até o registro de informações essenciais – garante que as informações estejam corretas e motiva os funcionários a relatar problemas de saúde e segurança.

A melhor solução de gerenciamento de força de trabalho: coisas a considerar

As organizações devem ser capazes de implementar as seguintes práticas recomendadas para a adoção bem-sucedida de soluções de gerenciamento de força de trabalho:

#1. Simplifique as coisas para os funcionários.

Ofereça entrada e gerenciamento de horário de autoatendimento em todos os dispositivos dos funcionários. Minimize os erros e libere a equipe de RH, permitindo que os funcionários enviem seus próprios dados de tempo e presença usando cartões de ponto ou outros processos de usuário de autoatendimento. Os funcionários podem registrar rápida e facilmente o tempo em que trabalharam com entrada de tempo simples e responsiva a dispositivos móveis ou um assistente digital para entrada de tempo e ausência.

Uma solução sólida de gerenciamento de licenças oferece controle total sobre as regras e procedimentos que regem a ausência em sua empresa. Crie planos de ausência rapidamente configurando termos de período, elegibilidade, acúmulo, definições de direito e requisitos de pagamento. Configure validações de ausência, regras de transição, atividades administrativas e aparências de exibição para definir tipos de ausência.

#2. Simplifique para gerentes e pessoal de RH.

Soluções modernas e flexíveis de gerenciamento de tempo e mão de obra e ausências podem ser projetadas para atender às demandas dos negócios e da força de trabalho, permitindo que os gerentes diminuam o impacto de ausências imprevistas e gerenciem o tempo por exceções. Os alertas de conformidade evitam a ocorrência de possíveis problemas. Para uma notificação mais rápida, você pode enviá-los como mensagens de texto. Os gerentes podem criar cartões de ponto para cada trabalhador usando um mecanismo de regras flexível e modelos sem consultar a TI.

#3. Simplifique a conexão de dados de funcionários de negócios.

Embora um sistema de tempo e trabalho tenha muitas vantagens por conta própria, as vantagens disparam quando ele está conectado com agendamento, folha de pagamento, contabilidade geral, gerenciamento de projetos e sistemas centrais de RH. Além disso, as empresas que integram tempo e presença com a folha de pagamento encontram uma redução nos erros de processamento da folha de pagamento, bem como uma redução nos erros de rastreamento de tempo. Ofereça forte conectividade com sistemas de folha de pagamento e gerenciamento de tempo.

Uma solução sólida de gerenciamento de licenças liga os pontos entre as alterações nos cálculos de licenças e salários, contando com dados de folha de pagamento, tempo e mão de obra e sistemas centrais de HCM. Os funcionários podem planejar ausências usando autoatendimento ou diretamente de seus cartões de ponto. O efeito final é o mesmo em ambos os casos: visão abrangente do gerenciamento de tempo e licenças.

Como será o futuro da gestão da força de trabalho?

Mercados em constante mudança, um ambiente regulatório mais rigoroso e uma força de trabalho mais diversificada e distribuída tornaram o gerenciamento da força de trabalho mais complexo — e mais importante. Sem sistemas integrados de gerenciamento da força de trabalho, os resultados financeiros das empresas sofreriam porque não teriam acesso aos insights estratégicos necessários para determinar onde a mudança é necessária e combinar os esforços de RH com as metas de negócios.

O gerenciamento eficaz da força de trabalho inclui gerenciamento de tempo e trabalho, gerenciamento de ausências e gerenciamento de saúde e segurança - todos totalmente conectados à folha de pagamento e outros processos importantes de RH e dados financeiros para oferecer precisão, simplicidade e percepção a uma tarefa outrora difícil. O resultado é uma força de trabalho engajada, produtiva e conectada, ansiosa para contribuir para o sucesso organizacional.

Conclusão

O WFM é vital porque ajuda a desenvolver uma estrutura para programação, previsão e orçamento bem-sucedidos para que as empresas conduzam suas operações adequadamente. As organizações podem planejar e atingir metas estratégicas, ao mesmo tempo em que aumentam a eficiência, utilizando automação e outras ferramentas. Encontrar e implementar o melhor sistema WFM para o seu setor resultará em uma força de trabalho feliz e receptiva com desempenho máximo.

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